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淺議電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制
摘要：隨著計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展和電算化工作的普及深入，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問(wèn)題越來(lái)越受到人們的關(guān)注和重視，本文就普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行了淺析，并就改進(jìn)措施提出了自己的幾點(diǎn)意見(jiàn)。
關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制
內(nèi)部控制是企業(yè)在會(huì)計(jì)工作中為維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和資產(chǎn)的安全完整而制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理方法等的總稱(chēng)。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制是內(nèi)部控制的特殊形式，也是內(nèi)部控制深層次的發(fā)展。進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來(lái)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化由簡(jiǎn)單的數(shù)值計(jì)算發(fā)展到全面的數(shù)值核算，進(jìn)一步發(fā)展到具有人工智能的會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)階段，會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)帶來(lái)效益的同時(shí)，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)了一系列的問(wèn)題和隱患，如果不及時(shí)解決，將嚴(yán)重阻礙會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展。
一、電算化會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響
（一）由于會(huì)計(jì)信息處理方式的改變，內(nèi)部控制的形式發(fā)生變化
在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的中，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)文件或口令獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此易引起失控而造成損失。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，授權(quán)控制是最主要的組織原則，內(nèi)部控制的形式也由手工條件下的制度控制變?yōu)橹贫瓤刂婆c程序軟件控制。內(nèi)部控制的程序化使得內(nèi)部控制具有不定期的依賴(lài)性并增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能，這就意味著在新的會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)權(quán)限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)權(quán)限控制等工作成為內(nèi)部控制的又一項(xiàng)重要工作。
（二）由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄方法的改變，內(nèi)部控制的對(duì)象發(fā)生變化
在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)象就是處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員，內(nèi)部控制的重點(diǎn)就在人員之間的相互牽制上，通過(guò)財(cái)務(wù)人員任用和分工以及嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理制度，就可以實(shí)現(xiàn)良好的企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的目的。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，原來(lái)的核算工作有相當(dāng)一部分由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，會(huì)計(jì)工作的完成涉及到人與電算化軟件兩個(gè)因素，而且電算化軟件還是主要的影響因素，這使得內(nèi)部控制的重點(diǎn)由對(duì)人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人和機(jī)器的控制，如原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的控制、會(huì)計(jì)信息的輸出控制等，由此可見(jiàn)，在會(huì)計(jì)電算化的條件下，企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)象已由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人的控制和對(duì)機(jī)的控制為主。
（三）數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)的變化使得會(huì)計(jì)檔案的形式發(fā)生了變化，從而帶動(dòng)了內(nèi)部控制的變化
手工會(huì)計(jì)方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性較大，而且同一數(shù)據(jù)可能被重復(fù)多次記錄，同時(shí)保記錄數(shù)據(jù)的介質(zhì)的“紙”也需要很大的空間，還需要進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。而在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大變化，原來(lái)書(shū)面形式的各種會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式�?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)的存取更加方便，同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。
（四）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制范圍發(fā)生變化，加大了控制舞弊、犯罪的難度
首先，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對(duì)交易處理，而在電算化系統(tǒng)下，由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性，不僅使內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，而且還增加了許多傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒(méi)有的控制如系統(tǒng)權(quán)限控制、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)工作等；其次，隨著計(jì)算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的舞弊、詐騙等活動(dòng)有所增加并且由于儲(chǔ)存在磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有的甚至不留痕跡，這給察覺(jué)和防范舞弊行為造成了一定的困難。
二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制面臨的問(wèn)題
（一）系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和使用不當(dāng)
首先，目前在我國(guó)許多電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是用戶(hù)單位的財(cái)務(wù)人員和協(xié)作單位的計(jì)算機(jī)人員合作開(kāi)發(fā)的，這就存在著開(kāi)發(fā)和使用脫節(jié)的問(wèn)題，使得設(shè)計(jì)出來(lái)的系統(tǒng)存在許多問(wèn)題，不能反映企業(yè)的實(shí)際情況；其次，隨著電算化水平的提高和系統(tǒng)功能的強(qiáng)大，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)水平和操作能力的要求越來(lái)越高，在崗的財(cái)務(wù)人員雖然經(jīng)過(guò)一系列計(jì)算機(jī)和電算化的培訓(xùn)，但與實(shí)際操作水平還有一定差距，這在一定程度也限制了ERP的推廣與應(yīng)用。
（二）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下差錯(cuò)的重復(fù)性和連續(xù)性
傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，由于會(huì)計(jì)處理環(huán)節(jié)相對(duì)分散，各個(gè)環(huán)節(jié)由不同人員登錄，一個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，在下一個(gè)環(huán)節(jié)還可以發(fā)現(xiàn)更正。而在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的環(huán)境下，由于數(shù)據(jù)處理的程序化和集中化，只要一次輸入原始數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行多項(xiàng)處理。因此，一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，將引發(fā)日記賬、明細(xì)賬及總賬等出現(xiàn)一系列錯(cuò)誤，從一個(gè)環(huán)節(jié)蔓延到其他環(huán)節(jié)，使得錯(cuò)誤的嚴(yán)重性加大。
（三）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使得內(nèi)部稽核和審計(jì)的難度加大
如果要對(duì)公司的信息系統(tǒng)進(jìn)行審核，則必須考慮以下事項(xiàng)：
1、是否使公司機(jī)密內(nèi)部資料暴露和泄密，傷害公司的競(jìng)爭(zhēng)能力，使公司蒙受不必要的損失。
2、對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行審核，審核人員不僅要精通會(huì)計(jì)知識(shí)，還需要對(duì)所要審核會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)比較了解和具備處理復(fù)雜電腦數(shù)據(jù)的能力，為此進(jìn)行的培訓(xùn)大幅增加了審核所需的時(shí)間和成本。
（四）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性風(fēng)險(xiǎn)
安全性風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種情況：
1、系統(tǒng)密碼被非法竊取和盜用，會(huì)計(jì)人員甚至有的外部人員未經(jīng)授權(quán)瀏覽、修改甚至破壞會(huì)計(jì)資料，舞弊的手段更加隱蔽。
2、由于計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)存在物理性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因?qū)?dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理的不準(zhǔn)確。
3、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)、磁帶等，經(jīng)過(guò)修改、擦除和拷貝均不留痕跡，同時(shí)這些磁性物質(zhì)容易損壞，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的丟失。
4、各種各樣的病毒也對(duì)安全系統(tǒng)造成威脅，甚至導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的癱瘓。
5、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)帶來(lái)的新問(wèn)題。
近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的日趨普及、網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足，同時(shí)也帶來(lái)了一些新的問(wèn)題：
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