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銀行內(nèi)部審計外包的操作和控制論文
內(nèi)容提要:
銀行實行內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包策略,不僅能節(jié)約內(nèi)部審計成本,而且還可以提高內(nèi)部審計工作的質(zhì)量和效率,但也會產(chǎn)生一定的風(fēng)險。文中就銀行在操作內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包時,如何把握好風(fēng)險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監(jiān)督控制等主要環(huán)節(jié)進行了探討。
(一)
銀行業(yè)務(wù)外包是一種商業(yè)戰(zhàn)略,就是銀行把自身內(nèi)部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專門機構(gòu)。外包的理論基礎(chǔ)是企業(yè)再造理論。企業(yè)再造根本思想就是徹底擯棄大工業(yè)時代的模式,重新塑造與當(dāng)今時代信息化、全球化相適應(yīng)的企業(yè)模式。它是從另一個角度反映企業(yè)組織如何去適應(yīng)不斷變化的環(huán)境。隨著信息化和全球化進程的不斷發(fā)展,包括把內(nèi)部審計業(yè)務(wù)等一些銀行非核心業(yè)務(wù)外包出去已成為一種趨勢。
就銀行方面而言,實行內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包策略的主要好處不僅能節(jié)約內(nèi)部審計成本,而且還可以提高內(nèi)部審計工作的質(zhì)量和效率。
1、以優(yōu)補絀。
我國各家銀行內(nèi)部審計資源普遍不足,這種不足不僅表現(xiàn)在數(shù)量上,更表現(xiàn)在質(zhì)量上。一是缺少普遍適用的專業(yè)實務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和審計條例。二是內(nèi)部審計人員的專業(yè)能力不能滿足需要,特別是在收集信息、檢查、評價和交流方面能力不夠,審計的手段、方法落后,不能適應(yīng)銀行業(yè)務(wù)活動日益增加的技術(shù)復(fù)雜程度和內(nèi)部審計部門需要承擔(dān)的繁重任務(wù)。三是銀行審計理論滯后。國內(nèi)銀行的內(nèi)部審計人員是一個相當(dāng)規(guī)模的群體,但尚無一成熟的理論和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。從銀行方面講,內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包能使銀行利用自身所沒有的專業(yè)技能,有機會利用外部先進的審計技術(shù)和理論,比如獲得特別審計項目的專門技能和知識,而銀行內(nèi)部是不具備這種知識的。通過業(yè)務(wù)外包可揚長避短,以優(yōu)補絀。對于某些規(guī)模和風(fēng)險程度都不大的小銀行來說,可以考慮將內(nèi)部審計職能外包給外部專家,并由高級管理層負責(zé)監(jiān)督實施審計師的建議,確定負責(zé)實施建議的人員。
2、降低內(nèi)部審計成本。
國內(nèi)銀行的內(nèi)部審計機構(gòu)從總行→一級分行→二級分行或區(qū)域內(nèi)部審計中心,估計銀行系統(tǒng)的內(nèi)部審計人員超過3萬人。這樣龐大的機構(gòu)和眾多的人員,銀行系統(tǒng)每年為此需耗費數(shù)十億元成本。內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包可以部分削減這方面昂貴的招聘、培訓(xùn)和福利支出,從而可大大降低銀行相應(yīng)的成本。
3、提高內(nèi)部審計效率。
作為銀行內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包商的會計師事務(wù)所,其注冊會計師是審計領(lǐng)域的專家。他們所掌握的審計手段、技術(shù)、方法和專業(yè)水準(zhǔn)具有明顯的優(yōu)勢,由專家來做能更好地完成審計目標(biāo)。
4、提高內(nèi)部審計質(zhì)量。
內(nèi)部審計的質(zhì)量主要體現(xiàn)在審計結(jié)果的客觀性和公正性,而獨立性是內(nèi)部審計部門保持客觀性和公正性的物質(zhì)基礎(chǔ)。我國銀行的內(nèi)部審計體制雖經(jīng)近年改革,但仍沒有實現(xiàn)真正意義上的獨立。而外包商不涉及銀行的經(jīng)營活動或選擇或?qū)嵤﹥?nèi)部控制措施,也可以避免和被審計銀行機構(gòu)發(fā)生任何利益沖突。所以,實行內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包,可從根本上解決獨立性問題,外包商可以向銀行管理層和銀行監(jiān)管人提供高質(zhì)量的審計信息。
從社會方面看,銀行內(nèi)部審計外包可利用比較優(yōu)勢,使社會審計資源得到充分利用。從外包商----注冊會計師及事務(wù)所(CPA)方面來說,銀行內(nèi)部審計不僅是一個專業(yè)問題,而且還是一個很大的產(chǎn)業(yè),因為它是一個很大的市場。隨著中國銀行業(yè)走向世界,這個市場會越來越大。金融機構(gòu)內(nèi)部審計社會化是世界性的趨勢,因為這樣可以節(jié)約審計成本,提高審計質(zhì)量。中國的銀行內(nèi)部審計市場,對CPA來說充滿機遇,也充滿挑戰(zhàn)。目前,我國金融機構(gòu)有20多萬個,金融從業(yè)人員300萬人,有待審計的銀行資產(chǎn)達幾十萬億元。這就是說,現(xiàn)在不是有沒有金融審計市場的問題,而是中國的CPA有沒有能量去占領(lǐng)這個市場的問題。對CPA來說,目前是一個千載難逢的機遇。中原逐鹿,不知鹿死誰手。競爭的對手不僅是國內(nèi)同業(yè)之間,更多的還會來自國際上的知名會計公司。我國CPA業(yè)應(yīng)作戰(zhàn)略性的調(diào)整,將現(xiàn)有的審計資源向金融審計傾斜,作好充分的準(zhǔn)備,以迅速占領(lǐng)這個市場。
尤其值得一提的是,金融是現(xiàn)代經(jīng)濟系統(tǒng)的核心,誰掌握了中國未來金融審計的市場,誰就掌握了中國審計市場的未來。它的意義不僅在于銀行審計本身的巨大市場,而且可帶動整個審計市場;它不但是審計市場新的增長點,而且對傳統(tǒng)審計業(yè)務(wù)可起到優(yōu)化和催化作用。金融審計業(yè)務(wù)可提高我國CPA的整體素質(zhì),提高事務(wù)所的競爭能力,而銀行內(nèi)部審計業(yè)務(wù)是金融審計業(yè)務(wù)的一個重要部分。
(二)
內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包在給銀行帶來上述諸多好處的同時,也帶來了風(fēng)險。銀行在實際操作內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包時,應(yīng)當(dāng)把握好風(fēng)險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監(jiān)督控制等主要環(huán)節(jié)。
1、風(fēng)險評估。
銀行董事會和高級管理層應(yīng)當(dāng)負責(zé)了解與內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包相關(guān)的風(fēng)險,并確保有效的風(fēng)險管理程序的充分到位。作為董事會職責(zé)的一部分,董事會應(yīng)當(dāng)就內(nèi)部審計外包對銀行戰(zhàn)略目標(biāo)和計劃的支援情況、與外包商的關(guān)系管理情況進行評估。沒有一個有效的風(fēng)險評估階段,內(nèi)部審計外包就可能與銀行的戰(zhàn)略計劃不一致,或代價不菲,或帶來不可預(yù)見的風(fēng)險。
內(nèi)部審計外包的風(fēng)險評估應(yīng)當(dāng)考慮下列情形:金融機構(gòu)的戰(zhàn)略目的、目標(biāo)和經(jīng)營需要;評價和監(jiān)督外包關(guān)系的能力;內(nèi)部審計業(yè)務(wù)對金融機構(gòu)的重要性和被外包的風(fēng)險程度;對內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包的明確要求;必要的控制和報告程序;外包商的合同義務(wù)和要求;內(nèi)部審計的應(yīng)急計劃;對內(nèi)部審計外包協(xié)議的持續(xù)評估,以評價是否與銀行戰(zhàn)略目標(biāo)一致和外包商的工作業(yè)績;是否符合監(jiān)管要求和有關(guān)準(zhǔn)則。
2、選擇外包商。
一旦銀行完成了風(fēng)險評估,管理層就應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部審計外包商進行評估,以確定其運行情況和財務(wù)狀況是否滿足銀行的需要。管理層應(yīng)當(dāng)將銀行的需求、目標(biāo)和必要的控制要求告訴潛在的內(nèi)部審計外包商。管理層也應(yīng)當(dāng)對外包合同的有關(guān)規(guī)定進行討論。在選擇一個合格的內(nèi)部審計外包商時,銀行應(yīng)當(dāng)考慮外包商以下三個因素:即專業(yè)知識和技能、運行情況和控制情況、外包商的財務(wù)狀況。
在外包商的專業(yè)知識和技能方面,銀行應(yīng)當(dāng)考慮:評估外包商提供內(nèi)部審計服務(wù)的經(jīng)驗和能力;識別銀行必須對外包商進行支援以全面管理風(fēng)險的領(lǐng)域;評價外包商在未來預(yù)期的運作環(huán)境下提供內(nèi)部審計服務(wù)的經(jīng)驗知識;必要的話,要進行現(xiàn)場督察,以更好地了解外包商是如何開展內(nèi)部審計服務(wù)的。
在外包商的運行和控制情況方面,銀行應(yīng)當(dāng)考慮:確定外包商與內(nèi)部控制相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、政策和程序的健全性;審查外包商的審計報告,以確定內(nèi)部審計范圍是否全面,內(nèi)部控制措施是否完備;評價銀行是否能夠完全、及時地獲得外包商的內(nèi)部審計信息。在外包商的財務(wù)狀況方面,銀行應(yīng)當(dāng)考慮:分析外包商最近被審計的財務(wù)報表和年報;考慮外包商在內(nèi)部審計行業(yè)中的執(zhí)業(yè)期限有多長、市場份額有多大。
由此可見,一個良好的外包商必須是具備專業(yè)勝任能力和適當(dāng)?shù)闹R技能、內(nèi)部控制完備、財務(wù)狀況良好的公司。他們應(yīng)當(dāng)是一批既精通國際銀行游戲規(guī)則又熟悉國際審計游戲規(guī)則的人才。就我國國情而言,銀行內(nèi)部審計的外包商主體主要應(yīng)當(dāng)是會計師事務(wù)所及其注冊會計師。我國注冊會計師要通過審計實踐和理論研究,總結(jié)、歸納和創(chuàng)造一套既符合國際慣例,又有自身特點的組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、金融審計方法與理論。銀行在選擇內(nèi)部審計外包商時除上述因素以個外,還要綜合考慮:一是外包商的資質(zhì)。經(jīng)人行和財政部許可,目前國內(nèi)有68家會計師事務(wù)所取得從事金融審計業(yè)務(wù)的資質(zhì)。二是評價客戶在社會上執(zhí)業(yè)信譽如何。三是外包商在銀行審計領(lǐng)域的專業(yè)水平如何。四是外包商的收費標(biāo)準(zhǔn)。
3、審查外包合同。
內(nèi)部審計外包合同是銀行機構(gòu)與提供內(nèi)部審計服務(wù)的外包商之間簽訂的一項契約。合同應(yīng)當(dāng)考慮銀行經(jīng)營需求和在風(fēng)險評估、選擇外包商階段被識別出的重要風(fēng)險因素。合同應(yīng)當(dāng)明確采用書面形式,內(nèi)容應(yīng)當(dāng)具體詳細,包括:內(nèi)部審計的服務(wù)范圍、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、安全保密、控制措施、審計條款、報告制度、爭議解決等。
(1) 服務(wù)范圍。
合同應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定有關(guān)各方的權(quán)利和義務(wù),包括外包商的任務(wù)和職責(zé);外包商實施的風(fēng)險分析和制定的計劃必須事先得到銀行高級管理層的批準(zhǔn)。
(2) 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)。
業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)實施的補救措施。銀行機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期審查外包商的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn),確保其內(nèi)部審計服務(wù)與銀行戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。外包商必須親自承諾將所需資源應(yīng)用于根據(jù)審計計劃有效地執(zhí)行其任務(wù)
(3) 安全保密。
合同應(yīng)當(dāng)規(guī)定外包商有保守銀行信息資源機密的義務(wù),以防止銀行商業(yè)機密的泄密。
(4) 控制措施。
銀行應(yīng)當(dāng)考慮外包商的內(nèi)部控制措施;遵循監(jiān)管要求的合規(guī)性;外包商保持的有關(guān)記錄;高級管理層或其代表、外部審計師或其代表及監(jiān)管當(dāng)局有權(quán)在任何時候接觸與外包商任務(wù)有關(guān)的記錄,包括審計工作計劃和工作報告。
(5) 審計條款。
合同應(yīng)當(dāng)訂明外包商提供的內(nèi)部審計報告類型(如財務(wù)、內(nèi)部控制和安全評估)。合同也應(yīng)當(dāng)訂明內(nèi)部審計次數(shù)、有關(guān)審計成本和銀行獲取內(nèi)部審計結(jié)果的權(quán)利。銀行應(yīng)當(dāng)特別關(guān)注對網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計服務(wù)。
(6) 報告制度。
合同條款應(yīng)當(dāng)規(guī)定銀行收到的內(nèi)部審計報告的類型和次數(shù)。
(7) 爭議解決。
銀行機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在合同中訂立一個爭議解決規(guī)定,以解決未來潛存的問題。
銀行管理層應(yīng)當(dāng)考慮合同是否具備足夠的靈活性,以適應(yīng)技術(shù)和金融機構(gòu)運作的變化。所以銀行與外包商之間也應(yīng)當(dāng)訂立可以改變合同條款的協(xié)議,尤其是如果發(fā)現(xiàn)重大問題需要擴大審計工作的時候。在簽字之前,應(yīng)當(dāng)由法律顧問進行審查。
4、控制和監(jiān)督。
實行內(nèi)部審計業(yè)務(wù)外包可以給銀行帶來很大的好處,但另一方面外包也可能給銀行帶來風(fēng)險,比如喪失或減少對外包業(yè)務(wù)的控制。尤其是當(dāng)銀行將一項重要職能外包出去的時候,就需要對這些風(fēng)險進行管理和監(jiān)督。而且,外包也可能對監(jiān)管當(dāng)局收集信息或要求改變被外包的職能的運作方式的能力產(chǎn)生負面影響。
高級管理層應(yīng)當(dāng)確保銀行達成一項有效期較長的合同,同時確保外包商精通必要的專業(yè)知識,能夠考慮到有關(guān)銀行的特點。即使外包商提供了內(nèi)部審計服務(wù),銀行董事會和高級管理層仍舊要負責(zé)確保內(nèi)部控制系統(tǒng)(包括內(nèi)部審計職能)得到有效的運作。
銀行機構(gòu)應(yīng)當(dāng)讓具資深和經(jīng)驗豐富的審計師擔(dān)任內(nèi)部審計部門負責(zé)人,并考慮維持一支少量精干的內(nèi)部審計隊伍。外包商協(xié)助審計人員確定要審查的風(fēng)險,提出建議,實施經(jīng)內(nèi)部審計經(jīng)理批準(zhǔn)的審計程序,并與內(nèi)部審計經(jīng)理共同向董事會或其審計委員會報告其發(fā)現(xiàn)。銀行內(nèi)部審計部門應(yīng)當(dāng)十分精通銀行各項重要業(yè)務(wù),以檢查和評估這些業(yè)務(wù)內(nèi)部控制措施的功能、效率和有效性。但外部專家也可以承擔(dān)某種內(nèi)部審計部門不會或不十分精通的檢查任務(wù)。另外,內(nèi)部審計部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)了解外部專家的知識要融入其所在部門,有可能的話要讓其一到幾個部屬參與外部專家的工作。
當(dāng)銀行機構(gòu)實施外包安排時,其運作風(fēng)險就會增加。監(jiān)管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)寄希望于銀行就外包將對銀行總體風(fēng)險組合和銀行內(nèi)部控制系統(tǒng)所產(chǎn)生的影響進行分析。具體而言,銀行應(yīng)當(dāng)在以下三個方面對外包商實施監(jiān)督控制程序:
(1)在監(jiān)督外包商的財務(wù)和運作狀況時,銀行應(yīng)當(dāng)定期評價外包商的財務(wù)狀況;審查審計報告和獲取的監(jiān)管檢查報告,評價外包商系統(tǒng)和控制措施的完備性;跟蹤檢查審計報告所指明的任何缺陷;定期審查外包商與內(nèi)部控制有關(guān)的政策;監(jiān)督外包商在內(nèi)部審計方面的人事變動;實施現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
(2)在評估外包商提供的內(nèi)部審計服務(wù)質(zhì)量時,銀行應(yīng)當(dāng)定期審查有關(guān)外包商業(yè)績的報告,確定這些報告是否準(zhǔn)確;及時追查內(nèi)部審計的任何問題,評估外包商加強內(nèi)部審計水準(zhǔn)的計劃;評價外包商支持和增強銀行戰(zhàn)略導(dǎo)向的能力;定期與外包商會晤討論業(yè)績和運作問題。
(3)在監(jiān)督合同遵守情況和進行必要修改時,銀行應(yīng)當(dāng)審查內(nèi)部審計外包收費的發(fā)票;定期審查合同條款是否得到遵守,是否有必要根據(jù)銀行需要和技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r對某些條款進行修改;保留與合同遵守、修改和爭議解決相關(guān)的檔案記錄。
如果外包合同突然出現(xiàn)終止的情況,銀行應(yīng)當(dāng)具備應(yīng)急計劃。假如在內(nèi)部審計領(lǐng)域有許多可待選擇的外包商,應(yīng)急計劃應(yīng)當(dāng)對一個候選外包商進行詳細的調(diào)查。假如新外包商需要一段時間才能開展工作的話,銀行就必須考慮臨時增加其自身的內(nèi)部審計努力。
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