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電子校務在高職院校行政管理中的應用
高職院校作為一個特殊的社會組織，其行政管理工作涉及大量的專業(yè)性管理工作，比如教學、科研、人事，甚至物資、總務等部門不僅承擔著指導、組織、協(xié)調(diào)工作，也擔負著對教育教學質(zhì)量、科研成果等的評價和認定工作，其重要性不容忽視。從近年我國發(fā)展趨勢來看，我國高職院校的行政管理中必將大力引入信息化技術(shù)——電子校務。電子校務是電子政務在學校的具體化，是指學校通過現(xiàn)代化的管理理論與電子信息技術(shù)、利用計算機與網(wǎng)絡通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)將學校外部和內(nèi)部的管理和服務職能進行緊密集成，通過學校網(wǎng)站進行日常事務和行政管理，按照設定的程序在網(wǎng)上實施，從而打破時間、空間及部門分割的制約，全方位的為學校及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明的管理和服務。
第一，效率更高。高效是信息化的主要特點之一。電子校務就是將信息化技術(shù)如網(wǎng)絡、計算機等)應用到高職院校的行政管理工作中，它打破了原有組織機構(gòu)的的界限，建立了一個幾乎是無障礙化的溝通渠道，使得高職院校的各個單位和部門可以與不同的高校(或者高校的只能部以及社會各界之間進行溝通和聯(lián)系。在此種溝通模式下，打破了空間和時間的限制，工作人員可以根據(jù)需要的不同提供多元化的服務選擇，從而降低了工作人員的工作負擔，提高了工作人員的工作效率，最終提高整個行政管理工作的效率。第二，管理更加透明。行政管理部門是高職院校的信息中心，行政管理的信息化可以讓不僅提高了行政管理的辦公效率，而且由于網(wǎng)絡平臺的公開性，使得廣大師生都可以及時準確的了解學校的最新動態(tài)，同時也利于學校政策的及時傳達。校務的公開和透明也是學校行政管理文明度提高的重要表現(xiàn)。由于電子校務對于有著“悠久傳統(tǒng)管理歷史”的高�？梢哉f是積重難返，尤其是在管理理念方面，傳統(tǒng)的管理觀念可以說是根深蒂固，想要迅速的改變是不可能的。
轉(zhuǎn)變行政管理的理念應該充分認識到電子校務是學校管理工作今后發(fā)展的必然趨勢，在學校行政管理中應用電子校務是時代使然;電子校務是一種全新的管理模式，它的應用完全打破了目前的管理模式，使得老師和學牛可以完全突破目前的時間和空間限制而參加到校務的管理工作中來。因此，電子校務將會充分發(fā)揮廣大師生的才智，使學校得到更好更快的發(fā)展。新的管理模式、新的管理理念都需要全新的管理人才，因此轉(zhuǎn)變管理理念的重要管理舉措之一就是引進具有全新管理理念的觀念管理人才;除此之外，學校也要給予他們充分展示才能的機會。信息資源整合的目的就是要實現(xiàn)信息資源的共享，以實現(xiàn)信息資源價值的最大化。信息共享的過程也是管理人員創(chuàng)新的過程以及構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的過程。
在實現(xiàn)信息共享的過程中，有必要打破各個部門之間的信息溝通障礙的現(xiàn)象，將各個部門之間有價值的信息資源集中管理以達到共享的目的。針對數(shù)量龐大的網(wǎng)絡資源，應該進行整理和分類，建立針對教學、科研、管理等不同內(nèi)容的、具備強大搜索功能的門戶網(wǎng)站，使廣大師生以及高校行政管理人員能夠通過簡單操作即能獲得相關信息與服務。同時還要以數(shù)據(jù)鏡像的方式建立全球教育資源吸收系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)對一些高質(zhì)量的圖書館、專業(yè)數(shù)據(jù)庫建立鏡像，為廣大師生提供更加專業(yè)、更加前瞻的教學、科研、管理等方面的資料。除此之外，個性化的服務也是信息資源的開發(fā)和利用過程必須要高度重視的問題。個性化的信息服務不僅有利于學生對信息的接受，也體現(xiàn)出了學校對信息資源管理工作的重視。同時也個性化服務中融入學校自身風格，也對學校對外展示的“形象窗口”，有利于學校形象的提升。
系統(tǒng)觀念要求工作人員用聯(lián)系和動態(tài)的觀點來看待電子校務在高職院校的中應用。學校的行政管理涉及到教務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、校產(chǎn)管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)。在管理中。電子校務的實施是一項非常復雜的過程，涉及面廣，信息量多，工作難度大。不但要涉及到管理體制、機構(gòu)設置和管理方法等方面的變動，還要考慮到報表格式、數(shù)據(jù)分類及編碼統(tǒng)一等問題，這些都涉及到學校全局的問題。
構(gòu)建完善的電子校務安全體系，是實現(xiàn)電子校務在行政管理中安全應用的重要舉措。便捷和高效是信息化給電子校務帶來的優(yōu)勢，但同樣不可忽視的問題是信息安全問題。為了更加有效和及時地應對信息安全問題，學校應該常備專業(yè)人才負責電子校務的信息安全維護問題，為了充分利用這些人才資源，也可以讓其負責日常的普通維護問題。除此之外，制度保證是必不可少的。高職院校町以根據(jù)自身的特點來制定完整、規(guī)范以及具有較強操作性的信息安全管理制度，并認真地監(jiān)督實施。時代的進步，信息技術(shù)的發(fā)展，人們管理意識的提升，都會讓人們更加重視電子校務的發(fā)展問題。在高職院校的行政管理方面應用電子校務，能夠提供學校的工作效率，最終提高學校的整體競爭力。
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