檔案的行政管理論文
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企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機制、管理的創(chuàng)新。
一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務中發(fā)揮經(jīng)濟效益
�。ㄒ唬┮芎脵n案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結構逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，生產(chǎn)品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入生產(chǎn)車間，熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營工藝流程，弄懂技術檔案的內(nèi)涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。
（二）要確立檔案是資產(chǎn)的觀念，在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設計試制到品牌的創(chuàng)立，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。
（三）要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。
�。ㄋ模┮_立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項目，創(chuàng)造經(jīng)濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結構不明等難題，進展緩慢，項目負責人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料�！贝_保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
�。ㄒ唬C構創(chuàng)新的核心是精簡。無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中心機構在行政上受集團總部的領導，業(yè)務上歸地方檔案行政管理部門監(jiān)督指導。其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集團下有十余個子公司、在全國各地有11家銷售公司，通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)實施聯(lián)網(wǎng)，從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
�。ǘC制創(chuàng)新的關鍵是高效。企業(yè)進行整合改造的目的是適應市場經(jīng)濟體制的需要，轉(zhuǎn)換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換；提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造的動力源之一。
�。ㄈ┲贫葎�(chuàng)新的`實質(zhì)是要從企業(yè)各自的實際出發(fā)，星星作為一家大型的民營企業(yè)，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新集團檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調(diào)動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
三、管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作
(一)企業(yè)發(fā)展了，企業(yè)的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規(guī)模，檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確�！凹薪y(tǒng)一管理”�！凹薪y(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導，為了提高集團本部及各子公司兼職檔案員的業(yè)務水平，今年三月下旬，集團辦公室特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理的培訓，對集團各部門及各子公司近四十名兼職檔案員進行為期三個月的輪流培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作，每周五、周六安排二名兼職檔案員到集團綜合檔案室參訓，培訓內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓時要求每個兼職檔案員帶未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導她們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著，也為公司明年檔案管理上省級達標奠定了良好的基礎。
�。ǘ┺k公自動化后，將出現(xiàn)無紙辦公，企業(yè)每個崗位都能形成電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。
�。ㄈn案工作既是集團公司重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。為了規(guī)范集團檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發(fā)利用集團檔案信息資源；提高整體管理水平，以便更好地為集團公司和各子公司的生產(chǎn)和發(fā)展服務。總之，企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。
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