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辦公室行政管理精細(xì)化思路探討論文
摘要：企業(yè)的辦公室行政管理工作中，大多都會存在一些問題以及漏洞，導(dǎo)致行政管理工作效率不高。要想改善管理工作，加強(qiáng)管理工作的精細(xì)化，是一個(gè)實(shí)現(xiàn)途徑，也是需要我們在工作中的一種常態(tài)思維。因此本文將分析辦公室行政管理工作中存在的問題，并提出精細(xì)化思路，希望能夠?yàn)橐院蟮墓芾砉ぷ魈峁﹨⒖肌?/p>
關(guān)鍵詞：行政管理；科學(xué)；工作；精細(xì)化
在企業(yè)管理人員所有需要考慮的問題中，如何提高辦公室行政管理工作精細(xì)化是一項(xiàng)重要內(nèi)容，為所有企業(yè)管理人員所重視。而且這代表了企業(yè)行政管理的一個(gè)新方向和新趨勢。如果能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的精細(xì)化，不僅利于提高辦公室行政管理工作的效率，還有利于節(jié)約企業(yè)的管理成本。因?yàn)檗k公室管理工作的精細(xì)化是一種科學(xué)合理的管理方法，能夠利用最低成本，實(shí)現(xiàn)最高的工作效率，以及獲得最大的利益。但是辦公室行政管理工作仍然存在很多問題，是企業(yè)目前沒有意識到或意識到而并未解決的。
一、企業(yè)行政管理存在的問題
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通常管理者的管理意識強(qiáng)弱決定了一項(xiàng)管理工作是否科學(xué)合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意識是一項(xiàng)良好素質(zhì)。當(dāng)管理者的管理意識足夠精細(xì)，管理工作才能夠深入貫徹的執(zhí)行，能夠充分考慮到各方面的因素以及需要，并及時(shí)提出解決方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精細(xì)化的客觀條件。
然而通過實(shí)際工作中調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多企業(yè)中的管理層人員通常缺乏精細(xì)化的管理意識，對一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意識操作，導(dǎo)致管理工作進(jìn)行的緩慢拖沓，甚至無法進(jìn)行。
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通過分析大多的企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)圖，會發(fā)現(xiàn)了解到很多組織結(jié)構(gòu)都偏粗劣，很多部門的管理工作有特別大的相似性，而且管理工作的敘述概念較籠統(tǒng)，一般都沒有針對不同的辦公室制定不同的管理辦法。因此導(dǎo)致管理人員的工作同樣概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無及談精細(xì)、創(chuàng)新。
同樣的在某一部門中，管理人員對于低層管理人員分工不夠明確，責(zé)任落實(shí)不具體，因此對于激發(fā)工作人員的積極性也不利，對于管理工作的開展也帶來了一定程度的消極性。
管理工作一部分內(nèi)容是對工作人員的獎(jiǎng)懲，存在的問題便是績效考核制度明確卻缺乏考核執(zhí)行，盡管制定了績效考核制度，然而在具體的實(shí)踐工作中卻無序混亂，落實(shí)不到具體。
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在人的需求層次理論中，刺激引發(fā)需求，需求決定動(dòng)機(jī)，而動(dòng)機(jī)則決定了一個(gè)人的行動(dòng)。動(dòng)機(jī)即目的、目標(biāo)，如果沒有明確的目標(biāo)，則無法實(shí)施有效的行動(dòng)，因此有一個(gè)明確的目標(biāo)，對于企業(yè)的辦公室行政管理工作來說也是非常重要的。然而普遍存在的問題就是辦公室行政管理工作中，管理工作沒有明確的目標(biāo)，僅憑經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理工作，脫離實(shí)際，既而也增加了管理工作的負(fù)擔(dān)，又無法有效的完成管理工作。
�。ㄋ模┤狈茖W(xué)量化的管理方式
由于管理工作的進(jìn)行需要考慮到各個(gè)方面，因此需要建立一個(gè)科學(xué)量化的管理體系，通過科學(xué)量化某些方面的指標(biāo)，如員工的品德、能力、以及工作績效，可以實(shí)現(xiàn)局部的管理工作精細(xì)化。但大多數(shù)企業(yè)存在看重員工的績效，而忽略員工的品德的現(xiàn)象，管理人員對工作人員的評價(jià)過于片面，難以調(diào)動(dòng)員工的積極性，反而增加了管理工作的壓力。
同時(shí)企業(yè)對于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。而不同的崗位就有不同的內(nèi)容、性質(zhì)，如果對所有的崗位實(shí)行統(tǒng)一的量化方式，沒有針對性，也不利于管理工作的精細(xì)化。
�。ㄎ澹┕芾砣藛T或員工職業(yè)素質(zhì)不夠高標(biāo)準(zhǔn)
當(dāng)然部分工作人員的職業(yè)素養(yǎng)非常高，工作積極，具有團(tuán)體協(xié)作意識，能夠高效完成自身的工作，也能夠幫助完成其他人的工作。然而，也少部分存在工作人員或者行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，不僅沒有主動(dòng)的更新自身的職業(yè)知識，甚至以自我為中心，為了一己私利而不顧集體的利益，缺乏精細(xì)工作的意識，工作敷衍塞責(zé)的想法。即使管理人員再如何精細(xì)，管理制度再如何科學(xué)合理，沒有工作人員的配合，管理工作的精細(xì)化也無法進(jìn)行，這也是管理工作精細(xì)化的直接阻力。
二、辦公室行政管理工作精細(xì)化思路
如果行政管理人員和員工都能夠意識到以上的問題，并能夠積極提出針對性解決措施，則辦公室行政工作的精細(xì)化將指日可待。
（一）行政管理人員管理意識的提高及實(shí)際應(yīng)用
管理人員在實(shí)際管理過程中，應(yīng)當(dāng)始終秉持以企業(yè)核心價(jià)值觀“精品、人品”同在精神，并以“精華、細(xì)化”的態(tài)度原則，加強(qiáng)對基層工作辦公室調(diào)研力度，有針對性的對各個(gè)不同的崗位制定出不同的管理方式，精分細(xì)化管理工作，規(guī)定工作的流程以及不同工作人員的責(zé)任。
行政管理人員不能缺乏耐心和細(xì)心，需要一步一步地將工作規(guī)范化、精細(xì)化，同時(shí)行政管理人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以靈活的管理思想執(zhí)行精細(xì)化，帶動(dòng)整個(gè)工作的精細(xì)化思路靈活善用。
（二）管理制度規(guī)范化
如企業(yè)組織存在結(jié)構(gòu)粗劣的話，就可以在一定程度上細(xì)分組織結(jié)構(gòu)，并依此細(xì)分部門的工作范圍，進(jìn)一步可以細(xì)分工作人員的職能范圍。由整體入手，一個(gè)階段一個(gè)階段地細(xì)分，實(shí)現(xiàn)管理制度的規(guī)范化以及精細(xì)化。
而且為了管理工作的精細(xì)化，需要將管理精細(xì)化的理念，深深植入工作人員的思想中，通過理念的改變可以使工作人員在具體的工作中調(diào)整自己的行動(dòng)，協(xié)助完成工作的精細(xì)化。而如何完成這項(xiàng)目標(biāo)，就需要通過管理制度的規(guī)范化以及精細(xì)化。這也進(jìn)一步說明了管理制度規(guī)范化的重要性。
（三）明確管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)管理工作的流程化
有一個(gè)明確的目標(biāo)，對于實(shí)踐行為具有重要的指導(dǎo)意義。有一個(gè)明確的管理目標(biāo)，可以規(guī)范管理人員的管理行為。在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的道路上，能夠隨時(shí)引導(dǎo)行政管理人員的錯(cuò)誤行為回到正軌，有利于實(shí)現(xiàn)管理工作的精細(xì)化。
以八年的辦公室行政工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，工作的流程化可以大大提高工作的效率。如中鐵貴州工程有限公司，雖然是2015年成立的新公司，公司的新生代力量較多地為公司注入更多的新元素工作理念，年輕的團(tuán)隊(duì)卻實(shí)力不輕，勇于創(chuàng)新、敢于發(fā)現(xiàn)，工作愿意改老路線，走提高工作效率的細(xì)致化、創(chuàng)新化的思維管理觀念，對于管理工作亦如此。行政管理人員規(guī)定每個(gè)工作崗位的權(quán)力與責(zé)任，細(xì)分一整項(xiàng)工作，每位或每幾位工作人員負(fù)責(zé)一項(xiàng)內(nèi)容，最后將所有內(nèi)容進(jìn)行整合，完成這項(xiàng)工作。簡單的工作流程可以積極促進(jìn)管理工作的精細(xì)化和規(guī)范化，同時(shí)還能降低工作人員的負(fù)擔(dān)和管理工作的壓力。新公司也罷，人才年輕經(jīng)驗(yàn)少也好，主要在于工作思路要新與細(xì)，后浪必然會推前浪。
（四）量化、細(xì)化管理項(xiàng)目
要想提高行政管理工作的效率，應(yīng)當(dāng)擺脫傳統(tǒng)的模糊管理，即沒有科學(xué)量化管理方式，缺少科學(xué)量化的管理方式，即缺少了一個(gè)有效調(diào)動(dòng)員工積極性的工具。因?yàn)椴煌膷徫唬哂胁煌男再|(zhì)和內(nèi)容，因此需要實(shí)行不同的量化考核方式。而且需要對員工的品德、能力及績效進(jìn)行相同的考核，這樣才能做到充分公平，調(diào)動(dòng)員工的積極性。員工的工作積極性提高了就會實(shí)現(xiàn)對行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也會因此變得輕松簡單。
�。ㄎ澹┤嫣岣邌T工職業(yè)素養(yǎng)
辦公室行政管理工作的精細(xì)化同樣依賴于對員工職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。辦公室行政管理工作過于零碎、繁重，如果員工不能夠積極配合辦公室的行政管理工作，管理工作的工作量就會因此而加大，也自然影響了辦公室管理工作的精細(xì)化。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工作人員工作思想的培養(yǎng)，讓員工對企業(yè)和工作具有認(rèn)同感，能夠積極主動(dòng)的參與管理工作。為行政管理工作的精細(xì)化奠定基礎(chǔ)。
三、總結(jié)
辦公室的工作任務(wù)繁重，細(xì)節(jié)頗多，工作任務(wù)的實(shí)施好壞是關(guān)系企業(yè)整體發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。如果能夠?qū)崿F(xiàn)行政管理工作的精細(xì)化，建立一個(gè)科學(xué)的企業(yè)管理方式，可以提高整體工作效率，降低企業(yè)的發(fā)展成本，對于企業(yè)的發(fā)展具有良性的促進(jìn)作用。
參考文獻(xiàn)：
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