- 相關(guān)推薦
藥品實(shí)庫存管理模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用
【摘要】本文介紹基于HIS系統(tǒng)的藥品實(shí)庫存管理模式，引進(jìn)條形碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)藥品實(shí)物流與信息電子流的一直，從而達(dá)到藥品實(shí)庫存管理的目的。
【關(guān)鍵詞】 HIS系統(tǒng) 藥品實(shí)庫存模式 條形碼 實(shí)物流 電子流
1 前言
藥品作為一種特殊的商品，越來越成為今天各級醫(yī)院管理者倍加關(guān)注的焦點(diǎn)。從藥庫入庫開始，到藥品分發(fā)到病人手中，藥物流貫穿醫(yī)院錢、物以及醫(yī)療質(zhì)量，也就是涉及財(cái)務(wù)、物管、醫(yī)生、患者等環(huán)節(jié)。如何能將藥品的管理既做到能嚴(yán)格按照國家的藥品銷售管理執(zhí)行還能減少與病人的矛盾糾紛，達(dá)到質(zhì)量追溯的目的是筆者多年一直想解決的大難題。
2 現(xiàn)狀分析
醫(yī)院信息系統(tǒng)(His)作為最早走入醫(yī)院的信息技術(shù)管理手段，幾經(jīng)升級換代，在建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院的今天，His作為低層基本支撐系統(tǒng)，成為數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)成功的關(guān)鍵。 而His中的藥品管理子系統(tǒng)又是His系統(tǒng)建設(shè)的重中之重。近十年來，各級醫(yī)院的His系統(tǒng)紛紛建成，其優(yōu)勢是藥品的信息管理手段、藥品管理流程出具模型，但經(jīng)過筆者多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和調(diào)研分析，藥品的管理在信息流和實(shí)物藥品流之間存在很多難以逾越的問題，分析如下圖1：
圖1 藥庫藥品流
2.1 藥物基本流程
在藥庫藥品流中藥庫保管員根據(jù)His系統(tǒng)提示的藥庫的庫存數(shù)量及藥房每月的請領(lǐng)數(shù)量，做出合理的采購計(jì)劃。經(jīng)藥劑科主任核準(zhǔn)和分管院長審批后由采購員采購。購入的藥品由倉庫保管員驗(yàn)收入庫，輸入電腦填制藥品商、生產(chǎn)批號等信息與電腦上藥品入庫單核對，核對無誤后進(jìn)行財(cái)務(wù)驗(yàn)收并打印入庫單，入庫單由采購員和庫房保管員共同簽字后連同發(fā)票正本交于藥劑科主任核準(zhǔn)后，由藥品會計(jì)將核對無誤、手續(xù)齊備的發(fā)票、入庫單交財(cái)務(wù)科。財(cái)務(wù)科核對采購合同、發(fā)票、人庫單，等信息對符合付款條件的辦理付款手續(xù)。
藥房領(lǐng)用的藥品由各藥房負(fù)責(zé)人填制藥品請領(lǐng)單提交給藥庫，藥庫保管員根據(jù)藥庫存量對各藥房清領(lǐng)的藥品數(shù)量進(jìn)行調(diào)整后打印出庫單。
門診藥房根據(jù)門診劃價(jià)收費(fèi)系統(tǒng)錄入的病人處方，按處方內(nèi)容發(fā)藥并據(jù)以登記藥房藥品出庫數(shù)量金額明細(xì)賬。住院藥房根據(jù)各病區(qū)及手術(shù)室提交的醫(yī)囑匯總表擺藥并據(jù)以登記藥房藥品出庫數(shù)量金額明細(xì)賬及住院病人藥品費(fèi)用。
從上述藥品管理流程看，His系統(tǒng)設(shè)置了較合理的藥品內(nèi)部會計(jì)控制制度，它抓住了藥品的驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、發(fā)出等關(guān)鍵內(nèi)部控制點(diǎn)，確保入庫單為依據(jù)且由保管員、財(cái)會人員共同完成，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控中每筆會計(jì)記錄都有據(jù)可依及管物、管賬等相分離原則;辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)需由財(cái)務(wù)科、院領(lǐng)導(dǎo)審批后才能辦理付款手續(xù)，形成了領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)雙向監(jiān)督、聯(lián)合把關(guān)的內(nèi)部會計(jì)控制制度。這是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)His管理的優(yōu)勢。
2.2 藥品流中存在的問題
剖析我國大多數(shù)醫(yī)院實(shí)行的藥品信息化管理，究其根本藥品的實(shí)物還停留在人工管理的基礎(chǔ)上，例如藥品入、出庫、藥房發(fā)藥給患者靠人工核對，運(yùn)營的信息系統(tǒng)僅作為輔助人工處理帳物的工具存在，尚未達(dá)到從經(jīng)營決策角度對在院流通藥品管理進(jìn)行挖掘的層次。這就造成人工發(fā)藥物流、電子流之間不協(xié)同，導(dǎo)致藥品信息化實(shí)施的難度，也是醫(yī)院進(jìn)行HIS建設(shè)的大難點(diǎn)。那么，到底難在何處呢?
(1)藥品規(guī)范不統(tǒng)一
眾所周知，我國制藥企業(yè)之間產(chǎn)品同質(zhì)化現(xiàn)象非常嚴(yán)重，往往是一個(gè)品種同時(shí)有多家制藥企業(yè)生產(chǎn);而作為醫(yī)院的供應(yīng)商也不在少數(shù)，許多相同藥品有可能來自不同的供應(yīng)商，產(chǎn)地、規(guī)格、批號、效期、進(jìn)貨價(jià)等信息的混亂，帶來的直接問題是數(shù)據(jù)庫軟件實(shí)施缺乏標(biāo)準(zhǔn)，不能支持對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。例如同一規(guī)格的藥品，批號、產(chǎn)地、效期、進(jìn)價(jià)不一樣比較多見,既要保證財(cái)務(wù)賬冊收支平衡，還要有藥品質(zhì)量追溯，處理起來非常棘手。批次、產(chǎn)地、價(jià)格不同，藥品調(diào)價(jià)時(shí)，要考慮多戶頭(多條記錄)藥品價(jià)格處理的問題，還有由于同類藥品多條記錄帶來的信息傳遞給各臨床醫(yī)生、收款等帶來獲取信息的煩惱，比如說藥房中有一個(gè)批號的藥品只剩下 1支，而臨床醫(yī)生一次要開6支，是開1支前一批號+5支后一批號，還是全部6支后一批號呢?如果兩個(gè)醫(yī)生同時(shí)開前一個(gè)批號的一支，最后一個(gè)藥房要發(fā)的藥品就會出現(xiàn)庫存不足無法發(fā)藥或者負(fù)庫存。
(2)藥品實(shí)物流與信息處理電子流脫節(jié)
醫(yī)院藥品管理財(cái)務(wù)關(guān)注焦點(diǎn)與藥品流質(zhì)量控制脫節(jié)。目前大多數(shù)醫(yī)院在財(cái)務(wù)管理上采用的是成本核算法，即核算存貨發(fā)出成本和結(jié)存成本的方法。與之相適應(yīng)的是財(cái)務(wù)、保管人員往往只關(guān)心三種狀態(tài)：購進(jìn)、出庫、在庫的價(jià)格，雖然有數(shù)量的管理，信息系統(tǒng)也只是參考對賬的依據(jù)。發(fā)藥崗位人員僅關(guān)注所發(fā)藥藥品的金額否與出庫、收款一直，那么醫(yī)療質(zhì)量所關(guān)注的批次、批號、效期、生產(chǎn)廠家等屬性往往就被忽略了。粗放的進(jìn)銷存管理造成電子流復(fù)雜多樣的信息處理與實(shí)際藥品流轉(zhuǎn)之間的脫節(jié)，導(dǎo)致信息庫存窗口記錄雜亂無章，與庫存記錄相關(guān)的出庫操作效率就會降低 ，盤點(diǎn)、計(jì)劃采購、計(jì)劃申領(lǐng)等都帶來一系列的問題
3 設(shè)計(jì)思路
筆者多年的調(diào)查實(shí)踐，在與藥劑庫管、會計(jì)多年的交流中，深刻體會到崗位不同，關(guān)注的焦點(diǎn)很大的差異，造成His系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)與應(yīng)用之間的矛盾。如何能將藥品物的管理從粗放型中解放出來，做到信息電子流與實(shí)物流一直，最大限度地處理藥品庫存窗口，既能實(shí)現(xiàn)真正意義上的賬、實(shí)相符，達(dá)到實(shí)庫存管理模式目的，同時(shí)又兼顧醫(yī)療質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)患者用藥可追溯的信息化管理。
為此，引入藥品條形碼技術(shù)，在入、出庫，藥房發(fā)藥窗口等藥品實(shí)物流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，通過條形碼掃描技術(shù)驗(yàn)證發(fā)藥藥品信息。
4 設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
4.1 規(guī)范藥品信息維護(hù) 藥品字典(YK_YPZD)藥品基本信息維護(hù)除了包括名稱、規(guī)格、單位、藥庫、藥房包裝等基本信息外，我們在輸入碼(拼音碼、簡碼)的基礎(chǔ)上增加了條形碼的字段。根據(jù)我國現(xiàn)有的藥品包裝條形碼，批號不同的生產(chǎn)廠家相同的同一藥品，其條形碼是一樣的。因此藥品條形碼維護(hù)時(shí)，生產(chǎn)廠家不同的藥品維護(hù)兩個(gè)記錄，就計(jì)算機(jī)而言，生產(chǎn)廠家不同的藥品ID是不同的。見表1
表1 同種產(chǎn)地不同藥品維護(hù)記錄
4.2 條形碼的設(shè)計(jì)規(guī)則
本系統(tǒng)考慮成本、醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)用的實(shí)際以及兼容現(xiàn)有藥品包裝條碼技術(shù)，我們采用一維條形碼技術(shù)。
藥品條形碼的設(shè)計(jì)原則，YK_YPZD.藥品ID+其他，形成一維條形碼。西、成藥條形碼形成考慮未來與外部環(huán)境的接軌，全部采用現(xiàn)有包裝的條形碼，維護(hù)藥品基本屬性時(shí)，在藥品字典(YK_YPZD)掃描維護(hù)條形碼屬性。見表2：
表2 藥品條形碼示例
4.3 藥庫藥品實(shí)庫存模式設(shè)計(jì)
總體思路
庫藥品實(shí)庫存模式的總體設(shè)想是實(shí)現(xiàn)藥品的批次管理，這里實(shí)現(xiàn)藥品批次管理的核心思路是將對藥品的管理細(xì)化到每一個(gè)批次而非僅僅是批號，對不同批次藥品采取單獨(dú)計(jì)價(jià)和核算成本，打破傳統(tǒng)的成本核算法籠統(tǒng)計(jì)算利潤的模式，真實(shí)提取不同批次藥品的利潤率，計(jì)算出藥品購銷的真實(shí)利潤水平。圖2 批次條碼生成流程
設(shè)計(jì)方法
在藥庫藥品入庫數(shù)據(jù)表，增加入庫批次字段，系統(tǒng)對每次進(jìn)貨都以單獨(dú)的記錄保存藥品基本信息、進(jìn)貨批次信息 。在打印入庫單時(shí)，同時(shí)打印藥品條形碼(信息字典條形碼字段+本次入庫批次)作為本批次藥品條形碼，由庫管人員進(jìn)行粘貼。見流程(圖2)。
【藥品實(shí)庫存管理模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用】相關(guān)文章：
醫(yī)院藥庫零庫存管理模式探究論文11-12
倉儲店庫存治理系統(tǒng)應(yīng)用分析03-24
現(xiàn)代薪酬管理模式的選擇與應(yīng)用12-09
供給商治理庫存的技術(shù)及應(yīng)用研究03-20
OEC管理模式在臨床護(hù)理中的應(yīng)用12-08
智能化技術(shù)在藥品包裝設(shè)計(jì)中的應(yīng)用與分析03-10
渠道庫存與消化服裝庫存03-06