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醫(yī)學設備檔案信息管理探討論文
隨著各種醫(yī)學設備的發(fā)展，種類越來越多和更新?lián)Q代頻繁，社會需求量大，過去那種依靠紙質(zhì)文件為主的設備檔案管理模式占用空間大、資源消耗多、管理和使用不便等特點，已經(jīng)無法適應和滿足現(xiàn)代醫(yī)學設備管理需求。而以計算機、網(wǎng)絡和通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)為手段的信息管理與信息系統(tǒng)，不僅存儲量大、運行高效、讀寫方便、準確、安全，可及時調(diào)整和更新完善有關(guān)信息，較好地實現(xiàn)醫(yī)學設備檔案信息管理的優(yōu)化管理[1]，確保設備購置、使用與維護的及時、準確與可靠，對充分發(fā)揮設備性能、延長設備壽命、降低設備成本等都有積極意義。下面僅就現(xiàn)代醫(yī)學設備檔案的信息管理主要問題作如下探討。
1現(xiàn)代醫(yī)學設備分類及其檔案信息管理要素與作用
根據(jù)醫(yī)學設備價值可將醫(yī)學設備分為高值設備和低值設備[2]。按設備大小可區(qū)分為大型和中小型設備，其中大型醫(yī)療設備又分為甲類（如質(zhì)子治療系統(tǒng)、其它單價在500萬元以上的大型醫(yī)用設備等）與乙類設備（如X線電子計算機斷層掃描裝置、醫(yī)用核磁共振成像設備）。按設備的性能與用途可醫(yī)學設備進一步細分為醫(yī)學影像、生化檢驗、電生理檢測、生命體征監(jiān)護、醫(yī)用光學、手術(shù)麻醉、生命支持類、急救類、植入類、輻射類、滅菌類等。按醫(yī)學設備的使用情況又將設備分為關(guān)鍵設備、主要設備、一般設備，通用設備與專用設備。醫(yī)療設備較提倡的分類法有三大類，即診斷設備類、治療設備類和輔助設備類。就某一臺（件）設備而言，可依據(jù)它們的生命周期設置若干管理要素建檔進行信息管理，如申購、論證、選購、采購、安裝、驗收、標識、培訓、使用、保養(yǎng)、維修、校準、檢驗、調(diào)試、評估、報廢處理等，從而實行系統(tǒng)性精細管理。根據(jù)設備屬性及其管理要素進行分類管理的目的，主要是便于開展科學性、規(guī)范性、程序性和系統(tǒng)性優(yōu)化管理，為了檢索與讀寫方便、脈絡清晰、層次分明和管理質(zhì)量，有效提高工作效率、減少差錯，保障設備性能與安全，更好為疾病預防、控制、診療和科學研究服務。
2醫(yī)學設備檔案信息管理的內(nèi)容
醫(yī)學設備檔案信息管理的內(nèi)容應能覆蓋設備生命全過程，包括從設備計劃與申購時開始，至最后妥善報廢處理等各種要素與關(guān)鍵性問題，其中任何影響設備正常與安全運行和維護、商（服）務糾紛、權(quán)屬關(guān)系、責任追究和故障研究等資料（圖片、錄像、文字材料、設備運行數(shù)據(jù)、發(fā)生問題的處理處置方法）等有參考作用的重要信息，都應列為檔案信息管理范疇。設備申購批件、設備論證、招投標文件、驗收文件、培訓記錄、設備標識、編碼管理、運行與維護記錄、年檢報告、損壞賠償、修復說明、大修后設備狀況確認評估、報廢申請與批復、報廢設備去向等應資料完整，手續(xù)齊全，程序及要求符合相關(guān)規(guī)定。設備說明書、操作指南、生產(chǎn)廠家與配件和耗材供應商的資質(zhì)證明文件（生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品注冊證）、設備產(chǎn)品檢測與年度檢驗合格證、保修、維修與相關(guān)服務合同或協(xié)議等文件與記錄，更是檔案信息管理的重要內(nèi)容。隨著設備“含金量”和疾病預防、診斷和治療對設備的依賴性提高，如大型設備、關(guān)鍵設備、主要設備、專用設備、生命支持類、急救類、植入類、輻射類等重要設備，其正常運行、有故障的及時修復和日常保養(yǎng)維護更應建立健全完善的設備信息管理體系，包括設備生產(chǎn)廠商、供應商或代理商、維修工程師、易損件與常用耗材資料，都要認真收集，注意保存，以確保人民生命健康利益與國家財產(chǎn)安全。設備運行所發(fā)生的各種故障或存在問題要及時形成記錄，保存證言證物，并注意針對設備問題反復觀察、檢測、驗證與評估，直到原因被完全查清，此類故障不再發(fā)生，各種問題癥狀消失。同時各相關(guān)設備操作使用人員和部門負責人須應知應會地掌握有關(guān)處理方法和要領，保障這些重要信息不遺漏、不丟失，所需材料或零部件、技術(shù)支持及軟件調(diào)整等資料都作為重要信息被保留，以預防類似的問題或故障的再次發(fā)生，也為發(fā)生其他問題與故障時的原因分析處理提供重要參考。
3醫(yī)學設備檔案信息管理的方法
醫(yī)學設備檔案信息化管理的方法以簡便、實用、真實、系統(tǒng)、完整、安全、高效、利于升級管理為原則，可結(jié)合各單位實際情況，因地制宜，逐步完善提高�？煽紤]用以下辦法：
3.1對醫(yī)學設備檔案進行分類分級管理
設備檔案信息管理可參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理的方法，根據(jù)設備情況設置二至五級類目，下級類目是上級類目的細分，結(jié)合計算機技術(shù)，依次建立層級菜單或文件夾（見圖1），加以編碼與標識，以方便使用。對每類設備每級類目的文件夾或各級菜單用簡單、實用、易以區(qū)分而又方便記憶與應用的辦法進行統(tǒng)一命名、編碼與標識，以方便檢索到目標文件并對其進行讀寫、拷貝、傳輸?shù)忍幚砼c利用。
3.2注重電子文件的應用
除了特別重要的文件，如設備結(jié)構(gòu)圖、使用說明書、保修單、檢測合格證、合同書、上級審批文件、規(guī)章制度等必須要保存紙質(zhì)文件原件，其余大多數(shù)資料都被轉(zhuǎn)換為電子文件、或直接制做成電子文件使用和保存，如裝箱單、維修單、維修保養(yǎng)與使用記錄等。較重要的文件或資料，也通常制做成電子文件備份保存。臨床醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)學裝備科和具體設備使用部門以保存設備資料復印件和電子文件為主。重要的紙質(zhì)文件必須及時移交單位檔案管理部門統(tǒng)一管理，以防止丟失與損壞。過期的無參考應用價值的文件材料應及時從作業(yè)現(xiàn)場移出，以防誤用。與傳統(tǒng)保存紙質(zhì)文件的方法相比，電子文件管理除了能節(jié)省大量儲存空間、人力物力與減少大量資源浪費，而且資料收集、整理、保存和使用都更省事、省力、快捷與方便。在計算機和影像技術(shù)、網(wǎng)絡通訊十分發(fā)達的今天，電子化文件的廣泛應用對醫(yī)療設備管理和使用給各部門與各行各業(yè)都帶來了諸多便利。如發(fā)生故障時的現(xiàn)場數(shù)據(jù)和照片，設備運行使用效果等，都可被及時記錄、傳輸和保存，對進行有關(guān)分析研究和疑難問題處理提供更清晰、準確和有效的資料，對社會監(jiān)督也提供重要幫助。
3.3注重設備信息的收集和整理
現(xiàn)代設備檔案信息管理的作用和效果如何，很大程度集中體現(xiàn)在設備信息的收集和整理上。如今的設備檔案信息資料的收集已不僅限制于原始單據(jù)憑證、說明書、結(jié)構(gòu)圖或保修單上。隨著醫(yī)用設備的復雜性與應用日益廣泛，設備檔案與其信息管理已發(fā)揮越來越重要的作用。因此設備檔案信息資料的收集就賦予并強調(diào)真實、及時、準確、完整、系統(tǒng)、合法與安全的內(nèi)涵與要求。注意鑒別與剔除不符合歸檔要求的文件信息，如無參考利用價值的事務性、臨時性文件，不需辦理的一般性群眾來信、電話記錄等。對正式的重要檔案信息資料交接要有移交人、接收人和監(jiān)交人三方簽字認可。設備檔案信息資料的整理是為了將有用的相關(guān)資料系統(tǒng)與完整地匯集在一起，并進行并裝、編輯、備份和統(tǒng)一保存等處理，以便于日后利用或銷毀等。利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡通訊技術(shù)，可以較方便地收集與整理到許多對指導設備使用、維護的外來指導性文件、支持性文件和處理多種疑難問題的寶貴信息，不僅能給使用者及時認識和掌握不少設備性能、準確處理設備故障提供了便捷的途徑與學習條件，還可以為設備管理提供較好的理論指導與技術(shù)支持，使知識更全面、內(nèi)容更豐富、視野更清晰、管理更系統(tǒng)。但是，使用人員也應注意外來信息的科學性與通用性。由于患者的個體差異，以及同種設備同樣的故障表現(xiàn)可能發(fā)生的原因不同，所以不能千篇一律照搬照套，應注意鑒別使用，以免給患者或設備造成更大的損害。同時，由于網(wǎng)絡信息管理的難度和復雜性，須注意科學識網(wǎng)，安全上網(wǎng)，合法使用網(wǎng)絡信息資源，并注意防止重要設備檔案信息資料的失密、泄密、損毀和丟失。檔案信息資料的保存應依據(jù)各種載體特點，采取妥善的防潮、防高溫、防蟲、防塵、防磁、防壓、避光等防變質(zhì)與防毀壞措施。
3.4專業(yè)設備管理軟件的應用與借鑒
如今已有許多設備管理軟件面市和投入使用或試用，這些軟件不乏優(yōu)點與各具特色，其優(yōu)越性有待大家逐步了解與認識，其內(nèi)容與設計思路、運行效果也將會逐步改善，并逐漸走向成熟。因此，有理由相信，醫(yī)學設備及其檔案信息化管理的路子一定會越走越好和越來越寬廣。
4結(jié)語
醫(yī)學設備檔案管理的目的，主要是為了更好發(fā)揮各種設備檔案的信息作用，使醫(yī)學設備更好造福民生，為社會服務，并達到利益最大化�，F(xiàn)代信息管理為醫(yī)用設備檔案管理和相關(guān)資源挖掘使用提供了更優(yōu)異的條件與平臺，從而引領設備管理步入規(guī)范化的先進軌道。實現(xiàn)設備檔案信息化管理是設備檔案優(yōu)化管理的具體方向和目標[1]，其前景廣闊，具有重要的現(xiàn)實意義和優(yōu)越性。隨著人類不斷增長的健康需求，醫(yī)療設備也在迅速發(fā)展，現(xiàn)代設備檔案信息管理也將愈加重要與完善，為人類健康帶來更多福祉。
【參考文獻】
[1]張莉.探討醫(yī)療設備檔案的優(yōu)化管理與實踐[J].中外醫(yī)療,2012(11):147-148.
[2]華長江,許鳴,張亮.醫(yī)療設備的分類管理研究[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2014,35(10):133-135.
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