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民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作探析
導(dǎo)語(yǔ):要使民營(yíng)企業(yè)檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理,以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。
民營(yíng)企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了民營(yíng)企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程,這些檔案對(duì)于民營(yíng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展都具有重要價(jià)值。民營(yíng)企業(yè)要發(fā)展,要進(jìn)步,要生存都離不開(kāi)檔案,民營(yíng)企業(yè)只有管好、用好本單位的檔案,才能更好地為民營(yíng)企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。但由于多種因素的影響,過(guò)去對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展重視不夠,導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)檔案管理水平不高,遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需求。因此,一定要從民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作,并采取得力措施不斷完善、規(guī)范民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作,充分發(fā)揮其在促進(jìn)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面不可替代的作用。
一、民營(yíng)企業(yè)檔案的重要作用
(一)是了解民營(yíng)企業(yè)發(fā)展歷史的原始材料。民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的反映民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史記錄,是反映民營(yíng)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌的第一手材料,一套完整的檔案就是一部民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的歷史教科書(shū),也是民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的歷史寫(xiě)真,可以真實(shí)再現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)創(chuàng)業(yè)的艱辛、成長(zhǎng)的腳步,對(duì)了解民營(yíng)企業(yè)發(fā)展歷史具有不可替代的價(jià)值。
(二)是民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)。民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分,民營(yíng)企業(yè)的一切活動(dòng)和民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程都反映在民營(yíng)企業(yè)檔案上。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、資質(zhì)認(rèn)證、融資上市、會(huì)計(jì)審計(jì)、項(xiàng)目驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中需要提供大量的民營(yíng)檔案作為憑證和參考。如果民營(yíng)檔案丟失嚴(yán)重,關(guān)鍵時(shí)刻拿不出原始的檔案,將會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。
(三)是保護(hù)民營(yíng)企業(yè)合法權(quán)益的有效佐證。民營(yíng)企業(yè)檔案作為民營(yíng)企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證,是維系民營(yíng)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神,直接關(guān)系到民營(yíng)企業(yè)的合法權(quán)益,建立健全民營(yíng)檔案對(duì)民營(yíng)企業(yè)維護(hù)企業(yè)和職工合法權(quán)益具有重要作用。
二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作存在的不足
(一)檔案意識(shí)較為薄弱。由于民營(yíng)企業(yè)管理者經(jīng)營(yíng)以追求利潤(rùn)最大化為目的,一般都較注重短期和現(xiàn)實(shí)利益,精力和資金主要放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上,加之檔案管理工作帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益不明顯,不容易引起人們的注意,從而導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)管理者的檔案意識(shí)普遍不夠強(qiáng),對(duì)檔案管理工作的關(guān)注不到位、重視不夠,無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員,相當(dāng)一部分民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作還處于無(wú)人看管的混沌狀態(tài),影響了民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。
(二)管理制度不夠健全。民營(yíng)企業(yè)普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況,缺乏必要的規(guī)章制度,檔案管理的隨意性很大。少數(shù)民營(yíng)企業(yè)甚至都沒(méi)有檔案管理制度,甚至檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度都沒(méi)有建立,有的雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán),不能堅(jiān)持嚴(yán)格考核,使檔案管理制度形同虛設(shè),無(wú)法落到實(shí)處,檔案管理工作無(wú)章可循。
(三)收集歸檔差強(qiáng)人意。民營(yíng)企業(yè)在發(fā)展中雖形成了大量的檔案材料,但由于收集歸檔意識(shí)淡薄,檔案收集歸檔不規(guī)范,沒(méi)有及時(shí)整理歸檔,檔案內(nèi)容貧乏,室藏不豐富的狀況普遍存在,嚴(yán)重影響了檔案的齊全完整,民營(yíng)企業(yè)檔案的收集歸檔工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的步伐。
(四)管理手段相對(duì)落后。民營(yíng)企業(yè)在經(jīng)費(fèi)本就緊張的情況下,認(rèn)為花錢(qián)建檔案是一種負(fù)擔(dān),對(duì)投入屬于邊緣的檔案設(shè)施設(shè)備的投入就更加不足,造成民營(yíng)企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后,設(shè)備老化、配套不齊,很多民營(yíng)企業(yè)檔案手工操作居多,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并未得到普及,軟硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后于民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展,管理手段較為落后。
三、提高民營(yíng)企業(yè)檔案管理水平的建議
(一)增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)管理者的檔案意識(shí)。民營(yíng)企業(yè)管理者的檔案意識(shí)是決定民營(yíng)企業(yè)檔案管理成敗的關(guān)鍵,沒(méi)有民營(yíng)企業(yè)管理者的重視一切都無(wú)從談起。所以,要加大對(duì)民營(yíng)企業(yè)管理者的宣傳力度,尤其是要強(qiáng)化民營(yíng)企業(yè)管理者的檔案意識(shí),使民營(yíng)企業(yè)盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉(zhuǎn)變。只有民營(yíng)企業(yè)管理者體會(huì)到檔案管理工作與民營(yíng)企業(yè)發(fā)展密切相關(guān),才能取得民營(yíng)企業(yè)管理者的重視和認(rèn)可,才能重視檔案管理工作,保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
(二)建立健全民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)章制度。制度是行動(dòng)的保證,只有好的制度,才能有好的行動(dòng),因此制度建設(shè)很重要。在實(shí)際工作中,要建立健全民營(yíng)企業(yè)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,使民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作有法可依,按章辦事,確保民營(yíng)企業(yè)檔案歸檔齊全、整理規(guī)范、保管齊全、利用便捷,為民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作良性運(yùn)行提供制度保證。
(三)加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案的收集歸檔。民營(yíng)企業(yè)文件材料的收集歸檔是伴隨各項(xiàng)民營(yíng)企業(yè)活動(dòng)的結(jié)束而自然開(kāi)展的一項(xiàng)工作,民營(yíng)企業(yè)文件的收集歸檔是保證文件材料齊全、完整的重要手段。要結(jié)合民營(yíng)企業(yè)的實(shí)際情況,加大對(duì)民營(yíng)企業(yè)相關(guān)的文件材料的歸檔力度,特別要注意民營(yíng)企業(yè)在科技、生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的文件材料的收集歸檔,千方百計(jì)做到該收集的一定要收集,該歸檔的一定要?dú)w檔,確保民營(yíng)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文件材料的齊全完整。
(四)采用先進(jìn)技術(shù)手段管理民營(yíng)企業(yè)檔案。要使民營(yíng)企業(yè)檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理,以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。要做好民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作,不僅僅是要求檔案管理人員的素質(zhì)比較高,還要有先進(jìn)的現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備。有條件的民營(yíng)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極采用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將文字、圖片、聲像等材料轉(zhuǎn)變成數(shù)字材料,同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
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