基于REA模型下財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)優(yōu)化研究會(huì)計(jì)畢業(yè)論文
高速發(fā)展的信息技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)環(huán)境的改變，使得傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理論正面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)假設(shè)與會(huì)計(jì)原則如計(jì)量方式、歷史成本等原則逐步被要求用多種計(jì)量假設(shè)和多種計(jì)價(jià)方法所代替，許多非財(cái)務(wù)信息如人力資源信息、質(zhì)量信息、社會(huì)責(zé)任信息對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)流程的影響越發(fā)重要。
但是，目前大多財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是基于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式而運(yùn)行的，仍停留在讓技術(shù)手段適應(yīng)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)假設(shè)和規(guī)則，而不是用技術(shù)手段引領(lǐng)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程改造的階段。因此，本文試圖通過REA模型的理論，優(yōu)化現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，以達(dá)到更好地利用技術(shù)改善管理的目的。
1傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)弊端
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建立在會(huì)計(jì)恒等式和會(huì)計(jì)循環(huán)基礎(chǔ)之上，其核心思想是分類系統(tǒng)，即將會(huì)計(jì)反映的對(duì)象具體化為要素，最終體現(xiàn)在用于分類的會(huì)計(jì)科目表上。系統(tǒng)把企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的財(cái)務(wù)度量分類匯總，將企業(yè)在特定時(shí)刻的財(cái)務(wù)狀況數(shù)據(jù)、一段期間的經(jīng)營成果數(shù)據(jù)以及一段期間財(cái)務(wù)變動(dòng)的數(shù)據(jù)分別匯總在資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和現(xiàn)金流量表中。
從實(shí)際的財(cái)務(wù)軟件看，除識(shí)別所需記錄的交易或事項(xiàng)與編制記賬憑證這兩個(gè)步驟外，其余步驟已轉(zhuǎn)由計(jì)算機(jī)執(zhí)行。然而，計(jì)算機(jī)的引入并沒有改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)—會(huì)計(jì)循環(huán)和會(huì)計(jì)恒等式。相反，現(xiàn)今的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)繼承了手工方式下的分類系統(tǒng)，將會(huì)計(jì)科目表代碼化，為數(shù)據(jù)庫的操作提供標(biāo)識(shí)。這種財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)仍以傳統(tǒng)手工環(huán)境為背景，不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，其局限性日漸暴露，表現(xiàn)為：
(1)分類標(biāo)準(zhǔn)單一，缺乏靈活性:會(huì)計(jì)科目表決定了有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的信息應(yīng)當(dāng)如何歸類，但對(duì)于非會(huì)計(jì)人員來說，這樣的分類可能掩蓋了數(shù)據(jù)的本質(zhì)特征，使得非會(huì)計(jì)人員不能從多個(gè)不同角度分析數(shù)據(jù)的可用性。
(2)信息單一性:僅存儲(chǔ)、處理業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)的一個(gè)子集，主要是財(cái)務(wù)事項(xiàng)的日期和財(cái)務(wù)影響。記錄和維護(hù)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的貨幣計(jì)量結(jié)果，而不包括諸如生產(chǎn)能力、執(zhí)行情況、可靠性之類的其它關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)。
(3)高度匯總所采集的數(shù)據(jù):財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的使用者有不同的類別，特定的使用者所需的信息量、信息的匯總程度及其關(guān)注的焦點(diǎn)取決于使用者個(gè)體的性格特征、決策風(fēng)格等。因而，有關(guān)經(jīng)濟(jì)事件的數(shù)據(jù)應(yīng)以最為基礎(chǔ)的形式存在于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中，以便于最終用戶對(duì)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)按照個(gè)人需求匯總，然而傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)只對(duì)用戶提供已匯總的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，掩蓋了數(shù)據(jù)所具備的多樣性。
(4)與企業(yè)非財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的集成度有限:與同一經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象有關(guān)的數(shù)據(jù)常常需要在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與非財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中重復(fù)存儲(chǔ)，這樣容易造成不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的不一致性。
(5)非實(shí)時(shí)處理。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后收集，而不是在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)采集，而且財(cái)務(wù)報(bào)表的處理、生成須經(jīng)過若干后臺(tái)處理步驟(記賬、對(duì)賬、結(jié)賬等)，所以信息使用者用于決策的財(cái)務(wù)信息總是滯后的，這就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去部分價(jià)值[2]。
2REA 模型的理論及建立步驟
2.1模型內(nèi)容
REA模型是密歇根州大學(xué)教授Wi1liam E. McCarthy在1982年的一篇論文中提出的一種新的會(huì)計(jì)模型。REA會(huì)計(jì)模型是一種對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始描述方法，其主要思想是對(duì)企業(yè)的重要資源(Resources)、事件(Events)、參與者(Agents)及其相互關(guān)系建模，把企業(yè)一切經(jīng)營事件，按照其初始形態(tài)，而不是像傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)那樣將信息處理為財(cái)務(wù)人員所需的那種形式輸入數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)[3]。
在REA模型中，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及的實(shí)體可分為三類：
(1)資源(Resources)
McCarthy認(rèn)為資源是稀缺的，可為企業(yè)帶來利益的，并且可以具體量化的對(duì)象實(shí)體。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的資源概念與會(huì)計(jì)體系中的資產(chǎn)類似，但二者并不完全等同。以應(yīng)收賬款為例，在REA模型中認(rèn)為它是由于銷售事件與確定收入事件有時(shí)間差而產(chǎn)生的。McCarthy認(rèn)為應(yīng)收賬款是一個(gè)用于存放和傳遞數(shù)據(jù)的人為記錄，即中間數(shù)據(jù)，因而不以REA模型基本實(shí)體的形式納入數(shù)據(jù)庫中。
(2)事件(Event)
REA模型下事件的定義是指引起企業(yè)價(jià)值鏈中經(jīng)濟(jì)變動(dòng)的事項(xiàng)。REA模型下的事件不只包括能夠進(jìn)入傳統(tǒng)會(huì)計(jì)賬簿體系的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，還包括其他與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理念無關(guān)但是能引起資源變動(dòng)的經(jīng)營活動(dòng)，如市場(chǎng)調(diào)研活動(dòng)等能對(duì)管理決策提供所需信息的活動(dòng)，與經(jīng)營業(yè)務(wù)密切相關(guān)的計(jì)劃活動(dòng)等，但通常不包括單純的信息處理或管理決策等事件，因?yàn)樗鼈兪菍?duì)原始的經(jīng)營事件信息的操作或分析，是由經(jīng)營業(yè)務(wù)而產(chǎn)生出的進(jìn)一步的“結(jié)果”，不符合選擇初始形態(tài)數(shù)據(jù)的要求。
(3)參與者(Agent)
REA模型下的參與者是指參與經(jīng)濟(jì)事件的單位、部門或個(gè)人。組織收集與他們相關(guān)的數(shù)據(jù)，是為了更好的計(jì)劃、控制和評(píng)價(jià)其基本活動(dòng)。參與者包括組織內(nèi)部參與者如銷售員、采購員、生產(chǎn)人員、生產(chǎn)或業(yè)務(wù)部門和外部參與者如客戶、供應(yīng)商等。
2.2 建立REA模型的步驟
用REA模型開發(fā)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，首先要對(duì)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)建立流程圖，為將來生成數(shù)據(jù)庫所需數(shù)據(jù)作好準(zhǔn)備。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的一個(gè)重要的步驟就是決定哪些實(shí)體在建立數(shù)據(jù)模型時(shí)是必需的，而基于業(yè)務(wù)過程的 REA 模型就是來解決這個(gè)問題的，它可以辨別哪些實(shí)體應(yīng)該包含在數(shù)據(jù)庫中，規(guī)定在這個(gè)數(shù)據(jù)庫中如何構(gòu)建那些實(shí)體間的關(guān)系。REA 對(duì)企業(yè)建立模型的基本依據(jù)是企業(yè)的一系列經(jīng)營業(yè)務(wù)流程，而業(yè)務(wù)流程又由若干業(yè)務(wù)事件組成，涉及若干資源、參與者等，其建模步驟如下：
(1)了解業(yè)務(wù)過程，識(shí)別重要的業(yè)務(wù)事件。仍以采購付款業(yè)務(wù)流程為例，涉及的業(yè)務(wù)事件有：制定采購計(jì)劃、供應(yīng)商關(guān)系處理、采購訂單審核、入庫處理、付款、退貨。
(2)建立業(yè)務(wù)過程的REA模型，分析業(yè)務(wù)事件、資源、代理人以及它們之間的關(guān)系、特征及屬性。本步驟可基于以下著眼點(diǎn)建立，即:哪些代理人參與了該事件;該事件涉及到哪些資源的變動(dòng);事件發(fā)生地點(diǎn)在哪里。如上文所述，模型選取要素時(shí)應(yīng)選擇原始形態(tài)的事件，而不要包括一些信息事件。同時(shí)，在此步驟要識(shí)別關(guān)于資源、事件和代理人需要的屬性，將來用這些屬性來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。
(3)連接各業(yè)務(wù)事件，組成業(yè)務(wù)過程的REA模型。識(shí)別各事件相關(guān)的資源和參與者，把它們畫進(jìn)REA模型圖中，資源畫在事件的左邊，參與者畫在事件的右邊。不同事件相關(guān)的同一資源、同一參與者只畫一次，不得重復(fù)。
(4)在每條連線的兩端標(biāo)上聯(lián)系數(shù)，即兩實(shí)體間發(fā)生聯(lián)系的可能個(gè)體數(shù)。傳統(tǒng)的ER圖用1-1，1-n，n-n分別表示1對(duì)1，1對(duì)多，多對(duì)多聯(lián)系，即聯(lián)系線的一端只標(biāo)一個(gè)數(shù)字。在REA模型圖中，連線的兩端需要各標(biāo)記兩個(gè)數(shù)，分別表示可能聯(lián)系的個(gè)體數(shù)的最小值和最大值，且最小值可以為O，最大值用n來表示。
對(duì)象1(最小值，最大值)-(最小值，最大值)對(duì)象2，可從下面的過程得到對(duì)象1和對(duì)象2旁邊的最小基數(shù)和最大基數(shù):選擇對(duì)象2的一個(gè)實(shí)體，找出與對(duì)象2中的實(shí)體相關(guān)的對(duì)象1中的實(shí)體，并判斷該實(shí)體的最小數(shù)目和最大數(shù)目，得到對(duì)象1旁邊的最小基數(shù)和最大基數(shù)。反之，選擇對(duì)象1的一個(gè)實(shí)體，找出與對(duì)象1中的實(shí)體相關(guān)的對(duì)象2中的實(shí)體，并判斷該實(shí)體的最小數(shù)目和最大數(shù)目，得到對(duì)象2旁邊的最小基數(shù)和最大基數(shù)[4]。在許多資料里，為了使圖面不致過于繁雜，往往不標(biāo)聯(lián)系數(shù)。然而，在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫以實(shí)現(xiàn)模型時(shí)，就需要由聯(lián)系數(shù)確立對(duì)應(yīng)表文件的主外鍵，這點(diǎn)在下文會(huì)有印證。
例如，在供應(yīng)商-采購事件關(guān)系中，供應(yīng)商(1，1)采購交易(0，n)則表示一個(gè)供應(yīng)商可以與多項(xiàng)采購交易相連，也可以不參與任何一項(xiàng)采購交易(即只是個(gè)潛在的客戶);每一項(xiàng)采購交易至少且只能有一個(gè)供應(yīng)商。
3基于REA模型的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
在上文中已介紹借助REA模型建立財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)所需經(jīng)歷的邏輯設(shè)計(jì)階段，接著便是物理實(shí)現(xiàn)階段，亦即通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)REA模型圖中的業(yè)務(wù)流程。在此步驟中，需將REA模型的每一個(gè)實(shí)體轉(zhuǎn)換為一個(gè)關(guān)系，實(shí)體名對(duì)應(yīng)關(guān)系名稱，實(shí)體屬性對(duì)應(yīng)關(guān)系屬性，并將唯一能標(biāo)識(shí)表中每一行特殊性的鍵屬性定義為主鍵。關(guān)系中的鍵屬性是實(shí)現(xiàn)聯(lián)系的主要手段:將一個(gè)關(guān)系中的鍵屬性放到其他相關(guān)關(guān)系中，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)關(guān)系的聯(lián)系。放到其他相關(guān)關(guān)系中的鍵屬性稱為外鍵。外鍵的作用是聯(lián)系關(guān)系，使得到的表共同存儲(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并產(chǎn)生有用的信息，繼而給出表的結(jié)構(gòu)完成數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)。例如，在采購事件中，將采購訂單主體作為關(guān)系名稱，將唯一標(biāo)示訂單特殊性的訂單事件號(hào)作為主鍵;將與其他表有關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商號(hào)、雇員(采購人員)號(hào)作為外鍵，保證表間查詢的完整性。
至此，基于REA模型的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)模型已建立。由于篇幅有限，本文僅以采購支付循環(huán)為例，其他各財(cái)務(wù)模塊建模方法一樣，不再贅述。通過比較可以看出，相對(duì)于用友U8.72的采購支付過程，經(jīng)REA模型下優(yōu)化的系統(tǒng)存儲(chǔ)的是面向業(yè)務(wù)流程的初始形態(tài)數(shù)據(jù)，體現(xiàn)了濟(jì)事件二元關(guān)系的結(jié)構(gòu)化特征。此外，該系統(tǒng)解決少了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)缺少業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的問題。例如，當(dāng)請(qǐng)購審批事件不通過時(shí)，如果是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，由于缺少了諸如市場(chǎng)調(diào)研以及對(duì)潛在供應(yīng)商的評(píng)價(jià)等方面的內(nèi)容，無法直接從系統(tǒng)查出申請(qǐng)通不過的原因[5];而REA模型下的系統(tǒng)由于將外部參與者供應(yīng)商，以及雖不直屬財(cái)務(wù)系統(tǒng)，但是也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)增值過程中的重要環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也加入到系統(tǒng)中，使得決策者能夠在第一時(shí)間查找到審批失敗原因，為管理者提供了更全面的決策建議，能夠適應(yīng)當(dāng)前日益多樣化、個(gè)性化的信息需求的現(xiàn)狀。
4結(jié)論
本論文是關(guān)于REA模型的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建研究，屬于綜合會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)、信息技術(shù)學(xué)三種理論的研究范疇。通過對(duì)REA會(huì)計(jì)模型的深入研究，構(gòu)建了一個(gè)比較完善的新型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，并以采購應(yīng)付循環(huán)為核心貫穿論文始末，分析了REA模型下的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)較傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件所具備的優(yōu)勢(shì)。
REA財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的著眼點(diǎn)在于產(chǎn)生符合各種綜合程度要求的信息，為企業(yè)管理者提供更豐富的選擇。作為今后幾十年財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的發(fā)展方向，雖然REA模型及理論仍有許多待改進(jìn)之處，但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的日臻成熟，問題將逐步得到解決。REA財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的發(fā)展符合以技術(shù)手段引領(lǐng)財(cái)務(wù)理論發(fā)展的趨勢(shì)，它也必將成為未來財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和企業(yè)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)所采用的主流形式。
參考文獻(xiàn)：
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