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試論企業(yè)合同管理制度
合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。
摘要:在創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的背景下，作為國民經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)力量以及企業(yè)創(chuàng)新關(guān)鍵主體的國有企業(yè)，理應(yīng)成為實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的主要依靠力量。合同是公司從事經(jīng)營活動(dòng)取得經(jīng)濟(jì)利益的重要紐帶，與此同時(shí)合同也可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛。所以作為現(xiàn)代企業(yè)的合同管管理的內(nèi)容就十分重要。做好企業(yè)合同的簽訂履行以及管理尤為重要。公司簽訂合同，必須遵守國家法律法規(guī)、相關(guān)政策，貫徹平等自愿、互惠互利、協(xié)商一致的原則。
關(guān)鍵詞:企業(yè);合同管理;合同簽訂流程
一、合同管理的職責(zé)
1、公司合同管理由風(fēng)控管理部門、合同主辦部門、其它協(xié)作部門分別行使職權(quán)，各部門之間行使職權(quán)應(yīng)遵循職責(zé)明確、相互配合、嚴(yán)禁推諉等原則。
2、公司風(fēng)控部為合同審核部門，根據(jù)國家合同法律法規(guī)對本制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充。并且負(fù)責(zé)根據(jù)《合同法》解釋本合同管理規(guī)章制度;負(fù)責(zé)審核公司的對外合同、協(xié)議;負(fù)責(zé)監(jiān)督、跟蹤的合同履行情況;負(fù)責(zé)對合同的原件或復(fù)印件等的存檔、備案監(jiān)督工作;指導(dǎo)各部門合同管理人員的工作;其他相關(guān)合同管理工作。
3、公司業(yè)務(wù)部門和各職能部門為合同主辦部門，負(fù)責(zé)草擬本部門合同;負(fù)責(zé)調(diào)查合同的對方當(dāng)事人資信;負(fù)責(zé)進(jìn)行合同的談判;負(fù)責(zé)辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù);負(fù)責(zé)執(zhí)行合同條款;負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)合同糾紛;根據(jù)風(fēng)控部對合同修改的建議和意見，進(jìn)行修改和完整合同;負(fù)責(zé)保管、存檔合同及附件的復(fù)印件;其他相關(guān)合同管理工作。
二、合同簽訂流程
若是合同簽訂的流程不規(guī)范，合同中約定不夠清晰，以及文字表達(dá)不準(zhǔn)確，會使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套，引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛，給企業(yè)造成巨大損失。若是合同簽訂的流程不規(guī)范并合同中約定不夠清晰，以及文字表達(dá)準(zhǔn)確，會使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛給企業(yè)造成巨大損失。將企業(yè)的合同作成格式化固定版本的合同，對雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經(jīng)濟(jì)往來。當(dāng)然，簽訂合同時(shí)對雙方合意的目標(biāo)指向物也應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的約定，而不應(yīng)當(dāng)是含糊不清的。如果沒有認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查說明合同條款事項(xiàng)，僅憑簽訂的不明確和不利于我方的合同，合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，只能受既判法律文書的約束，承受合法的“不法”侵害。
1、合同訂立時(shí)由風(fēng)控部門提供草擬的合同范本，由合同主辦部門根據(jù)實(shí)際情況在合同中填寫數(shù)量、單價(jià)、金額、費(fèi)率等基本情況，若合同范本不能滿足此筆業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，需提出增加/刪除/變更條款的，由合同主管部門提出，經(jīng)風(fēng)控部審核后方可調(diào)整合同條款。風(fēng)控部門未提供某一類具體的合同范本的，合同主辦部門就上述合同草擬后進(jìn)行會審。經(jīng)會審?fù)ㄟ^后，由合同主辦部門進(jìn)行合同草擬。
2、合同內(nèi)容確認(rèn)，由合同談判由合同主辦部門負(fù)責(zé)。重大合同需有風(fēng)控部相關(guān)人員參與合同談判。合同談判涉及其他部門的，其他部門應(yīng)當(dāng)予以積極配合;合同談判時(shí)應(yīng)當(dāng)爭取合同文本的起草權(quán)。取得合同文本起草權(quán)的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備草擬合同，草擬合同經(jīng)風(fēng)控部進(jìn)行審核無誤后與對方簽訂合同。已有模板的合同并且合同條款及內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)相符的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)填寫合同。合同必須采用書面形式確認(rèn)。(1)部首部分：當(dāng)事人的基本狀況：載明當(dāng)事人各方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。訂立合同的我方主體必須是公司，不得以部門名義簽訂合同。合同當(dāng)事人的名稱、法定代表人、公章應(yīng)當(dāng)與對方當(dāng)事人的有效證件等資信材料載明的情況保持一致。(2)正文部分：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，產(chǎn)品買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、等級等內(nèi)容;流程服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求。
三、合同履行的監(jiān)督管理
簽訂合同的主要目的是有效的保障合同正常執(zhí)行，在有效范圍內(nèi)控制違約的發(fā)生，所以對合同的履行監(jiān)督尤為重要。通過對合同的履行監(jiān)督可以第一時(shí)間掌握合同執(zhí)行的情況，以及合同中發(fā)生的問題，對于發(fā)生的問題在第一時(shí)間掌握，爭取到了損失控制的時(shí)間，排除障礙減少了違約的發(fā)生。
1、合同簽訂完畢以后，合同主管部門應(yīng)當(dāng)立即聯(lián)系有關(guān)部門準(zhǔn)備并完成履行合同工作。
2、合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實(shí)際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門人員應(yīng)全面、及時(shí)履行合同。合同主辦部門應(yīng)實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，如有履行不及時(shí)或其他問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門反映，并要求按合同要求完成履行，必要時(shí)可直接上報(bào)總經(jīng)理。
3、公司任何部門或者人員發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不按照合同約定履行的，應(yīng)當(dāng)立即通報(bào)合同主辦部門，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在法定或者合同約定期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面催促履行或者按照合同當(dāng)中的違約條款提出索賠。催促履行合同和索賠函件送交對方當(dāng)事人之前，應(yīng)經(jīng)風(fēng)控部審核。
4、任何部門或者人員收到對方當(dāng)事人提出的催促履行合同和索賠函件的，應(yīng)當(dāng)立即送交合同主辦部門，由公司風(fēng)控部協(xié)助合同主辦部門處理。
四、合同檔案管理
(一)建立合同檔案范圍
主要有合同正本及附件原件和復(fù)印件;資信調(diào)查材料原件和復(fù)印件;合同審核、批示材料;談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件，包括信函(含信封)、電報(bào)、傳真、電子郵件等;合同談判、變更和履行過程中簽訂的意向協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等;爭議處理過程中形成的和解協(xié)議書、仲裁調(diào)解書、仲裁裁決書、決定書、民事裁定書、民事判決書等;其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。
(二)已履行完成的合同檔案保管要求：
1、正式合同保管。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理合同檔案，依照合同編號，確定合同檔案資料齊全，向行政部提交一份材料清單，經(jīng)行政部確認(rèn)后，由合同主辦部門向行政部移交原件，由行政部裝訂立卷并予以保管。
2、空白合同保管。根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，任何部門和個(gè)人攜帶未標(biāo)明內(nèi)容的合同模板和內(nèi)容不完整的空白合同外出簽訂需到行政部，按照合同/協(xié)議編號進(jìn)行登記備案。若所領(lǐng)用的合同與對方已經(jīng)簽訂，則由經(jīng)辦人到行政部核銷合同編號標(biāo)注合同已簽。若所領(lǐng)用空白合同沒有簽訂，行政部每月最后一天對尚未簽訂空白的合同進(jìn)行收回，若有特殊原因空白合同需要留在經(jīng)辦人處的，行政部門在合同領(lǐng)用登記表上加以注明原因。若已經(jīng)領(lǐng)用空白合同的經(jīng)辦人員辦理離職，行政人員應(yīng)將領(lǐng)用的空白合同收回，否則不予辦理離職手續(xù)。
五、對于合同管理的建議與對策
1、現(xiàn)代企業(yè)管理中必須提高合同管理理念，各個(gè)企業(yè)必須從思想上真正認(rèn)識合同管理的重要性，將企業(yè)各項(xiàng)工作真正納入合同管理范疇。企業(yè)各個(gè)職能部門對合同的管理要堅(jiān)持不懈，可以通過培訓(xùn)等形式提高全員對合同管理的理念。讓員工按照合同的要求執(zhí)行，形成全體員工自覺執(zhí)行額行為。對于合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，使得合同的管理要覆蓋到企業(yè)每個(gè)層次上去。對于合同管理的部門應(yīng)當(dāng)明確其工作內(nèi)容職責(zé)范圍，建立一套科學(xué)有效的工作體系。最終能形成從合同談判、合同擬定、風(fēng)控審核、合同簽訂、合同執(zhí)行以及合同監(jiān)督的有效運(yùn)行體系。明確合同的管理流程。對合同要明確職責(zé)，杜絕扯皮推諉。
2、建立健全規(guī)章制度。要使得合同管理中具有規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化等。第一要完善合同的制度和章程，對合同的管理方面有章可循。對于合同的管理的內(nèi)容包含合同的檔案歸口管理問題，合同的資信調(diào)查問題，合同的簽訂，合同的風(fēng)控審核，合同的簽訂審核，合同的領(lǐng)用備查及登記，合同的范本管理以及合同專用章的管理、合同的履行糾紛的解決方式等等。
3、重視合同審查管理。對于合同的項(xiàng)目背景調(diào)查、合同的談判、合同的草擬、合同的變更及修改、合同的簽訂以及合同的履約等全過程的嚴(yán)格風(fēng)控及管理。注重合同內(nèi)容的分析，對于合同的分析主要有合同的合法合規(guī)性分析，另一個(gè)合同的完備性分析主要審查合同條款是否齊全，對各項(xiàng)問題的規(guī)定是否有遺漏，合同的用詞是否嚴(yán)謹(jǐn)。4、對于合同的變更予以重視。合同變更意味著增加企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)或者經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，在合同變更中對于變更條款應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核，對于隱藏條款應(yīng)當(dāng)予以在合同中明確表明。對于變更后可能發(fā)生的損害，公司的風(fēng)險(xiǎn)控制部應(yīng)當(dāng)對可能發(fā)生的情況充分估計(jì)，已評估合同變更后帶來的風(fēng)險(xiǎn)是否可控。現(xiàn)代企業(yè)的合同管理制度不再是簡單的要約、承諾、簽訂等內(nèi)容，而是全方位的科學(xué)的企業(yè)管理制度中的重要組成部分，將為企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益提高帶來巨大推動(dòng)。
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