檔案信息化與計算機研究論文

　　1 檔案信息化的重要性

　　檔案信息化無論是在哪種企業(yè)或者學(xué)校都有一定的影響，尤其是對學(xué)校的影響�，F(xiàn)在日益增加的過程中，信息化對學(xué)校的管理起著很重要的作用。檔案管理作為一們基本的學(xué)科，對社會的發(fā)展有著一定的作用。高校中的檔案是有關(guān)部門檢查時的證據(jù)，也是高校在開展教育時所用到的材料，所以，檔案對高校有著一定的影響。

　　2 檔案信息化的管理

　　檔案管理在不斷的發(fā)展中，曾經(jīng)注重的是對檔案的整體進(jìn)行合理的歸類，很好的保障了檔案的真實性。檔案信息管理不僅僅提高了人們的重視，也促進(jìn)了社會的發(fā)展。因此，檔案管理簡單的理解為通過不同的形式保留值得收藏的內(nèi)容，這樣也很好的發(fā)揮檔案信息的功效。依據(jù)報道的提出，里面很清楚的說明檔案信息化應(yīng)該得到統(tǒng)一，具有較好的安全性。對檔案信息的管理，可以提高信息化的發(fā)展，促進(jìn)社會的建設(shè)。

　　3 檔案信息化的建設(shè)

　　有很多的因素包含在內(nèi)檔案建設(shè)中，比如對檔案中的信息能進(jìn)行合理的分類和保存，通過計算機對資料進(jìn)行合理的建設(shè)等一系列的內(nèi)容。所以，不單單是把不同的檔案整理通過互聯(lián)網(wǎng)的形式整理在一起，而是要來自不同地方進(jìn)行合理的收集，最終促進(jìn)信息化建設(shè)的順利完成。相關(guān)人員在進(jìn)行信息化建設(shè)時，可能會出現(xiàn)不同的問題，比如：工作任務(wù)量大人員不夠等情況，所以要制定合理的政策保障檔案信息化的順利建設(shè)。

　　4 檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)的優(yōu)勢

　　隨著檔案形式不斷的增多，不能僅限于傳統(tǒng)的方法進(jìn)行保存，這樣不僅僅會浪費很大的空間，而且還要對每個資料都做好資料，加重了工作人員的負(fù)擔(dān)。在使用資料的時候還要把資料找出來，也浪費了較多的時間。但是，在計算機可以儲存大數(shù)據(jù)的信息材料，這樣就可以把信息輸入到計算機中去，方便提取信息的人找資料就可以快速的完成，大大節(jié)省了時間也提升了工作的進(jìn)展。所以，筆者多年經(jīng)驗對計算機使用中的優(yōu)點描述了幾點，希望可以對相關(guān)人員得到幫助。

　　4.1 通過計算機整理檔案，對儲蓄空間有很大的優(yōu)勢

　　計算機的儲存量很大，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展資料不斷的增多，這樣就需要大量的空間去儲存檔案。所以，計算機很好的解決了這一問題而且還可以節(jié)約資金。

　　4.2 使用計算機來對檔案進(jìn)行管理，可以讓檔案的查找更加的簡單、方便

　　要是利用以前的方法來對檔案進(jìn)行管理，檔案查找的過程中浪費更多的時間以及檔案查找的不準(zhǔn)確等現(xiàn)象經(jīng)常會發(fā)生。而在檔案信息化管理過程中使用計算機技術(shù)可以改善對檔案信息進(jìn)行深入加工的功能，達(dá)到對檔案信息深入開發(fā)的目的。

　　4.3 使用計算機來對檔案做出管理，能夠讓檔案在進(jìn)行修改，做出補充，復(fù)制以及傳輸?shù)确矫娓�加的方�?/p>

　　檔案的儲存一般是由幾個部分組成，如設(shè)計圖紙，文字信息，照片以及錄像帶等等，而以往檔案管理方法的管理質(zhì)量往往會受到很多因素的影響，如天氣情況、自然災(zāi)害等，這些都給檔案的管理帶來很大的安全隱患。

　　5 在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)存在的問題

　　在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　5.1 檔案在電子管理方面相對比較弱

　　其中主要體現(xiàn)兩大方面：軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施。硬件是檔案在電子管理過程中要用的計算機設(shè)備。一般來說，對于硬件設(shè)備的投入相對來說比較大，這樣就造成了硬件設(shè)備不足。硬件設(shè)備不充足，會給紙質(zhì)檔案在歸納分析，加工處理以及相互轉(zhuǎn)化等方面帶來很大的影響，從而造成簡單、快鍵以及高效率的電子化檔案管理工作沒有辦法進(jìn)行下去。而軟件是對檔案管理過程中的每個環(huán)節(jié)所制定的一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。如果標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范不能統(tǒng)一下來，就會加大檔案匯總和歸整的難度系數(shù)，對檔案的傳輸、查找和借鑒起到很大的限制作用。

　　5.2 企業(yè)或單位相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需要提高

　　要想成為一名優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，不但要對計算機的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，還要能夠熟練使用各種類型的辦公設(shè)備，把一些有價值的檔案資料及時、并且有效的交到檔案使用人員的手里。這些都要求檔案管理的相關(guān)工作人員要具備很高的綜合素質(zhì)。

　　6 在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)的重要性

　　在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　6.1 它是世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的必要途徑

　　伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程步伐的不斷加速，信息已經(jīng)是影響經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、社會不斷進(jìn)步以及企業(yè)能否生存的主要因素。所以，我們必須要對計算機技術(shù)在檔案信息化管理中的使用給予高度的重視，提高檔案信息化管理的建設(shè)速度，同時還要加快完成檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享。

　　6.2 它是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一大趨勢

　　企業(yè)檔案的管理屬于是一種基礎(chǔ)性的工作，在現(xiàn)代化的建設(shè)當(dāng)中有著極其重要的作用，同時它的地位也非常的高。在檔案信息化管理當(dāng)中使用計算機技術(shù)，可以進(jìn)一步提高檔案信息化管理的建設(shè)速度，是檔案管理未來發(fā)展的一大趨勢。

　　結(jié)束語

　　通過上面論述的文章我們可以看出計算機與檔案管理存在著很密切的聯(lián)系。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，計算機的應(yīng)用對檔案管理起到了很重要的作用，也充分的體現(xiàn)了計算機的優(yōu)勢。合理的運用計算機能夠提高檔案管理的工作效率，而且計算機儲存空間很大，可以很好的滿足工作人員對資料的保存，在查找資料時能夠得到很多的方便，節(jié)約了成本，也保證了資料不被丟失等問題的發(fā)生。所以，合理的利用計算機可以很好的管理檔案，在技術(shù)不斷的發(fā)展中，結(jié)合當(dāng)代的信息化，可以很好的服務(wù)于社會。

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