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會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點(diǎn)的演變討論的論文
摘要:分析了手工會計(jì)信息系統(tǒng)與電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中會計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體的演變,闡述了由手工到電算化環(huán)境下會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制問題的特點(diǎn)變化。提出會計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體是我們認(rèn)識和設(shè)計(jì)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系主線的觀點(diǎn)。
關(guān)鍵詞:會計(jì)信息系統(tǒng):內(nèi)部控制:會計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體
一、會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制
會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制指的是由于會計(jì)工作組織或業(yè)務(wù)實(shí)施等方面的原因,所導(dǎo)致的會計(jì)信息失真、不合理、不合法等一系列方面的控制問題。各級管理部門為了保護(hù)國家和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)完整與安全,確保會計(jì)及其他數(shù)據(jù)的可靠,保證國家及企業(yè)所制訂各項(xiàng)方針政策的貫徹與執(zhí)行,以及查錯防弊加強(qiáng)管理等為提高經(jīng)濟(jì)效益所采取的一切制度、方針措施和管理程序,均屬于會計(jì)內(nèi)部控制的范疇。
任何一家企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織,不論其規(guī)模大小和業(yè)務(wù)性質(zhì),也不論其采取何種會計(jì)工作組織程序和信息處理方式,在其會計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中,總是不同程度、不同方面地存在著一定的系統(tǒng)內(nèi)部控制問題。企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問題是企業(yè)整個管理體系中不可分割的重要組成部分。
從傳統(tǒng)的手工會計(jì)到會計(jì)電算化系統(tǒng),系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)沒有變,會計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法沒有變,但由于會計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動化,使得會計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化,由此引發(fā)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)和變化。探討和研究這些特點(diǎn)的演變,有助于我們建立科學(xué)嚴(yán)密的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系。
二、手工環(huán)境下會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的特點(diǎn)
任何一種會計(jì)信息系統(tǒng),其系統(tǒng)的問題風(fēng)險主要產(chǎn)生于會計(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行主體上,因而系統(tǒng)內(nèi)部控制措施的制訂與實(shí)施,也應(yīng)該圍繞這一主體。手工條件下,人是所有會計(jì)業(yè)務(wù)組織和執(zhí)行的主要因素。所以以人為控制實(shí)施主體,是分析理解手工會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點(diǎn)的關(guān)鍵。
1、從會計(jì)工作的組織機(jī)制上來認(rèn)識
在手工條件下,會計(jì)工作的組織形式是以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)來劃分不同的核算職能組。內(nèi)部控制建立的基本原則是職權(quán)、不相容職務(wù)相分離的原則,在這一原則的基礎(chǔ)上,企業(yè)建立各種會計(jì)崗位與機(jī)構(gòu),制訂各級財(cái)務(wù)制度與職責(zé)。不同的人員嚴(yán)格限制在各自特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi),各級主管依制度實(shí)施嚴(yán)密監(jiān)督。通過核對記錄可以追溯任何一個環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題。未經(jīng)授權(quán),任何人員都將難以瀏覽全部的會計(jì)資料。由此形成了手工條件下會計(jì)系統(tǒng)組織制度上的內(nèi)部牽制網(wǎng)。
2、從會計(jì)業(yè)務(wù)處理程序上來認(rèn)識
手工業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),賬、證、表的處理工作分屬于不同的會計(jì)人員完成。為了正確處理每筆會計(jì)業(yè)務(wù),人們在手工業(yè)務(wù)處理程序的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié),設(shè)立了相應(yīng)的稽核制度和審查制度,如賬賬核對、賬證核對、賬表核對、賬實(shí)核對,以及各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施。這些制度和措施的建立,一定程度上保證了會計(jì)資料的正確性和一致性,也保證了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性和合法性,體現(xiàn)了在手工條件下業(yè)務(wù)處理程序內(nèi)部控制的特點(diǎn)。
從以上分析可以看出,手工會計(jì)信息系統(tǒng)中內(nèi)部控制制度的實(shí)施主體都是圍繞著人的因素展開的。
三、電算化條件下會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要特點(diǎn)演變
會計(jì)信息系統(tǒng)電算化,將手工條件下的大部分會計(jì)核算工作,如記賬、算賬、過賬、對賬、計(jì)算產(chǎn)品成本、編制報表等,均集中在電子計(jì)算機(jī)中由會計(jì)軟件來完成。原來手工條件下的會計(jì)部門工作基本上演變?yōu)橹回?fù)責(zé)對原始數(shù)據(jù)的收集、生成、審批、編碼和信息處理結(jié)果的分析和保管方面。
依上圖可以看出,電算化條件下會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題有以下幾個方面的特點(diǎn)變化:
1、會計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體的變化導(dǎo)致了內(nèi)部控制實(shí)施主體的變化
在電算化條件下,盡管計(jì)算機(jī)不能取代全部人工條件下的所有會計(jì)工作,但是,關(guān)鍵的會計(jì)信息處理和業(yè)務(wù)核算工作已由會計(jì)電算化軟件集中代替。于是,會計(jì)工作的執(zhí)行主體演變?yōu)槿伺c電算化軟件兩個因素,且電算化軟件是主要的執(zhí)行因素。這種變化使得會計(jì)電算化系統(tǒng)中的內(nèi)部控制實(shí)施主體也演變?yōu)槿伺c軟件兩個因素,且電算化軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)問題風(fēng)險將成為會計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部控制的主要風(fēng)險。
2、數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)問題是電算化條件下會計(jì)業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的內(nèi)部控制問題
在電算化系統(tǒng)中,所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫,當(dāng)憑證輸入后,系統(tǒng)將自動進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)處理。一旦輸入操作不當(dāng),將會引發(fā)日記賬、明細(xì)賬、總賬、乃至?xí)?jì)報表等一系列的錯誤。因而,數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)?shù)膯栴}控制將是整個會計(jì)電算化業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)。
3、電算化條件下數(shù)據(jù)與責(zé)任的高度集中衍生出一系列重要的內(nèi)部控制問題
手工條件下,會計(jì)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)資料,如憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬等均由不同的責(zé)任人分別記錄并保管。未經(jīng)授權(quán),任何人都難以瀏覽到全部的會計(jì)資料。而在會計(jì)電算化系統(tǒng)中,所有的會計(jì)信息均全部集中于計(jì)算機(jī)中,且由同一套電算化軟件執(zhí)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)處理。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)所導(dǎo)致的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料高度共享的條件下,如果沒有相應(yīng)的內(nèi)部控制措施,這種系統(tǒng)問題所導(dǎo)致的可怕后果是難以想象的。
另外,不同于手工條件下由多個業(yè)務(wù)崗位和多個責(zé)任人獨(dú)立操作所形成的明確責(zé)任分工情況,在電算化條件下,全部責(zé)任高度集中于同一電腦系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)),高度集中于同一電算化軟件系統(tǒng)。這種特點(diǎn)使系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理資料面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀損的巨大系統(tǒng)問題風(fēng)險。因而數(shù)據(jù)與責(zé)任高度集中的內(nèi)部控制是電算化后會計(jì)系統(tǒng)面臨的一系列重要的內(nèi)部控制問題。
4、電算化后會計(jì)資料存儲介質(zhì)的變化導(dǎo)致了會計(jì)資料管理方面的一系列重要內(nèi)部控制問題
會計(jì)信息處理方式的電算化,引發(fā)了會計(jì)信息存儲介質(zhì)的一次革命。原來手工條件下的紙介質(zhì)將由磁性存儲介質(zhì)所代替。磁性存儲介質(zhì)的主要特點(diǎn)是閱讀分析直觀性差、數(shù)據(jù)涂改不留痕跡、忌受潮、忌磁化、忌受熱和忌彎曲等,這些特點(diǎn)和要求使會計(jì)信息系統(tǒng)的資料保存也面臨了一系列新的風(fēng)險問題。
另外,會計(jì)信息系統(tǒng)電算化還引發(fā)了其他一些系統(tǒng)問題風(fēng)險的控制點(diǎn),如系統(tǒng)的不當(dāng)開發(fā)問題、軟件系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)病毒入侵問題、未經(jīng)授權(quán)的軟件調(diào)用和修改問題,以及軟件系統(tǒng)實(shí)施所引發(fā)的審計(jì)問題等。
從以上分析可以看出,會計(jì)電算化使系統(tǒng)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列新的特點(diǎn)變化,這些特點(diǎn)變化,均源于電算軟件這一新的會計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體。它是我們認(rèn)識和設(shè)計(jì)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系的主線。
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