企業(yè)信息化對會計(jì)電算化模式的影響經(jīng)濟(jì)論文
一、企業(yè)信息化的基本思想
企業(yè)信息化的核心是企業(yè)資源計(jì)劃(ERP),它以供應(yīng)鏈管理(SCM)為重點(diǎn),以財(cái)務(wù)成本控制為目標(biāo),通過精心設(shè)計(jì)的物流、資金流、信息流,把從原材料開始到產(chǎn)品服務(wù)整個(gè)過程企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、信息、時(shí)間、空間等資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理。企業(yè)信息化的基本思想是:
1.以業(yè)務(wù)流程重組(BPR)為先導(dǎo)。傳統(tǒng)商務(wù)環(huán)境下,企業(yè)多按職能部門進(jìn)行具體業(yè)務(wù)的運(yùn)作與考核。按專業(yè)職能分別執(zhí)行任務(wù),各自處理信息,阻隔了各部門間的信息交流與信息共享,也降低了具體業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行效率。ERP要求企業(yè)將采購、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、決策等不同部門的工作進(jìn)行有效整合,依物流、資金流設(shè)計(jì)具體業(yè)務(wù)流程,及時(shí)匯總整理每天的營運(yùn)資料,實(shí)時(shí)跟蹤生產(chǎn)過程,處理生產(chǎn)中的動(dòng)態(tài)信息,從而實(shí)現(xiàn)JIT管理和全面質(zhì)量控制,變“結(jié)果管理”為“過程管理”。因此,實(shí)施ERP首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。
2.以供應(yīng)鏈管理(SCM)為重點(diǎn)。ERP在MRPII的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了管理范圍,它把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動(dòng)以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起,形成一個(gè)完整的供應(yīng)鏈,并對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。供應(yīng)鏈跨越了部門與企業(yè),形成了以產(chǎn)品或服務(wù)為核心的業(yè)務(wù)流程,包括原材料供應(yīng)商、產(chǎn)品制造商、分銷商、零售商和最終用戶。SCM從整個(gè)市場競爭與社會需求出發(fā),實(shí)現(xiàn)了社會資源的重組與業(yè)務(wù)的重組,大大改善了社會經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中物流與信息流運(yùn)轉(zhuǎn)的效率和有效性,減少了浪費(fèi),避免了延誤。
3.以客戶關(guān)系管理(CRM)為中心。在以客戶為中心的市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)逐漸由關(guān)注產(chǎn)品轉(zhuǎn)移到關(guān)注客戶上來,尤其是在銷售、市場營銷、客戶服務(wù)和支持等與客戶直接打交道的前臺領(lǐng)域。CRM能幫助企業(yè)最大限度地利用以客戶為中心的資源,并將這些資源集中應(yīng)用于現(xiàn)有客戶和潛在客戶身上。其目標(biāo)是通過縮短銷售周期和降低銷售成本,通過尋求擴(kuò)展業(yè)務(wù)所需的新市場和新渠道,并通過改進(jìn)客戶價(jià)值、客戶滿意度、盈利能力以及客戶的忠誠度等方面來改善企業(yè)的管理。
4.全面整合企業(yè)內(nèi)外部資源。ERP旨在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理模式的調(diào)整以及為企業(yè)提供電子商務(wù)解決方案。它支持敏捷化企業(yè)的組織形式(動(dòng)態(tài)聯(lián)盟)、企業(yè)管理方式(以團(tuán)隊(duì)為核心的扁平化組織結(jié)構(gòu)方式)和工作方式(并行工作和協(xié)同工作),通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)、用戶、供應(yīng)商及其他商貿(mào)活動(dòng)涉及的職能機(jī)構(gòu)集成起來,完成信息流、物流和價(jià)值流的有效轉(zhuǎn)移和優(yōu)化。
二、企業(yè)信息化的一般模式
企業(yè)信息化無固定模式,一個(gè)典型企業(yè)的信息化方案應(yīng)包括前臺的電子商務(wù)應(yīng)用平臺以及后臺以ERP為核心的集成系統(tǒng)。
1.前臺:建立電子商務(wù)應(yīng)用平臺。
(1)建立基礎(chǔ)電子商務(wù)平臺。基礎(chǔ)電子商務(wù)平臺包括企業(yè)的主頁、企業(yè)產(chǎn)品的廣告宣傳、企業(yè)形象的宣傳、企業(yè)服務(wù)內(nèi)容的介紹等。
(2)建立電子商務(wù)應(yīng)用模式。不同企業(yè)具有不同的電子商務(wù)應(yīng)用模式。一是賣方解決方案:生產(chǎn)供應(yīng)商提供基于銷售的門戶站點(diǎn),眾多的買方可以到賣方的網(wǎng)站上進(jìn)行采購。二是買方解決方案:采購商建立自己的采購站點(diǎn),為眾多的供應(yīng)商提供網(wǎng)上供貨的機(jī)會。三是第三方交易平臺模式:在網(wǎng)上以中介形式將供應(yīng)商和采購商聯(lián)系起來,通過向客戶提供會員服務(wù)收取月租費(fèi)或按交易記錄收取交易費(fèi)。
2.后臺:建立以ERP為核心的集成系統(tǒng)。真正信息化的企業(yè),內(nèi)外所有的工作都應(yīng)在統(tǒng)一的信息化平臺上完成。這些內(nèi)容包括企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)、計(jì)算機(jī)集成制造(CIM)、供應(yīng)鏈管理(SCM)、客戶關(guān)系管理(CRM)、電子商務(wù)(EC)、辦公自動(dòng)化(OA)等等。它們之間的關(guān)系如圖所示。
三、會計(jì)信息化系統(tǒng)與會計(jì)電算化系統(tǒng)的比較
為了跟傳統(tǒng)的會計(jì)電算化系統(tǒng)相區(qū)別,我們把企業(yè)信息化環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)稱為會計(jì)信息化系統(tǒng)。會計(jì)信息化系統(tǒng)與會計(jì)電算化系統(tǒng)相比,無論是技術(shù)上還是內(nèi)容上都是一次質(zhì)的飛躍,其意義不亞于從手工會計(jì)系統(tǒng)到會計(jì)電算化系統(tǒng)的飛躍。為了更好地理解企業(yè)信息化對現(xiàn)行會計(jì)電算化模式帶來的影響,先對兩類系統(tǒng)的基本特征作一對比。
1.會計(jì)電算化系統(tǒng)的基本特征。
(1)財(cái)會部門邊界范圍內(nèi)的獨(dú)立信息系統(tǒng)
(2)基于局域網(wǎng)的信息系統(tǒng)
(3)模擬人工業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程的系統(tǒng)
(4)事后核算型系統(tǒng)
(5)與業(yè)務(wù)處理分割的系統(tǒng)
(6)與管理控制分割的系統(tǒng)
(7)無法實(shí)現(xiàn)與企業(yè)內(nèi)其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享
2.會計(jì)信息化系統(tǒng)的基本特征。
(1)企業(yè)邊界范圍內(nèi)的非獨(dú)立信息系統(tǒng)
(2)基于互聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)
(3)業(yè)務(wù)流程重組以后的系統(tǒng)
(4)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理的系統(tǒng)
(5)與業(yè)務(wù)協(xié)同處理的系統(tǒng)
(6)實(shí)時(shí)管理控制的系統(tǒng)
(7)信息高度集成和共享的系統(tǒng)
四、企業(yè)信息化對現(xiàn)行會計(jì)電算化模式的影響
1.對會計(jì)數(shù)據(jù)輸入形式的影響。在企業(yè)信息化環(huán)境下,會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入形式發(fā)生了很大變化。一是書面形式的原始憑證在很多情況下被電子數(shù)據(jù)所代替,如電子商務(wù)產(chǎn)生的交易憑證、商場收款機(jī)采集的銷售憑證、計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)自動(dòng)記錄的生產(chǎn)數(shù)據(jù)等等。二是原始憑證的輸入點(diǎn)在大多數(shù)情況下不在財(cái)會部門,而在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)部門,如采購部門、銷售部門以及辦公自動(dòng)化環(huán)境中。三是大多數(shù)記賬憑證將由會計(jì)電算化系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生。會計(jì)數(shù)據(jù)輸入形式的改變將對傳統(tǒng)會計(jì)崗位的設(shè)置、數(shù)據(jù)處理流程、會計(jì)數(shù)據(jù)資料的生成與管理帶來一系列的變革。
2.對會計(jì)數(shù)據(jù)處理內(nèi)容的影響。傳統(tǒng)會計(jì)數(shù)據(jù)的處理圍繞會計(jì)要素展開,會計(jì)信息主要是價(jià)值信息,最后形成若干通用會計(jì)報(bào)表傳遞給信息使用者。會計(jì)的主要目的是確定資本價(jià)值和最佳收益,信息使用者通過資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等數(shù)據(jù)就可決定決策模式。這種會計(jì)方法的特點(diǎn)是,提供的會計(jì)信息對所有不同信息使用者都是統(tǒng)一的、事先確定的、綜合性的、單一計(jì)量的。在企業(yè)信息化環(huán)境下,數(shù)據(jù)庫信息為整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)共享,它存放的是企業(yè)最基本的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)的數(shù)據(jù),而不是按會計(jì)要素進(jìn)行貨幣計(jì)量并分類、歸并和綜合化的數(shù)據(jù)。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力,使會計(jì)信息化系統(tǒng)在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的綜合系統(tǒng)地位得到加強(qiáng),由原來的以提供日常核算資料為主,發(fā)展到對企業(yè)的各類管理人員提供信息。另外,基于互聯(lián)網(wǎng)的會計(jì)信息化系統(tǒng)的發(fā)展,也大大擴(kuò)展了會計(jì)數(shù)據(jù)處理的時(shí)空范圍,遠(yuǎn)程處理、實(shí)時(shí)監(jiān)控成為可能。
3.對數(shù)據(jù)處理流程的影響。在企業(yè)信息化環(huán)境下,數(shù)據(jù)處理流程發(fā)生了很大變化。一是數(shù)據(jù)處理流程的起點(diǎn)由財(cái)會部門的憑證輸入點(diǎn)擴(kuò)展至企業(yè)的業(yè)務(wù)源頭,進(jìn)入系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確與否。二是日常的會計(jì)數(shù)據(jù)處理和信息輸出均由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行,除非出現(xiàn)計(jì)算機(jī)安全問題,計(jì)算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)處理一般是不會出差錯(cuò)的。也就是說,只要保證輸入的正確性,一般也就保證了處理和輸出的正確性。因此,在計(jì)算機(jī)內(nèi)部沒有必要模仿手工處理流程進(jìn)行賬賬核對和試算平衡處理,數(shù)據(jù)處理流程可直接根據(jù)實(shí)際的數(shù)據(jù)流來設(shè)計(jì)。
4.對會計(jì)數(shù)據(jù)生成與管理的影響。企業(yè)信息化以后,會計(jì)數(shù)據(jù)的生成與管理將會發(fā)生很大變化。一是由于集成系統(tǒng)處理總是以最基本的交易事項(xiàng)為處理單元的,因此記賬憑證的數(shù)量將會十幾倍地增加,再打印記賬憑證將會付出較高代價(jià)。二是書面形式的原始憑證或不存在,或分散在企業(yè)的業(yè)務(wù)源頭,再強(qiáng)調(diào)記賬憑證與原始憑證的書面匹配,將會人為增加冗余的業(yè)務(wù)流程和處理工作量。三是隨著社會信息化的發(fā)展,會計(jì)信息的查詢、使用以及財(cái)務(wù)報(bào)表的發(fā)布越來越趨向于網(wǎng)上在線的形式,因此在信息化環(huán)境下,基于書面資料的會計(jì)數(shù)據(jù)生成與管理辦法應(yīng)過渡到基于電子數(shù)據(jù)的會計(jì)數(shù)據(jù)生成和管理辦法。
5.對會計(jì)數(shù)據(jù)處理組織的影響。傳統(tǒng)會計(jì)組織結(jié)合內(nèi)部控制的要求按會計(jì)工作的不同內(nèi)容進(jìn)行劃分,并相應(yīng)地配備會計(jì)人員開展數(shù)據(jù)處理工作。在會計(jì)電算化系統(tǒng)中,原先由會計(jì)人員分工完成的許多內(nèi)容都由計(jì)算機(jī)集中自動(dòng)地完成,因此組織形式和人員配備必然會發(fā)生較大變化。尤其是當(dāng)企業(yè)信息化發(fā)展到一定程度和規(guī)模時(shí),會計(jì)信息化系統(tǒng)將完全融合于整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)中,企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)的部門界線、數(shù)據(jù)處理職能分隔將越來越模糊。屆時(shí),企業(yè)會計(jì)組織內(nèi)部乃至于整個(gè)企業(yè)組織內(nèi)部的崗位職責(zé)都需要重新定義和組合。
6.對內(nèi)部控制的影響。在企業(yè)信息化環(huán)境下,會計(jì)數(shù)據(jù)更多地表現(xiàn)為電子數(shù)據(jù)的形式,日常業(yè)務(wù)及其管理工作一般按規(guī)范的流程開展。傳統(tǒng)的以部門控制為主的控制模式不再有效,而必須建立新的以保證計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全為目標(biāo)的內(nèi)部控制制度,如新的人員職責(zé)分工制度、憑證傳遞審核制度、軟硬件管理制度等。同時(shí),需要用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)來實(shí)施內(nèi)部控制措施,如人員操作口令控制、軟件和數(shù)據(jù)的加密技術(shù)、會計(jì)數(shù)據(jù)自動(dòng)檢測程序等。當(dāng)會計(jì)信息化系統(tǒng)發(fā)展到基于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用層次時(shí),內(nèi)部會計(jì)控制的范圍將從會計(jì)組織內(nèi)部擴(kuò)展到整個(gè)企業(yè)組織乃至全社會。
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