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企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制分析論文
隨著我國(guó)社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，另外加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及財(cái)務(wù)工作的特殊性，企業(yè)會(huì)計(jì)方面有關(guān)內(nèi)部控制也有了巨大的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)共同掌控內(nèi)部控制的模式，顛覆了傳統(tǒng)的純粹依靠人力控制的老舊模式。會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了極大的便利性，使會(huì)計(jì)人員摒棄了依靠紙張來(lái)做賬的模式，進(jìn)而以計(jì)算機(jī)代替紙質(zhì)操作的模式。所以，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化和內(nèi)部控制等之間的概念和關(guān)系應(yīng)該要正確的掌握和了解。并在充分了解的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的存在，并找出解決問(wèn)題的措施，使企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理的內(nèi)部控制工作進(jìn)一步加強(qiáng)。
1會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制
通過(guò)電子計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化就能夠充分的實(shí)現(xiàn)。在信息數(shù)據(jù)處理方面，會(huì)計(jì)電算化相對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式來(lái)講，其精確度得到了有效的提高，并且工作的效率也得到了大大的提升。企業(yè)自身管理方面也更加便捷，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力也有所增強(qiáng)。相對(duì)于傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制來(lái)講，企業(yè)電算化的內(nèi)部控制要求更高。第一方面，由于電算化可以節(jié)省大量的人力資源，所以，現(xiàn)階段的工作通常都是非常的依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣就會(huì)將責(zé)任過(guò)于集中在某一個(gè)方面，責(zé)任過(guò)于集中會(huì)增加風(fēng)險(xiǎn)的概率。第二方面，應(yīng)將企業(yè)內(nèi)部控制的處理數(shù)據(jù)規(guī)范化，確保數(shù)據(jù)信息能夠準(zhǔn)確無(wú)誤，尤其是針對(duì)初始的數(shù)據(jù)資料，更要規(guī)范處理。第三方面，由于所有的數(shù)據(jù)基本上都是通過(guò)電算化來(lái)操作的，因此，資料一般都保存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)存當(dāng)中，而計(jì)算機(jī)的故障通常會(huì)在毫無(wú)防備的情況下出現(xiàn)。此外，病毒的入侵也是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)常常遇見(jiàn)的重大威脅。所以，要想保證企業(yè)會(huì)計(jì)電算化安全的管理，就應(yīng)該首先加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制。
2會(huì)計(jì)電算化管理中內(nèi)部控制的問(wèn)題
在我國(guó)，已經(jīng)有越來(lái)越多的企業(yè)正在使用會(huì)計(jì)電算化，但是，就企業(yè)電算化管理方面，問(wèn)題非常突出，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1企業(yè)會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱
2.1.1會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有系統(tǒng)的管理和控制
我國(guó)的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有形成一種有效的管理模式和良好的控制制度。例如，我國(guó)的財(cái)政部門(mén)有規(guī)定，單位只有達(dá)到了一定的條件，才可以利用計(jì)算機(jī)記賬，對(duì)于一些達(dá)不到相關(guān)要求且內(nèi)部管理制度不健全的企業(yè)單位，和一些使用不同會(huì)計(jì)軟件的外資企業(yè)，對(duì)其進(jìn)行執(zhí)行監(jiān)控的過(guò)程非常不方便。
2.1.2職責(zé)分工不明確
企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，相關(guān)的維護(hù)人員的數(shù)量有所增加，但是在崗位制度的制定方面比較落后，電算化的分工與之前沒(méi)有任何的分別，但實(shí)際上原有的分工并不能適用電算化的要求，導(dǎo)致分工不明確的現(xiàn)象發(fā)生。
2.1.3操作中存在風(fēng)險(xiǎn)
由于在分工方面出現(xiàn)不明確的現(xiàn)象，相應(yīng)的控制措施并不明確，監(jiān)督力度不夠，造成越權(quán)行為的出現(xiàn)。并且會(huì)計(jì)各個(gè)崗位的人員容易對(duì)職責(zé)工作上懈怠，最終問(wèn)題出現(xiàn)以后，難以追究相應(yīng)崗位上的責(zé)任，給企業(yè)帶來(lái)較大的損失。
2.1.4維護(hù)中存在風(fēng)險(xiǎn)
在使用計(jì)算機(jī)的過(guò)程中，企業(yè)相關(guān)人員一般只是簡(jiǎn)單的對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件方面進(jìn)行維護(hù)，對(duì)重要數(shù)據(jù)的安全性方面的維護(hù)較少，尤其是出現(xiàn)了電算化系統(tǒng)之后，維修的過(guò)程并不規(guī)范，沒(méi)有進(jìn)行申報(bào)與記錄，這無(wú)形增加了數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)的正規(guī)化管理非常不利。
2.1.5檔案的保管存在問(wèn)題
就企業(yè)的電算化而言，企業(yè)的信息安全直接與檔案的保管掛鉤，然而，并不是每個(gè)企業(yè)都能夠?qū)n案進(jìn)行妥善的保管，首先表現(xiàn)在企業(yè)沒(méi)有重視會(huì)計(jì)電算化的檔案建立，很多企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠強(qiáng)烈，企業(yè)，一些企業(yè)建立電算化的檔案之后，在管理的過(guò)程中又過(guò)于隨意，沒(méi)有委派專(zhuān)人按照一定的規(guī)格來(lái)保管，這樣在差錯(cuò)出現(xiàn)時(shí)，責(zé)任的劃分非常不明確，另外，防病毒的軟件沒(méi)有正確投入使用，給不法分子鉆漏洞的機(jī)會(huì)，增加了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。
2.2會(huì)計(jì)電算化的軟件控制不安全
2.2.1軟件的安全性低
很多企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)存在不安全的現(xiàn)象，缺乏安全加密措施，會(huì)計(jì)軟件本身的程序控制缺乏效力，并且，大量的漏洞存在于會(huì)計(jì)軟件當(dāng)中，系統(tǒng)的安全性也就得不到相應(yīng)的保障。
2.2.2核算環(huán)節(jié)之間交流不夠
由于核算環(huán)節(jié)之間缺乏交流，所以企業(yè)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，這就導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在信息處理上的先進(jìn)性受到阻礙，另外，由于一些會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)信息系統(tǒng)不能自己完全實(shí)現(xiàn)內(nèi)部自動(dòng)的轉(zhuǎn)換相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，一些子系統(tǒng)只能通過(guò)人工輸入的方式建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這也使操作過(guò)程中的錯(cuò)率率被增加。從而也增加了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的難度。
2.2.3部分功能與內(nèi)部控制不相符
企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中，計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中的信息被篡改之后是不易察覺(jué)的，這樣會(huì)給企業(yè)帶來(lái)無(wú)形中的損失，并且，多余功能也可能影響到系統(tǒng)的正常使用。由于數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有進(jìn)行加密，或者沒(méi)有執(zhí)行較為高級(jí)的加密措施，會(huì)導(dǎo)致外界入侵的風(fēng)險(xiǎn)大大提高。
2.2.4電算化軟件缺乏實(shí)用性
很多企業(yè)沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的打算，目光非常短淺，所以會(huì)計(jì)電算化軟件的選擇沒(méi)有把握好，一些會(huì)計(jì)電算化的軟件已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，有些會(huì)計(jì)人員對(duì)于軟件的使用流程也不是非常的熟悉，導(dǎo)致很多軟件功能都成了擺設(shè)。相關(guān)部門(mén)的內(nèi)部控制也就失去了應(yīng)有的作用。
2.3人員素質(zhì)有待提升
會(huì)計(jì)電算化會(huì)隨著計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代而發(fā)生變化與更新，現(xiàn)有企業(yè)的會(huì)計(jì)人員不能進(jìn)行電算化的操作，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制實(shí)施難度較大，另外，員工的道德規(guī)范方面也需要依靠監(jiān)督的力量來(lái)控制。
2.4會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的缺乏
企業(yè)的內(nèi)部控制，離不開(kāi)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部審計(jì)，會(huì)計(jì)電算化的監(jiān)督與審核工作等都需要審計(jì)人員共同來(lái)完成，內(nèi)部審計(jì)人員要及時(shí)的研究以及評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的相關(guān)管理和控制制度。但是很多企業(yè)在該環(huán)節(jié)中做得不夠，沒(méi)有落實(shí)該崗位的職責(zé)，以致于影響到企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中內(nèi)部控制制度的完善。
3加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施
3.1加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理工作
3.1.1建立會(huì)計(jì)電算化操作的內(nèi)部控制制度
①不違規(guī)操作，嚴(yán)格按照電算化操作內(nèi)容進(jìn)行操作是會(huì)計(jì)電算化管理人員需要遵循的基本原則。尤其是對(duì)于系統(tǒng)軟件的管理密碼方面一定不能隨意泄漏，并且，常用密碼要經(jīng)常更換；②機(jī)房的安全也要保護(hù)好，不能夠讓計(jì)算機(jī)處于開(kāi)機(jī)的狀態(tài)下離開(kāi)，讓他人擅自闖入進(jìn)行違規(guī)操作和資料的查看，以免給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。
3.1.2完善計(jì)算機(jī)管理制度
保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)作是會(huì)計(jì)電算化工作的前提，因此，要想將企業(yè)電算化管理中的內(nèi)部控制進(jìn)行進(jìn)一步的完善，那么就必須要定期保養(yǎng)計(jì)算機(jī)等設(shè)備。應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)資料做好多重的備份，這樣即使計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，也不用擔(dān)心資料和數(shù)據(jù)的丟失。存放于磁盤(pán)的重要會(huì)計(jì)資料同樣需要進(jìn)行備份，因?yàn)榇疟P(pán)有可能會(huì)存在失竊的現(xiàn)象，所以，備份的資料應(yīng)該單獨(dú)存放。
3.2選擇正確的會(huì)計(jì)軟件
會(huì)計(jì)電算化迅速發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)軟件的選擇直接關(guān)系到會(huì)計(jì)核算工作的質(zhì)量，因此，會(huì)計(jì)軟件的選擇過(guò)程中，主要應(yīng)該講軟件的安全性以及便捷性和適用性等幾個(gè)方面進(jìn)行選擇。
3.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的監(jiān)督
應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)外部審計(jì)法來(lái)進(jìn)行記賬的操作，并且，還可以在網(wǎng)絡(luò)的作用下進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)審計(jì)。
3.4提高企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作人員職業(yè)技能和素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)優(yōu)秀的人才，并且應(yīng)該定期對(duì)員工展開(kāi)相關(guān)崗位的培訓(xùn)。以提高電算化工作人員職業(yè)技能和素質(zhì)。
3.5做好內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作
要想做好內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作，首先就應(yīng)該將崗位的職責(zé)劃分明確，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人頭上，表1為會(huì)計(jì)人員職能劃分表，有了這類(lèi)明確的職責(zé)表，發(fā)生問(wèn)題時(shí)就有人能夠承擔(dān)對(duì)應(yīng)的責(zé)任，而不是互相推脫。然后在檔案管理方面一定要由專(zhuān)人來(lái)管理，防止檔案資料的丟失。
4結(jié)束語(yǔ)
要想做好企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，然后在會(huì)計(jì)電算化的軟件控制方面應(yīng)該加強(qiáng)安全防范措施。最后還需要提高會(huì)計(jì)工作人員的職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制。
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