會計電算化工作的步驟論文
電算化會計信息系統(tǒng)是以電子計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，以電子計算機及其外部設(shè)備為數(shù)據(jù)處理工具，以會計信息為對象而互相聯(lián)系形成的一個系統(tǒng)。它收集、加工、存It、傳輸和利用會計信息，對經(jīng)濟活動進行控制。它的服務(wù)對象主要是現(xiàn)代化企業(yè)組織。電算化會計信息系統(tǒng)是典型的人一機信息管理系統(tǒng)。
電算化會計工作的開展是一項長期的系統(tǒng)工程，為了保證整個工作的順利開展，應(yīng)該采用系統(tǒng)工程的方法逐步展開工作。一般企業(yè)單位電算化會計工作的開展大致分為可行性分析、投資準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備、系統(tǒng)安裝、模擬業(yè)務(wù)運行、平行運行、會計業(yè)務(wù)規(guī)范化、規(guī)章制度的建設(shè)、驗收甩賬和進一步深人展開等階段。
—、準(zhǔn)備工作
可行性分析是開展工作的第一步。電算化會計信息系統(tǒng)是一個現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)，按照現(xiàn)代系統(tǒng)工程思想，開展工作的第一步是提出系統(tǒng)需求報告、進行可行性方案分析和確定系統(tǒng)建設(shè)方案。
投資準(zhǔn)備是在決定開展電算化會計工作時就開始進行的準(zhǔn)備工作。但只有在系統(tǒng)建設(shè)方案確定后，才有了較為準(zhǔn)確的投資預(yù)算。投資包括場地投資、硬件投資、軟件投資、人員培養(yǎng)投資以及試運行階段的各項開支等。電算化會計信息系統(tǒng)的建立，需要投人的資本，少則幾萬元，多則幾十萬元乃至百萬元，在建立電算化系統(tǒng)前，應(yīng)首先做好投資計劃。投資準(zhǔn)備中計算機是非常必要的，但是沒有軟件的'計算機形同廢鐵，一套完美的計算機軟件不僅能夠充分發(fā)揮計算機硬件的能力，更給使用人員帶來極大的方便，而且大大提高整個信息系統(tǒng)輸出信息的質(zhì)量。根據(jù)發(fā)達國家的經(jīng)驗，計算機系統(tǒng)中軟件和硬件的價值比例通常為6：4或7：3。我國是發(fā)展中國家，傳統(tǒng)上知識產(chǎn)權(quán)保護意識比較薄弱。軟件作為高級勞動的產(chǎn)品，其中凝結(jié)著極大的價值，軟件的使用，也將給使用者帶來極大的效益。但由于本身的特點，計算機軟件非常容易被復(fù)制，這給盜版等非法行為提供了便利條件。盜版從表面上看似乎是節(jié)約了使用者的投資，實際上各方面都受到了損害。
為了保護軟件的知識產(chǎn)權(quán)，目前國產(chǎn)的商品化會計核算軟件必須安裝加密卡方能正常運行。安裝成功后，硬盤中的會計核算軟件子目錄中應(yīng)包含全部會計核算軟件文件，文件一般包括賬務(wù)執(zhí)行程序調(diào)用批文件，賬務(wù)主程序批文件，且常處理程序，綜合查詢程序，打印處理程序，會計核算軟件運行環(huán)境設(shè)置程序，賬務(wù)處理程序。會計核算軟件管理程序漢字系統(tǒng)檢測程序，運行環(huán)境設(shè)置；顯示及適配設(shè)置程序調(diào)用批文件，顯示及適配設(shè)置程序等。
會計核算軟件安裝結(jié)束后，要特別注意做好會計核算軟件的適配設(shè)置，會計核算軟件的適配設(shè)置是為了保證購買來的通用會計核算軟件能與使用單位的具體運行環(huán)境適配。在使用電算化會計系統(tǒng)的過程中，可能會發(fā)生一些錯誤，但其中許多錯誤是由于適配設(shè)置不合適造成的。下面筆者歸結(jié)了一些常見的錯誤及處理方法：
1、會計核算軟件無法啟動。一般是由于加密未做好，此時需要檢查加密工作，如果加密沒有問題，就可以査查打印機、鍵盤是否存在故障。
2、命令無法執(zhí)行。原因可能是操作員使用超出權(quán)限，可以根據(jù)實際工作的需要調(diào)整操作員的權(quán)限。
3、系統(tǒng)運行時候死機。可能是適配設(shè)置錯誤，也可能是由于顯示器適配錯誤，需要認(rèn)真調(diào)試。
二、模擬業(yè)務(wù)
在開始使用或改變使用新的會計核算軟件時，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計核算軟件操作說明》，充分理解并掌握軟件提供的每一個功能的含義及操作方法。特別是當(dāng)直接去市場上購買標(biāo)準(zhǔn)軟件時，為確保系統(tǒng)運行的準(zhǔn)確性和可靠性；應(yīng)預(yù)先準(zhǔn)備好一個會計期間的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)內(nèi)模擬運行，并將其運行結(jié)果與人工系統(tǒng)處理結(jié)果對比，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整。模擬業(yè)務(wù)可以達到兩個目的：使操作者熟悉軟件的使用細節(jié)，我們可將之稱為人和軟件之間的磨合’檢驗該會計核算軟件是否適應(yīng)本企業(yè)的核算特點，能否完成本企業(yè)會計核算中的具體要求，即完成軟件與本企業(yè)業(yè)務(wù)的適配。
會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、確定實現(xiàn)電算化會計后的業(yè)務(wù)流程，這是一個很容易被忽視但是非常重要的步驟。原有的會計業(yè)務(wù)處理規(guī)范在手工會計信息系統(tǒng)中可能已經(jīng)被大家接受，所以比較容易貫徹執(zhí)行；但實現(xiàn)電算化會計后，電算化會計信息系統(tǒng)處理對象的內(nèi)容和規(guī)模都發(fā)生了較大變化，尤其是處理方式發(fā)生了根本性的變化。為了適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，對于企業(yè)單位來講。無論采用何種方法建立自己的電算化會計信息系統(tǒng)，都需要重新研究和建立會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范化并確定實現(xiàn)電算化會計后的業(yè)務(wù)流程。具體包括：分析會計業(yè)務(wù)現(xiàn)有情況及未來發(fā)展情況；業(yè)務(wù)改革及相應(yīng)管理制度改革的準(zhǔn)備；會計人員職能崗位的重新分工；整理和調(diào)整會計科目體系，根據(jù)本單位的會計核算要求，整理和調(diào)整會計科目體系；按編制的會計科目整理會計科目的余額。
三、平行運行
在以上準(zhǔn)備做完之后，最好試運行一段時間，檢察系統(tǒng)是否達到要求，如果沒有達到要求應(yīng)做調(diào)整。為了保證新使用的電算化會計信息系統(tǒng)運行無誤，并且按現(xiàn)行制度的要求同時運行一定的時間后直到取得相一致的結(jié)果的時候才能甩掉手工賬；完善有效的規(guī)章制度是電算化會計信息系統(tǒng)安全運行的重要保障，可在平行運行期間逐漸建立并完善各項規(guī)章制度。開展電算化會計工作的一個重要目的是用計算機代替人工記賬，即甩掉手工賬，簡稱甩賬。電算化會計工作驗收是企業(yè)甩賬的一個必要步驟，通常由會計主管（財政商5門主持。通過驗收，企業(yè)才能正式用計算機代替人工進行會計工作。
通過驗收并不意味著企業(yè)單位電算化會計工作的結(jié)束。一個成熟的電算化會計信息系統(tǒng)應(yīng)該是網(wǎng)絡(luò)化的企業(yè)管理信息系的子系統(tǒng)。但是一般企業(yè)單位在開展電算化會計工作之初還是應(yīng)該從單用戶的簡單賬務(wù)報表系統(tǒng)開始起步，積累經(jīng)驗，逐步前進。
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