中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在的問題及措施
我國很多中小企業(yè)在財(cái)務(wù)管理上仍較為陳舊,在進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)沒有根據(jù)自身的需求和市場(chǎng)的發(fā)展進(jìn)行合理的規(guī)劃和發(fā)展。那么,中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化目前存在哪些問題呢?
會(huì)計(jì)電算化在我國已經(jīng)有較長的發(fā)展和應(yīng)用歷史,并且形成了較為完善的應(yīng)用體系。但是對(duì)于我國的中小企業(yè)而言,在會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中還存在較大的問題,無論是在重視程度、應(yīng)用方法還是發(fā)展上都還有較大的提升空間。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用科學(xué)的方法盡快完成對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)和完善,具體措施主要包括完善會(huì)計(jì)電算化管理制度,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí),改變舊觀念,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新,加大對(duì)復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度等方面。
我國會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)歷了幾個(gè)主要的發(fā)展階段。發(fā)展初期,我國企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以財(cái)務(wù)和報(bào)表軟件為主,其功能是進(jìn)行部門報(bào)表和相關(guān)財(cái)務(wù)信息的處理。一般企業(yè)的財(cái)務(wù)部門都會(huì)相應(yīng)的引進(jìn)應(yīng)收賬款和工作數(shù)據(jù)系統(tǒng)來支持會(huì)計(jì)系統(tǒng)的相關(guān)功能運(yùn)轉(zhuǎn)。但在這一階段,企業(yè)將更多的注意力放在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)用性上,忽視了會(huì)計(jì)信息處理的經(jīng)濟(jì)性,在運(yùn)行系統(tǒng)的過程中也沒有合理的控制和處理會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)。用戶對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的了解則少之又少。
與此同時(shí),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在西方發(fā)達(dá)國家的應(yīng)用日益廣泛,并且在財(cái)務(wù)部門的管理工作中起到了良好的效果,企業(yè)管理者開始逐漸認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的重要性,并在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)上投入了更多的資金。由此,企業(yè)會(huì)計(jì)信息的規(guī)模開始擴(kuò)大,一些相應(yīng)的系統(tǒng)也得以開發(fā),其中包括人事信息系統(tǒng)、物流信息系統(tǒng)等。與企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相關(guān)的理論知識(shí)也逐漸得到推廣和普及,
會(huì)計(jì)信息管理成為企業(yè)中一項(xiàng)重要的工作,通常由企業(yè)管理人員成立專門的部門進(jìn)行統(tǒng)籌管理,并測(cè)成立相應(yīng)的信息控制中心和項(xiàng)目管理部門。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開始走向正規(guī)化發(fā)展的道路。
一、會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)中實(shí)施應(yīng)用的現(xiàn)狀
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中,中小企業(yè)發(fā)揮了越來越重要的作用,同時(shí)也是整個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中最具活力的部分,推動(dòng)著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的到來,中小企業(yè)也面臨著會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的要求,但是由于中小企業(yè)自身在生產(chǎn)規(guī)模、資金儲(chǔ)備方面的缺陷,要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)還是有較大的困難的。
當(dāng)前,中小企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化過程中面臨的主要問題就是信息技術(shù)的不足。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)質(zhì)就是用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工會(huì)計(jì)核算。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的支持下,企業(yè)的會(huì)計(jì)核算不僅在效率上有所提高,在工作質(zhì)量上也會(huì)有顯著的改善,能夠從整體上提高企業(yè)的工作效率,對(duì)企業(yè)的管理有著極大的意義。而在中小企業(yè)中,會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用時(shí)間并不長,在應(yīng)用方法和管理理念等方面都還有一些問題,在很多中小企業(yè)中甚至還沒有開始會(huì)計(jì)電算化的推行。
在中小企業(yè)推行會(huì)計(jì)電算化的過程中,最突出的問題是財(cái)務(wù)管理工作的不規(guī)范,操作方式上仍然以手工操作為主,錯(cuò)誤較多,數(shù)據(jù)的管理也不夠規(guī)范,存在隨意更改財(cái)務(wù)信息的現(xiàn)象。此外,大多數(shù)中小企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的意義理解不夠深入全面,再加上受到資金的限制,在會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行上積極性不高。
二、中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的重要意義
(一)減輕會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)工作效率
在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化操作后,中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作自動(dòng)化程度都會(huì)顯著提升,許多原本需要人工操作的環(huán)節(jié)都可以利用計(jì)算機(jī)控制完成,從而極大的提高了工作的效率,還能減少工作人員的工作負(fù)擔(dān),將更多的時(shí)間分配到技術(shù)含量更高的工作上,進(jìn)行理論和技術(shù)的學(xué)習(xí)。對(duì)企業(yè)而言,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化操作也能有效的提高會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量,減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,確保決策的正確性。
(二)推進(jìn)會(huì)計(jì)管理制度的改革
會(huì)計(jì)電算化能提高會(huì)計(jì)工作的規(guī)范性。在人工操作的模式下,會(huì)計(jì)工作中存在很大的隨意性,給會(huì)計(jì)管理帶來了一些問題。而在會(huì)計(jì)電算化的操作模式下,系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)核算的各個(gè)流程都制定了規(guī)范的流程,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一化管理,從根本上改變了傳統(tǒng)人工操作中漏記、錯(cuò)記的問題。
(三)推動(dòng)企業(yè)管理現(xiàn)代化
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理能夠使會(huì)計(jì)信息的處理更加的及時(shí),從而更好的發(fā)揮會(huì)計(jì)信息的價(jià)值。計(jì)算機(jī)有著強(qiáng)大的信息處理和計(jì)算功能,能夠同時(shí)處理海量的信息,且計(jì)算的準(zhǔn)確率更高。這能夠極大的降低企業(yè)在會(huì)計(jì)核算方面的成本,并且為企業(yè)的經(jīng)營管理提供更加全面的會(huì)計(jì)信息,提高了會(huì)計(jì)信息查閱的便捷性。
三、中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在的問題
(一)會(huì)計(jì)電算化管理制度不完善
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)中的重要組成部分。因此,企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況可以從一定程度上反映ERP的運(yùn)行狀況。
但是我國的中小企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的重要性還沒有形成深刻的認(rèn)識(shí),在具體的實(shí)施過程中也存在較大的誤區(qū)和問題。大多數(shù)中小企業(yè)沒有真正認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)的功能和價(jià)值,將ERP系統(tǒng)和普通的辦公軟件等同起來,而非作為一個(gè)管理系統(tǒng)來運(yùn)行。這種認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)偏差。當(dāng)前我國的中小企業(yè)將主要的資金都投入在ERP系統(tǒng)軟件的研發(fā)上,而忽視了對(duì)操作人員的培訓(xùn),導(dǎo)致在實(shí)際的操作過程中存在不規(guī)范的問題。
其次是對(duì)ERP系統(tǒng)建設(shè)投資回報(bào)認(rèn)識(shí)的偏差。我國的中小企業(yè)或是過度夸大了ERP系統(tǒng)的功能,將其看做是能解決企業(yè)任何管理問題的系統(tǒng),或是沒有認(rèn)識(shí)到這一系統(tǒng)的價(jià)值,沒有正確的使用這一系統(tǒng),最終導(dǎo)致投資回報(bào)與預(yù)期的落差。
最后是對(duì)ERP系統(tǒng)功能的認(rèn)識(shí)不足。很多企業(yè)認(rèn)為ERP系統(tǒng)就是庫存、物流、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的簡單相加,并沒有將系統(tǒng)與企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)起來,通過對(duì)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)調(diào)整實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的整體化管理。
除此之外,還有很多企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的管理對(duì)象也不明確,將ERP系統(tǒng)等同于物流系統(tǒng),但事實(shí)上物流管理和成本管理只是企業(yè)ERP系統(tǒng)中的一部分。由于對(duì)ERP系統(tǒng)功能、管理對(duì)象等方面的認(rèn)識(shí)不足,導(dǎo)致很多企業(yè)雖然引入了ERP系統(tǒng),卻并沒有真正發(fā)揮這一系統(tǒng)的價(jià)值,使ERP系統(tǒng)變成了簡單的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
(二)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)還不到位
由于會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)的應(yīng)用時(shí)間并不長,很多企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)仍不全面,尤其是對(duì)于其中的核心概念沒有形成充分的了解,也沒有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。對(duì)中小企業(yè)而言,在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競爭中要想獲得發(fā)展的空間,建立一個(gè)完善的管理體制是關(guān)鍵,尤其是良好的財(cái)務(wù)管理制度對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有顯著的作用。在企業(yè)的發(fā)展過程中,若沒有對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成正確的認(rèn)識(shí),是很難在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的推廣和發(fā)展的,更無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的提高。我國的中小企業(yè)本身在管理制度上就缺乏科學(xué)性和完善性在財(cái)務(wù)管理方面問題尤為嚴(yán)重。若中小企業(yè)不能及時(shí)解決這一問題,將很難在市場(chǎng)中立足。
(三)財(cái)務(wù)管理觀念陳舊
我國很多中小企業(yè)在財(cái)務(wù)管理上仍較為陳舊,在進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)沒有根據(jù)自身的需求和市場(chǎng)的發(fā)展進(jìn)行合理的規(guī)劃和發(fā)展。因此很多企業(yè)雖然進(jìn)行了會(huì)計(jì)電算化,但對(duì)于會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)、具體的實(shí)施方法等方面內(nèi)容都沒有進(jìn)行明確,這導(dǎo)致了在會(huì)計(jì)信息管理上的混亂。由于不了解會(huì)計(jì)電算化的要求,很多企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化的過程中甚至陷入了“IT黑洞”的困境中。財(cái)務(wù)管理觀念上的落后導(dǎo)致中小企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的重要性沒有形成良好的認(rèn)識(shí),將會(huì)計(jì)電算化簡單的看做會(huì)計(jì)核算技術(shù)的改造,在會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施過程中傾向于選擇計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成。實(shí)際上,會(huì)計(jì)電算化的過程對(duì)工作人員的財(cái)務(wù)管理能力有更高的要求,若忽視了這一點(diǎn)將導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化無法在企業(yè)會(huì)計(jì)信息的管理過程中發(fā)揮作用,限制企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展。
會(huì)計(jì)電算化發(fā)展需要一個(gè)良好的環(huán)境作為基礎(chǔ),只有企業(yè)管理階層和基層的工作人員改變陳舊的財(cái)務(wù)管理理念,才能促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建立。
(四)缺乏會(huì)計(jì)電算化復(fù)合型人才
會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。而中小企業(yè)中會(huì)計(jì)電算化的操作人員相對(duì)缺乏,導(dǎo)致很多中小企業(yè)雖然引進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),卻難以真正進(jìn)行應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建立和應(yīng)用要求會(huì)計(jì)從業(yè)人員需要掌握一定的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)和操作能力,還需要有相應(yīng)的會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能。對(duì)中小企業(yè)而言,不僅要在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的硬件建設(shè)中投入充足的資金,還要投入相應(yīng)的資金進(jìn)行相關(guān)操作人員的培訓(xùn)和引進(jìn)。當(dāng)前,我國在高素質(zhì)會(huì)計(jì)核算人員方面嚴(yán)重匱乏,現(xiàn)有的專業(yè)人員很難滿足企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需求。
四、提高中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的措施
(一)完善會(huì)計(jì)電算化管理制度
要實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化管理,企業(yè)必須首先建立一個(gè)完善的會(huì)計(jì)電算化管理制度,加強(qiáng)內(nèi)部的財(cái)務(wù)監(jiān)管,并根據(jù)企業(yè)自身的需求和情況,制定明確可行的管理標(biāo)準(zhǔn),確保會(huì)計(jì)電算化的有效實(shí)施。該管理制度中應(yīng)當(dāng)包括工作人員的管理制度,明確職責(zé)的劃分,確保各個(gè)流程的有序運(yùn)行。其次,還需要具有明確的操作流程,記錄各項(xiàng)操作數(shù)據(jù),做好內(nèi)部的監(jiān)督。第三,數(shù)據(jù)管理制度,包括數(shù)據(jù)的錄入、輸出、整理、查閱等,還要做好數(shù)據(jù)的備份,完善數(shù)據(jù)的保管流程。第四,系統(tǒng)的維護(hù)制度,包括體系軟件、硬件的維護(hù),機(jī)房的管理。
在制度建立的基礎(chǔ)上,還要做好數(shù)據(jù)文檔的管理工作,如數(shù)據(jù)的存檔、數(shù)據(jù)的保密等。在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的過程中數(shù)據(jù)的備份是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障,其中儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)可能會(huì)出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象,這時(shí)備份的數(shù)據(jù)就會(huì)發(fā)揮重要的作用。所有的會(huì)計(jì)信息必須通過硬盤進(jìn)行備份,且至少要有兩套備份。此外,還要定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理。
(二)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)
在現(xiàn)代企業(yè)的管理中,會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為一種重要的管理方式,特別是對(duì)中小企業(yè)而言,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理是提高其市場(chǎng)競爭力的關(guān)鍵所在。因此,中小企業(yè)的管理人員必須重視會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。首先在資金方面,中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大在會(huì)計(jì)電算化管理中投入的資金,為會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次,企業(yè)要重視提高對(duì)會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)和應(yīng)用。第三,企業(yè)要加大對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),提高企業(yè)員工對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的重視,加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理觀念,盡快周掌握會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)理論和技術(shù),確保會(huì)計(jì)電算化的順利開展。
(三)改變舊觀念,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新
首先,企業(yè)要加深對(duì)ERP系統(tǒng)功能的認(rèn)識(shí),尤其要明確ERP系統(tǒng)的應(yīng)用條件和應(yīng)用方法,明確ERP系統(tǒng)在企業(yè)供應(yīng)鏈管理過程中發(fā)揮的作用。在應(yīng)用這一系統(tǒng)時(shí)要考慮到企業(yè)自身的需求和管理模式是否與ERP系統(tǒng)相適應(yīng)。只有兩者相一致時(shí),才能真正發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用,降低企業(yè)生產(chǎn)管理的成本,提高中小企業(yè)在市場(chǎng)中的競爭力,為客戶提供更好的服務(wù),更好的應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的變動(dòng)。
其次,中小企業(yè)也要提高自身的創(chuàng)新能力和開拓精神,用開放的心態(tài)接受新的事物。進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)在一定程度上會(huì)增加企業(yè)的工作量,但是工作人員一定要具有克服困難的決心和毅力,一旦系統(tǒng)建成,在今后將極大的提高企業(yè)會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量。在全新的會(huì)計(jì)管理模式下,工作人員也面臨著新的要求和挑戰(zhàn),這對(duì)企業(yè)員工而言也是一種激勵(lì),可以讓他們不斷的去學(xué)習(xí)新的事物和技術(shù)。
綜上所述,企業(yè)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的重視程度對(duì)企業(yè)整體的會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生極大的影響。為此,企業(yè)管理者要堅(jiān)定會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的決心,在日常工作中真正落實(shí)這項(xiàng)工作的開展。但會(huì)計(jì)電算化發(fā)展也不能完全依賴企業(yè)管理階層的領(lǐng)導(dǎo)和督促。企業(yè)應(yīng)當(dāng)把ERP系統(tǒng)的建立當(dāng)成一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓,將ERP系統(tǒng)的實(shí)施與企業(yè)生產(chǎn)流程的重組和管理方式的變革結(jié)合起來,建立專業(yè)化的ERP管理團(tuán)隊(duì),按照企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)制定合理的應(yīng)用方案,明確責(zé)任的劃分,讓ERP系統(tǒng)的建立和實(shí)施有例可援,從根本上確保會(huì)計(jì)電算化的規(guī)范性與合理性。與此同時(shí),還要加強(qiáng)對(duì)ERP技術(shù)的培訓(xùn),讓技術(shù)人員不僅掌握ERP系統(tǒng)的操作方法,還能統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作,真正讓ERP系統(tǒng)在企業(yè)的日常管理中起到作用。中小企業(yè)在資金和技術(shù)上可能面臨一定的困難,這時(shí)可以考慮幾個(gè)企業(yè)聯(lián)合進(jìn)行ERP系統(tǒng)的建立,這樣不僅能夠共享資源,還能交流建設(shè)經(jīng)驗(yàn),更好的解決系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程中遇到的問題。
(四)加大對(duì)復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度
在企業(yè)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的過程中必須重視人才的重要性,加大人才的建設(shè)。中小企業(yè)可以加大專業(yè)人才引進(jìn)的力度,尤其是專業(yè)的會(huì)計(jì)電算化人才。這類專業(yè)人才通常具有較為扎實(shí)的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn),且能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件,熟悉會(huì)計(jì)工作的各項(xiàng)流程。對(duì)于一般的會(huì)計(jì)人員則應(yīng)該加大培訓(xùn)的力度,提高計(jì)算機(jī)操作能力,結(jié)合會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)和要求,對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作流程進(jìn)行明確,降低會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的成本。
結(jié)束語
會(huì)計(jì)電算化是中小企業(yè)發(fā)展過程中的必然趨勢(shì),這適應(yīng)了市場(chǎng)發(fā)展的需求。近年來,隨著市場(chǎng)競爭的日益激烈,會(huì)計(jì)管理質(zhì)量對(duì)于中小企業(yè)的生存和發(fā)展起到了越來越重要的作用,及時(shí)掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息就意味著能夠更快的掌握市場(chǎng)的先機(jī),就能更快的對(duì)市場(chǎng)的變化作出合理的反應(yīng)。因此,信息的流通成為了企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)應(yīng)用科學(xué)的方法盡快完成會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
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