淺談轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)管理方式提升會(huì)計(jì)工作水平
檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前,會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題如下:
一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案,不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定!稌(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出,“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的,盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更,但其所有權(quán)仍是委托單位,屬于委托單位全宗的一個(gè)門類,應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用機(jī)形式記賬,會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化,財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出:“電算化會(huì)計(jì)檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。”《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定,“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中,會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門,基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì),形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心,即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心,也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物,它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中,是會(huì)計(jì)工作的延伸,也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中,會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),但對(duì)檔案知識(shí),特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少,也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前,沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能,造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高,封面內(nèi)容填寫不全,裝訂不整齊,有的分類、排列不規(guī)范,無(wú)目錄等現(xiàn)象,使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn),更談不上管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式,其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今,無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定,檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否,而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津,使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度,對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間,整理標(biāo)準(zhǔn),移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作,忽視了會(huì)計(jì)檔案管理,沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中,也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作:
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位,將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范,在核算中心暫保管一年,期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此,必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn),從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
三要讓財(cái)政部門與檔案部門共同加大對(duì)新管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。結(jié)合實(shí)際,聯(lián)合制定包含新會(huì)計(jì)體制下會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》,進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中,將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中,加大對(duì)會(huì)計(jì)工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
四要完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門,除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際,制定出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等,確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí),交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù),加蓋公章,清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目相符,案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份。
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