試析對(duì)電力基層單位科技檔案工作的再認(rèn)識(shí)
論文摘要：電力科技檔案是電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中形成的第一手材料，是整個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)記錄。它不僅是工程竣工投產(chǎn)、達(dá)標(biāo)驗(yàn)收時(shí)不可缺少的組成部分，更是今后電網(wǎng)生產(chǎn)運(yùn)行、改擴(kuò)建、維修和維護(hù)自身權(quán)益的基礎(chǔ)資料和重要依據(jù)。因此，必須做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。闡述了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)、形成規(guī)律、工作原則，探討了供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的一些做法，提出新時(shí)期科技檔案工作的發(fā)展和變化，通過(guò)對(duì)電力科技檔案工作的再認(rèn)識(shí)，并針對(duì)項(xiàng)目檔案工作中存在的一些具體問(wèn)題，提出健全科技檔案的規(guī)章制度、加大科技檔案管理的投入、加強(qiáng)對(duì)基層科技檔案人員培訓(xùn)和注重科技檔案的利用的建議。
論文關(guān)鍵詞：基層；科技檔案；電力建設(shè)
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來(lái)保管的科學(xué)技術(shù)文件材料。
一、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和形成規(guī)律
電力建設(shè)項(xiàng)目按照工程建設(shè)性質(zhì)可分為新建工程、改建工程、擴(kuò)建工程和恢復(fù)建設(shè)工程。這些建設(shè)項(xiàng)目一般由多個(gè)單位工程組成。
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個(gè)電力建設(shè)項(xiàng)目按照基本建設(shè)程序，一個(gè)工程從醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到建成投產(chǎn)的全過(guò)程中形成的、有保存價(jià)值的、應(yīng)該歸檔的文字、圖紙、圖表、計(jì)算和聲像材料等各種形式和載體的文件材料。包括依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工和工程驗(yàn)收的文件材料。由于大的電力基本建設(shè)項(xiàng)目從醞釀決策到竣工投產(chǎn)有著工程建設(shè)周期長(zhǎng)、施工單位多、工程復(fù)雜和專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，記載和反映工程建設(shè)歷史全過(guò)程的工程檔案，也就具有相同于工程一樣的形成周期長(zhǎng)、專業(yè)復(fù)雜、成套性強(qiáng)和數(shù)量大的特點(diǎn)。而零星項(xiàng)目（如城農(nóng)網(wǎng)、縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程中的10KV及以下工程）則因?yàn)楣て诙�、同時(shí)施工項(xiàng)目多、分散施工等特點(diǎn)，其記載和反映工程建設(shè)全過(guò)程的工程檔案，也就有著形成周期短需及時(shí)積累、整理材料、共用立項(xiàng)、審批文件和典型設(shè)計(jì)圖和數(shù)目多的特點(diǎn)。
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成，按照電力建設(shè)的基本程序一般分為三個(gè)階段。
一是前期工作階段，形成的檔案主要有立項(xiàng)及審批文件、項(xiàng)目建議書及批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)任務(wù)書、征用土地、紅線圖、房屋拆遷及拆遷賠償、合同協(xié)議、工程和設(shè)備招投標(biāo)文件及施工現(xiàn)場(chǎng)的“五通一平”等工程管理性文件。以上這些文件材料多以文字或圖冊(cè)的形式存在。一般來(lái)說(shuō)，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目雖然從審批立項(xiàng)到開工需要較長(zhǎng)的時(shí)間，來(lái)往文件較多，但只要有專人負(fù)責(zé)，把住收、發(fā)文件關(guān)，堅(jiān)持文件的統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)、集中管理，特別注意帳外文件的管理，前期文件是能夠達(dá)到齊全完整要求的。
二是施工階段，該階段形成的檔案主要有施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、開工報(bào)告、工程技術(shù)交底、施工記錄、施工圖及圖紙會(huì)審記錄、材質(zhì)證明、設(shè)備使用說(shuō)明書、產(chǎn)品檢驗(yàn)、工藝規(guī)程、出廠合格證、設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單、驗(yàn)評(píng)資料、質(zhì)量鑒定、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、事故處理報(bào)告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)級(jí)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)級(jí)文件、施工技術(shù)總結(jié)、未完工程清單和工程項(xiàng)目的監(jiān)理、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、安全操作規(guī)程、技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃、開停車方案、試生產(chǎn)和涉外文件等方面的文件材料。施工階段由于現(xiàn)場(chǎng)辦公條件較為簡(jiǎn)陋，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試等多個(gè)單位現(xiàn)場(chǎng)工作，文件材料來(lái)源多，信息量大，給文件的收集帶來(lái)了一定的困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、探傷底片、錄像帶、文字材料和計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等多種形式和載體，書寫材料很難控制。因此，加大施工階段檔案工作的力度，制定相應(yīng)的控制措施，認(rèn)真做好施工階段各類文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵，也是檔案人員工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。
三是竣工階段，形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質(zhì)量的評(píng)審材料、反映工程建設(shè)過(guò)程的現(xiàn)場(chǎng)聲像材料、工程竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工總結(jié)、竣工報(bào)告、工程決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告和環(huán)保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、移民等單項(xiàng)驗(yàn)收所形成的文件材料�？⒐るA段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。這個(gè)階段最為關(guān)鍵的工作是竣工圖的編制和編制質(zhì)量的審查工作，而竣工圖質(zhì)量的高低，主要是做到圖實(shí)相符。要做到這一點(diǎn)，一是要有完整準(zhǔn)確的更改通知單，二是工程監(jiān)理應(yīng)認(rèn)真做好對(duì)竣工圖的審查工作�？⒐D的編制應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和電力行業(yè)有關(guān)竣工圖的編制規(guī)定，按照不同的企業(yè)類別，分別由施工單位或設(shè)計(jì)單位進(jìn)行編制。
工程的前期工作到施工階段再到竣工階段，形成的檔案有著不同的特點(diǎn)，但又與整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程的基建程序和專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，只有收集到工程建設(shè)全過(guò)程的文件材料和圖紙，才能確保一個(gè)電力建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
二、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)及原則
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。
1.電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)
�。�1）有特定的工作對(duì)象。一個(gè)具體工程的檔案管理。
�。�2）有特定的工作內(nèi)容。檢查、指導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔，進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用。
�。�3）有特定的作用。為工程項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)審批、工程設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)及投產(chǎn)后的生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作提供依據(jù)、提供服務(wù)。而這種依據(jù)和服務(wù)所起的作用不僅體現(xiàn)在促進(jìn)工程項(xiàng)目及時(shí)投產(chǎn)、發(fā)揮投資效果方面，而且還延伸到整個(gè)工程交付使用后經(jīng)濟(jì)效益的充分發(fā)揮。
2.集中統(tǒng)一管理檔案是我國(guó)檔案工作的基本原則
電力基本建設(shè)周期長(zhǎng)（或極短）、單位工程多、技術(shù)要求高、檔案數(shù)量大，因此，更應(yīng)該認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》。實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，這是強(qiáng)化檔案管理工作，確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的前提條件，也是我們開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須遵循的基本原則。
三、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作目前存在的問(wèn)題
近年來(lái)，由于國(guó)家對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，特別是國(guó)家電力體制改革。廠網(wǎng)分開后，由于輸變電工程項(xiàng)目的建設(shè)相對(duì)于水、火電廠建設(shè)而言，受到投資少、建設(shè)周期短、電壓等級(jí)不同、施工隊(duì)伍的水平參差不齊等因素的影響，不少建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的問(wèn)題不斷暴露出來(lái)，影響到整個(gè)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收。
四、對(duì)基層科技檔案提出的建議
基層科技檔案工作雖然有一定的提高，但是與新時(shí)期對(duì)檔案工作提出的新的要求相比，尚有較大差距。為使基層檔案管理及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展，滿足新形式下對(duì)檔案管理的要求，建議對(duì)基層科技檔案工作從四個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。
1.健全科技檔案的規(guī)章制度
近年來(lái)，隨著社會(huì)法制化進(jìn)程不斷地深入推進(jìn)，科技檔案在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的重要性越顯突出。隨著各界對(duì)科技檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)，《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程考核項(xiàng)目及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)（2009版）》等涉及檔案工作的管理辦法及規(guī)定相繼出臺(tái)，基層科技檔案工作應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī)，結(jié)合工作實(shí)際情況，參照建立一整套切實(shí)可行的制度、辦法和具體實(shí)施細(xì)則，明確各級(jí)檔案管理責(zé)任，并加大對(duì)基層檔案管理貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查和考核的力度，做到有章可循，權(quán)責(zé)分明，一切按制度辦法辦事。在工作中，結(jié)合工作實(shí)際情況，制訂了《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》、《技改、大修項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》等管理辦法。以《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》為例，在總則中規(guī)定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責(zé)中細(xì)化了相關(guān)單位的職責(zé)，如建設(shè)部門職責(zé)、辦公室（檔案）職責(zé)；把歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化并落實(shí)責(zé)任部門；明確檔案的歸檔要求，如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質(zhì)要求等。通過(guò)一段時(shí)間的執(zhí)行后，檔案工作已初見(jiàn)成效。
2.加大科技檔案管理的投入
科技檔案管理的投入包括物的投入和人的投入兩方面。
“巧婦難做無(wú)米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能滿足要求的檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室以及必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝影機(jī)、服務(wù)器等現(xiàn)代化管理設(shè)備，也包括滅火器材、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕度測(cè)試儀、吸塵器、消毒殺蟲設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)施。
配備足夠比例的檔案人員。在當(dāng)今快速發(fā)展的環(huán)境下，要充分認(rèn)識(shí)到人在檔案工作中的關(guān)鍵作用。造就具有良好政治素質(zhì)、多學(xué)科知識(shí)、掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案工作的需要�？萍紮n案包含的范圍廣，如電力企業(yè)科技檔案就包括電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)以及設(shè)備、儀器四大類。其中，電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度又包括電力系統(tǒng)運(yùn)行、繼電保護(hù)、自動(dòng)裝置、調(diào)度通訊等六類�？茖W(xué)技術(shù)研究包括調(diào)度通訊、自動(dòng)化及供用電科研、架空線路、配電網(wǎng)科研、變電站科研、直流輸電線路科研等八類�；窘ㄔO(shè)包括調(diào)度自動(dòng)化通訊工程、架空線路、配電網(wǎng)工程、電力電纜線路工程、變電站工程等八類。設(shè)備、儀器包括綜合設(shè)備、架空線路、配電網(wǎng)設(shè)備、電力電纜及檢測(cè)設(shè)備、變電站設(shè)備等八類。要做好如此多類別的檔案工作，要求科技檔案人員一定要有相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。因此，在配備基層檔案人員時(shí)，應(yīng)從科技檔案管理的要求入手，注重年齡、文化水平，應(yīng)特別重視人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。為保證檔案工作的相對(duì)穩(wěn)定和工作連續(xù)性，不要隨意、頻繁調(diào)換檔案人員。重視保證檔案人員的合法權(quán)利，特別是獎(jiǎng)勵(lì)、晉升的權(quán)利，穩(wěn)定檔案工作人員隊(duì)伍。
3.加強(qiáng)對(duì)基層科技檔案人員的培訓(xùn)
對(duì)基層專（兼）職檔案人員上崗前實(shí)行上崗培訓(xùn)，上崗培訓(xùn)包括檔案職責(zé)范圍、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)知識(shí)等，經(jīng)考試合格后持證上崗。組織定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合具體工作開展情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和交流、及時(shí)傳達(dá)檔案管理的相關(guān)文件和要求。開展繼續(xù)教育培訓(xùn)以跟上檔案工作發(fā)展的要求，不斷提高其檔案工作水平。
4.注重科技檔案的利用
科技檔案應(yīng)由過(guò)去單一的保管向有利于利用的方向發(fā)展，提供利用才是科技檔案工作的目的，充分發(fā)揮其在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的作用。首先要轉(zhuǎn)變觀念，改變公眾對(duì)科技檔案工作不正確的認(rèn)識(shí)。其次，檔案工作人員要充分發(fā)揮各級(jí)人員的主動(dòng)性，不斷提高科技檔案管理業(yè)務(wù)水平，采取多種形式，迅速、準(zhǔn)確地提供詳實(shí)的材料并做好相關(guān)記錄，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地為企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人提供檔案服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。
基層科技檔案的利用一般比較簡(jiǎn)單，主要表現(xiàn)在三方面。一是起憑證作用。一般需要提供檔案中的合同、協(xié)議。在法制化日趨完善的今天，檔案以其權(quán)威性對(duì)其提供的證據(jù)作用已引起公眾重視。它使企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在保護(hù)自身合法權(quán)利的同時(shí)，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。二是通過(guò)規(guī)范、詳實(shí)的科技檔案利用，使相關(guān)工程項(xiàng)目提前竣工投產(chǎn)、設(shè)備維修提前使用。一般需要提供的是檔案中的設(shè)備資料。三是工程設(shè)計(jì)中重復(fù)利用科技檔案，既節(jié)省設(shè)計(jì)工作量，而且經(jīng)重復(fù)利用的圖紙是經(jīng)實(shí)踐考驗(yàn)過(guò)的，設(shè)計(jì)質(zhì)量又有保證，它在提高科技檔案利用率的同時(shí)，也大大提高了工程設(shè)計(jì)的效率，節(jié)約了工程設(shè)計(jì)的人力、物力的投入。需要提供的是檔案中的竣工圖。宜賓電業(yè)局的《利用科技檔案節(jié)約設(shè)計(jì)工作量創(chuàng)效益》就獲得了四川省開發(fā)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源成果評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)三等獎(jiǎng)。針對(duì)這三方面的利用，各基層單位檔案工作人員可根據(jù)已往經(jīng)驗(yàn)結(jié)合其實(shí)際情況，開通“綠色通道”，采取有利于利用，又不與檔案法律法規(guī)相違背的最好方式提供服務(wù)。
5.加強(qiáng)科技檔案的現(xiàn)代化管理
當(dāng)今科學(xué)技術(shù)和信息的發(fā)展，檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化已可行。為此，要改變傳統(tǒng)的思維和工作模式，將信息化、網(wǎng)絡(luò)化引入基層科技檔案工作，逐步實(shí)現(xiàn)基層檔案工作的現(xiàn)代化，同時(shí)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。
隨著宜賓電業(yè)局科技檔案管理水平的不斷提高，將真正、全面進(jìn)入數(shù)字化、信息化管理。電力基層科技檔案工作也必將走向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。
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