淺談性格與秘書職業(yè)的關系

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淺談性格與秘書職業(yè)的關系

　　摘要：本文從秘書職業(yè)的特點的角度出發(fā)，分析性格與秘書職業(yè)的關系。指出秘書工作是一項很重要且又復雜的工作，從事秘書工作的人員應了解自身的性格特點，充分發(fā)揮自己的性格優(yōu)勢，這對搞好秘書工作有著重要意義。

淺談性格與秘書職業(yè)的關系

　　關鍵詞：性格;秘書職業(yè);關系

　　人類進入了21世紀，21世紀是世界經濟高度發(fā)達和充滿活力的世紀。隨著我國改革的不斷深入，社會分工的細化，秘書作為一種社會職業(yè)已經越來越得到人們的認可和青睞。秘書作為一種特殊的社會職業(yè)，工作十分繁重和復雜，在機關工作中有著舉足輕重的作用。因此，秘書人員不但要有較高的綜合素質、專業(yè)技能，而且要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。只有具有從事秘書這一職業(yè)的性格特質，充分發(fā)揮其性格優(yōu)勢才能更好地干好秘書這一工作。

　　一、性格是職業(yè)選擇的重要依據(jù)

　　人的性格形成，遺傳是基本因素，《荀子•正名篇》云：“生之所以然者謂之性”。就是說:性,是天賦的、與生俱來的原始質樸的自然屬性,是不待后天學習而成的自然本能。就是強調性格的遺傳性和先天性。當然，后天的環(huán)境影響和教育的潛移默化也是不可忽視的。現(xiàn)今社會，講究人盡其才，一個人的性格與其相關的職業(yè)選擇來說，有著非�，F(xiàn)實而重要的影響。性格與職業(yè)匹配得當，能使人找到自己在社會中的最佳位置，最大限度地發(fā)揮聰明才智，實現(xiàn)人生價值;人力資源得到充分合理的使用，并創(chuàng)造出最大的社會財富，實現(xiàn)社會的良性發(fā)展、和諧發(fā)展。反之，則于國于人，都不是一件好事。

　　其實，中西方人們都非常重視對性格的研究，在中國，公元前5-4世紀的孔子就提出了“性相近也，習相遠也”的性習說。稍后一些的孟子提出“性善論”，這都是對人性格的不同闡釋。在西方，較早研究性格的是公元前4-3世紀的古希臘哲學家提奧夫拉斯塔，他廣泛論述了人的個性特征。以后，弗洛伊德、榮格、埃里克森、班圖拉、奧爾波特以及卡特爾等對性格理論都進行了研究和發(fā)展。由此可見人們對性格研究的重視程度。

　　性格是人性中最具核心意義的部分，是一個人對現(xiàn)實的穩(wěn)定的態(tài)度和習慣化的行為方式，是普通心理學個性心理特征方面的重要組成部分。性格是一個十分復雜的多維的心理構成物。它包括：

　　(一)態(tài)度特征。如：對人的態(tài)度，熱情、坦白、孤僻、冷酷等;對自己的態(tài)度，有自卑、自尊、傲慢、謙遜等;對事業(yè)的態(tài)度，有勤奮、創(chuàng)新、懶惰、守舊等。

　　(二)情緒特征。這是指人們在情緒的強度、穩(wěn)定性、持續(xù)性、穩(wěn)定的方面所表現(xiàn)出來的個別差異。例如：有的人情緒一經引發(fā)就較為強烈，起伏較大，情緒持續(xù)時間長，精神常是振奮的;有的人卻正好相反。

　　(三)思維特征。如：敏感或遲鈍，精細或粗疏，善于獨立思考或喜歡拾人牙慧;富于想象或囿于直觀，善于分析概括或偏于就事論事等。

　　(四)意志特征。這是一個人為達到既定目標，自覺調節(jié)行動、千方百計克服困難所表現(xiàn)出來的性格。如對行為目標的目的性或沖動性，獨立性或依附性;對行為方式主動性或被動性，自制性或放縱性;在緊急或困難情況下勇敢或膽怯，果斷或猶豫，鎮(zhèn)定或驚慌等;在行為過程中就會堅定或動搖，始終如一或反復無常，善始善終還是虎頭蛇尾等。

　　由于性格影響人的心理活動，決定人的行為態(tài)度，因此，心理學家們非常重視對人的性格與職業(yè)活動的關系的研究。他們認為，擇業(yè)者應考慮個人的性格是否適應于職業(yè)活動的客觀要求;而對于用人者來說，在選拔人才和安排工作時也應考慮求職者的性格是否與所從事的職業(yè)或擔任的工作崗位相符。做到這一點，對充分發(fā)揮個人才能，提高工作效率，有著非常重要的作用。

　　二、秘書職業(yè)的特點

　　對“秘書”概念的準確界定是研究秘書職業(yè)特點的基礎和前提，在我國，早在漢代就有“秘書“一詞，始指宮里的藏書，后發(fā)展為官職名稱。西方“秘書”一詞源于拉丁文“Secretarius”，意思為可靠的職員。英文中的“秘書”是”Secretary”，又可譯為“大臣”或“書記”。目前面世的百余種秘書學教科書和秘書工作論著，給秘書定義的約有幾十種。但歸納起來，主要有四種觀點：(1)參謀助手、輔助決策職能;(2)辦文、辦會、辦事等;(3)政務服務、事務服務;(4)職業(yè)、職務、職稱等。其中“職務”說是當前中國主流觀點。本文所討論的秘書職業(yè)也是從這一點出發(fā)的。事實證明，秘書職業(yè)主要具有如下特點：(1)秘書職業(yè)是一種人數(shù)眾多的職業(yè)，又是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)。無論政治、經濟、軍事、外交、文教、衛(wèi)生、體育等各條戰(zhàn)線的領導機關或是領導人，都需要或多或少、或專職或兼職的秘書人員來支持、輔助其領導工作。(2)秘書職業(yè)是圍繞、依附、從屬領導的一種職業(yè)�，F(xiàn)在有的秘書工作者不太承認這一職業(yè)特點，總覺得依附、從屬這些字眼不太好聽。其實社會上一切職業(yè)，都不是孤立存在的，許多職業(yè)之間、職業(yè)與社會之間，都有著依存的關系。《漢書•食貨志》說：“辟土殖谷曰農”，說農民是指依附于田地上從事糧食與副業(yè)生產的勞動者。秘書職業(yè)也是如此，是遍布于一切職業(yè)之中，位居各個機構的中樞，是圍繞于各個單位的領導、領導工作的輔助人員，對領導發(fā)揮的主要是一種親密助手的作用，沒有領導或領導機構也就沒有秘書或秘書這一職業(yè)。******同志曾經就把秘書稱為領導人的“左右手”，因此說秘書職業(yè)是依附于領導的一種職業(yè)。(3)秘書職業(yè)是綜合理事，服務領導的一種職業(yè)。這主要是指秘書職業(yè)是近身直接為領導工作服務的，工作的全面性，決定了輔助、服務于領導人工作的秘書職業(yè)，也就必然帶有強烈的全面性，它不同于任何專業(yè)部門，也不專事于某項專門業(yè)務，但秘書必須全面綜合各種信息，充當領導全方位的助手。

　　三、秘書職業(yè)的特點與性格之間的關系

　　基于上述秘書職業(yè)的這些特點，要干好秘書這一職業(yè)，除了要具備較高的綜合素質、專業(yè)技能外，還有一個重要因素，就是要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。

　　(一)秘書職業(yè)的特點需要內外兼具的性格

　　通常而言，人們把性格分為兩種：內向性格和外向性格。

　　內向性格的人的特點是比較沉默寡言，不太愿意與人交往溝通，往往給人木訥、孤傲、難以接近的感覺，但是這種人往往是內秀的，他們不愛說話并不表明他們內心缺乏主意，相反他可能是個創(chuàng)造性的人才，現(xiàn)代社會許多IT界的技術高手就是這樣的人。同時，內向性格的人一般心思細密，考慮問題十分周到，做起事來有板有眼，一絲不茍，能夠按部就班地達成自己的目的。通常來說，這種人耐力也很好，堅韌不拔，不怕困難，能耐得住性子。而且這種人的優(yōu)點還在于他們平時由于不愛交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就會十分交心，對朋友忠心耿耿，十分的可靠，當然，這種人也很能保守機密。秘書工作日常事務性很多，千頭萬緒，而且十分繁重和復雜，正適合內向的人來干。同時，秘書作為領導的參謀和助手，工作接觸領導多，接觸企業(yè)、單位機密的時候很多，這種人能嚴守機密，會讓領導放心。但是秘書由于其特殊的職業(yè)性質，不光需要有毅力、耐力、做事認真、細密、周到，能夠保守秘密，而且還常常要對外溝通、協(xié)調各方面的矛盾，這對不愛交際性格的人來說是極為不利的。

　　性格外向的人一般主動熱情、興趣廣泛、活潑好動、性情隨和、左右逢源、八面玲瓏，有很好的溝通協(xié)調能力，很會做事情，善于和各式各樣的人打交道，而且這種人一般有很強的創(chuàng)造性，尤其在關鍵時刻有智慧、有辦法。現(xiàn)在社會是一個競爭和開放的社會，需要獲得的信息量大，接觸的人多，人際關系錯綜復雜，性格外向的外交型人才做秘書，能夠使得領導左右逢源，人際關系和諧。但是性格外向的人，注意力容易轉移、興趣容易變換、情緒易于沖動、心境變換劇烈、在辦公室坐不住、耐不住性子，甚至有時口無遮攔，這又是秘書工作者的大忌。所以，根據(jù)秘書職業(yè)的特點、要求，做秘書的人，最好能夠兩種性格兼而有之，既具有內向性格人的細心、周到，又具有外向性格人的“圓滑”、主動。這樣做起工作來才能游刃有余。

　　(二)秘書職業(yè)的特點需要穩(wěn)重踏實的性格

　　秘書是領導的參謀和助手，是領導的“幕僚”，工作是為領導服務，干的既是幕后工作，又都是小事情，千頭萬緒又十分復雜。而且雖說是小事，但又出不得錯，一出錯，就可能步步錯，全盤皆輸，就會挨領導批評;相反，工作做好了，在前面風光的是你的領導，而你只能是綠葉，有時說不定連綠葉都不是，這就要求秘書人員對自己有個明確的定位，踏實工作。

　　秘書工作接觸領導，接觸上級，不知內情的人會以為秘書手眼通天，非常厲害，親戚朋友可能會不斷地求秘書辦事，甚至會有別的公司、單位來向秘書探聽秘密，這時候，做秘書的，一定要把握好自己，穩(wěn)重些，知道什么當說什么不當說，否則不小心泄露了單位的機密，不光單位利益受損，自己也肯定吃虧。同時，秘書還是單位、企業(yè)和自己領導的門面，這就要求秘書時時刻刻注意自己的言行舉止，否則，讓自己的形象掉價事小，讓單位、領導的形象蒙塵就事大了。這還是要求秘書具有踏實穩(wěn)重的性格，時刻檢點自己。

　　(三)秘書職業(yè)的特點需要靈活變通的性格

　　所謂靈活變通的性格是指遇到計劃之外的突發(fā)事件或緊急事務能夠快速想出對策，靈活應對，而不會束手無策。而且能夠把這些突發(fā)事件和緊急事務處理得滴水不漏，妥善完滿。

　　秘書工作以領導為核心，以企業(yè)、單位的各項事務活動為半徑，這就決定了秘書工作面對很多關系，很多人，這樣自然而然突發(fā)情況也就多了。即使秘書平時計劃定得再好，也可能突然出現(xiàn)一些意想不到的情形，這就需要秘書有敏銳的觀察力和判斷力，善于溝通，長于協(xié)調，靈活變通，既不失原則，又不激化矛盾，特別是遇到突發(fā)事件和復雜情境時，能夠機警靈活，隨機應變，使問題及時恰當?shù)氐玫浇鉀Q。因此，要干好秘書這一工作，具備靈活變通的性格是必不可少的。

　　(四)秘書職業(yè)的特點需要善解人意的性格

　　善解人意就是指能夠及時準確地了解別人的需求、想法，并從行動上給以回應。簡單地說就是想人之所想，急人之所急，想領導之所想，急領導之所急，想在領導的前頭，做在領導的前頭，為領導更好地開展工作做鋪墊。否則，秘書就會東一榔頭，西一棒槌，把自己搞得焦頭爛額，還不能做好工作，讓領導滿意。因此，作為領導的秘書就必須具備善解人意的性格�！度龂萘x》中有這樣一個故事：“操嘗造花園一所，造成，操往觀之，不置褒貶，只取筆于門上書一‘活’字而去。人皆不曉其意，修曰：門內添‘活’字，乃‘闊’也。丞相嫌園門闊耳。于是再筑墻圍，改造停當，又請操觀之。操大喜。”① 這則故事就是秘書善解人意，能夠準確領會領導意圖的典型事例。楊修是曹操手下的主簿，相當于現(xiàn)在的秘書，他能夠從曹操的一個字上領會出曹操的意思，因而讓曹操另眼相看。所以，要成為一名稱職的秘書，具備善解人意的性格也是必不可少的。

　　(五)秘書職業(yè)的特點需要堅韌不拔的性格

　　做過秘書的人，都會知道這項工作是“好行當，苦差事”，秘書工作要求高，難度大，任務重，還經常要熬更守夜加班，超時、超負荷工作。同時，秘書工作大都平凡瑣碎，無名無利，工作做得好領導和別人不一定注意到，也難得到表揚和肯定，但稍有疏忽和失誤則可能招致上上下下各方面的批評和指責，特別是一些文字秘書，經年累月伏案筆耕，材料寫了一大摞，工作做了一大堆，換來的卻是頭發(fā)漸稀和沉重的心理壓力。因此，要想面對困難不言放棄，無怨無悔地從事這一職業(yè)，就要求秘書人員具備堅韌不拔的性格。

　　(六)秘書職業(yè)的特點需要寬容大度的性格

　　所謂寬容大度指的就是一種廣闊的胸懷，容忍的度量。秘書是一種特殊的職業(yè)，身處復雜微妙的地位，面對的社會關系網復雜、龐大。俗話說：“人上一百，行行色色”，有時為了協(xié)調工作，對下要忍，對上要忍，甚至“委曲求全”，這就要求秘書不可持個人之性，不能逞一時之氣，只要有利于工作的開展，不光要虛懷若谷，謹言慎行，而且要能忍則忍，經得起批評，受得起委屈，耐得了刺激，“不以物喜，不以己悲”，具備驟然臨之而不驚，無故加之而不怒的能力，“草不謝榮于春風，木不怨怒于秋滅”的心態(tài)和境界。因此，具備一種寬容大度的胸懷，是秘書人員必不可少的性格特點。

　　(七)秘書職業(yè)的特點需要幽默的性格

　　幽默是人類寶貴的心靈財富，是情感富裕和自由的表現(xiàn)，在生活和工作的諸多困惑和困難面前，幽默往往能化被動為主動，變尷尬為愉快，秘書工作繁重而復雜，在工作上難免會遇到棘手和難辦的事，這時秘書人員如果能夠恰當運用幽默，既可以化解工作中的困境，又可以獲得良好的工作心境，消除厭倦，超越挫折，解決工作中遇到問題。在人際交往活動中，運用幽默，不僅易于溝通感情，獲得理解，消除陌生感和緊張感，而且易于拉近彼此間的關系，創(chuàng)造出良好的交際氣氛，這對秘書工作是大有裨益的。因此，幽默也是秘書必須具備的性格。

　　四、性格對秘書職業(yè)的影響

　　眾所周知，社會各行各業(yè)按工作性質分有動、靜之別，強、弱之分。氣質使人們形成不同的性格表現(xiàn)特征，因而有的靈活好動，思維敏捷;有的人行動緩慢、沉穩(wěn);有的人熱情善談，喜歡與人交往;也有的人不善言辭或喜歡獨立默默無聞地工作。如果一個人不能按照自己的性格優(yōu)勢選擇職業(yè)，使其性格與其職業(yè)相匹配，是很難調動其工作積極性、發(fā)揮其潛在能力，干好這一工作的。久而久之，工作中還會出現(xiàn)消極和其他一些不良因素，從而影響工作效率。所以，近年來國外用人單位在選人時才會出現(xiàn)這樣一種新情況。他們認為，性格比能力重要。其原因是，如果一個人能力不足，可通過培訓提高，但一個人的性格與職業(yè)不匹配，要改變起來，就困難多了，即所謂的“江山易移，秉性難改”。所以，在招聘新人時，將性格的測試放在首位，如果性格與職業(yè)相匹配時，才對其能力進行測試考察。由此可見人們對性格的重視程度。因此一個人在選擇職業(yè)時，除了知識、能力外，首先應考慮的就是自己的性格與職業(yè)是否相匹配。心理學專家認為，根據(jù)性格選擇職業(yè)，能使自己的行為方式與職業(yè)工作相吻合，更好地發(fā)揮自己的聰明才智和一技之長，從而得心應手地駕馭本職工作。秘書工作的特殊性需要與之相適應的性格特點與之相匹配，只有這樣才能發(fā)揮其性格優(yōu)勢，激發(fā)其潛在的能力，調動其工作積極性，提高工作效率，才能在平凡的工作崗位上干出不平凡的業(yè)績。

　　注釋：

　�、� 羅貫中.三國演義[M] 江蘇：鳳凰出版社,2004(1).

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