利用財務軟件的輔助核算實現(xiàn)業(yè)務進程監(jiān)測
【摘要】傳統(tǒng)會計核算是以科目為核算內容的體系。這種核算只能提供法人單位的綜合財務信息。由于現(xiàn)代管理工作的精細化要求,對業(yè)務過程進行核算的需求越來越多。但使用設定子科目核算的方式收集業(yè)務進程的會計信息,存在著信息歸集困難和僅能對一類業(yè)務進行核算的限制。本文利用主流財務軟件提供的自定義項輔助核算的功能,提供了解決這一問題的應用案例,說明利用軟件的各種功能設計出不同的核算方案,以滿足管理者對會計信息的各種需求,應該是現(xiàn)代會計的主要職能。
【關鍵詞】輔助核算;自定義項;核算元
一、會計科目核算體系在現(xiàn)代企業(yè)管理中的局限
會計科目是對會計對象具體內容分門別類進行核算所規(guī)定的項目,傳統(tǒng)的會計核算對象是法人單位,所以,會計科目體系核算的內容僅是法人單位總體的財務狀況,比如,銷售收入科目反應的是所有銷售產品的收入情況。如果需要詳細掌握各產品的銷售情況,則通常是以下設子級科目的方式加以解決。比如:為了對每種產品銷售收入進行核算,可以在銷售收入科目下設定產品二級科目,即:6001 主營業(yè)務收入、600101 產品1、600102 產品2,等等。
然而,子級科目核算的結果只能從一個會計事項的角度進行展示。但當需要對一項業(yè)務過程,比如一個產品從采購、入庫、出庫、銷售、繳稅和收、付款等一系列使用資金的業(yè)務活動進行核查時,這種單一會計事項細分的方式就顯得不完善了。為了解決對整個業(yè)務活動進行會計核算的監(jiān)測要求,可以采用業(yè)務所涉及的所有科目進行子科目細分的方法核算,比如對產品銷售業(yè)務涉及的采購、庫存、銷售、應收、稅金、相關費用等科目設定產品子科目,以記錄業(yè)務進程的會計信息。雖然這種方法記錄下業(yè)務發(fā)生的會計資料,但受限于傳統(tǒng)會計核算方法,設定子級科目的方案存在著許多不足,其中最主要的缺陷是:
(一)業(yè)務進程的會計信息查詢困難
由于業(yè)務對象以子科目形式核算,分布在不同科目的不同級次賬下,傳統(tǒng)會計核算方法沒有提供子科目歸集信息的方法,所以查詢業(yè)務進程(將產品進貨、庫存、銷售和收款等環(huán)節(jié))的綜合會計信息十分不方便,必須另設個性化的賬表以幫助查詢。
(二)不能同時進行多類業(yè)務核算
由于下設的子科目只能是一種類型,如果還需要其他類型的業(yè)務進行核算,比如,在對銷售產品業(yè)務進行核算時,還需要按合同進行核算,這種方式就無法滿足要求了。所以,傳統(tǒng)的會計科目核算體系不能適應多種業(yè)務類型的核算需求。
二、利用財務軟件中的輔助核算功能進行指定業(yè)務項的業(yè)務過程會計監(jiān)測
輔助核算是現(xiàn)行的財務軟件常采用的功能,常用的輔助核算項目有個人、部門、項目、供應商、客戶等。但要對指定業(yè)務項進行核算,這些項目顯然不夠。所以,主流的會計軟件又提供了自定義項的輔助核算設置。如用友ERP-U8 V8.71中,提供了多達16條自定義項的選擇設置。軟件可以針對設置為輔助核算的自定義項提供期初錄入、憑證錄入的必錄控制,提供自定義轉賬、匯兌損益、期間損益、銷售成本等結轉按自定義項結轉等會計核算方法,也提供對賬及多輔助賬查詢等結果查詢的方法。利用對自定義項的會計核算功能,可以便利地實現(xiàn)對特定業(yè)務項的業(yè)務過程進行跟蹤和和核算的管理需求。
首先將需要核算的業(yè)務對象定義為“核算元”。對核算元的業(yè)務過程核算的原理是通過一組反應業(yè)務進程的會計科目的核算,提供以核算元為信息匯集點的相關科目查詢,以掌握業(yè)務(“核算元”)的業(yè)務進程狀態(tài)。比如,以銷售的產品為核算元,銷售的業(yè)務過程包括采購、庫存、銷售、成本、支付費用、繳納增值稅、應收、應付等環(huán)節(jié),在用友U8ERP-871軟件中,可以用以下四個步驟完成核算設置及核算。
第一步:確定業(yè)務過程核算的會計科目。依據(jù)“產品”銷售過程中的主要環(huán)節(jié),確定需要記錄的會計事項,即會計科目組。
第二步:在自定義項中定義“核算元”和檔案。用“銷售產品”作為核算元,核算元的檔案為具體產品,如:產品1、產品2。
第三步:在相關會計科目中綁定核算元。即在會計科目設置中,將核算元設定為輔助核算項。
第四步:制單中輸入相關的核算元檔案。
完成這四步操作后,只要按照正常的會計核算處理流程,在會計賬目查詢中選擇“多輔助核算明細賬”或“多輔助核算匯總賬”查詢,即可獲得核算元(產品)銷售進程中,各業(yè)務環(huán)節(jié)的執(zhí)行狀況。
三、實例操作
下面介紹用友ERP-U8 V8.71軟件中,利用自定義項輔助核算功能,對“產品”核算元進行業(yè)務過程核算的具體操作內容。
(一)確定“產品”銷售業(yè)務的核算科目
根據(jù)管理要求,產品銷售業(yè)務經(jīng)歷庫存、銷售、相關費用、稅金以及收、付款情況,所以在2007新會計制度科目中,確定采用庫存商品(1405)、主營業(yè)務收入(6001)、主營業(yè)務成本(6401)、銷售費用(6601)、應繳稅費(增值稅)(2221)、應收賬款(1122)、應付賬款 (2202)、銀行存款(1002)等作為核算科目;
(二)定義“銷售產品”為核算元
進入企業(yè)平臺后(圖1),通過①基礎設置——②基礎檔案——③其它——④自定義項,打開自定義核算單元窗口。
進入“自定義項檔案”窗口(圖2)后,按照以下順序操作完成對核算業(yè)務項的定義:
�、� 在左邊窗口的“自定義項類別”中,選擇表“單據(jù)頭”類別;
�、� 在“自定義項檔案”窗口的項目(共有16條)中,雙擊“自定義項1”條目,打開“自定義項設置”窗口;
�、� 在“自定義項設置”窗口中的“項目名稱(簡體)欄下,輸入核算元的名稱“銷售產品”;
�、� 在輔助窗口的“數(shù)據(jù)來源”欄目中的下拉列表中選擇“手工輸入”,
�、� 在右邊的復選項目中,選擇“必輸”;
�、� 選擇“需要建檔”;
�、� 選擇“檢查合法性”。
“必輸”、“需要建檔”和“檢查合法性”三個選項,保證在輸入過程中核算元數(shù)據(jù)的唯一性。
當完成對核算元的定義和操作設置后,在“自定義項類別”窗口的菜單中,點擊“檔案”菜單,進入核算元檔案的輸入窗口(圖3)。按照下列步驟操作:
�、� 點擊增加菜單;
�、� 在“自定義值”欄位置,輸入核算元的具體值,即品名—產品1;
③ 在“代碼”欄位置,輸入產品編號001(可以自行定義);
�、� 點擊存盤圖標,保存輸入的內容;
⑤ 在下部的展示窗口中,會列出剛剛輸入的產品名稱以及產品編號。
依次重復以上5步,可建立完成核算元的基本檔案。
(三)選定的會計科目中綁定核算元
在“基本設置”菜單中(圖1),選擇基本檔案——財務——會計科目,選出需要修改的會計科目,雙擊該科目進入科目修改窗口(圖4)。在本窗口中,點擊“修改”功能鍵,然后按照①選擇“銷售產品”核算元;②按“確定”按鈕保存已作的修改。
(四)制單
打開“業(yè)務工作”臺上的財務會計—總賬—憑證菜單,選擇“填制憑證”,進入制單操作。當在科目名稱欄選擇科目時,只要選擇綁定“銷售產品”核算元的科目,系統(tǒng)將自動彈出“輔助項”輸入窗口,在此,只要用參照按鈕①打開產品檔案,并選擇合適的產品名,并按②“確定”按鈕確定輸入即可完成檔案輸入操作。操作結果可以用③的副窗按鈕,打開憑證副窗口看到④的顯示。
(五)核算元(銷售產品)業(yè)務核算查詢
與會計處理的流程一樣,制單完成后,通過審核和記賬,完成會計核算,同時也完成了“核算元”的核算。核算元核算的結果可以直接通過總賬菜單中的①賬表——②綜合輔助賬——③多輔助核算明細賬,進入查詢定義窗口(圖6)。在此窗口中,首先選擇④多欄賬賬類,然后在條件頁面選擇“過濾條件2頁簽,從⑤銷售產品參照檔案中選出需要查詢的產品,按⑥確認按鈕,便可得到圖7所示的查詢結果。該結果以一個產品為對象,列出該產品業(yè)務過程中的各個環(huán)節(jié)相關的會計科目核算結果,可以一目了然地看到業(yè)務進展的狀況。
四、總結
由于計算機的應用,傳統(tǒng)手工會計核算的工作已接近完全被取代。適應現(xiàn)代化管理的要求,會計人員應該將其職能轉移到及時、準確地提供管理需要的會計信息上來。以上案例是以會計核算的方式監(jiān)測業(yè)務進程的一種管理應用,說明現(xiàn)代企業(yè)的會計人員應該掌握好軟件的各種功能,不斷根據(jù)管理要求,設計出不同的核算方案,以滿足管理者對會計信息的各種需求。
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