電算化會計下會計核算形式的探析
摘要：計算機技術的高速發(fā)展沖擊著各個領域。在會計領域，將計算機技術應用于會計工作，國際上始于本世紀50年代，當今西方許多發(fā)達國家，將計算機應用于會計數(shù)據(jù)處理、會計管理、財務管理以及預測和會計決策，取得了顯著的經(jīng)濟效益。會計電算化傳入我國是在70年代中期，近幾年，在全國各地，特別是大中城市，進入穩(wěn)步發(fā)展時期。會計電算化是會計發(fā)展史上的一次革命，它的產(chǎn)生將對會計理論與實務產(chǎn)生重大的影響。那么，與手工會計相比，會計電算化在會計核算形式上發(fā)生了哪些變化呢?在電算化會計中，賬簿的種類、格式以及賬簿間的關系，記賬程序、記賬方法如何變化?這是一個亟待解決的問題，也是本文研究的問題所在。
關鍵詞：電算化;會計核算形式
在手工會計中，憑證的組織、賬簿組織、記賬程序和記賬方法相互配合的方式，組成了會計核算形式。這一形式的有機結(jié)合，便完成了第一次的會計確認。其中，賬簿組織意指賬簿和種類、格式和各種賬簿間的關系;而記賬程序和記賬方法是指憑證的整理、傳遞、賬簿的登記和根據(jù)賬簿編制會計報表的程序和方法。賬簿作為存放原始會計數(shù)據(jù)與派生的中間的匯總數(shù)據(jù)的載體，也是會計報表正式揭示信息的數(shù)據(jù)源，起著承上啟下的橋梁紐帶作用;記賬程序和記賬方法則直接影響會計處理流程和數(shù)據(jù)接口的設計以及實現(xiàn)方法，因此，采用適當?shù)臅嫼怂阈问�，是提高會計核算質(zhì)量，提高企業(yè)工作效率和競爭力的重要前提。
1、會計電算化中小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下的會計核算形式
目前手工一般采用會計核算形式有五種，即匯總記賬憑證核算形式、憑單日記賬核算形式、科目匯總表核算形式、記賬憑證核算形式、日記總賬核算形式。無論是適用于業(yè)務簡單，使用科目很少的小型企業(yè)的日記總賬核算形式，還是適用于中小企業(yè)的科目匯總表和記賬憑證核算形式，乃至只能在大規(guī)模、經(jīng)濟業(yè)務多、分工較細的工業(yè)企業(yè)使用的憑單日記賬和記賬憑證核算形式，設置賬簿的種類都是日記賬、明細賬、總賬，采用的格式以三欄式為主。在會計電算化中是否還有必要完全照搬手工會計下的會計核算形式呢?答案是否定的。因為手工會計下的會計核算形式并不是會計數(shù)據(jù)處理本身所要求的，而是手工處理的局限所致。計算機處理和手工處理相比，不僅僅在處理速度上有幾何數(shù)量級的提高，而且不存在因為工作時間過長或疲勞而引起的計算錯誤和抄寫錯誤。這樣完全可以從所要達到的目標出發(fā)，設計出適合計算機處理、效率更高、數(shù)據(jù)處理流程更加合理的會計核算形式。筆者通過多年的實踐認為，在小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下電算化會計的會計核算形式應采用科目匯總表和明細表兩種會計核算形式。
1.1 科目匯總表核算形式會計電算化下的科目匯總表核算形式是基于手工科目匯總表核算形式，結(jié)合計算機數(shù)據(jù)處理的特點提出的。這種核算形式的處理程序一般描述為6個步驟：(1)根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證;(2)根據(jù)收、付款憑證登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬;(3)根據(jù)記賬憑證登記明細賬，同時累計生成明細表;(4)根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表;(5)根據(jù)科目匯總表登記三欄式總帳;(6)根據(jù)明細表編制會計報表。
從會計電算化下的會計數(shù)據(jù)處理程序來看，和手工科目匯總表核算程序相比，增加了明細表，會計報表的數(shù)據(jù)直接來源于明細表，總賬采用三欄式賬頁，而賬簿的設置也不必嚴格分類。
1.2 明細表核算形式該程序是根據(jù)明細賬來登記總帳，提供會計報表的數(shù)據(jù)。具體的處理步驟為：(1)、(2)步同科目匯總表;(3)根據(jù)記賬憑證登記明細賬，同時累計生成明細表;(4)期末由明細賬產(chǎn)生總賬;(5)期末根據(jù)明細表編制會計報表。明細表核算方式中明細表是整個處理程序的核心，它包含了每一個科目的期初、本期發(fā)生、期末和年累計金額，科目的內(nèi)容為企業(yè)所有發(fā)生的會計明細科目，其內(nèi)部關系為：一級科目的數(shù)額等于下屬二級科目數(shù)額之和，二級科目數(shù)額為下屬三級科目數(shù)額之和，依此類推。明細賬處理上包含兩個過程：登記明細賬和累計明細表。記賬時根據(jù)不同的科目登入相應的明細賬(現(xiàn)金和銀行存款不再登記明細賬，只需累計明細表)，同時將金額累計到明細表中相應科目的發(fā)生額中，并計算出該筆業(yè)務發(fā)生后相應科目的余額。計算明細表是根據(jù)明細表的內(nèi)部結(jié)構(gòu)及關系，分別累計出各級的發(fā)生額，直接修改原明細表中相應科目的金額。一般先從一級開始，逐級累計到最后一級為止。例如：某條記錄 kmbh=“1610101”，這是一個三級科目(假設科目編碼規(guī)則為3222)，在處理時，先將金額累計到一級科目的發(fā)生額中，然后再累計二級科目，依此類推，直至最后一級。由于會計業(yè)務的每一筆數(shù)據(jù)都必須依據(jù)一定的會計科目，業(yè)務上的每一筆數(shù)據(jù)都可包含在明細表中，故報表的數(shù)據(jù)可直接來源于明細表;明細賬在此只起分類的作用，但無論是賬還是表其數(shù)據(jù)源只有一個，即記賬憑證，各種賬表的數(shù)據(jù)都是在記賬憑證分錄庫的基礎上派生形成。如按業(yè)務排列形成明細賬;按業(yè)務匯總形成科目匯總表;按一級科目匯總形成總賬。這樣總賬與明細賬、日記賬，科目與科目已失去了相互核對、相互制約的關系。因此，在電算化條件下，可以不考慮賬簿間的核對工作，而核對、制約工作主要靠正確輸入憑證和賬簿內(nèi)部控制來實現(xiàn)。
采用明細表會計核算形式，其優(yōu)越性在于：
第一，不管是現(xiàn)金科目還是銀行科目，總賬科目還是明細科目，都可以在明細表或明細賬中將涉及到該科目的所有業(yè)務全部篩選出來，按日期進行排列，形成日記賬，即在電算化下所有科目都有日記賬、所有科目都有明細賬，各種賬簿也無嚴格的分類。
第二，可形成動態(tài)的總賬數(shù)據(jù)，企業(yè)可以及時了解資金的運動信息。明細表中按一級科目取出，就形成科目試算平衡表，期末的試算平衡就可代替總帳。
第三，可以在明細表中設置每一時刻，每一科目的資金運動信息，使企業(yè)的會計核算由事后的靜態(tài)核算達到事前或事中的動態(tài)核算成為可能。
第四，在會計電算化中，各個單位可以采用同一會計核算形式，所不同的只是科目內(nèi)容上的變化，這為實現(xiàn)會計電算化下會計核算形式的通用提供了前提。
2、會計電算化中大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下的會計核算形式
從理論上說，科目匯總表和明細表核算形式是一種在電算化下有效的會計核算形式，但由于小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，例如FoxBASE、 VisualFoxPro等是PC機上的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它在保證數(shù)據(jù)庫的一致性和安全方面還存在問題，因此，事實上，科目匯總表和明細表兩種會計核算形式，在實現(xiàn)時基本都是采用集中處理(批處理)的方式，即記賬憑證的一次輸入，多次調(diào)用，多次記賬，得到的賬表數(shù)據(jù)只能是相對的動態(tài)數(shù)據(jù)，只有在大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下采用記賬憑證的實時處理會計核算形式，才能獲得真正的每一時刻的動態(tài)會計信息，實現(xiàn)在線管理，在線計算，實現(xiàn)真正的網(wǎng)絡財務，極大地豐富會計信息內(nèi)容并提高會計信息的價值。
記賬憑證實時處理的核算形式處理過程非常簡單。整個核算的起點仍然是從原始憑證或原始憑證匯總表開始，所不同的是，記賬是即時進行的，記帳憑證形成的同時各種帳簿也已產(chǎn)生，即記帳憑證文件既是記賬憑證又是賬簿。記賬憑證文件包含了本會計期間所有科目的期初、本期發(fā)生、期末、年累計金額，其內(nèi)部關系同明細表，科目是按業(yè)務發(fā)生日期的順序排列的，只要有新的科目記入，就會在記賬憑證文件中逐筆登記該科目的發(fā)生額，同時將金額累計到相應科目的發(fā)生額中，并計算出該筆業(yè)務發(fā)生后響應科目的余額，這樣，就可以據(jù)會計人員的要求在憑證文件中得到每一科目任一時刻的動態(tài)信息，形成所謂的賬簿，各種反映企業(yè)經(jīng)營和資金狀況的動態(tài)財務報表、財務報告、年報、季報、月報和日報均能很便捷的即時產(chǎn)生，如果與網(wǎng)上銀行連接，可以隨時查詢企業(yè)最新的銀行資金信息，從而實現(xiàn)從桌面財務邁向網(wǎng)絡財務的目標。
總之，會計電算化的第一階段使會計工具和介質(zhì)由算盤到鍵盤，從賬本到磁盤文件。網(wǎng)絡財務將使會計核算模式繼續(xù)發(fā)生更大的變化。
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