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小型企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)注重實(shí)際運(yùn)作控制
摘要：小型企業(yè)的組織體系通常采用垂直管理模式，管理跨度小，管理幅度窄。由于受規(guī)模、財力、人力等限制，小型企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)(崗位)的設(shè)置和職責(zé)劃分容易產(chǎn)生交叉重疊現(xiàn)象，影響企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)和經(jīng)營管理的需要，避繁就簡、避虛務(wù)實(shí)，從經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性出發(fā)，注重實(shí)際運(yùn)作控制。
實(shí)際運(yùn)作控制亦稱“應(yīng)用控制”，是指在企業(yè)內(nèi)部實(shí)際經(jīng)營操作過程中實(shí)施的各項(xiàng)控制。主要包括批準(zhǔn)控制、會計控制和實(shí)物控制。
一、批準(zhǔn)控制
批準(zhǔn)控制是指在某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之前，按照既定程序，對其正確性、合理性、合法性加以核準(zhǔn)，并確定是否讓其發(fā)生所進(jìn)行的控制。批準(zhǔn)控制系事前控制，可將一切不合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)控制在事發(fā)之前，具有預(yù)防作用。小型企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較多，因此，可采用一般批準(zhǔn)方式，授權(quán)給較低層次管理人員，由其根據(jù)既定的預(yù)算、計劃、制度等標(biāo)準(zhǔn)，在授權(quán)范圍內(nèi)行使批準(zhǔn)權(quán)。這樣做，既能提高工作效率，又能保證經(jīng)濟(jì)活動的靈活性和主動性。
小型企業(yè)的例外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較少，且無章可依。因此，對這些業(yè)務(wù)，必須采取特別批準(zhǔn)方式，由高層管理人員直至廠長(經(jīng)理)，專門研究后作出決定。小型企業(yè)的財務(wù)收支批準(zhǔn)系內(nèi)部控制的關(guān)鍵，可由各部門(小組)提出申請或計劃，財會部門審核后報廠長(經(jīng)理)批準(zhǔn)。這里，批準(zhǔn)往往不是一次完成的，多數(shù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需經(jīng)兩次或兩次以上相互聯(lián)系的批準(zhǔn)才能完成。后一次批準(zhǔn)既是對前一次批準(zhǔn)的認(rèn)可，又是對前一次批準(zhǔn)形成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的進(jìn)一步監(jiān)督和控制。若每次負(fù)責(zé)批準(zhǔn)的人或部門相互獨(dú)立，則更能強(qiáng)化批準(zhǔn)控制的功能。批準(zhǔn)控制必須做到以下幾點(diǎn)：
1、所有人員不經(jīng)合法授權(quán)，不能行使批準(zhǔn)權(quán)。按照責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則，在合理分工的基礎(chǔ)上，授予各層次管理人員相應(yīng)的批準(zhǔn)權(quán)限，賦予相應(yīng)的責(zé)任。不經(jīng)合法授權(quán)，任何人不能審批;有批準(zhǔn)權(quán)的人，只能在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)行事，不得越權(quán)批準(zhǔn)。
2、所有業(yè)務(wù)不經(jīng)批準(zhǔn)，不能執(zhí)行。為保證全部經(jīng)濟(jì)活動按照既定的方針、政策進(jìn)行，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在執(zhí)行之前，必須按照適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)程序，報經(jīng)有關(guān)人員或部門審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
3、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一經(jīng)批準(zhǔn)，必須予以執(zhí)行。如果情況有變不能執(zhí)行，要及時請示匯報。
4、經(jīng)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須按照已批準(zhǔn)的方案進(jìn)行，不得擅自改動。在執(zhí)行中確需變動或更改的，必須立即報告。
二、會計控制
會計控制是指通過企業(yè)內(nèi)部會計活動對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)施的控制。為保證內(nèi)部控制的有效性和可靠性，會計控制應(yīng)具備以下內(nèi)容：
1、恰當(dāng)?shù)膷徫辉O(shè)置。為達(dá)到會計控制的目的，根據(jù)小型企業(yè)的特點(diǎn)，會計核算宜采用集中核算的方式，即由會計機(jī)構(gòu)統(tǒng)一辦理。一般可設(shè)會計主管兼總賬會計、明細(xì)賬會計兼稽核、出納三個崗位。
2、嚴(yán)密的憑證制度。主要有三項(xiàng)：一是設(shè)計合適的憑證格式及傳遞程序。企業(yè)的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都必須填制憑證，并按照規(guī)定的程序傳遞。這樣，一旦某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題，就會在制作、傳遞憑證過程中及時被發(fā)現(xiàn)，憑證即成為追究責(zé)任的依據(jù)。二是所有憑證都要預(yù)先依次編號，以便查證。三是對所有憑證，無論是自制的還是外來的，在入賬之前必須經(jīng)過認(rèn)真審核，以保證每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)入賬的正確性及合法性。
3、合理的會計記錄程序。為使會計控制順利進(jìn)行，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立一套合理的會計記錄程序，包括憑證填制、傳遞、審核、賬簿登記、報表編制等。設(shè)計會計記錄程序，要充分考慮企業(yè)規(guī)模大小、業(yè)務(wù)量多少，以及管理人員數(shù)量、水平等因素。在保證滿足所需核算資料和必要控制手續(xù)的前提下，盡可能地簡化手續(xù)，以增強(qiáng)可操作性。
4、嚴(yán)格的日常核對制度。包括賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實(shí)核對等。日常核對制度對保證會計記錄的真實(shí)、完整、正確，保證會計控制的有效性，具有至關(guān)重要的作用。
三、實(shí)物控制
實(shí)物包括企業(yè)的資產(chǎn)、物資以及會計資料等。實(shí)物控制是指為保護(hù)各種實(shí)物的安全完整，防止舞弊行為而進(jìn)行的控制。主要包括限制接近、實(shí)物保護(hù)和實(shí)物清查。
1、限制接近。實(shí)物的限制接近是減少實(shí)物被盜或毀損機(jī)會、劃分責(zé)任、保護(hù)實(shí)物實(shí)體的重要措施。實(shí)物接近要嚴(yán)格限制在經(jīng)批準(zhǔn)的人員范圍內(nèi)。根據(jù)各種實(shí)物的性質(zhì)和管理特點(diǎn)，合理確定允許接近的人員，并對限制接近的遵守情況進(jìn)行嚴(yán)格的檢查監(jiān)督。比如，貨幣資金僅限于專職的收銀、出納人員，并與有關(guān)賬簿記錄人員相分離。出納人員要嚴(yán)格按照國家有關(guān)貨幣資金管理的規(guī)定保管和使用。存貨僅限于倉庫保管員，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得接近。查看會計資料僅限于經(jīng)批準(zhǔn)的有關(guān)人員，其他無關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意接近和查看，以免發(fā)生篡改、銷毀等事件。
2、實(shí)物保護(hù)。實(shí)物保護(hù)是指為使實(shí)物免遭盜竊、損傷及其他意外損害，確保實(shí)物的完整性而采取的各種措施。一般來說，應(yīng)對各種安全防范措施定期檢查，消除隱患，減少實(shí)物受損機(jī)會。
3、實(shí)物清查。結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，采取定期盤點(diǎn)或輪番盤存的方法，清查財產(chǎn)物資的實(shí)有數(shù)量，妥善處理盤盈盤虧，確保賬實(shí)相符。
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