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試論對電算化會計中會計方法的思考
信息新技術(shù)促使人們改變原先的思維方式，重新考慮新的會計方法。美國前會計學(xué)會會長井尻雄士教授在80年代初提出了“三式簿記”新概念，美國的阿妮塔。霍蘭德等教授提出基于事件驅(qū)動法的事項會計，主張打破原有復(fù)式記賬原理，變原有的貨幣反映為多維反映，他們的研究都是建立在信息新技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)之上的。雖然信息新技術(shù)的日新月異，使會計學(xué)者從不同的角度重構(gòu)未來的會計格局，但這種重構(gòu)必須是會計科學(xué)性與信息新技術(shù)科學(xué)性的相互融合與完美結(jié)合，忽視其中的任何一方，都會使會計的發(fā)展受到影響。基于這一認識，這里對電算會計中的若干會計方法加以探討。
一、電算會計中借貸記賬法是否不適用
在借貸記賬法中，“借”既可以表示增，也可以表示減，而“貸”既可以表示減，也可以表示增，盧卡。帕喬利提出的復(fù)式借貸簿記方法之所以幾百年來一直為人們所推崇，正是因為其“有借必有貸，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學(xué)原理。
盡管我國會計實務(wù)也曾一段時間對增減記賬法和收付記賬法情有獨鐘，但最終仍達成共識，采用了國際上通用的借貸記賬法。
本質(zhì)上說，在借貸記賬法中，借和貸只是代表一種符號，而其實質(zhì)則是“有借必有貸，借貸必相等”。換句話說，不管是在手工會計中，還是在電算會計中，衡量記賬憑證是否采用借貸記賬法，主要看其是否體現(xiàn)“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。在電算會計中，盡管記賬憑證庫文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種，但萬變不離其宗，其基本實質(zhì)都是通過記賬憑證編號維系著憑證的借貸記賬法。
有人以會計軟件常以正、負號分別替代借、貸符號為由，企圖說服人們相信這一記賬法已經(jīng)難以勝任新形勢。應(yīng)當(dāng)注意的是，即使借、貸符號在數(shù)據(jù)庫中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認，在將借貸記賬憑證的發(fā)生額登錄到總賬之后，對于登賬后所結(jié)計的期末余額往往以正數(shù)表示借方余額，而以負數(shù)表示貸方余額，甚至在借貸庫文件中只設(shè)一個金額字段，在該字段中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標(biāo)記都沒能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規(guī)則，其實質(zhì)仍然是借貸記賬法。這里的正、負號與增減記賬法的增減符號的屬性風(fēng)馬牛不相及。
從長遠來看，隨著原始憑證的逐步電子化，記賬憑證的自動生成勢在必行，屆時，何種記賬方法使自動生成更可行，當(dāng)然要根據(jù)其科學(xué)性而定。智能軟件的設(shè)計憑借的是科學(xué)的方法和嚴密的思維與推斷，而經(jīng)過了數(shù)百年磨練的借貸記賬法，無疑是未來智能專家設(shè)計會計軟件的最佳選擇。當(dāng)然，一味否定增減記賬法的科學(xué)性也是錯誤的。
在計算機之中，當(dāng)采用增減記賬法填制記賬憑證之后，我們完全可以編寫一段簡短的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)換為借貸記賬法下的相應(yīng)記賬憑證。其轉(zhuǎn)換的主要依據(jù)是各該科目的記賬符號與所屬科目類別。以從銀行提取現(xiàn)金為例，在增減記賬法下，增記“現(xiàn)金”，減記“銀行存款”�，F(xiàn)金和銀行存款都是資產(chǎn)類科目，對資產(chǎn)類科目，其增加就轉(zhuǎn)換為“借”，其減少就轉(zhuǎn)換為“貸”。依此，也可將借貸記賬法下的憑證轉(zhuǎn)換為增減法下的憑證。
事實上，過多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計算機中運行是不明智的。
因為這兩種方法僅是用于數(shù)據(jù)的輸入而并非是用于信息輸出，換句話說，記賬方法與信息用戶的需求無關(guān)，信息用戶所需要的會計信息主要是以會計科目為標(biāo)識的發(fā)生額或余額(至少當(dāng)前是如此)。
二、“反結(jié)賬、反記賬、取消審核”的可行性
至今，尚有不少會計核算軟件設(shè)置“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。在實際工作中，這些設(shè)置的確給會計人員的會計處理帶來許多方便，盡管許多學(xué)者對此提出異議，但不少實務(wù)工作者卻對其依依不舍。有的學(xué)者甚至認為，在計算機特定的工作環(huán)境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實際工作中存在大量錯誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。
所謂電算化會計中“反記賬”，事實上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑，沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄，為了保證其有案可稽，當(dāng)其發(fā)生錯誤時，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫。同時，對兩種出錯情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時所發(fā)生的錯誤，“應(yīng)當(dāng)將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認”;二是由于記賬憑證錯誤而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生錯誤的，則“應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中，由于記賬憑證出錯而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯時而發(fā)生。一般采用兩種方式進行相應(yīng)的修改：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這些詳細而又具體的規(guī)定所強調(diào)的一點，那就是對出錯之處必需留有修改的痕跡。
在電算會計之中，記賬錯誤和記賬憑證填制錯誤仍然在所難免。但由于計算機特定的工作環(huán)境，迫使我們不得不改變手工會計原有的更正作法。雖然紅線注銷法在電算會計中難以操作，但對出錯的電子數(shù)據(jù)，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個，保留錯誤電子數(shù)據(jù)，另作更改的記賬憑證，并據(jù)以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會計檔案之中，同時，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中�！稌嫼怂丬浖竟δ芤�(guī)范》第十八條也作出與上相同的規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補充憑證法進行更正;記賬憑證輸入時，紅字可用‘-’號或者其他標(biāo)記表示”。
由上可見，不管是手工會計，還是電算化會計，對出錯的修改均強調(diào)留有痕跡。
事實上，在電算化會計中，由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調(diào)。
反結(jié)賬的錯誤做法也是顯而易見的。當(dāng)期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會計報表之后，如果將其“反結(jié)賬”，則意味可以對該給賬月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù)，無論這些新憑證是否已經(jīng)記賬，都存在賬表不一致的錯誤，而當(dāng)根據(jù)其登賬后的賬簿重新編制報表，擺在人們面前的兩張報表是絕不相同的。如果某一會計期反復(fù)操作結(jié)賬與反結(jié)賬，并生成相應(yīng)會計報表，會計信息的生成不啻是在搞數(shù)字游戲!
進而言之，將“取消審核”、“反記賬”與“反結(jié)賬”同時使用，其后果更不堪設(shè)想：結(jié)賬后可以再增減當(dāng)月經(jīng)濟業(yè)務(wù)，賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改，而業(yè)已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數(shù)據(jù)不留痕跡地修改，承認這種逆操作的合法性，又置會計的證、賬、表勾稽關(guān)系于何地?
它只會給制假者提供機會，而對電算化內(nèi)部會計控制百害而無一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會計信息可靠性的做法，還需要會計工作規(guī)范嗎?商品化會計核算軟件首先要評審，正說明會計軟件必須遵守包括證、賬、表等操作在內(nèi)的工作規(guī)范之重要。
本質(zhì)上說，上述所有的逆操作，其最終目的都是為了對記賬憑證庫文件上的電子數(shù)據(jù)作不留痕跡的修改。事實上，發(fā)現(xiàn)證、賬錯誤而采用紅字(“-” 號)更正法或補充更正法填制記賬憑證，再據(jù)以登記賬簿、會計報表，并不會給會計人員帶來太多麻煩。無論是結(jié)賬前作為當(dāng)月憑證的更改，還是結(jié)賬后作為下月的憑證的更改，對會計人員來說都是舉手之勞，何況證、賬的錯誤畢竟不會太多，因而不至于導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。
三、產(chǎn)品成本計算方法是否改弦易轍
在成本核算過程中，由于各企業(yè)生產(chǎn)組織特點和生產(chǎn)工藝流程的不同，致使至今難有通用的成本核算軟件面市。隨著經(jīng)濟全球化進程的加快，電子商務(wù)活動的普遍展開，成本核算受外部環(huán)境影響與日俱增。首當(dāng)其沖的是，定制式的生產(chǎn)方式及由此而形成的“適時生產(chǎn)控制”(JIT)等生產(chǎn)理念和生產(chǎn)模式。在定制式生產(chǎn)情況下，按批量計算的分批法似可適用，然而，由于成本計算方法的選擇除了要考慮生產(chǎn)組織特點之外，還應(yīng)當(dāng)視企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程而定，即使未來企業(yè)生產(chǎn)快捷，但其各自的生產(chǎn)工藝流程的差異卻永遠存在。無論是單步驟連續(xù)式生產(chǎn)。還是多步驟連續(xù)式生產(chǎn)，抑或是多步驟裝配式生產(chǎn)，都必須在這分批法前提之下再根據(jù)各自的生產(chǎn)工藝流程以及管理要求確定各車間、部門的成本計算方法。看來，傳統(tǒng)成本計算方法諸如逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法、平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法等仍有其存在的必要，只是面對日新月異的外部環(huán)境，考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。
成本信息細化也許是未來發(fā)展的趨勢。未來市場的競價、壓價的競爭使企業(yè)不得不從內(nèi)部挖掘潛力。以產(chǎn)品為主線，集成了產(chǎn)品設(shè)計/制造/控制層的 “計算機集成制造系統(tǒng)(CIMS)的問世，使產(chǎn)品的管理決策、設(shè)計開發(fā)、加工制造等過程和經(jīng)營控制等過程通過計算機科學(xué)地聯(lián)結(jié)為一個整體，把管理和技術(shù)的信息直接用來控制機器進行加工，最大程度地實現(xiàn)了縱向集成，進而極大地提高企業(yè)在市場中的競爭力。而在這一背景下，以作業(yè)成本管理(ABCM)與”成本企畫“(TC/CD)為代表的兩大成本管理方法崛起并表現(xiàn)出卓越的成效，并以此為基礎(chǔ)，”作業(yè)量基準成本計算“(ABC)和”目標(biāo)成本計算“崛起而成為成本計算的生力軍，傳統(tǒng)的成本計算方法無論從其形式還是內(nèi)容都面臨著挑戰(zhàn)。例如，采用分批法雖然按產(chǎn)品生產(chǎn)周期計算產(chǎn)品成本計算最終產(chǎn)品，但借助于計算機的海量存儲的優(yōu)勢，將周期再分割成若干時間段(甚至以天為單位)進行明細計算、匯總與報告，無疑更能適應(yīng)成本管理的需要。同時，以最終產(chǎn)品為計算對象也顯得粗糙與不適時宜，代之而起的則可能是細分至工序、半成品、在產(chǎn)品的成本計算，如此，生產(chǎn)費用在完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品之間分配也必然要賦予新的內(nèi)容。
EXCEL表處理軟件在會計中的使用似乎給了我們許多的啟迪。財務(wù)會計報表上的各項信息，盡可以通過公式定義的方式對其取數(shù)來源詳加規(guī)定，繼而運行報表生成模塊，瞬間編制出所需的報表。從本質(zhì)上說，輔助生產(chǎn)費用分配、制造費用分配以及成本計算單等賬表數(shù)據(jù)都是一系列關(guān)系型二維數(shù)據(jù)，均可以使用 EXCEL軟件定義、計算并生成用戶所需的成本信息。隨著表處理軟件功能的日益增強，各種產(chǎn)品成本的計算可望實現(xiàn)真正意義上的“頻道點播”。
同時，由于數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘以及聯(lián)機分析處理(OLAP)等技術(shù)的采用，成本信息的電子化與實時化呼之欲出，成本計算方法可望日趨準確、科學(xué)，成本分析與管理也必將為決策者提供可靠的信息支持。
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