檔案信息化管理淺析

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢，檔案信息化建設(shè)賦予新時(shí)期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案信息系統(tǒng)是一項(xiàng)需運(yùn)用各種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。

　　1 檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

　　隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

　　2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

　　2.1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性 檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

　　2.2在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

　　2.3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高 檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

　　但是由于歷史原因，館(室)藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作的電子化。

　　2.4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展來考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

　　2.5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高 從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

　　3 檔案信息化建設(shè)的措施

　　3.1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理 檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

　　3.2解決好電子文件的保存問題 電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

　　3.3實(shí)行檔案系統(tǒng)電子與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存 所謂“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的檔號及存地，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)，把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機(jī)的對應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識關(guān)系。“雙套制”的存在，是未來檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點(diǎn)，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期共存。

　　3.4提高檔案人員知識結(jié)構(gòu) 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，要擔(dān)當(dāng)起這一歷史責(zé)任，必須有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。這一方面是由檔案工作的政治性、服務(wù)性決定的;另一方面，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。作為現(xiàn)代檔案工作者應(yīng)當(dāng)有豐富、廣博的知識，不僅熟悉檔案專業(yè)知識，還要努力掌握其他相關(guān)知識，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)等，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

　　結(jié)束語

　　檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)面對全球信息化浪潮的必然選擇。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案信息化帶來難得的機(jī)會(huì)同時(shí)也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。我們要把握機(jī)遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家、社會(huì)作出重大貢獻(xiàn)。檔案信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，實(shí)現(xiàn)國家信息工程的重要步驟，其意義深遠(yuǎn)而任重道遠(yuǎn)。

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