關(guān)于加強(qiáng)高校檔案管理工作的思考
論文關(guān)鍵詞:高�！n案管理 管理方式
論文摘要:本文主要闡述了較強(qiáng)高校檔案工作的重要性，存在的主要問題及應(yīng)采取的措施。
普通高等學(xué)校是教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的豐富的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作之需，也是發(fā)展社會主義教育的重要工作之一。高校檔案是學(xué)校各部門行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進(jìn)行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高校檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類:科技檔案、文書檔案、人事檔案、財(cái)會檔案。根據(jù)《高校檔案實(shí)體分類法》的劃分，它包括如下的十個一級項(xiàng)目的種類內(nèi)容:黨群、行政、教學(xué)、科研、儀器設(shè)備、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)及科技開發(fā)、外事、財(cái)會等。檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經(jīng)這樣精辟地論述，“對事態(tài)的真相，現(xiàn)在不可能提出文件來作證據(jù)，只有事態(tài)本身作為歷史陳跡的時候，這些證據(jù)才會出現(xiàn)。”高校檔案真實(shí)地反映了學(xué)校各個時期的面貌，對于學(xué)校編史修志，和行政管理、教學(xué)、科研、維護(hù)學(xué)�；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，對于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開發(fā)利用價值。在高校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實(shí)體對檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，便于對本單位各門類檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)檔案信息資源的綜合開發(fā)，同時有利于促進(jìn)檔案整體的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的現(xiàn)代化，有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。目前，大部分高校已建立起了綜合檔案室或檔案館。但也存在一些問題，如領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識、形成檔案部門的檔案意識有待進(jìn)一步強(qiáng)化，以提高檔案綜合管理的水平。同時，要注重做好高校檔案信息資源的開發(fā)利用工作。(一)廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備儀器，做好信息共享和網(wǎng)絡(luò)化方面的基礎(chǔ)工作。(二)立足校內(nèi)，積極開展對外服務(wù)工作。高校檔案的利用主要是對校內(nèi)和社會提供利用服務(wù)。(三)積極探索高校檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的新途徑。例如，可開展多方合作，舉辦科技成果的展覽會、博覽會等。
一、目前檔案工作存在問題
1.領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，對檔案工作認(rèn)識不足。長期以來一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面的認(rèn)為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作缺乏認(rèn)識，不把學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作為給與足夠的重視和支持對本本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了檔案工作的順利發(fā)展。
2.檔案管理制度的不健全。要搞好學(xué)校的檔案工作，必須依法治檔，有切實(shí)可行的措施做保證。學(xué)校在安排整體工作時，必須把檔案工作作為重要的工作加以研究布置，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類。歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規(guī)范化，制度化的軌道，使檔案工作做到有章可循，有法可依。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高。改革者開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達(dá)能力。此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作繼續(xù)一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。但目前能達(dá)到上述要求的高校檔案管理人員為數(shù)不多。
3.管理方式落后。高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復(fù)制，難以達(dá)到永久安全保存，因而給檔案管理增加苦難。
二、高等學(xué)校檔案工作應(yīng)采取的措施
4.強(qiáng)化檔案意識。首先是高校領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念的轉(zhuǎn)變。校級領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強(qiáng)加對學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。因此加強(qiáng)檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。其次，解決檔案工作中的實(shí)際問題，包括人力，物力，財(cái)力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護(hù)，有效利用等實(shí)際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進(jìn)。端正一種認(rèn)識，不把檔案工作當(dāng)作“閑差”，采取輕視態(tài)度，意識明確職責(zé)，根據(jù)檔案部門的法定只能和每年布置的工作任務(wù)，真正把檔案工作做到位，不是意見輕而易舉的事。就檔案部門來講，履行行政職能，需要進(jìn)行監(jiān)督，檢查指導(dǎo);履行事業(yè)只能，每年都要大量收檔案進(jìn)館，需要規(guī)范管理，充分利用，發(fā)揮應(yīng)有作用，就立檔案單位來講，文書檔案，會計(jì)檔案，科技檔案等8大門類檔案，需要收集集全，整理規(guī)范，安全保管，有效利用。一是轉(zhuǎn)變思想，檔案的價值和檔案工作的作用，具有比較明顯的滯后性，延展性的特點(diǎn)，好比酷暑縫棉衣，隆冬做單鞋，以備后用。檔案事業(yè)是功當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，作為檔案工作者，如果身心懶惰不想干事，本市不強(qiáng)無能干事，經(jīng)費(fèi)缺乏沒法干事，有些工作不做或不到位，似乎無礙大局，領(lǐng)導(dǎo)不追不問，自己心安理得，勢必給今后工作造成嚴(yán)重影響。檔案工作每件事都是實(shí)施，都要實(shí)實(shí)在在地去完成，沒法偷工減料，不允許混日子，兢兢業(yè)業(yè)，嚴(yán)肅認(rèn)真，才符合檔案部門和檔案工作的職責(zé)和要求，符合黨性原則和事業(yè)原則，才是值得提倡的。三是真正重視。檔案工作，需要做的事很多，都要人干，要有錢干，要有人才保證和經(jīng)費(fèi)保證;要有事業(yè)心，責(zé)任感的人干，有知識，有能力的人干。干事要錢，建房，維修，設(shè)備，管護(hù)，學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檢查指導(dǎo)，樣樣都要花錢。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真明確，思想重視，切實(shí)創(chuàng)造條件加以解決。
2.建立健全檔案管理制度。高校檔案部門要在上級主管部門及分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)檔案法結(jié)合本校實(shí)際，制定本校檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任制，把完整的系統(tǒng)的收集整理檔案工作，納入基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的崗位責(zé)任制，并與考核，獎懲，定制掛鉤。一次激發(fā)檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)覺潛力，推動學(xué)校檔案工作向前發(fā)展。
3.科學(xué)建設(shè)管庫。今年來高校處在不斷擴(kuò)招之中，但是大多數(shù)高校的教育經(jīng)費(fèi)并沒有相應(yīng)增加，也缺少相應(yīng)的科學(xué)規(guī)劃體系。因此，應(yīng)該加大資金投入，對管庫建設(shè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，使各種新載體的檔案順利進(jìn)館。同時建立專門的陳列，展覽場地，使館藏建設(shè)有單純的“數(shù)量型”逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)量與質(zhì)量“并重型”。
4.堅(jiān)持依法治檔。我國梢案法》以及相關(guān)的條例，辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應(yīng)遵守的準(zhǔn)則。但是，社會在不斷變化，檔案的法制建設(shè)也應(yīng)進(jìn)一步更新，完善。只有根據(jù)檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關(guān)法律條規(guī)，并加大對相關(guān)法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)法制觀念，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，才能促進(jìn)高校檔案工作者檔案法律意識的進(jìn)一步提高，努力為依法管理檔案事亞營造一個良好的社會氛圍，確保依法治黨順利實(shí)施。
5.提高高校檔案工作人員素質(zhì)。首先，要強(qiáng)化檔案工作人員的職業(yè)到的觀念。在堅(jiān)持依法治黨的同時，加強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)道德教育，做到奉公守法，敢于負(fù)責(zé)，充分做到法制和德制二者的有機(jī)結(jié)合。其次，要加強(qiáng)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校的檔案工作應(yīng)及時把最新的檔案管理辦法和相關(guān)科技知識運(yùn)用到日常工作中去，同時完善檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)精通檔案專業(yè)知識，懂計(jì)算機(jī)，會外語的復(fù)合型人才，提高檔案工作者的綜合能力，引導(dǎo)檔案工作者盡快適應(yīng)不斷變化的形勢。最后，要充分利用高校資源進(jìn)行在職教育。為適應(yīng)教育和學(xué)習(xí)終身化的要求，應(yīng)建立和完善檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育制度和檔案業(yè)務(wù)人員持證上崗制度，大力開展以崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點(diǎn)的檔案工作者在職教育，進(jìn)一步提高檔案工作者的素質(zhì)。
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