企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐與思考
企業(yè)需要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的人才培訓(xùn)工作，增加建設(shè)人員對相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用，規(guī)避各類問題的發(fā)生。并且提高企業(yè)的檔案信息安全，避免檔案信息的流失。
現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)各個部門的管理工作都與信息化密不可分，通過信息化建設(shè)能夠有效的提高企業(yè)的管理質(zhì)量。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，科學(xué)合理的檔案管理能夠有效的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的各項工作提供基礎(chǔ)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐是提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要舉措，本文針對企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出適宜的措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的順利開展，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述
1、檔案信息的數(shù)字化
企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息的數(shù)字化是將數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)壓縮、運(yùn)用高速掃描等技術(shù)對紙質(zhì)文件、聲像文件進(jìn)行處理，將這些傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，并建立屬于企業(yè)的檔案信息庫，建立符合企業(yè)檔案信息的目錄索引，提升檔案的服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、檔案網(wǎng)站建設(shè)
檔案網(wǎng)站的建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐的重要組成部分。在實際的檔案網(wǎng)站建設(shè)時，需要根據(jù)企業(yè)的實際檔案情況，加強(qiáng)網(wǎng)站的功能建設(shè)。主要以主頁服務(wù)的形式進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)，通過企業(yè)檔案信息主頁，為企業(yè)提供檔案的服務(wù)和宣傳工作，充分體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能等，有效的提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。
3、數(shù)字化檔案館的建設(shè)
數(shù)字化檔案館是企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐的重要組成部分。在實際的檔案建設(shè)過程中，數(shù)字化檔案館的建設(shè)，能夠為企業(yè)提供一個電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案資料的方式，提高了企業(yè)的檔案管理效果，提高了檔案的使用質(zhì)量。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)在數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上，合理的對檔案進(jìn)行分類，按照企業(yè)相關(guān)的檔案流程順序、時間順序等對檔案進(jìn)行排列，并建立大型的數(shù)字化檔案館目錄，促使檔案使用者能夠快速的對檔案進(jìn)行使用，為使用者提供便利，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐過程中存在的問題
1、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化程度不高
在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐過程中，科學(xué)合理的規(guī)劃和組織實施，是提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要保障。一些企業(yè)在實際的檔案信息化建設(shè)的實踐過程中，缺乏良好的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐效率低下，而且重復(fù)建設(shè)頻繁。各個部門的檔案管理缺乏統(tǒng)一的調(diào)配，使得各個檔案管理部門各自為政，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)十分困難，影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐效果。
2、資金不足、技術(shù)支持不夠全面
現(xiàn)階段，為了應(yīng)對日益激烈的市場競爭環(huán)境，企業(yè)不斷需求新的有效途徑提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。這也就使得企業(yè)的管理和信息化建設(shè)的重心沒能放到檔案信息化建設(shè)的實踐中，也使得企業(yè)的檔案信息化建設(shè)資金不夠充足，相關(guān)設(shè)備不能得到有效的落實，影響企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的實踐效率和效果。而且，技術(shù)支持不夠全面也是影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要問題，良好的技術(shù)支持，能夠確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和安全，規(guī)避各類問題的發(fā)生。檔案信息化建設(shè)實踐的初期，需要對各類紙質(zhì)文件、聲影文件進(jìn)行處理，將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，但是這一過程需要足夠的技術(shù)支持，如果技術(shù)支持不夠全面，會使得檔案數(shù)字化的過程十分緩慢。
3、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐缺乏與實際的銜接
企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐過程中，會出現(xiàn)信息化檔案建設(shè)與實際銜接不夠合理的情況，使得檔案管理不夠科學(xué)與合理，導(dǎo)致企業(yè)的各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)與企業(yè)的管理環(huán)節(jié)不能有效的組合，使得檔案信息與其他信息之間的銜接不夠合理，影響企業(yè)檔案信息化實踐的效率。
4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實踐缺乏優(yōu)秀的技術(shù)型人才
企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐需足夠的技術(shù)支持，合理的技術(shù)應(yīng)用需要技術(shù)型人才的支撐。但是受到企業(yè)的現(xiàn)狀影響，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人才存在不足，影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐效率。而且，企業(yè)沒有引入技術(shù)型復(fù)合人才，導(dǎo)致企業(yè)的信息化建設(shè)不能滿足企業(yè)的實際需求，檔案服務(wù)質(zhì)量不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。
三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的舉措
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保障，結(jié)合企業(yè)檔案的實際情況，必須提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。其舉措如下：
1、構(gòu)建符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
在實際的檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立適宜檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促使各個部門之間進(jìn)行有效的整合，實現(xiàn)各個檔案管理部門之間的統(tǒng)一調(diào)配，有效規(guī)避各自為政的情況，并為企業(yè)良好有序的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。要落實企業(yè)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)避重復(fù)建設(shè)的發(fā)生，促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利實施。
2、加強(qiáng)資金投入、給予全面技術(shù)支持
首先，需要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重視，將企業(yè)的檔案信息化建設(shè)實踐作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標(biāo)，提高資金的投入，從而有效的確保相關(guān)設(shè)備和人員的配置，提高檔案信息化建設(shè)的效率。其次，給予全面技術(shù)支持，促使各類技術(shù)能夠滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)需求，針對檔案數(shù)字化、網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字化檔案館的建設(shè)，提供適宜的技術(shù)支持，提高檔案信息化建設(shè)的效率。
3、科學(xué)銜接檔案信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)
針對檔案信息化建設(shè)與企業(yè)實際不相符的情況，促使企業(yè)各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)和企業(yè)的管理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的銜接，避免不合理的情況發(fā)生。而且，還需要合理的對檔案信息化建設(shè)與企業(yè)的實際發(fā)展情況進(jìn)行分析，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利完成。
4、加強(qiáng)檔案復(fù)合型人才的引入與培養(yǎng)
首先，企業(yè)需要建立良好的人才引入機(jī)制，并建立有效的留住人才機(jī)制，從而為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提供足夠的復(fù)合型人才，促使檔案信息化建設(shè)能夠順利完成，并由復(fù)合型人才完成對企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)字化檔案館的維護(hù)和技術(shù)使用，確保檔案信息化質(zhì)量。其次，需要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的人才培訓(xùn)工作，增加建設(shè)人員對相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用，規(guī)避各類問題的發(fā)生。其三，在實際的檔案信息化建設(shè)過程中，需要重視信息化的安全體系，提高企業(yè)的檔案信息安全，避免檔案信息的流失。四、結(jié)語隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)的各項管理工作都與信息技術(shù)息息相關(guān)。針對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實踐中存在的問題進(jìn)行分析，提出推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平、檔案服務(wù)水平的提升，推進(jìn)實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。
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