會計(jì)信息化是會計(jì)發(fā)展的必然趨勢
從生產(chǎn)力的發(fā)展過程看，人類社會在幾千年的歷史長河中已經(jīng)歷了原始社會、農(nóng)業(yè)社會、工業(yè)社會，正在進(jìn)入信息社會。面對信息社會的到來，各個國家、各個行業(yè)、各個不同的從業(yè)人員都在思考著同樣一個問題：信息社會給我們帶來了什么，我們將如何應(yīng)對。會計(jì)人在說：會計(jì)信息化是會計(jì)發(fā)展的必然趨勢。
一、會計(jì)信息系統(tǒng)的價值在于提供與決策相關(guān)的信息
會計(jì)信息系統(tǒng)是由會計(jì)人員、數(shù)據(jù)處理工具和數(shù)據(jù)處理規(guī)程組成的有機(jī)整體。會計(jì)信息系統(tǒng)歷史淵源，至今仍然久經(jīng)不衰，并且呈現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)越發(fā)展、會計(jì)越重要的趨勢。其根本原因就是它能夠加工和利用會計(jì)信息對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行控制，滿足經(jīng)濟(jì)管理的需要。提供會計(jì)信息既是會計(jì)信息系統(tǒng)的出發(fā)點(diǎn)，也是會計(jì)信息系統(tǒng)的終結(jié)點(diǎn)。在這方面，無論是傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)，還是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，或者是會計(jì)信息化系統(tǒng)，可以說不存在什么差別。這是由會計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)及其在社會經(jīng)濟(jì)生活中所處的地位所決定的。一方面，經(jīng)濟(jì)及其發(fā)展水平是會計(jì)信息系統(tǒng)的助推器。經(jīng)濟(jì)是因，會計(jì)信息系統(tǒng)是果。不同的經(jīng)濟(jì)形態(tài)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，對會計(jì)信息系統(tǒng)的要求也不同。結(jié)繩記事是會計(jì)信息系統(tǒng)對原始社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的適應(yīng)，“資產(chǎn)=負(fù)債+業(yè)主權(quán)益”的平衡公式是會計(jì)信息系統(tǒng)對封建及原始資本積累經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的適應(yīng)，成本和損益計(jì)算是會計(jì)信息系統(tǒng)對于工業(yè)經(jīng)濟(jì)社會的適應(yīng)，會計(jì)信息化是會計(jì)信息系統(tǒng)對全球經(jīng)濟(jì)一體化的適應(yīng)。另一方面，會計(jì)信息系統(tǒng)對它所處的社會及其經(jīng)濟(jì)發(fā)展也有很大的促進(jìn)作用。結(jié)繩記事促進(jìn)了原始社會剩余物品的分配，“資產(chǎn)=負(fù)債+業(yè)主權(quán)益”促進(jìn)了人類社會借貸關(guān)系的發(fā)展，成本和損益計(jì)算促進(jìn)了現(xiàn)代工業(yè)的進(jìn)步，會計(jì)信息化則促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的全球化。在上述兩方面中，相比之下本文更加關(guān)注后者。因?yàn)橹挥羞@樣，才有利于探討會計(jì)信息系統(tǒng)的價值。
我們研究會計(jì)信息系統(tǒng)只是一種過程或手段，而真正的目的是這個系統(tǒng)的產(chǎn)品-會計(jì)信息。這是因?yàn)闀?jì)信息系統(tǒng)的價值是通過提供會計(jì)信息來體現(xiàn)出來的。會計(jì)信息有使用價值和價值雙重屬性。會計(jì)信息的使用價值是指它能為決策者所使用，并能夠減少決策過程中的不確定性。會計(jì)信息的價值是指決策者在利用會計(jì)信息進(jìn)行決策時所能夠減少的不確定性程度。會計(jì)信息越是有序，經(jīng)濟(jì)決策中的不確定性程度就越小，會計(jì)信息的價值就越大。會計(jì)信息的使用價值和價值是相互依存、相互制約的。會計(jì)信息有使用價值，就一定有其價值。使用價值越大，價值就越大。反之亦然。不僅如此，會計(jì)信息的使用價值和價值的內(nèi)涵會隨著社會進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，不斷發(fā)展，不斷進(jìn)步，不斷豐富。
會計(jì)信息的價值是通過其在決策過程中的作用來體現(xiàn)出來的�，F(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)生活中，決策無處不在、無時不有，到處充滿著經(jīng)濟(jì)決策，而決策是建立在信息基礎(chǔ)之上的。無論是微觀經(jīng)濟(jì)決策，還是宏觀經(jīng)濟(jì)決策，概不例外。
二、傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)的價值是極其有限的
傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生于中世紀(jì)意大利威尼斯的商貿(mào)活動，完善和發(fā)展于20世紀(jì)中葉的工業(yè)社會。它是以手工為主的會計(jì)，或者說是一個手工會計(jì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，會計(jì)人員借助于筆、算盤和憑證、賬簿及報表對經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)生的交易和事項(xiàng)，依據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則、制度，按照復(fù)式記賬法、歷史成本和權(quán)責(zé)發(fā)生制的會計(jì)思想體系，進(jìn)行會計(jì)處理，最終生成會計(jì)信息。在傳統(tǒng)的手工會計(jì)信息系統(tǒng)存續(xù)的漫長歷史時期，它不僅與當(dāng)時的經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展水平相適應(yīng)，而且促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)和科技的進(jìn)步和發(fā)展。
隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷變化，企業(yè)經(jīng)營活動種類的增多和規(guī)模的擴(kuò)大，會計(jì)信息系統(tǒng)所需處理的數(shù)據(jù)量越來越大，改善經(jīng)營、加強(qiáng)管理、提高效益的要求也就越來越高，傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)越來越顯得捉襟見肘。第一，會計(jì)數(shù)據(jù)處理的效率低下。會計(jì)人員面對大量的交易和事項(xiàng)，整日計(jì)計(jì)算算、抄抄寫寫，雖然付出極大的勞動，但提供的會計(jì)信息還總是時過境遷。第二，及時性差。會計(jì)信息的時效性極強(qiáng)，它的時滯必然帶來信息使用者決策的失誤。在傳統(tǒng)的手工會計(jì)信息系統(tǒng)中，會計(jì)信息時效性問題的解決要以犧牲簿記費(fèi)用為代價，而從效益大于成本的原則考慮，這又是不足取的。第三，數(shù)據(jù)處理的差錯率高。真實(shí)性是會計(jì)信息的生命。傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)為此付出了極大的代價，一般從經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額、對應(yīng)科目、記賬方向等項(xiàng)目來核對，通過制單、審核等不同崗位分工來互相促進(jìn)、互相監(jiān)督賬目的正確性。此外，還通過賬證核對、賬賬核對、賬表核對來保證數(shù)據(jù)的正確性。盡管如此，手工處理下會計(jì)信息的差錯率仍然居高不下，且一旦發(fā)生差錯，查找十分困難。第四，基于紙張的會計(jì)信息存儲介質(zhì)，加大了簿記費(fèi)用。傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)以紙張為存儲介質(zhì)，這種“只讀寄存”的數(shù)據(jù)存儲方式不僅使得數(shù)據(jù)存取效率低下，而且數(shù)據(jù)冗余度極高，導(dǎo)致存儲成本高昂。這些成本包括紙張本身的成本，記錄、維護(hù)和使用數(shù)據(jù)所帶來的相關(guān)成本，以及紙張記錄的損壞成本等。由此可見，傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)隨著企業(yè)組織外部環(huán)境的變化和內(nèi)部經(jīng)營管理的提高，由于自身的條件所限，提供的會計(jì)信息及其會計(jì)信息所能實(shí)現(xiàn)的價值是十分有限的。
三、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是一個會計(jì)信息孤島
電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是隨著計(jì)算機(jī)的誕生而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，1954年10月美國通用電氣公司第一次在計(jì)算機(jī)上計(jì)算職工工資，開創(chuàng)了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)處理的新紀(jì)元。在我國，計(jì)算機(jī)在會計(jì)數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用是從1979年長春第一汽車制造廠開始的。在這方面，我國的特點(diǎn)是起步晚、發(fā)展快，可以說實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。我們僅僅用了20多年的時間，基本上實(shí)現(xiàn)了用電算化會計(jì)信息系統(tǒng)取代傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)的目標(biāo)。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的形成，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)記賬、算賬和報賬的自動化，并在此基礎(chǔ)上向管理者提供財務(wù)信息，輔助決策。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的建立和發(fā)展，使會計(jì)工作發(fā)生了很大的變化。具體體現(xiàn)在：第一，減輕了會計(jì)人員的工作強(qiáng)度，提高了會計(jì)工作效率;第二，促進(jìn)了會計(jì)工作的規(guī)范化，提高了會計(jì)信息質(zhì)量;第三，促進(jìn)了會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，提升了會計(jì)人員的素質(zhì);第四，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，它的建立為企業(yè)管理工作現(xiàn)代化奠定了雄厚的基礎(chǔ);第五，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)部分地改變了會計(jì)核算的內(nèi)容、方式、方法，促進(jìn)了會計(jì)自身的發(fā)展。
但是，我們也必須看到，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的建立并未實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息系統(tǒng)的創(chuàng)新和革命性的變化，距離現(xiàn)代企業(yè)管理對它的要求還有很大的差距。造成這種情況和局面的主要原因是因?yàn)殡娝慊瘯?jì)信息系統(tǒng)是一個會計(jì)信息孤島。所謂會計(jì)信息孤島是指“會計(jì)信息系統(tǒng)依據(jù)會計(jì)科目體系，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類采集、匯總、加工、儲存和報告的會計(jì)信息不能滿足使用者決策需求的狀態(tài)。它主要表現(xiàn)在對外報告的決策有用性不夠及財務(wù)信息與非財務(wù)信息的分離;對內(nèi)企業(yè)業(yè)務(wù)活動的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流相分離及財務(wù)會計(jì)信息與管理會計(jì)信息的分離”。
由此可見，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是會計(jì)數(shù)據(jù)處理歷史上的一種進(jìn)步，但是，由于會計(jì)信息孤島的客觀存在，導(dǎo)致電算化會計(jì)信息系統(tǒng)有如下一些缺陷：第一，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)獨(dú)立于企業(yè)組織其他管理信息系統(tǒng)之外，它重復(fù)存儲了企業(yè)組織各個業(yè)務(wù)部門管理信息系統(tǒng)已經(jīng)存儲了的數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)必然產(chǎn)生冗余，引發(fā)了企業(yè)組織中數(shù)據(jù)的不一致，也提高了信息管理的成本。第二，受第一種缺陷的影響，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)只采集和存儲了那些符合會計(jì)確認(rèn)條件的交易和事項(xiàng)，自然輸出的信息也只能是財務(wù)信息，而不包括非財務(wù)信息，即系統(tǒng)所能輸出的信息內(nèi)容十分有限。第三，會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入，依賴于企業(yè)組織其他各個業(yè)務(wù)部門的信息輸出。但是由于電算化會計(jì)信息系統(tǒng)未能與企業(yè)組織其他各個業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)集成起來，所以也就無法直接從企業(yè)組織其他各個業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時采集，自然也就談不到數(shù)據(jù)的實(shí)時處理和會計(jì)信息的實(shí)時支持。
四、會計(jì)信息化是會計(jì)發(fā)展的必然趨勢
正像電算化會計(jì)信息系統(tǒng)取代傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)一樣，會計(jì)信息取代電算化會計(jì)信息系統(tǒng)也是歷史的必然。因此，在可預(yù)見的未來，會計(jì)信息化是會計(jì)發(fā)展的必然趨勢。
現(xiàn)代企業(yè)組織所處的外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜多變，企業(yè)組織自身的經(jīng)營管理活動要想適應(yīng)這種環(huán)境，就必須既了解自身的經(jīng)營活動，又能對外部環(huán)境審時度勢。這就需要有充足的信息，而任何信息都必須有由信息輸入、信息轉(zhuǎn)換和信息傳輸?shù)炔糠纸M成的信息系統(tǒng)。對企業(yè)組織來講，這個信息系統(tǒng)就是管理信息系統(tǒng)。有了管理信息系統(tǒng)，企業(yè)組織就可以不斷地從自身和外界獲得新的信息來及時調(diào)整自己的生產(chǎn)經(jīng)營，并與不斷變化的環(huán)境相適應(yīng)。如果企業(yè)管理達(dá)到了這種境界，我們就可以說企業(yè)組織已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理信息化。任何企業(yè)組織的經(jīng)營管理活動都需要信息系統(tǒng)，并且需要這個系統(tǒng)提供的信息種類多、數(shù)量大，因而需要有多個不同的信息系統(tǒng)，以適應(yīng)有效管理的需要，會計(jì)信息系統(tǒng)就是其中的一部分。如果會計(jì)信息系統(tǒng)能夠集會計(jì)核算、會計(jì)管理與會計(jì)決策支持于一體，并與管理信息系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)和企業(yè)組織外部的相關(guān)經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫聯(lián)結(jié)，達(dá)到物流、資金流、信息流和業(yè)務(wù)流的融合，我們也同樣可以說，企業(yè)組織已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)信息化。此時，如上所說的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的缺憾，正是會計(jì)信息化的優(yōu)勢之所在。
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