淺議用ERP增強企業(yè)內(nèi)控管理論文
財政部在2001年6月22日發(fā)布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》(以下簡稱《規(guī)范》)中將內(nèi)部會計控制定義為:單位為了提高會計信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序,并提出了職務(wù)分離、授權(quán)批準(zhǔn)等具體方法。近年來,隨著市場經(jīng)濟體制的建立和完善,我國企業(yè)逐步加強了對內(nèi)部會計控制(以下簡稱“內(nèi)控”)的重視程度,紛紛在《規(guī)范》的指導(dǎo)下制定了具體的內(nèi)控制度并采取了相關(guān)措施。但是從陸續(xù)爆出的資產(chǎn)流失、會計造假等企業(yè)丑聞可以看出,控制效果不盡人意。出現(xiàn)問題的一個重要原因是落后的控制手段不適應(yīng)日益復(fù)雜的控制環(huán)境和控制程序,極大地阻礙了內(nèi)控目標(biāo)的實現(xiàn)。隨著我國企業(yè)信息化工作的開展,以財務(wù)會計管理為核心的企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Project)(以下簡稱“ERP”)在企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。充分利用這一系統(tǒng),通過信息化手段進行內(nèi)控,可以提高控制效率,加強控制效果,促進內(nèi)控工作順利開展。
現(xiàn)有企業(yè)會計控制的局限性
由于技術(shù)條件的限制,目前我國大多數(shù)企業(yè)主要通過人工操作、現(xiàn)場檢查等手段實施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個方面:
1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作�，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊,信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段,不僅速度慢而且花費大。現(xiàn)代經(jīng)濟學(xué)理論認為,制度能否得到有效執(zhí)行的一個關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。
2.難以避免主觀因素的影響�，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點。在我國企業(yè),通過人工進行內(nèi)控難以逾越以下兩個障礙,給企業(yè)留下風(fēng)險隱患:1.人情障礙。我國社會有重視人情關(guān)系的文化傳統(tǒng),在對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。
3.素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過程中,由于生理、心理條件的限制,難免發(fā)生錯誤或疏漏。
利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控的優(yōu)勢
財政部在《規(guī)范》中要求:內(nèi)部會計控制應(yīng)當(dāng)涵蓋單位內(nèi)部涉及會計工作的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,并應(yīng)針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點,落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。
ERP系統(tǒng)是一個財務(wù)會計導(dǎo)向的全面企業(yè)集成(TEI)系統(tǒng),管理整個供需鏈(theEntireSupply&DemandChain),權(quán)衡供需鏈上各個實體的價值,實現(xiàn)對制造、財務(wù)、客戶、分銷和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程管理。因此,ERP系統(tǒng)的管理范圍與《規(guī)范》的控制要求基本相符,利用ERP系統(tǒng)可以在產(chǎn)、供、銷等各個環(huán)節(jié)采取措施,實現(xiàn)對人、財、物的全面控制。
利用ERP系統(tǒng),采用信息化手段進行內(nèi)控可以有效彌補現(xiàn)有人工會計控制的缺陷。一方面,通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行信息處理和傳輸工作,可以極大地提高工作效率;另一方面,通過軟件系統(tǒng)實施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。
利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控的方案設(shè)計
1.事前控制,在系統(tǒng)中主要可采取以下預(yù)防措施:
(1)預(yù)算控制。將企業(yè)的整體目標(biāo)中分解為具體的控制項目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn),并落實到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時,系統(tǒng)將自動將實際情況與預(yù)算目標(biāo)進行比較,對不符合目標(biāo)的業(yè)務(wù)操作進行否決或提請授權(quán)機構(gòu)決策。
(2)授權(quán)控制。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任,設(shè)置每個員工對系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對信息的查詢范圍。系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動均是由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行。
通過ERP系統(tǒng)進行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性,克服控制過程中的人情障礙,保證相關(guān)政策得到嚴(yán)格的執(zhí)行。
2.事中控制,主要是對操作程序進行控制。根據(jù)1978年諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎得主、美國教授赫伯特?亞?西蒙(Herbert.A.Simon)倡導(dǎo)的“有限理性”理論,只要程序合理、過程規(guī)范,結(jié)果理性自是程序理性的必然結(jié)果。通過系統(tǒng)可以進行以下程序控制:
(1)業(yè)務(wù)操作控制。以信息傳遞為線索,以企業(yè)的規(guī)章制度為標(biāo)準(zhǔn),將費用報銷、庫存管理、產(chǎn)品購銷等經(jīng)常性業(yè)務(wù)的流程加以規(guī)范,并通過環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項驅(qū)動等軟件技術(shù)將其體現(xiàn)在系統(tǒng)中。在日常經(jīng)營活動中,系統(tǒng)將自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。
(2)會計系統(tǒng)控制。主要可以在以下幾個方面采取措施:1.會計科目、通過設(shè)置一套名稱準(zhǔn)備、內(nèi)容完整、歸類繁簡適度的會計科目,規(guī)范會計核算過程,方便監(jiān)管信息的提取;2.財務(wù)政策:由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn),自動完成折舊計提、費用攤銷等工作,杜絕利用相關(guān)政策人為調(diào)節(jié)會計利潤的現(xiàn)象;3.會計報表:利用取數(shù)公式,直接根據(jù)會計帳簿生成會計報表,保證報表數(shù)據(jù)真實、完整。
通過系統(tǒng)進行事中控制,可以有效控制在制度執(zhí)行過程中,人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性,提高內(nèi)控的穩(wěn)定性、可靠性。
3.事后控制,在系統(tǒng)中主要可采取以下檢查措施。
(1)數(shù)據(jù)核對。系統(tǒng)可自動核對內(nèi)部外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系,并把異常情況及時提交給相關(guān)的監(jiān)控部門。其中,內(nèi)部核對是指在各個子系統(tǒng)之間的核對,如財務(wù)部門記錄的往來款項是否與銷售部門實現(xiàn)的銷售情況相符,財務(wù)部門掌握的庫存變動是否與物管部門實際的出入庫情況相符等等;外部核對是指通過接口將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與外部數(shù)據(jù)進行核對,如通過電子對賬單核對企業(yè)收付的資金是否與銀行記錄相符。
(2)風(fēng)險評估。根據(jù)企業(yè)面臨的各種風(fēng)險,如籌資風(fēng)險、投資風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險、環(huán)境風(fēng)險等,設(shè)計風(fēng)險模型,并轉(zhuǎn)化成具體的控制項目及風(fēng)險指標(biāo)。系統(tǒng)可定期搜集相關(guān)數(shù)據(jù),根據(jù)風(fēng)險模型,還原成企業(yè)面臨的風(fēng)險狀況,生成風(fēng)險評估報告。
(3)檢查計劃完成情況。系統(tǒng)可定期將企業(yè)的實際績效與計劃目標(biāo)相比較,分析各項具體工作的進展情況及其變動趨勢是否符合要求。
(4)檢查制度執(zhí)行情況。通過搜集整理員工的日常操作,系統(tǒng)可定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎規(guī)范。
通過系統(tǒng)進行事后控制可以確保檢查報告的客觀性、可靠性,提高檢查效率、降低檢查成本,有利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)在目標(biāo)實現(xiàn)及制度執(zhí)行過程中的各項偏差。
運用ERP實施會計控制的重要提示
從以上措施可以看出,ERP系統(tǒng)可以在提高會計信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)安全、保障制度執(zhí)行等各方面發(fā)揮作用。但是,技術(shù)不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬無一失。全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。其次,ERP系統(tǒng)只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當(dāng)局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起,才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。
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