民營企業(yè)現代化檔案管理政治論文
隨著我國經濟的快速發(fā)展,民營企業(yè)的產業(yè)規(guī)模已經達到前所未有的水平。民營企業(yè)檔案,主要是指民營企業(yè)在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的、對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強企業(yè)檔案的現代化管理,對民營企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要意義。
一、民營企業(yè)檔案現代化管理的必備條件
1.確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則。
不同類型民營企業(yè)應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長,關鍵是哪種更適合本企業(yè)當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則:首先,檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應。一般而言,中小型民營企業(yè)可以實行單級管理,大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦(集團)公司,屬混合型大型民營企業(yè)集團,總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理,對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理,全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”,明確規(guī)定檔案所有權歸總公司,日常則由其代管。其次,檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性,至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應與企業(yè)管理形態(tài)相適應,不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術產業(yè),這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后。檔案管理手段要與企業(yè)技術形態(tài)相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段,企業(yè)檔案管理手段應緊跟企業(yè)信息化的步伐,但不能脫離企業(yè)技術管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統或內部局域網的企業(yè),大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理;而尚未實現網絡管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才,制定科學的歸檔范圍和管理制度。
目前,民營企業(yè)大多重經營、輕管理,一味追求眼前的利益,對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負責檔案工作,缺乏必要的規(guī)章制度,檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應用性很強的檔案工作,為了培養(yǎng)檔案管理人才,我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育,使他們掌握新知識、新技能,以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究,重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度,使規(guī)章制度適應新形勢發(fā)展的需要。
3.保障民營企業(yè)檔案的信息安全。
為了保證計算機網絡系統的安全運行,可采取以下防范措施:第一,訪問控制。具體是入網訪問控制,即控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源,并控制訪問時間和在哪個網站入網;權限控制,控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源,指定用戶對上述資源執(zhí)行僅能只讀,無改寫、刪除等操作;防火墻控制,用以阻止網絡訪問某個機構網絡的屏障。第二,信息加密。信息加密技術是保護網內的數據、文件、口令和控制信息的傳輸,確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發(fā)收兩端用軟件進行加密、解密工作,在指定的用戶或網絡通過密鑰支持解密而獲得原始數據。具體來說,通信雙方交換彼此密鑰,并存放在安全處,需要對方發(fā)消息時,用密鑰進行加密,在收到數據后,用對方的密鑰解密。第三,網絡與硬件載體安全。建立備份與恢復系統,即使出現信息丟失,只要啟動該系統,可恢復丟失信息的原貌。預防病毒,防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件,自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲介質,必須使用時應嚴格進行病毒檢測,確認無病毒后方可使用。
4.全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平。
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則,由綜合檔案機構對企業(yè)檔案實行統一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當前國有企業(yè)轉制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流,但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統一式的綜合管理,也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理,該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設,充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內對文件、檔案實行統一管理,一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外,作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網上文件與紙質文件同時予以管理,對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔,相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行,有利于推動檔案現代化管理。
二 、民營企業(yè)檔案現代化管理的目標
1.為民營企業(yè)營造先進的企業(yè)文化提供條件。
在知識經濟時代,經濟和文化一體化是必然趨勢。經濟競爭正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業(yè)文化建設的競爭,而企業(yè)檔案本身是企業(yè)文化的一種體現,因而可直接服務于企業(yè)建設。隨著我國加入wto,國際化的市場競爭使得中國民營企業(yè)面臨著來自各
方面的嚴峻挑戰(zhàn),正是這種挑戰(zhàn),使得我們民營企業(yè)家逐漸認識到企業(yè)文化是增強企業(yè)凝聚力和競爭力,保持企業(yè)發(fā)展的重要法寶。民營企業(yè)檔案的建設,使得企業(yè)的發(fā)展史、大事記、實物、專利、榮譽、社會評價,通過信息高速公路向外界展示。企業(yè)檔案是以物質的形式存在著,但是許多內容卻是具有無形資產和精神產品的性質和作用,對于一個企業(yè)的長遠發(fā)展和企業(yè)人文文化的塑造具有不可替代性,并且企業(yè)文化可以物化為企業(yè)的生產力而最終體現為企業(yè)的物質產品。它的多重屬性在企業(yè)生產經營的發(fā)展、企業(yè)文化氛圍的營造及企業(yè)人文精神的塑造、企業(yè)品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。
2.民營企業(yè)檔案現代化管理為企業(yè)發(fā)展提供信息保障。
市場經濟的發(fā)展,企業(yè)的重組、兼并、轉制都是不可避免的,因此一個企業(yè)在其發(fā)展過程中必須重視和建立完備的企業(yè)檔案,一些重要的生產資料和固定資產的產權認定、價值估算、價值分割等必須依據企業(yè)檔案的一些原始資料才行,同時企業(yè)在改組和合并時必然涉及對原有產品的品牌和注冊名稱的相對價值的估算,一些企業(yè)的股份改制必然對原有和新的注冊品牌進行評估,甚至一些企業(yè)對自身的品牌還要進行一些相關的公證和請求品牌保護。一個企業(yè)在發(fā)展中由于種種原因會出現資產的借用、轉讓、抵押等經濟活動,企業(yè)檔案本身就是企業(yè)資產的一部分,它不可避免地要參與企業(yè)的借用、轉讓、抵押等經濟活動,因此企業(yè)檔案不僅對各種參與借用、轉讓、抵押的企業(yè)資產具有估算、監(jiān)管的作用,甚至自身也會成為企業(yè)借用、轉讓、抵押的一個組成部分。我們可以看出,在一個企業(yè)的經濟活動中,企業(yè)電子檔案是企業(yè)經濟活動的必備要件之一,在企業(yè)融資、借貸中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的科研活動也會形成大量的檔案,其中許多內容就是電子檔案,這些電子檔案不僅對從事科研很有用途,而且科研人員和相應其他項目的科研人員在以后的企業(yè)科研活動中都會再次利用電子檔案,這些電子檔案保管的狀況對民營企業(yè)的經營和科研具有十分重要的意義。
3.民營企業(yè)檔案現代化管理能為企業(yè)的合法權益提供憑證。
企業(yè)檔案作為企業(yè)資產權益的原始憑證,是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神。在解決債權、債務和企業(yè)之間的經濟糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛問題過程中,企業(yè)檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經濟及法律的完善,企業(yè)檔案的經濟價值將會越來越明顯,檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業(yè)檔案對提升企業(yè)整體水平、維護企業(yè)自身利益、規(guī)避市場風險、發(fā)展企業(yè)文化、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。
【民營企業(yè)現代化檔案管理政治論文】相關文章：
經濟政治論文提綱03-27
初一政治論文題目03-10
數學的思維方法復習政治論文03-05
民營企業(yè)稅務風險論文02-23
民營企業(yè)人事管控論文02-21
勝任力模型在民營企業(yè)的應用論文02-21
物資管理現代化的若干思考11-16
- 相關推薦