關(guān)于商務(wù)英語書信的格式
導(dǎo)語：商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)基本上是固定的，一旦選定其中一種便不能隨意更改。商務(wù)英語的內(nèi)容與其結(jié)構(gòu)相應(yīng)，其中七項是必不可缺的。熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)是從事對外貿(mào)易工作的必備技能。
我國實行對外開放以來，對外貿(mào)易得到迅速發(fā)展。WTO的成功加入，使我國的對外貿(mào)易事業(yè)有了突破和發(fā)展。作為對外貿(mào)易中的一種基本的通訊聯(lián)絡(luò)方式，商務(wù)英語書信也得到廣泛應(yīng)用。對于外貿(mào)專業(yè)的學(xué)生以及從事對外貿(mào)易的工作者來說，熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)并加以應(yīng)用，是不可或缺的一項技能。
商務(wù)英語書信有自己獨特的格式與結(jié)構(gòu)。雖然現(xiàn)在的人們喜歡標(biāo)新立異，喜歡以一種更隨意、更友好的方式進(jìn)行交往，但是，為了避免寄信方和收信方之間由于格式、結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一而引起的混亂，以及由此而帶來的查找不便、使雙方花費不必要的時間，所以，最安全、最有效的方法就是遵循國際上常用的、約定俗成的格式與結(jié)構(gòu)。一旦選定一種格式與結(jié)構(gòu)，最好是堅持使用，不能想改就改，想換就換，否則就會給對方一種不穩(wěn)定、不踏實的感覺，會引起一些意想不到的'麻煩，有可能最后導(dǎo)致交易的失敗。
一般來說，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式（the conventionalindented form） 和現(xiàn)代的齊頭式（the modern blocked form） 。
根據(jù)英國傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個字母的空間，有時可能會縮進(jìn)更多。現(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式（the fullblocked form） 。但是，有時把日期放在信紙的左邊會給查找?guī)聿槐�，所以，人們使用了一種改良的齊頭式（the modifiedblocked form） ，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。
一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時候，更喜歡用雙行距。
根據(jù)個人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容：
�。�1） 信頭（the letter — head）
�。�2） 案號和日期（the reference and date）
（3） 封內(nèi)名稱和地址（the inside name and address）
（4） 開頭稱呼語（the salutation）
�。�5） 信文（the message or the body of the letter）
�。�6） 結(jié)尾敬語（the complimentary close）
（7） 寫信人簽名或簽署（the writer’s signature and designation）
�。�8） 注意事項（the attention line）
�。�9） 事由、標(biāo)題（the subject line）
�。�10） 經(jīng)辦人代號（the reference notation）
�。�11） 附件（the enclosure）
�。�12） 抄送（the carbon copy notation）
（13） 附言（the postscript）
在商務(wù)英語書信中，上述每一部分內(nèi)容都有自己固定的位置，包含自己獨特的內(nèi)容，它們是不能隨意互換的。
信頭所包含的是寫信人的基本情況，包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E — mail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量優(yōu)良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭，可以展示一個公司的風(fēng)采，增強(qiáng)公司的信譽。
案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中，日期一定要寫全，不能用數(shù)字的形式，因為美國和英國的日期標(biāo)示法是不同的。英國的日期標(biāo)示法是“24thMarch。 2002”， 而美國的日期標(biāo)示法則是“March24 ，2002”。月、日的后面用逗號，年份后面不用標(biāo)點。
封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據(jù)信的長短來定。
封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式，
緊靠信紙的左邊，這樣會使信看上去整齊。
開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語，一般商務(wù)英語書信中多用Dear Sir ， Dear Sirs 或Gentlemen ，并且獨立成行，在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號，而在Gentlemen 后面用冒號。
信文是實質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確，切中要點;段落劃分明確，每段集中于一個話題;打印準(zhǔn)確，布局要有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。
結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實際意義，傳統(tǒng)使之成為必須，并已成為習(xí)慣，所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語有： Yours faithfully ， Yours truly（多用于美國） 等，也有人用倒裝的Faithfullyyours ， Truly yours 等。結(jié)尾敬語必須和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨放到另一頁。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。
簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語以下三行，大約留出五行或更多的空間。
注意事項的習(xí)慣用語是：For the attention of 或簡單的Attention ，下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時，則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。
事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題，讓收信人先對所談內(nèi)容有所了解。
經(jīng)辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。
附件在經(jīng)辦人代號以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個或多個信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有： Enclosure ， Enclosures ，Encl。 ，Enc。 等。
抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc ，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc ，后加收件人或公司的名字，只打印在復(fù)印件上，并且只有寫信人和收信人知道。
附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容，可用此方式，但應(yīng)盡量避免使用。因為它可能會給人一種錯覺，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽。
在上述十三部分內(nèi)容中，前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容，而后幾部分則是可有可無的。
總之，當(dāng)你書寫商務(wù)英語書信的時候，必須謹(jǐn)記：選定一種格式，堅持使用，不能變來變?nèi)?結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)，所必需的七部分內(nèi)容一個都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件，會留給人一種良好的印象，促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來，直至交易的達(dá)成。
【關(guān)于商務(wù)英語書信的格式】相關(guān)文章：
商務(wù)英語書信格式之稱謂差異08-30
商務(wù)英語寄送書信11-21
商務(wù)英語書信的差異01-10
商務(wù)英語書信范本12-18
英文書信格式11-20
英語書信的格式及范文03-09
大學(xué)英語作文書信格式10-02
英文書信格式知識08-21
商務(wù)英語書信寫作方法09-28