外企年會策劃
成立公司年會小組
公司年會通常會由一個(gè)Committee來負(fù)責(zé)，主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源來為年會服務(wù)。一般年會的 Committee的成員會是各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)指派本部門的活躍份子參加。Committee負(fù)責(zé)整個(gè)年會的前期策劃和后期執(zhí)行。Committee會在初期推選一名總負(fù)責(zé)人，組織并安排所有人員的工作內(nèi)容和時(shí)間管理。成員之間的能力、資源互補(bǔ)搭配也很重要，因?yàn)槭菑母鱾�(gè)部門臨時(shí)抽調(diào)的人員，總負(fù)責(zé)人必須能夠發(fā)揚(yáng)每個(gè)人身上的長處，在短期內(nèi)組成一個(gè)團(tuán)結(jié)而強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)為年會服務(wù)。
主題選定
年會的主題既搶眼又精練地表達(dá)了當(dāng)次年會的主要方向。擬定出色的主題，首先需要對企業(yè)的市場情況、品牌情況以及活動目的進(jìn)行充分的了解，特別是企業(yè)想通過此次年會傳遞的信息。其次，還需注意擬定的活動主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位吻合。
現(xiàn)場的氣氛是像一家人聚會般的溫馨，也是需要熱烈的高潮。依據(jù)選定好的主題，背景板、會場的布置和環(huán)節(jié)的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個(gè)步驟，在活動整體調(diào)性明確之后，也就確定了活動主題的方向。(某外企一年的年會上，公司希望調(diào)動每一位員工的積極性，在第二年創(chuàng)造出更大的成績，同時(shí)也希望利用的年會，讓每一個(gè)人都玩得開心。因此這一年年會的主題選定為：Red Hot，中文為：火舞激情。)
年會年年做，每個(gè)公司都做，在基本達(dá)到目的之后，公司客戶一定會希望每年的年會有出人意料和與眾不同的創(chuàng)意，給所有參加人一個(gè)驚喜。而創(chuàng)意的體現(xiàn)也表現(xiàn)于一個(gè)具有感染力的活動主題，貫穿整體活動的活動主線，以及活動中的若干亮點(diǎn)。下面我們還會具體談到如何在執(zhí)行當(dāng)中來獎創(chuàng)意貫徹到底。
場地選擇
場地的選擇一定要合理，主要參照值是參加年會的人數(shù)及環(huán)節(jié)設(shè)置的需要。同樣是100人參加的年會，如果在環(huán)節(jié)上沒有復(fù)雜的表演及環(huán)節(jié)，那么現(xiàn)場需要一個(gè)簡單的舞臺及可以容納下10桌就可以;如果在環(huán)節(jié)上需要有表演，頒獎及特邀嘉賓一些復(fù)雜的環(huán)節(jié)，現(xiàn)場對舞臺及燈光音響視頻的要求就會相對復(fù)雜，那么所需要的場地就會更大。另上，一般的年會會選在酒店的宴會廳進(jìn)行，有時(shí)，一些公司希望活動可以進(jìn)行的獨(dú)特，所在在場地的選擇上也會相對獨(dú)特。比如像特色的酒吧，或是戶外的場所，如果在資金的允許下，更選擇在風(fēng)景好溫度適宜的海邊，感覺會更放松一些。
時(shí)間確定
年會是一個(gè)公司的活動，可以把各個(gè)部門的人員聚集在一起，時(shí)間的選定是非常重要的。即可以不耽誤工作，又可以聚集所有的人，這就是需要Committee的成員發(fā)揮他們的特長了。
環(huán)節(jié)設(shè)定
公司年會的必有項(xiàng)目是領(lǐng)導(dǎo)致辭，年度各種優(yōu)秀獎?lì)C獎，員工才藝表演，抽獎，互動游戲等。有時(shí)公司也會因?yàn)槟承┰蛱貏e邀請一些知名的嘉賓來參加。在這個(gè)基礎(chǔ)上，如何獎年會活動做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個(gè)環(huán)節(jié)。以下是幾個(gè)技巧供大家參考。
如何留下深刻印象：企業(yè)年會既然是企業(yè)員工相互增進(jìn)了解的重要平臺之一，讓企業(yè)的員工對年會留下深刻的印象就顯得格外重要了。因此，“是否會‘轉(zhuǎn)身就忘記’”就成為了衡量一個(gè)企業(yè)年會成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。
比如說，某企業(yè)需要在2008年1月舉辦一次公司年會。由于2008年對于中國來說是奧運(yùn)年，因此，此次年會可以將2008年奧運(yùn)會作為主題來提升吸引力。那么，究竟怎么做才能避免“轉(zhuǎn)身就忘記”，同時(shí)又能很好的將北京2008奧運(yùn)和該企業(yè)建立關(guān)聯(lián)性呢?那么我們給這次年會設(shè)計(jì)了由多項(xiàng)奧運(yùn)比賽項(xiàng)目組成的競賽，選擇既能吸引員工踴躍參與，又能體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的項(xiàng)目：場地自行車+射擊+趣味乒乓球+三分投籃+足球贏積分+wii-sports網(wǎng)球賽。通過豐富體育運(yùn)動的介入，這場年會就深刻與奧運(yùn)聯(lián)系在了一起。并且，競技活動中展現(xiàn)的拼搏與協(xié)作也更能激發(fā)企業(yè)員工的斗志與凝聚力。
善用熱點(diǎn)事件：在前面我們也提到了把握社會熱點(diǎn)，與社會大事件做好關(guān)聯(lián)，從而提升企業(yè)員工對活動的關(guān)注度與接受程度。這里所說的社會熱點(diǎn)是廣義范疇上的。比如說，2003年電影《黑客帝國》的上演，2005年神舟五號的升空，2008年即將在北京舉辦的奧運(yùn)會等等。這些社會熱點(diǎn)，都能夠成為企業(yè)年會活動策劃中可以利用的信息點(diǎn)�？梢越柚@些社會熱點(diǎn)話題進(jìn)行發(fā)散和延展，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，進(jìn)行活動的策劃。
注意活動的實(shí)用性：另一個(gè)案例說明了如何增進(jìn)活動的實(shí)用性，促進(jìn)所有員工的參與和溝通，精心安排的活動環(huán)節(jié)。我們以一家全國性的企業(yè)為例，假設(shè)這家公司業(yè)務(wù)按地域劃分成若干區(qū)域。而公司年會則是需要所有區(qū)域員工同時(shí)參加。年會主題方面，仍以奧運(yùn)為主題。
首先，將該企業(yè)所有的員工，按照華北，華東，華南分成三個(gè)區(qū)域，在所有的員工check in的時(shí)候，發(fā)放一張積分卡，積分卡采取了實(shí)名制，將伴隨員工參與企業(yè)年會的所有流程。在年會期間，還設(shè)置了一個(gè)有趣的特許經(jīng)營店，員工可以憑借積分在特許經(jīng)營店中兌換禮品。而這個(gè)積分的獲取，就要在年會中設(shè)置的其他環(huán)節(jié)中獲得了。
其次，在年會之間，設(shè)置了很多的頭腦競技型的環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都是和企業(yè)的發(fā)展策略、渠道政策相關(guān)的環(huán)節(jié)。根據(jù)不同的分區(qū)，每個(gè)分區(qū)自己設(shè)計(jì)問題，其他兩個(gè)區(qū)域的成員進(jìn)行回答�；钴S了現(xiàn)場氣氛，同時(shí)也調(diào)動了員工之間的積極性，而通過這樣的娛樂環(huán)節(jié)，也能加深員工對企業(yè)的認(rèn)知程度的加深�；顒拥膭�(chuàng)意點(diǎn)是整個(gè)年會被打造成了一場精英匯聚、緊張刺激、歡樂沸騰的精英奧運(yùn)比賽。也因此而設(shè)置了比賽規(guī)則：
所有人員可自由選擇比賽項(xiàng)目以及同伴;而參賽人員可以在每個(gè)項(xiàng)目中獲得個(gè)人和團(tuán)隊(duì)兩種積分。這些積分可以在特許經(jīng)營店中兌換相應(yīng)禮品。個(gè)人總積分前三名以及積分最高的團(tuán)隊(duì)分別可以獲得相應(yīng)的獎項(xiàng)。
增強(qiáng)互動效果：互動環(huán)節(jié)可以跟企業(yè)年會的舉辦地相聯(lián)系，增加特色。北京有評劇，東北有二人轉(zhuǎn)，河南有豫劇，長沙有花鼓戲，海南有竹竿舞。這些都是可以融入到節(jié)目中的例子。這樣趣味的表演形式，能夠調(diào)動員工的情緒，活躍現(xiàn)場氣氛。但通常來說，互動環(huán)節(jié)需要有較強(qiáng)的參與性、娛樂性和激勵(lì)性。
如可以以身體上的字母的組合來體現(xiàn)出企業(yè)英文標(biāo)識。微軟是Microsoft，柯達(dá)是Kodak，西鐵城是CITIZEN，都能夠鼓舞員工積極的參與進(jìn)來。
互動環(huán)節(jié)還得有一些趣味性，能夠讓企業(yè)員工放松，以達(dá)到年會作為企業(yè)內(nèi)部溝通平臺的最大化目的。比如說，可以事先與年會聚餐所在地的廚房進(jìn)行溝通，制作類似蛋餃的菜，每桌上每人一個(gè)，不許吃，只許用刀切開，找到分別埋有大棗的來賓(同桌作證)獲大獎，獲獎來賓上臺領(lǐng)取好彩大獎。“水餃”在中國的傳統(tǒng)里代表 “團(tuán)圓”和“吉祥”，大棗代表“福至賓朋”，這樣一來，也可以活躍氣氛。
互動環(huán)節(jié)還需要有深刻的企業(yè)意義。中國有句古話：一鼓作氣。古代戰(zhàn)場上將領(lǐng)用擊鼓來振奮士兵們的士氣，因此，也可以在企業(yè)年會中設(shè)置“擊鼓”的環(huán)節(jié)來鼓舞企業(yè)員工信心。鼓聲響起，振奮人心。群鼓的擂起需要多個(gè)企業(yè)員工的合作，只有配合才能打出好聽的節(jié)奏，增強(qiáng)了企業(yè)員工之間的協(xié)作與團(tuán)隊(duì)精神。
年會活動的準(zhǔn)備工作
人員分工
由Committee的負(fù)責(zé)人依據(jù)大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發(fā)動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，請專業(yè)的老師進(jìn)行授課，為表演的人安排練習(xí)場所，聯(lián)系現(xiàn)場的服裝化妝等一切相關(guān)的工作。有人負(fù)責(zé)采購一切活動所需要的物品，有人負(fù)責(zé)與場地進(jìn)行聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，有人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作等等。Committee中每個(gè)人都將獨(dú)立負(fù)責(zé)自己的環(huán)節(jié)部分的準(zhǔn)備工作，并及時(shí)統(tǒng)一向負(fù)責(zé)人報(bào)告，確保活動的順利進(jìn)行。同時(shí)，負(fù)責(zé)人也應(yīng)準(zhǔn)備一套應(yīng)急預(yù)案以確認(rèn)突發(fā)情況的發(fā)生。團(tuán)隊(duì)的力量是無窮的。
嘉賓邀請
由專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作人員進(jìn)行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實(shí)力以及員工的素質(zhì)。另外，如果資金允許，還會特別的`去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現(xiàn)場參與表演或是互動。
節(jié)目預(yù)演
公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演�？梢哉垇韺I(yè)的老師進(jìn)行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。(曾經(jīng)有一個(gè)公司的年會因當(dāng)年最為流行的是“超級女生”，幾個(gè)唱歌比較好的女孩子組合在一起，彼此做了一個(gè)定位后形成了“超級女生 Copy版”。他們并且請來了專業(yè)的聲樂老師進(jìn)行輔導(dǎo)，不僅讓自己的業(yè)余生活豐富，同時(shí)又展現(xiàn)了自己的實(shí)力，在現(xiàn)場的活動中，這個(gè)節(jié)目受到了公司上下的好評，還得到了當(dāng)年的最佳表演獎)
因?yàn)榇蠹叶疾皇菍I(yè)演員，必須要多做整合預(yù)演。可以集中所有演出人員及主持人，在布置好的現(xiàn)場按照時(shí)間順序彩排各個(gè)環(huán)節(jié)。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現(xiàn)場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。
制作、購買物品
通常在年會開始的前一天布置，(也要考慮到工作量是否合適)�，F(xiàn)場搭建，包括舞臺區(qū)，嘉賓區(qū)(餐區(qū))，VIP室，候場區(qū)，化妝區(qū)。有些公司為了體現(xiàn)出對員工的細(xì)致，還會特別準(zhǔn)備餐前交淡區(qū)及吸煙區(qū)。
細(xì)節(jié)安排
一場公司年會的細(xì)節(jié)安排也是非常重要的。比如現(xiàn)場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節(jié)目大家來不及看了，菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個(gè)環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設(shè)置也會帶來意思不到的效果。
以前，公司的年會還只是會讓自己的公司的員工來負(fù)責(zé)整體的流程設(shè)置，現(xiàn)在越來越多的公司會啟用更專業(yè)的活動行業(yè)公司為自己公司打造不同以往的年會，讓年會舉辦的更專業(yè)更精彩。曾經(jīng)參加過不少公司的年會活動，也策劃管理了很多公司的年會，總體感覺每個(gè)公司的年會都是在最大程度的展現(xiàn)自己公司的文化特色，讓所有的員工對公司充滿信心，安心的進(jìn)行工作。因此，公司年會的策劃及管理就體現(xiàn)出了它的重要性。
活動管理
活動管理是保證策劃，準(zhǔn)備工作能夠得到實(shí)現(xiàn)的最關(guān)鍵的一步。準(zhǔn)備好充足的人和對每個(gè)環(huán)節(jié)做好具體安排和預(yù)演是至關(guān)重要的。在預(yù)演階段對每個(gè)環(huán)節(jié)每個(gè)工作人員的站位和配合都要做詳細(xì)的安排。活動中的細(xì)節(jié)管理需要注意的地方很多，具體可分為前期準(zhǔn)備、活動期間以及活動結(jié)束這樣幾個(gè)階段。
前期準(zhǔn)備
需要對工作人員、Part-time、攝影師、攝像師以及企業(yè)指派的工作人員提前進(jìn)行培訓(xùn)。這種培訓(xùn)包括工作人員分工以及執(zhí)行手冊的制定。
在活動開始之前，需要對所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)試。包括演示的筆記本電腦是否設(shè)置了自動關(guān)機(jī)或者屏幕保護(hù)程序，活動現(xiàn)場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等看似非常微小，卻又在現(xiàn)場活動得以順利運(yùn)行過程中起到關(guān)鍵作用的很多細(xì)節(jié)環(huán)節(jié)。
活動期間
對工作人員進(jìn)行明確的分工，每項(xiàng)工作都必須責(zé)任到人，保持手機(jī)或?qū)υ挋C(jī)的開通便于及時(shí)聯(lián)絡(luò)。
一場活動的順利進(jìn)行需要各個(gè)方面的配合，更需要對現(xiàn)場環(huán)節(jié)的控制及管理。對于演出的催場候場，舞臺上的道具提供，對于整體活動的節(jié)奏的把握都是非常重要的。
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