辦公室基本禮儀常識(shí)
辦公室基本禮儀常識(shí)1
打招呼
辦公室內(nèi)的招呼因人而易，不過(guò)親切的問(wèn)候語(yǔ)與贊美語(yǔ)，乃是工作中不可或缺的禮貌語(yǔ)言。一些服務(wù)行業(yè)的公司強(qiáng)力倡導(dǎo)問(wèn)候語(yǔ)言，要求員工在清晨時(shí)利用晨會(huì)時(shí)間，練習(xí)各種打招呼的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)，希望他們?cè)诓粩嗟貙W(xué)習(xí)中，養(yǎng)成彬彬有禮的好習(xí)慣。
問(wèn)候語(yǔ)在人際溝通當(dāng)中屬于基本寒喧語(yǔ)言的一種，就如同在家里起床應(yīng)該向長(zhǎng)輩問(wèn)安，在工作場(chǎng)合中也應(yīng)該隨時(shí)表現(xiàn)自己的良好人際關(guān)系。適當(dāng)?shù)膯?wèn)候語(yǔ)不是聽起來(lái)不自然或是很做作的語(yǔ)言, 而是投入自己的關(guān)心與親切的互動(dòng)。問(wèn)候語(yǔ)也是一種起始語(yǔ)言，在展開各種話題的時(shí)候，多多應(yīng)用問(wèn)候語(yǔ)常常讓雙方可以迅速化解冰凍，進(jìn)入應(yīng)有的主題。
贊美語(yǔ)并不容易形成，多數(shù)成功的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)巧妙地運(yùn)用贊美語(yǔ)達(dá)到激勵(lì)員工的目的，其效果甚至比給予金錢的鼓勵(lì)還要有價(jià)值。練習(xí)贊美語(yǔ)首先需要細(xì)心觀察對(duì)方的舉措，找到對(duì)方可以贊美的項(xiàng)目，然后用簡(jiǎn)單、深刻的語(yǔ)言，激勵(lì)人心。 打招呼可以分為上對(duì)下，下對(duì)上，以及平行之間的招呼語(yǔ)。以上對(duì)下的招呼為例，這一類招呼由于各個(gè)辦公室的氣氛不相同，也各有差異。有些單位十分嚴(yán)肅，上對(duì)下的招呼多是官樣文章;有些企業(yè)打招呼則像是朋友一般親切，令人分不出哪位是主管，哪位是下屬�？梢姡蛘泻舨](méi)有一定的語(yǔ)言模式，卻是辦公室禮儀當(dāng)中最好的開始和人際的潤(rùn)滑劑。
員工溝通
員工溝通是件大學(xué)問(wèn)，側(cè)聞一個(gè)公司的人員談話，就可以明白這家公司的企業(yè)文化如何。
一個(gè)優(yōu)秀的主管要能察納雅言，不使下屬說(shuō)話緊張，讓其暢所欲言。通常在談話前，主管可以先請(qǐng)對(duì)方入座，消除對(duì)方的緊張和疑慮;在談話期間，多用我字開頭, 少用指責(zé)的你字說(shuō)明。尊重下屬的心情，多聽少說(shuō)，讓對(duì)方能夠充分表述自己的意見。此外，領(lǐng)導(dǎo)者本身應(yīng)當(dāng)身體力行，認(rèn)真做事，心存公正，自為表率，這樣才能令人敬服。
作為下屬，則應(yīng)該以工作來(lái)表現(xiàn)自己，說(shuō)話要不卑不亢，不要逢迎作姿，令人瞧不起。
天天見面的同事雖然不必太客氣，可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如對(duì)不起、請(qǐng)?jiān)�、麻煩您、借個(gè)光、我先走一步、下回見等常用的敬語(yǔ)，就應(yīng)當(dāng)保留。語(yǔ)言是禮貌上重要的一環(huán)，即使在很熟的同事之間，既不可以太客氣，也不可以太隨便。禮太多，會(huì)使對(duì)方不敢接近您;過(guò)于隨便，則會(huì)給人感覺(jué)您沒(méi)有教養(yǎng)，有欠莊重。
訪客接待
訪客來(lái)臨以前，公司應(yīng)做好充分的接待準(zhǔn)備。接待活動(dòng)需要認(rèn)真籌備和精心策劃，具體可參詳以下幾點(diǎn)：
一、確定接待 規(guī)格：貴賓會(huì)由哪些人迎接、陪同和接待。
二、制定接待方案：除了接待規(guī)格以外，是否還有活動(dòng)的安排。
三、了解來(lái)訪狀況：包括來(lái)賓的目的要求、會(huì)見和參觀的意愿、參觀路線和交通工具、抵達(dá)和離去的時(shí)間、來(lái)賓的生活飲食習(xí)慣及禁忌等等。
四、做好接待準(zhǔn)備：包括迎送貴賓、會(huì)議場(chǎng)所布置、準(zhǔn)備參觀的項(xiàng)目、解說(shuō)人員的安排、食宿和交通工具等。
在公務(wù)接待當(dāng)中，接待的規(guī)格要求也極其重要，如果沒(méi)有事前了解往往會(huì)有很嚴(yán)重的缺失。錯(cuò)誤的接待規(guī)格會(huì)使對(duì)方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規(guī)格按來(lái)訪人員的身分可分為以下三種：
高規(guī)格接待：主要陪同人員比來(lái)賓的職位要高的接待。例如上級(jí)長(zhǎng)官派工作 人員來(lái)了解情況和傳達(dá)意見的時(shí)候，就需要高規(guī)格接待。
低規(guī)格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長(zhǎng)官或者部門的主管要去基層單位視察，就會(huì)成為低規(guī)格的接待。
對(duì)等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。
來(lái)者是客，以客為尊。無(wú)論是否彼此是否有商業(yè)聯(lián)系，都應(yīng)該以禮待之。從客人來(lái)到公司的前臺(tái)開始，直到完全離開為止，都要遵守禮儀規(guī)范，讓來(lái)訪者賓至如歸。
電話禮貌
電話禮貌也是辦公室 不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客戶往往因?yàn)橐粋�(gè)電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌必須作為全體員工的基礎(chǔ)訓(xùn)練項(xiàng)目，全力推動(dòng)，貫徹執(zhí)行，使客戶在第一次接聽電話開始就對(duì)您的公司感覺(jué)非常滿意。這種培訓(xùn)要靠長(zhǎng)期鍛煉，不是一朝一夕可以促成的。
微笑的臉才會(huì)產(chǎn)生微笑的聲音，聲音是可以訓(xùn)練和管理的。絕大多數(shù)人都沒(méi)有對(duì)自己的聲音進(jìn)行訓(xùn)練，完全憑借本能的自然音調(diào)來(lái)說(shuō)話，這是極大的錯(cuò)誤。透過(guò)電話的聲音，是必須營(yíng)造的。我們可以面對(duì)鏡子仔細(xì)觀察自己說(shuō)話的樣子，并錄下聽自己說(shuō)話的聲音，找出自己說(shuō)話時(shí)嚴(yán)重的缺點(diǎn)，加以改正。
由于電話里面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡(jiǎn)單的 KISS 理論來(lái)說(shuō)話( Keep it simple and short )。運(yùn)用簡(jiǎn)單扼要的字句，避免使用過(guò)于專業(yè)的.名詞或者是行話，這樣會(huì)使對(duì)方很難快速理解。即使是無(wú)法避免的時(shí)候，也請(qǐng)使用比較通俗的名詞，并加以淺顯的說(shuō)明，這樣可以節(jié)省彼此寶貴的時(shí)間，避免誤會(huì)。
介紹禮儀
介紹也是辦公室里經(jīng)常發(fā)生的事情，它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學(xué)問(wèn)很大，不是一般人想象得那么簡(jiǎn)單：只是交換名字和職稱而已�？腿藖�(lái)的時(shí)候，如果需要為主客雙方介紹，中間人要記得先把客人介紹給主人，然后把主人介紹給客人。如果客人多于一人，則要按照其尊卑順序介紹。
因此，中間人在介紹之前，必須確實(shí)了解雙方的關(guān)系，同時(shí)也要明白對(duì)方最需要知道的是什么，不會(huì)因?yàn)槎潭痰恼f(shuō)明而弄錯(cuò)了對(duì)方的身份地位。如果對(duì)于介紹對(duì)象的確實(shí)身份存有疑慮，就應(yīng)先向當(dāng)事人請(qǐng)示或請(qǐng)教，看看對(duì)方需要用什么身份來(lái)被介紹。
虛心受教
客戶投訴也是辦公室 經(jīng)常遇到的問(wèn)題，因此，如何有效地處理各種投訴也是當(dāng)今各個(gè)行業(yè)的難題題。處理客戶投訴必須掌握方法，無(wú)論受到怎樣的責(zé)難或是批評(píng)，都應(yīng)虛心受教，誠(chéng)心對(duì)待，即使再嚴(yán)厲的的責(zé)備也是如此，絕對(duì)不能出現(xiàn)與客戶爭(zhēng)辯的情況。
接到投訴的最初先說(shuō)抱歉，聆聽完對(duì)方的投訴后依然說(shuō)抱歉。無(wú)論誰(shuí)是誰(shuí)非，給客戶帶來(lái)方便或者不悅，就需要道歉。不管客戶投訴什么樣的問(wèn)題，都要認(rèn)為投訴是給自己解釋誤會(huì)的良機(jī)。負(fù)責(zé)處理客戶投訴的人，必須訓(xùn)練有素，能及時(shí)平復(fù)對(duì)方的情緒，先解決心情，再解決事情。心平氣和地做出扼要又適當(dāng)?shù)慕忉�，并感謝對(duì)方給予說(shuō)明的機(jī)會(huì)。
拜訪客戶
拜訪是指到對(duì)方的辦公室去洽談公務(wù)。有些人喜歡興之所至，隨意去拜訪別人，這對(duì)被拜訪的對(duì)象來(lái)說(shuō)是不速之客，這是非常沒(méi)有禮貌的表現(xiàn)。如果沒(méi)有事前約定就匆匆拜訪，會(huì)讓對(duì)方手忙腳亂，弄的很尷尬。如果對(duì)方正好在開會(huì)或是外出不在，那又會(huì)碰個(gè)釘子，自討沒(méi)趣。
拜訪客戶不僅要事前通知確定，而且要提前告知，即使是已經(jīng)確定好的行程，也需要在出發(fā)之前再確認(rèn)一次，以便提醒對(duì)方提前準(zhǔn)備。拜訪之前，還要事先規(guī)劃好行程和時(shí)間，確定對(duì)方可以有多少時(shí)間交談，不宜占用對(duì)方過(guò)長(zhǎng)時(shí)間。同時(shí)，注意按時(shí)達(dá)到，不能遲到。
請(qǐng)假休假
上班族難免有些私人的意外需要臨時(shí)請(qǐng)假，但是如果這些工作 沒(méi)有適當(dāng)?shù)娜藖?lái)接手，請(qǐng)假就會(huì)給公司造成很大的困擾。所以，請(qǐng)假應(yīng)該提早規(guī)劃，使工作不致于因?yàn)槟阏?qǐng)假的緣故不能延續(xù)。
商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求有些人情緒不穩(wěn)定，總喜歡心情不好就借故請(qǐng)假，這不僅是沒(méi)有禮貌的表現(xiàn)，也違反了公司的常理。員工在工作中的情緒必須自己處理，不能因?yàn)榍榫w性問(wèn)題就一走了之。休假的情形也是一樣，雖然休假是個(gè)人應(yīng)享的權(quán)利，但個(gè)人的休假一定會(huì)影響到公司整體工作的進(jìn)行。所以即使休假，也要提前準(zhǔn)備，告知主管，這才是對(duì)工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度。
服裝規(guī)定
注意自己的儀表是應(yīng)該有的辦公室禮貌。儀表與儀容不同，前者是指服裝上的打扮，后者是指臉上的清潔與裝扮。對(duì)于服裝，有的企業(yè)上會(huì)依照統(tǒng)一規(guī)定穿著制服。如果沒(méi)有規(guī)定，自行著裝的員工都要以辦公室是正式公開場(chǎng)的合為原則，注意服裝的穿著。
雖然沒(méi)有特別規(guī)定穿什么，女士穿著過(guò)于暴露的衣服都是不禮貌的。西方禮儀認(rèn)為一個(gè)女士必須做到在辦公室里三點(diǎn)不露：那就是肩膀不露、膝蓋不露，還有腳趾不露。東方人雖然沒(méi)有這樣的規(guī)矩，但是通常在辦公室里面太過(guò)休閑的打扮，會(huì)使人認(rèn)為你不夠?qū)I(yè)，同時(shí)也顯得不夠莊重。
男士的服裝雖然不一定要穿西服或者正裝，但是，服裝會(huì)說(shuō)明您對(duì)事情的看法以及對(duì)于周遭環(huán)境尊重的程度。所以男士的穿著也必須符合一定的規(guī)范，比方說(shuō)，襪子的顏色要與西褲顏色搭配，上衣必須扎在西褲里面。穿西服一定要穿長(zhǎng)袖，穿鞋子最好有鞋帶等等。
許多公司在明文規(guī)定服裝的禁忌之外，對(duì)于個(gè)人衛(wèi)生也有要求。比方說(shuō)，男性必須留短發(fā)、剃胡須，指甲不得留長(zhǎng)，不能有體味，保持個(gè)人衛(wèi)生。女性必須畫淡妝，不得將指甲染色，不得染發(fā)、長(zhǎng)發(fā)要挽起、不得有過(guò)多配飾，也不可在人前脫去外衣等等。
遲到早退
所謂遲到，在禮節(jié)上是指規(guī)定時(shí)間的前后十分鐘之內(nèi)，如果沒(méi)有超過(guò)十分鐘不算是真正的遲到。當(dāng)然，辦公室 中不能以禮節(jié)為據(jù)，而應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間上下班。
通常，遲到的人會(huì)找很多理由來(lái)說(shuō)明，最常見的理由都是發(fā)生個(gè)人的意外，例如堵車、鬧鈴沒(méi)響、孩子生病、身體不舒服等。歸根結(jié)底，最終極的原因只是沒(méi)有提早出門。遲到是一種習(xí)慣，一種借口，并不是一種可以諒解的原因。所以員工必須養(yǎng)成良好的作息習(xí)慣，寧可提前，也不趕晚。
至于遲到還要找人簽到打卡，這就更不應(yīng)該了。企業(yè)為了防止代簽和代打卡，設(shè)立許多方法，像是處罰或是使用簽到以外的方法來(lái)考核，其最終目的也不過(guò)是為了避免員工遲到早退而已。其實(shí)，遲到早退的原因可能不一定是偷懶，多數(shù)原因是工作 本身讓人感到無(wú)趣，工作安排時(shí)間不當(dāng)，或者真的是家里有事情。
一個(gè)人遲到不單單會(huì)耽誤個(gè)人的工作，也會(huì)影響到其他人工作的進(jìn)行。例如，由于一個(gè)人缺席，導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法順利進(jìn)行，浪費(fèi)了大家的時(shí)間。也有人在會(huì)議中悄悄地溜走，這種早退而未告知的行為也是非常沒(méi)有禮貌的。
道德規(guī)范
還有些經(jīng)常疏忽的辦公室細(xì)節(jié)也是進(jìn)退應(yīng)對(duì)的禮儀，例如進(jìn)出會(huì)客室或是主管的辦公室必須先敲門才能進(jìn)去;手機(jī)在會(huì)議室或是辦公室都算是隨身物品，不應(yīng)談笑使用打擾其它同事上班的情緒等等。其中，有些事情是禮貌，有些就是行為的規(guī)范，這些規(guī)范我們可以統(tǒng)稱為道德規(guī)范。
道德規(guī)范的意義是在同一家企業(yè)中，讓企業(yè)文化成為人人默許、共同遵守的行規(guī)，特別是屬于行為導(dǎo)向的意義更大于禮儀的日常行動(dòng)。道德規(guī)范會(huì)讓同構(gòu)型的員工共同遵守一些原則，像是不隨意暴露公司的商業(yè)機(jī)密，不偷取公務(wù)的對(duì)象等，這些就是更上一層樓的辦公室禮儀了。
辦公室禮儀涵蓋了我們?cè)诠ぷ鲌?chǎng)合所涉及到的各方面禮儀規(guī)范，如電話、接待 、會(huì)議、公務(wù)、公關(guān)、溝通等都包含在內(nèi)。本文向讀者詳細(xì)介紹10種日常辦公室禮儀，幫助其改善同事間人際關(guān)系，提高工作效率。
辦公室基本禮儀常識(shí)2
辦公室基本禮儀的請(qǐng)假休假
上班族難免有些私人的意外需要臨時(shí)請(qǐng)假，但是如果這些工作 沒(méi)有適當(dāng)?shù)娜藖?lái)接手，請(qǐng)假就會(huì)給公司造成很大的困擾。所以，請(qǐng)假應(yīng)該提早規(guī)劃，使工作不致于因?yàn)槟阏?qǐng)假的緣故不能延續(xù)。
商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求有些人情緒不穩(wěn)定，總喜歡心情不好就借故請(qǐng)假，這不僅是沒(méi)有禮貌的表現(xiàn)，也違反了公司的常理。
員工在工作中的情緒必須自己處理，不能因?yàn)榍榫w性問(wèn)題就一走了之。休假的情形也是一樣，雖然休假是個(gè)人應(yīng)享的權(quán)利，但個(gè)人的休假一定會(huì)影響到公司整體工作的進(jìn)行辦公室基本禮儀常識(shí)辦公室基本禮儀常識(shí)。所以即使休假，也要提前準(zhǔn)備，告知主管，這才是對(duì)工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度。
辦公室基本禮儀的服裝規(guī)定禮儀
注意自己的儀表是應(yīng)該有的辦公室禮貌。儀表與儀容不同，前者是指服裝上的打扮，后者是指臉上的清潔與裝扮。對(duì)于服裝，有的企業(yè)上會(huì)依照統(tǒng)一規(guī)定穿著制服。如果沒(méi)有規(guī)定，自行著裝的員工都要以辦公室是正式公開場(chǎng)的合為原則，注意服裝的穿著
雖然沒(méi)有特別規(guī)定穿什么，女士穿著過(guò)于暴露的衣服都是不禮貌的。西方禮儀認(rèn)為一個(gè)女士必須做到在辦公室里三點(diǎn)不露：那就是肩膀不露、膝蓋不露，還有腳趾不露。東方人雖然沒(méi)有這樣的規(guī)矩，但是通常在辦公室里面太過(guò)休閑的打扮，會(huì)使人認(rèn)為你不夠?qū)I(yè)，同時(shí)也顯得不夠莊重。
男士的服裝雖然不一定要穿西服或者正裝，但是，服裝會(huì)說(shuō)明您對(duì)事情的看法以及對(duì)于周遭環(huán)境尊重的程度。所以男士的穿著也必須符合一定的規(guī)范，比方說(shuō)，襪子的顏色要與西褲顏色搭配，上衣必須扎在西褲里面。穿西服一定要穿長(zhǎng)袖，穿鞋子最好有鞋帶等等
許多公司在明文規(guī)定服裝的禁忌之外，對(duì)于個(gè)人衛(wèi)生也有要求。比方說(shuō)，男性必須留短發(fā)、剃胡須，指甲不得留長(zhǎng)，不能有體味，保持個(gè)人衛(wèi)生。女性必須畫淡妝，不得將指甲染色，不得染發(fā)、長(zhǎng)發(fā)要挽起、不得有過(guò)多配飾，也不可在人前脫去外衣等等。
辦公室基本禮儀的遲到早退禮儀
所謂遲到，在禮節(jié)上是指規(guī)定時(shí)間的前后十分鐘之內(nèi)，如果沒(méi)有超過(guò)十分鐘不算是真正的遲到。當(dāng)然，辦公室 中不能以禮節(jié)為據(jù)，而應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間上下
通常，遲到的人會(huì)找很多理由來(lái)說(shuō)明，最常見的理由都是發(fā)生個(gè)人的意外，例如堵車、鬧鈴沒(méi)響、孩子生病、身體不舒服等。歸根結(jié)底，最終極的原因只是沒(méi)有提早出門。遲到是一種習(xí)慣，一種借口，并不是一種可以諒解的原因辦公室基本禮儀常識(shí)辦公室基本禮儀常識(shí)。所以員工必須養(yǎng)成良好的作息習(xí)慣，寧可提前，也不趕晚。
至于遲到還要找人簽到打卡，這就更不應(yīng)該了企業(yè)為了防止代簽和代打卡，設(shè)立許多方法，像是處罰或是使用簽到以外的方法來(lái)考核，其最終目的也不過(guò)是為了避免員工遲到早退而已。其實(shí)，遲到早退的原因可能不一定是偷懶，多數(shù)原因是工作 本身讓人感到無(wú)趣，工作安排時(shí)間不當(dāng)，或者真的是家里有事情。
一個(gè)人遲到不單單會(huì)耽誤個(gè)人的工作，也會(huì)影響到其他人工作的進(jìn)行。例如，由于一個(gè)人缺席，導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法順利進(jìn)行，浪費(fèi)了大家的時(shí)間辦公室基本禮儀常識(shí)默認(rèn)。也有人在會(huì)議中悄悄地溜走，這種早退而未告知的行為也是非常沒(méi)有禮貌的。
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