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選擇辦公地點(diǎn)的9大問題
一、我該如何開始?
一開始你就要有清晰明確的業(yè)務(wù)模式和房產(chǎn)目標(biāo)，然后你需要快速做出決策，才能占據(jù)優(yōu)勢。此外你還需要考慮很多重要的因素，比如公司是否會按計劃增長，地理位置，交通要求，停車要求，預(yù)估場地空間要求，優(yōu)化場地空間結(jié)構(gòu)，技術(shù)要求，以及時間和預(yù)算，等等。
為了最小化干擾，提高辦公場所搜索的效率，你必須從一開始就要明確了解什么是自己真正所需的辦公場所，另外也要考慮場地預(yù)算和場地規(guī)格，并明確選址所需的流程和時間，這樣才能確保能夠成功尋找、并“占領(lǐng)”一個場地。
二、選擇辦公場所會涉及到哪些人?
在 公司內(nèi)部，你需要指定一個項目負(fù)責(zé)人，他/她要和你單點(diǎn)聯(lián)系，直接向你匯報工作。如果你不想大動干戈，那么在開始的時候最好能再將IT部門、人力資源部 門、以及財務(wù)部門納入到選址工作之中，組成一個團(tuán)隊。而這個團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該是一個在企業(yè)房產(chǎn)和設(shè)施部署領(lǐng)域里非常有經(jīng)驗(yàn)的人。
不僅如此， 你要確保能夠找到一支顧問團(tuán)隊給你幫忙。一個房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人或許對你會非常有幫助，因?yàn)樗梢源碜鈶�，特別是代表初次公司和新創(chuàng)建的公司。初次公司有一些 特殊需要，一個出色的房產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人不僅可以很好地理解這些需求，而且還能幫助這些公司找到最適合他們的房產(chǎn)業(yè)主。另外承租經(jīng)紀(jì)人的薪酬通常是由房產(chǎn)業(yè)主來支 付的，因此你可以從一個專業(yè)的房地產(chǎn)顧問中受益，而且還無需給他們支付酬勞。
另外，你最好再找一個有經(jīng)驗(yàn)的房地產(chǎn)律師，這樣不僅能夠確保在 進(jìn)行租房談判時可以讓你保持一定的靈活性，而且也能保障相關(guān)條款和條件對你有利，并足夠公平。絕大多數(shù)初創(chuàng)公司在第一次簽訂租房合同時，房東的態(tài)度總是不 是很友好，這也會導(dǎo)致很多意想不到的麻煩，此時一個具有成本意識的優(yōu)秀律師就會給你提供很多幫助，讓你避免掉入一些不必要的陷阱之中。
三、我應(yīng)該在什么時候開始啟動尋找辦公場所的流程?
絕大多數(shù)初創(chuàng)公司和小企業(yè)低估了尋找辦公場所所需要的時間和工作流程。要知道，如果你想在短短三十天內(nèi)找到一個獨(dú)特的辦公室，或是一個聯(lián)合辦公場地，絕不是想象中的那么簡單。
如 果你正在尋找一塊待出租的辦公場所，那么有很多因素會影響你尋址的進(jìn)度，包括但不僅局限于如下幾個因素：你所需要的辦公場所規(guī)模，市場條件和可用性，與房 東戶主的談判時間，辦公場所空間規(guī)劃，租賃文件，營業(yè)許可證，以及裝修裝潢時間。一般來說，如果你正在尋找的辦公場所面積不到1萬平方英尺，那么你要把最 初設(shè)想的截至日期向后延長一段時間，并且只要要給自己留下四到六個月時間來尋找合適的辦公場所。如果你尋到的辦公場所面積大于1萬平方英尺，那么這個時間 至少要向后順延六到十二個月。
四、在租賃辦公場所的時候，需要哪些類型的財務(wù)擔(dān)保書?
如 果租房者可以提供一些資質(zhì)，證明自己的經(jīng)濟(jì)條件是有保障的，那么會讓房東感覺更放心，也能降低他們的風(fēng)險。如果租戶可以給房東提供一些證明，那么他們就會 在眾多尋租者中脫穎而出，所以你需要盡可能的讓房東了解你公司優(yōu)秀的財務(wù)表現(xiàn)。在租房的時候，你可能會被要求提供一些保證金，或是公司創(chuàng)始人的個人擔(dān)保， 因此在此之前，你需要提前準(zhǔn)備好所需的財務(wù)資料，納稅申報單，銀行賬單，或是預(yù)付租金(銀行信用證)。但是切記，在租賃房屋時如果要為他人提供個人擔(dān)保證 明時，一定要非常小心，因?yàn)檫@很可能會把你的個人資產(chǎn)情況泄露出去。另外一旦你的公司破產(chǎn)，擔(dān)保人還將承擔(dān)連帶的個人擔(dān)保責(zé)任，其中的風(fēng)險是非常大的。
五、我有哪些選擇?
你可以評估一下自己的選擇：合租，聯(lián)合辦公，轉(zhuǎn)租，直租，等等。房東通常會詢問、當(dāng)然可能也會要求你的租賃期限必須是五到七年。如果是直租的話，有些房東可能會接受三年時間的租賃期限，但是要知道，你的租賃期限越長，自己的選擇其實(shí)也會更多。
如 果你準(zhǔn)備直接租賃一個辦公場所，而且租賃期限也比較長，那么在此之前，你也可以嘗試選擇合租辦公場所作為替代方案，包括與其他公司聯(lián)合辦公，加盟企業(yè)孵化 器，接受其他公司轉(zhuǎn)租的辦公場所，等等。事實(shí)上相比于直接租賃一塊辦公場所，上述這些選擇的利弊參半，不過它們的優(yōu)勢是非常靈活，租賃期限長度也可以更 短，適合那些不確定租賃期限的初創(chuàng)公司。
在一個企業(yè)孵化器/加速器，或是行政辦公室中，房主通常需要承擔(dān)多個租戶共享辦公場所所帶來的財務(wù) 責(zé)任風(fēng)險。你需要盡量避免與其他租戶協(xié)作，因?yàn)檫@會牽扯很多事情，比如辦公場地要求，租戶改善及相關(guān)成本，選擇標(biāo)準(zhǔn)，租賃時長，以及可能涉及的法律責(zé)任。 所以，有時候你以為合租會比較劃算，但結(jié)果往往適得其反，不過在你支付費(fèi)用的時候，最好先算算自己每平米需要花費(fèi)多少租金，這樣可以做到心中有數(shù)。
另 外考慮到自己的創(chuàng)業(yè)進(jìn)度和靈活性，你可能還會考慮到轉(zhuǎn)租。你可以找到一個低于市場價格的轉(zhuǎn)租辦公場所，但是其中也各有利弊，比如你會受到很多限制，無法對 辦公場所進(jìn)行大刀闊斧的裝修改造，諸如此類。即便你是一個轉(zhuǎn)租人，如果承租人在未來一到五年時間內(nèi)發(fā)生財務(wù)問題，那么可能會導(dǎo)致你自己去承擔(dān)相關(guān)的損失。
六、我究竟需要多大的辦公場所?
按照經(jīng)驗(yàn)，你可以從每人200到250平方英尺的辦公空間，遞減到每人100到150平方英尺。下面有幾個步驟，或許會對你判斷合適的辦公場地大小有所幫助：
-你可以按照自己的租約期限，預(yù)估一下未來公司的人頭數(shù)量。你當(dāng)前要租的辦公場所，應(yīng)該可以滿足估算未來員工數(shù)量的三分之二，或四分之三，不要把空間算的太死。
-尋找一些效率較高的辦公場所。比如在辦公樓里最好能找一些方方正正的辦公室，而不要選擇那些角落的地方。要知道在樓層規(guī)劃和布局時，絕不會有兩個完全一樣面積的辦公室。
-在鄰近場地尋求終止權(quán)利和擴(kuò)張權(quán)利。擴(kuò)展到鄰近的辦公場所，不會對你的公司造成太大影響。對企業(yè)而言，相鄰的辦公場地還是不錯的。
七、我該如何縮小搜索范圍?
你需要走出去看看每一個可能合適的辦公場所，這的確非常浪費(fèi)時間。下面會為你提供一些關(guān)鍵變量/指標(biāo)，可以幫助你縮小搜索數(shù)量，并提高搜索質(zhì)量，并把你的搜索結(jié)果優(yōu)化到一個可控范圍之內(nèi)。
期限：你的租期越長，你的選擇就會更多。不過有些初創(chuàng)公司在簽了五年租賃合同之后，結(jié)果第一年就發(fā)現(xiàn)場地?zé)o法滿足自己的人員需求了。所以公司創(chuàng)始人應(yīng)該從多方面考慮，和房東談一個更加靈活的租賃期限。
價格：你不必專注在每平方英尺要花多少租金，而是首先要明確自己的辦公場所租金預(yù)算和相關(guān)費(fèi)用，包括停車費(fèi)，公共事業(yè)費(fèi)，清潔費(fèi)，拆遷費(fèi)，承租人改善，保險費(fèi)用，家具以及其他費(fèi)用。這些預(yù)算成本費(fèi)用都需要在你的考慮范圍之內(nèi)。
布局：你需要明白，在一棟大樓里，絕不會有兩個完全一樣面積的辦公室。
便利設(shè)施：廚房，休息室，共享會議室，食堂，交通，停車率，安全，高速互聯(lián)網(wǎng)，高品質(zhì)浴室，甚至是足夠的電源插座，這些都是你要進(jìn)行考量的東西。
八、停車狀況如何?
停車成本會占到你預(yù)算的一部分。如果你詢問戶主，他們通常會說，我們的停車場車位足夠了。但是你要明確數(shù)量，在簽合同的時候，你必須親自到停車場看看，確定自己可以使用的停車位數(shù)量。到很遠(yuǎn)的地方停車會給你的員工和客戶帶來很多麻煩，成本也不低。
九、我該如何確定辦公室的正確位置?
確保你手下那些關(guān)鍵員工的辦公室位置不要距離自己太遠(yuǎn)。大多數(shù)員工都希望自己的辦公室位置能足夠方便。另外，如果你的辦公室會有客戶來拜訪，那么還需要考慮是否要劃出一塊較為隱私的區(qū)域出來。
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