大學(xué)生畢業(yè)怎樣管理個(gè)人檔案
大學(xué)生畢業(yè)應(yīng)該怎樣管理個(gè)人檔案?私自拆封檔案、長期個(gè)人保存檔案、把檔案遺失、自己因故將檔案變死檔怎么辦呢?
遇到這些問題該怎么辦?
1、私自拆封檔案
案例
“我就是對(duì)檔案好奇,所以拆開看了看!睆奈靼惨凰髮W(xué)畢業(yè)后,常嬌沒有及時(shí)把檔案存放在人才市場,也沒有嚴(yán)加保管,卻私自拆了封。
“我同學(xué)告訴我這是違法的,而且檔案瞬間就失效了,變死檔了。”常嬌說,為了讓檔案看起來像沒動(dòng)過一樣,她用了多種辦法恢復(fù)原樣,但只能是“越涂越黑”,騎縫章怎么也不吻合。
常嬌也曾打電話咨詢?nèi)瞬攀袌,檔案開封了怎么辦?對(duì)方的答復(fù)是,只接受沒有開封過的檔案。她擔(dān)心,這樣的檔案會(huì)給她就業(yè)帶來障礙,怎么才能“激活”?
對(duì)策
聯(lián)系畢業(yè)院校重新審核封簽
太原人才市場人事代理部部長郝并壽提醒,按照國家、省、市人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定,任何人不得私自保管他人或本人檔案,也不能私自拆閱。即便是自己的檔案,自己也不能拆封查看。因?yàn)橐坏┎鸱,就可能意味著,檔案內(nèi)材料被隨意更改。一旦被隨意更改,檔案的真實(shí)性便存疑了。
對(duì)于私自拆封的檔案,郝并壽表示,根據(jù)國家規(guī)定,人才市場不予接受。應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系原畢業(yè)院校審查檔案,確認(rèn)未經(jīng)涂改變更后,重新封簽加蓋騎縫章,方為有效。
2.檔案“攥”在手里6年
案例
“我的檔案一直在我自己手里拿著。”省城一家房產(chǎn)銷售公司銷售經(jīng)理張文虎表示,6年前,他大專畢業(yè)后,沒有將檔案存放在人才市場,而是選擇了自己保管!皣易罱湃∠藱n案管理費(fèi),之前一直是收費(fèi)的。”他說,剛畢業(yè)時(shí),在太原要租房子,本著節(jié)省的原則,就沒有存放檔案。
張文虎工作后,也想過就把檔案存放在人才市場!暗,我工作過的公司,都不看,也不問檔案!彼f,他先是去一家乳品公司當(dāng)會(huì)計(jì),后來在超市干過,之后到房產(chǎn)銷售公司工作。公司領(lǐng)導(dǎo)都只是問問什么學(xué)歷,有沒有工作經(jīng)驗(yàn)等!奥,我也就不管檔案這回事了!
最近,張文虎咨詢出國事項(xiàng)時(shí),被問及檔案!拔艺f我有檔案,一直在自己手里,對(duì)方說我的檔案沒用,已經(jīng)成死檔了!
對(duì)策
盡快辦理改派手續(xù)
針對(duì)自己長期保管檔案造成的檔案變死檔問題,郝并壽提醒,個(gè)人應(yīng)盡快到教育部門下屬的大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心咨詢,通過辦理改派手續(xù),將檔案存放在當(dāng)?shù)厝松绮块T下屬的人才交流中心(人才市場)來激活。辦理改派手續(xù)時(shí),在私企工作的,應(yīng)當(dāng)提供本人在私企工作的勞動(dòng)合同,并在一式三份就業(yè)協(xié)議蓋上單位章,再到人才市場蓋章,最后到大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章。辦完這些手續(xù)后,將檔案存放人才市場。
機(jī)關(guān)事業(yè)單位國有企業(yè)的工作人員,檔案由單位保管。若本人在這些單位工作的,一般不會(huì)出現(xiàn)個(gè)人長期持有檔案的問題,因?yàn)橐坏┱降絾挝簧习,單位辦理入職時(shí),就會(huì)要求個(gè)人協(xié)助辦理轉(zhuǎn)移檔案手續(xù)。
3.搬家時(shí)把檔案弄丟了
案例
“我一開始在南內(nèi)環(huán)街住,后來搬到后北屯,再后來搬到和平北路!贝髮W(xué)畢業(yè)不到兩年,劉靜宇已經(jīng)搬了好幾次家,“搬來搬去,把檔案丟了。”
最初,為了節(jié)約開支,結(jié)伴找工作,劉靜宇和3個(gè)同學(xué)一起租房子住。后來,同學(xué)陸續(xù)開始談戀愛,一起租住多有不便。因此,他一度主動(dòng)搬出,另尋住處。再后來,他為了工作方便,再次搬家。“一開始行李非常簡單,就一個(gè)箱子;后來搬家,東西一次比一次多!彼f,他請(qǐng)同學(xué)幫忙搬家時(shí),不得已扔了一些不常用的東西,檔案正好夾在其中。
現(xiàn)在,劉靜宇好不容易有機(jī)會(huì)到一家國有企業(yè)上班。該國企人力資源部要求他配合辦理檔案手續(xù),但他的檔案沒了。“沒了檔案,和死檔一樣,沒有辦法辦手續(xù),這可怎么辦?”
對(duì)策
尋找原始檔案重新建檔
針對(duì)檔案遺失造成的死檔、無檔問題,郝并壽提醒,首先應(yīng)當(dāng)聯(lián)系家人、同學(xué)、舍友等人員,盡一切可能找回檔案。因?yàn)槿耸聶n案最為注重的就是它的原始性。比如,國家規(guī)定,辦理職工退休手續(xù)時(shí),居民身份證與職工檔案所顯示的出生年月不一致,以本人檔案最先記載的出生時(shí)間為準(zhǔn)。再比如,在證明某一事項(xiàng)時(shí),檔案記錄的證明效力要高于現(xiàn)單位出具的證明效力。
經(jīng)過努力后,仍未找到檔案,就只能通過畢業(yè)院校、所在黨組織等單位,查詢補(bǔ)辦有關(guān)檔案材料,比如,入學(xué)登記表、大學(xué)成績單,黨團(tuán)組織關(guān)系等,形成檔案。補(bǔ)辦檔案前,最好和檔案存放地(人才市場或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位國有企業(yè)人事部門)咨詢清楚,補(bǔ)辦檔案后,還要經(jīng)檔案存放地審核有效后,才算最終完成。
小資料
“打開”檔案
高考試卷、學(xué)習(xí)成績表都在
個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的`主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料,起憑證、依據(jù)和參考作用。個(gè)人檔案里都有什么材料?郝并壽表示,一般有高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、在校獎(jiǎng)罰材料、入團(tuán)入黨志愿書、體檢表、畢業(yè)生報(bào)到證(存檔聯(lián))、高考試卷等。
郝并壽介紹,目前,在現(xiàn)實(shí)生活中,大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人檔案仍然有多個(gè)方面的作用:可以建立人事關(guān)系,進(jìn)行連續(xù)工齡計(jì)算;辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)還需要個(gè)人檔案;專業(yè)技術(shù)職稱晉升要檔案記錄作依據(jù);報(bào)考公務(wù)員政審、出國政審,公證時(shí)要查閱個(gè)人檔案;考研時(shí)需要檔案等。檔案一旦變死檔,將會(huì)在以上諸多方面造成不便,且補(bǔ)救起來時(shí)間長、程序繁瑣。
管理檔案
個(gè)人進(jìn)步的同時(shí)要給檔案“升級(jí)”
還需要注意的是,檔案存放在人才市場后,個(gè)人不斷進(jìn)步的同時(shí),也要給檔案“升級(jí)”。也就是說,工作后,一定要持自己的進(jìn)步證明,及時(shí)到人才市場更新檔案。這些材料包括工作后取得的履歷、考核鑒定、培訓(xùn)證書、資格證書等材料,或者招錄、聘用、競爭上崗、調(diào)動(dòng)等工作中形成的材料等。
另外,盡管目前繳納社會(huì)保險(xiǎn)暫時(shí)與檔案托管沒有必然聯(lián)系,但是,如上所述,檔案在退休時(shí)將作為核算工齡的重要依據(jù),
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