充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)的作用

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的主要問題及產生的原因分析

1.管理理念落后影響檔案作用的發(fā)揮

檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。檔案管理水平越高，檔案對企業(yè)經營的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業(yè)由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問題。一是檔案管理分散，如對行政檔案、財務檔案、人事檔案、產品檔案、設備檔案以及其他類型的檔案實行分散管理，形成各個信息孤島，阻礙了企業(yè)內部檔案信息資源的交流和共享；二是存在檔案文件材料收集不完整、歸檔整理不規(guī)范、歸檔率低等問題；三是存在檔案著錄不標準、著錄項目不全、檢索困難、查準率較低等問題，降低了檔案的利用效率。

2.公司管理層對檔案的使用價值和潛在價值不夠重視

公司管理層對檔案工作的重視程度決定著檔案管理水平的高低。管理層對檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對檔案工作重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面，在激烈的市場競爭環(huán)境下，公司管理層把工作著眼點主要放在了公司的發(fā)展和生產經營上，忽視了檔案管理工作的重要性和檔案的潛在價值；另一方面，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理水平不高使檔案管理在企業(yè)經營管理中的作用沒有得到很好的發(fā)揮，使管理層感受不到檔案作用的重要性。

3.高素質檔案管理人才的缺乏影響了檔案利用效果

檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。一方面由于從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專業(yè)管理人員，相互學習、相互交流的機會較少，檔案工作人員缺乏計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，素質水平良莠不齊；另一方面檔案工作崗位崗級低、收入少使部分檔案人員對本職工作缺乏熱忱，工作積極性較低。上述原因致使檔案管理人員素質提升比較緩慢，影響了檔案的利用效果。

二、積極轉變觀念，正確認識檔案管理工作在企業(yè)經營中的地位和作用

1.企業(yè)檔案是企業(yè)可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源

企業(yè)檔案是企業(yè)在過去的生產經營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經驗，能夠為企業(yè)開展經營決策提供依據(jù)，為企業(yè)參與市場競爭提供有效支持，為維護企業(yè)自身的合法權益提供有力武器。企業(yè)在深化改革、轉換經營機制、提高經濟效益的決策和實施中都離不開對企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀的分析，離不開對決策可行性的研究和預測，而檔案是實現(xiàn)這種科學分析、研究、預測不可缺少的最真實、最重要的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案管理工作服務于企業(yè)的發(fā)展方向，服務于企業(yè)生產經營是市場經濟條件下企業(yè)檔案工作的出發(fā)點和最終目的。

2.企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產

企業(yè)檔案本身具有潛在的價值，特別體現(xiàn)在生產經營、產品開發(fā)、技術引進、技術改造、設備更新、產品銷售以及合同、法律糾紛等方面。這種潛在的價值需要借助于人們的利用才能表現(xiàn)出來。檔案對企業(yè)生產經營的作用主要是通過企業(yè)經營管理人員使用檔案后，將檔案信息運用到企業(yè)生產經營工作中產生間接的企業(yè)效益而體現(xiàn)出來。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產，具有一定的價值和使用價值，應當加以充分開發(fā)和利用，提高其利用效果，以實現(xiàn)檔案的價值最大化。

三、開展檔案管理創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經營中的支撐作用

1.建立高效、集中、統(tǒng)一的檔案管理模式

實行企業(yè)檔案高效、集中、統(tǒng)一管理是檔案管理創(chuàng)新的第一步，其目的是在集中調度企業(yè)資源及對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理的基礎上，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。高效、集中、統(tǒng)一的檔案管理模式使企業(yè)檔案工作改變了過去那種各類檔案由各個相關部門分散管理的方式。一方面節(jié)約了人力、物力和財力，提高了檔案的利用效率和效果；另一方面使企業(yè)在各項工作中形成的大量文件材料能夠實現(xiàn)統(tǒng)一歸檔，集中保管，使其相互之間保持原有的、必然的聯(lián)系，提高了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性，便于全面、準確地了解本企業(yè)的發(fā)展歷程和全貌。因此，企業(yè)檔案管理工作體制必須進行相應的改革，實行集中統(tǒng)一管理。實行檔案高效、集中、統(tǒng)一管理主要應采取以下步驟：首先應設置企業(yè)檔案綜合管理部門，統(tǒng)一管理企業(yè)檔案，企業(yè)檔案綜合管理部門要依據(jù)企業(yè)檔案實行的集中統(tǒng)一管理原則而設立，它的設立應與企業(yè)發(fā)展相適應，同時要考慮企業(yè)規(guī)模的大小、經營場所的集中程度和檔案使用頻率；其次應建立企業(yè)檔案信息收集渠道，在企業(yè)各個職能部門安排兼職檔案信息員，負責各個職能部門檔案歸檔信息的采集、歸檔材料概要說明和各個部門的文件材料歸檔工作；最后建立和完善企業(yè)檔案管理制度，明確企業(yè)檔案綜合管理部門及各個職能部門在檔案管理工作中的職責和工作流程。

2.建立和完善企業(yè)檔案管理制度

建立和完善企業(yè)檔案管理制度、明確企業(yè)各個部門的職責和工作流程是檔案管理創(chuàng)新的第二步。其目的是通過建立和完善企業(yè)檔案各項管理制度，明確各部門職責和工作流程，對企業(yè)檔案工作實行規(guī)范化管理，從而提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是企業(yè)規(guī)章制度的重要組成部分，是企業(yè)檔案管理行為的準則和企業(yè)檔案管理機構行使職能的依據(jù)和手段。建立健全和貫徹實施企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，是企業(yè)加強基礎管理和檔案集中統(tǒng)一管理的重要內容，是企業(yè)開展檔案規(guī)范化管理的關鍵，也是充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經營中的作用的關鍵。建立和完善企業(yè)檔案管理制度應以《檔案法》為基本依據(jù)，以《檔案著錄規(guī)則》為操作指導，結合企業(yè)的規(guī)模進行策劃和制定，應努力做到符合企業(yè)生產經營的實際。建立企業(yè)檔案管理制度可以采取兩種方式，一是建立綜合性檔案管理制度，中小型企業(yè)可以采取這種方式。綜合性檔案管理制度中應包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、文件銷毀規(guī)定、檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案管理考核制度等內容。二是建立企業(yè)檔案管理制度體系，大中型企業(yè)可以采取這種方式。企業(yè)檔案管理制度體系中應主要包括企業(yè)檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫房管理制度、企業(yè)檔案統(tǒng)計管理制度和檔案保密管理制度等。

3.開展檔案管理工作創(chuàng)新，變被動服務為主動管理

開展檔案管理創(chuàng)新的第三步，是由被動服務轉變?yōu)橹鲃庸芾恚�主要應從三個方面入手：首先要明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍和歸檔要求。要根據(jù)企業(yè)生產經營實際，在原有檔案歸檔范圍的基礎上，把檔案管理工作貫穿于生產經營的全過程，把企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經營計劃、經營預算、投資預決算、各類價格文件、各類經濟合同等其他重要文件材料納入檔案歸檔范圍。同時，對各個職能部門在文件歸檔方面提出具體要求，使檔案管理的系統(tǒng)性、全面性及檔案的使用價值有所提高。其次要建立企業(yè)文件材料歸檔點檢制度。要按照企業(yè)文件歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，按部門制定的《文件歸檔點檢卡》，定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況，督促各個部門及時辦理文件歸檔業(yè)務，從而提高文件歸檔的及時性和完整性。最后要建立檔案管理考核制度，落實檔案管理責任制。建立檔案管理考核制度是貫徹執(zhí)行檔案管理制度的關鍵。對不能按照檔案管理相關制度要求及時辦理檔案管理業(yè)務的行為進行審查和處罰，以保證檔案管理制度的有效執(zhí)行，提高檔案管理流程的執(zhí)行力。開展檔案管理創(chuàng)新，只有由被動服務轉變?yōu)橹鲃庸芾恚�才能全面提升檔案管理水平，才能最大限度地發(fā)揮檔案在企業(yè)經營中的作用。

4.組織開展崗位培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質

企業(yè)檔案管理的新形勢對企業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求其具備檔案管理專業(yè)知識、企業(yè)管理相關的專業(yè)知識(信息管理知識、外語知識等)，還要具備一定的管理能力、溝通能力和團體協(xié)作能力。企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質是企業(yè)檔案利用工作質量的根本保證。因此，一是要加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代企業(yè)管理意識；二是有針對性地對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使其了解和掌握本企業(yè)生產經營活動的特點，及時準確地收集各類檔案文件材料料，提高企業(yè)檔案管理人員隊伍的整體業(yè)務能力，建立一支高素質、高效率、高技能的企業(yè)檔案管理人員隊伍，為企業(yè)生產經營工作提供準確服務和有效支撐。企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產和寶貴財富，企業(yè)只有開展檔案管理工作創(chuàng)新，遵循“高效、集中、統(tǒng)一的管理原則”，科學合理地設置檔案管理機構，建立和完善檔案管理各項制度，實施檔案管理考核制度，使檔案管理由被動服務轉變?yōu)橹鲃庸芾�，才能不斷地提升檔案管理能力，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經營中的支撐作用，從而有效地服務于企業(yè)的發(fā)展。

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