探析IT集約化服務型數(shù)字檔案館運行模式
【內容提要】本文基于IT服務管理的最新理念，以數(shù)字檔案館肩負著信息社會數(shù)字化檔案的終極保管任務為出發(fā)點，提出IT集約化服務型數(shù)字檔案館的概念，探討其職能、特點和運行模式。
【摘 要 題】數(shù)字信息化數(shù)字檔案館的出現(xiàn)給現(xiàn)代檔案管理帶來了生機和活力。短短幾年全國范圍內的檔案信息化管理成績斐然，電子文件中心、館藏檔案數(shù)字化、檔案信息網絡化等廣泛利用現(xiàn)代信息技術開展檔案資源管理的熱潮在檔案行業(yè)得到迅速開展。檔案利用者在查檔、用檔等方面獲得了前所未有的高效、快捷的優(yōu)厚待遇，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開始利用網絡、計算機和信息系統(tǒng)開展現(xiàn)代化管檔。不可否認，檔案資源的信息化與網絡化給國家、機構和公眾帶來了巨大的社會效益，給檔案事業(yè)的快速發(fā)展帶來了機遇，但由于信息化管理理念與傳統(tǒng)檔案管理模式之間還需要經歷更長一段的磨合期，特別是與信息技術的快速發(fā)展相比較，我國數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展處于相對滯后的狀況，信息系統(tǒng)的建設跟不上技術的發(fā)展，何談信息化的有效利用與滾動發(fā)展，加之檔案工作者幾乎不可能投入更多的精力以了解、學習、跟蹤不斷更新的信息技術，這無疑使檔案工作者萌生了眾多的困惑和憂慮。而且，數(shù)字檔案館的建設、發(fā)展與運行維護的技術復雜度、資金的持續(xù)投入、檔案信息的安全保障、數(shù)字檔案館對IT人才的高度依賴性及其與傳統(tǒng)檔案館之間的職能交叉已經開始制約著數(shù)字檔案館的發(fā)展：“雙軌制”的運行模式更是給檔案工作者增添了不止一倍的工作量。這些棘手的問題必須得到解決，數(shù)字檔案館才能順利發(fā)展�；谶@樣的認識，本文作者基于IT服務最新理念，提出采用集約化運營模式建設數(shù)字檔案館的觀點，通過 IT資源的集中建設、IT服務質量的有效加強、IT技術含量的累積增長，來提高數(shù)字化檔案館的社會效益，旨在以最小的成本消耗獲得最大的投資回報，為構建節(jié)約型社會獻計獻策。
1.數(shù)字檔案館建設的目的
各行各業(yè)信息化及其快速發(fā)展已經且正在不斷地形成大量的數(shù)字化信息，這些信息需要歸檔并形成電子檔案以記錄信息社會的歷史活動，傳統(tǒng)檔案館開展服務創(chuàng)新加強館藏數(shù)字化加工也將積累越來越多的數(shù)字化信息，這兩類信息統(tǒng)稱為數(shù)字化檔案信息。檔案工作者正是為了歸檔、接收、整理和保存這些不斷累增的數(shù)字化檔案資源，并想借助于現(xiàn)代信息技術為國家、機構和社會公眾提供快捷方便的查檔、用檔等服務，數(shù)字檔案館才應運而生。由此得出結論：數(shù)字檔案館可以作為信息社會數(shù)字化檔案的終極保管機構。建設數(shù)字檔案館的主要目的就是要記憶信息社會的發(fā)展歷史。
2.集約化服務型數(shù)字檔案館的職能
以數(shù)字檔案館的建設目的為出發(fā)點，可以確定 IT集約化服務型數(shù)字檔案館的主要職能：
(1)集中統(tǒng)一永久保存信息社會產生的各類數(shù)字化檔案信息，引領數(shù)字檔案館的發(fā)展方向，保障數(shù)字化檔案信息的真實、完整、有效和安全。
(2)為傳統(tǒng)檔案館提供滾動完善和持續(xù)發(fā)展的網絡化信息技術支持與服務，以方便檔案工作者通過網絡和計算機開展電子文件歸檔、電子檔案接收、數(shù)字化檔案資源的整合、管理、傳遞、處理、鑒定、編研和提供網絡化查檔、用檔服務等各類檔案管理工作。
(3)是政府信息公開的門戶網站，為社會公眾提供開放的數(shù)字化檔案信息的網絡化查詢與檢索等服務，包括當前政務公開背景下產生且移交到檔案館的行政規(guī)范性文件、檔案館內部經鑒定后允許開放的數(shù)字化檔案信息等。
3.集約化服務型數(shù)字檔案館的特點
數(shù)字檔案館是一個以永久保存數(shù)字化檔案信息為根本，以為檔案工作者提供數(shù)字化檔案的接收、管理、利用、鑒定、編研、展示為宗旨，以提供IT資源供應服務為主體運營模式的集成服務平臺�；诖似脚_，檔案工作者可以通過網絡、計算機開展檔案鑒定、文件歸檔、檔案收集、整理、分類、查詢、檢索、統(tǒng)計、編研、成果匯編以及開放檔案信息發(fā)布等各項檔案業(yè)務工作，不需要關注檔案信息存放的物理位置，不需要擔心檔案信息的永久保存和安全性風險，不需要考慮如何申請信息化專項資金、組織和招聘技術人員開展檔案管理信息系統(tǒng)的設計、開發(fā)、實施及運行維護等工作，只需要根據(jù)自己的工作需要為承擔數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設任務的IT工作人員提出檔案管理的業(yè)務需求。
IT集約化服務型數(shù)字檔案館建設的主要特點是將與信息技術相關的軟硬件基礎設施的架構、應用軟件的研發(fā)、信息系統(tǒng)的實施、數(shù)字檔案館的運行維護、滾動發(fā)展以及IT資源管理等技術性服務工作從傳統(tǒng)檔案館中剝離出來，建立以精通信息技術、跟蹤檔案業(yè)務及信息技術發(fā)展的，并能夠將檔案工作與信息技術融會貫通使用的檔案工作者團隊，開展面向檔案工作的IT集約化服務。這樣一來，檔案工作者就能夠集中精力鉆研檔案業(yè)務，開展檔案的精細化管理，投入更多的精力用于檔案信息資源的開發(fā)，為社會提供更高效、更優(yōu)質的服務。數(shù)字化檔案信息的安全保障、永久保存、集成共享、傳遞處理、網絡訪問、完整有效等眾多技術難題則集中于數(shù)字化檔案館的運行與管理過程中，即便這樣也比讓每個檔案館設立計算機處(室)來開展軟硬件平臺的購買、安裝和維護，做數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移、異地保存等措施要安全和可靠。
IT集約化服務型數(shù)字檔案館運行維護的主要特點是以低收入的供應服務方式或連鎖加盟方式以維持其滾動發(fā)展和持續(xù)改進。檔案業(yè)務的規(guī)范性及其工作流程的.確定性決定了電子文件歸檔、館藏檔案數(shù)字化、檔案信息服務、開放檔案信息發(fā)布、數(shù)字檔案信息的整合、集成與共享等信息系統(tǒng)的建設是能夠基于一個通用的軟件基礎架構和服務平臺來實現(xiàn)，即使不同檔案門類的信息標引、著錄項、數(shù)字化存儲格式等有所差別，也能夠實現(xiàn)集成化的統(tǒng)一管理。當然在數(shù)字檔案館建設之初，需要在國家檔案局的統(tǒng)一領導和監(jiān)管下，首先應開展各門類數(shù)字化檔案的存儲格式、存儲標準、訪問模式、管理規(guī)范等的建設，作為建立通用數(shù)字檔案館服務平臺的指導性文件，面向服務的開放的基礎平臺是數(shù)字檔案館建設的總體指導思想，服務平臺之上的各類應用系統(tǒng)則是根據(jù)需求的深化不斷地進行完善和功能擴充，每個即將加盟的檔案館只需要設置其基本配置，定義其運行管理模式就可以享受數(shù)字檔案館提供的各種信息化服務�？梢酝茢�，數(shù)字檔案館的技術服務費將遠比各檔案館自行購買設備和建設各類應用系統(tǒng)并開展運行維護的費用要低很多，這是因為IT服務集約化數(shù)字檔案館的軟硬件平臺、服務器與存儲設備、應用軟件系統(tǒng)等都是一次開發(fā)，多次共享使用，而且還將在越來越多的用戶使用后得到不斷的完善和發(fā)展，保障其先進性、適應性和發(fā)展性。
4.集約化服務型數(shù)字檔案館的運行模式
當前，國內數(shù)字檔案館建設有單一型和區(qū)域型兩種主流模式，單一型數(shù)字檔案館運行模式是在單個檔案館內部開展館藏數(shù)字化加工、接收電子文件歸檔、整合館內檔案資源、建設檔案館的門戶網站等工作，通過門戶網站提供該館的開放檔案信息服務和行政規(guī)范性文件的查閱服務;區(qū)域型數(shù)字檔案館則是以一個區(qū)或市為單元，以檔案館的業(yè)務為中心，除了開展檔案館內部的各種信息化建設、實施和系統(tǒng)應用外，還通過網絡為相關檔案室提供檔案信息管理的信息化服務服務，在檔案形成單位進行歸檔的同時，將紙質文件歸到檔案室，將電子文件通過網絡、載體或接口系統(tǒng)傳遞到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，實現(xiàn)了一個區(qū)域內部數(shù)字化檔案信息的集中存儲。這兩種模式建設的一個共同特點是數(shù)字檔案館依附于某個傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館的滾動發(fā)展與運行維護也取決所依附的檔案館的信息化水平，更準確地說是依賴于檔案館的決策者和檔案館設立的開展信息技術服務的計算機處(室)的人員對信息化的理解、認識和跟蹤發(fā)展的水平，其局限性和風險性不言而喻!加上信息化滾動發(fā)展的持續(xù)投資，從長遠角度必然會限制數(shù)字檔案館的發(fā)展。從國家全局來看，這兩種建設模式存在著檔案行業(yè)IT資源重復建設的弊端，在全國數(shù)字檔案館標準體系尚未健全的前提下各自開展數(shù)字檔案館建設，也必然會造成未來國家檔案信息資源整合難的新問題。
IT集約化服務型數(shù)字檔案館的觀點的提出，是希望能夠站在國家信息資源戰(zhàn)略和行業(yè)全局建設數(shù)字檔案館的高度，尋找一種更加有效的解決方案，以適應和諧型、節(jié)約型、發(fā)展型、信息資源廣泛利用型信息社會的發(fā)展特點，不僅需要緩解信息化建設中因技術人員與業(yè)務工作者認識不統(tǒng)一而產生的各種制約系統(tǒng)建設與發(fā)展的矛盾，而且能夠保障數(shù)字檔案館的高效運作和長期發(fā)展。這一觀點的基本要求包括：
(1)機構重組：將數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在組織上進行分割，數(shù)字檔案館的建設不再依附于某個傳統(tǒng)檔案館，需要設立專門的機構來開展各項工作。
(2)人才分類：將檔案館的工作人員分為業(yè)務型和技術型兩大類，分別承擔數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的各項職能。
(3)職能分割：數(shù)字檔案館保管網絡系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案信息，傳統(tǒng)檔案館保管紙質檔案和各種其他介質檔案。
(4)相互關系：數(shù)字檔案館為傳統(tǒng)檔案館提供開展檔案的收集、保管、利用、檔案展示等各項服務，傳統(tǒng)檔案館為數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展提供各種業(yè)務需求。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館互動發(fā)展、相互促進，分別以數(shù)字、紙質形式記載信息社會的發(fā)展歷史。
IT集約化服務型數(shù)字檔案館是一個面向現(xiàn)代檔案管理工作的集成服務平臺，將數(shù)字化檔案信息實施集中統(tǒng)一、標準規(guī)范地管理，同時為多個傳統(tǒng)檔案館提供從服務器、存儲設備等硬件資源到應用程序、信息訪問、信息發(fā)布等軟件資源共享和網絡計算機運行維護的各種IT服務，每個傳統(tǒng)檔案館不需要再單獨設立IT技術支持與服務部門，不需要單獨購買和管理服務器、存儲器等硬件設備，不需要花錢購買軟件系統(tǒng)或者重復開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，這樣不僅節(jié)約了人力、物力和財力，而且檔案館內部的管理也更加有效，這是由于信息化工作的開展思路與傳統(tǒng)檔案管理的方式有著行業(yè)上的差別，人員管理及工作方式也完全不同。
5.當前數(shù)字檔案館的運行模式
IT集約化服務型數(shù)字檔案館運行模式
IT集約化服務型數(shù)字檔案館是在充分分析當前我國數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀的基礎上，提出的一種可行的建設方案。從我國檔案行政監(jiān)管的垂直管理角度而言，指定數(shù)字檔案館作為集中、永久保管數(shù)字化檔案信息的專門機構是可行的;從國家信息資源建設的角度而言，數(shù)字檔案館這一機構的成立對檔案信息資源的開發(fā)與利用有著非常大的社會意義;從當前“雙軌制”檔案管理的業(yè)務現(xiàn)狀而言，業(yè)務型檔案工作者理應擺脫信息技術快速發(fā)展的困惑，把主要精力放在檔案業(yè)務精通與鉆研上，技術型檔案工作者不僅應做好技術支持與服務工作，更應肩負起數(shù)字化檔案信息的集中統(tǒng)一、完整有效、永久保存的重任，引領數(shù)字檔案館朝著健康良性發(fā)展之路前進。
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