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大學(xué)檔案館工作總結(jié)
華北電力大學(xué)檔案館2010年工作總結(jié)
2010年，華北電力大學(xué)檔案館是獨(dú)立設(shè)立的頭一年，也是檔案館搬遷主樓新館的第一年，同時(shí)也是檔案館新領(lǐng)導(dǎo)履新的第一年，在學(xué)校各級黨政領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，檔案館工作有了新的進(jìn)展，現(xiàn)在總結(jié)如下。
一、2010年完成的主要工作
1、認(rèn)真進(jìn)行學(xué)習(xí)和調(diào)研工作
4月份，檔案館組織工作人員分別赴北大、北航、北交大、地質(zhì)大學(xué)、科技大學(xué)、中財(cái)、礦大等多所學(xué)校檔案館進(jìn)行學(xué)習(xí)調(diào)研，了解了北京高校檔案館建設(shè)情況，撰寫了調(diào)研報(bào)告，組織館內(nèi)人員進(jìn)行討論，以做好檔案工作“十二五”規(guī)劃為契機(jī)，明確努力方向，確保工作重心，力爭工作創(chuàng)新和突破。。
2、推進(jìn)了檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)
第一、完成2名外聘人員的聘任，使檔案館的工作人員達(dá)到了9人(含保定3人)，人員到位后，檔案館進(jìn)行了重新分工，每個(gè)人都有了明確的工作崗位，并制定了崗位職責(zé)。
第二、建立了學(xué)校檔案工作隊(duì)伍，使各單位的檔案主管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員落實(shí)到人。
第三、成立了全國首個(gè)大學(xué)生校史電力史研究會(huì)，作為檔案工作人員的有力補(bǔ)充。
3、完成了機(jī)構(gòu)調(diào)整
先前的檔案館由于人手太少所以沒有具體的分工。2010年，檔案館完成了新的機(jī)構(gòu)設(shè)置，現(xiàn)下設(shè)館辦公室、檔案綜合管理室、檔案信息化、檔案編研室、年鑒編輯部、校史辦公室、查檔服務(wù)中心、保定檔案室等。
4、完成檔案業(yè)務(wù)室和檔案分庫的規(guī)范
以前的檔案工作由于人員少，所以業(yè)務(wù)沒有分工，不能適應(yīng)新的檔案工作要求，我對本館的檔案業(yè)務(wù)室和檔案分庫進(jìn)行了規(guī)范，按照學(xué)校檔案的工作實(shí)際，我將檔案業(yè)務(wù)室劃分為12個(gè)、將檔案庫房分庫劃分為12個(gè)，并明確了檔案業(yè)務(wù)室和檔案分庫的管理人員，做到了分工明確，責(zé)任落實(shí)到了實(shí)處;所有的檔案業(yè)務(wù)室和檔案分庫都懸掛了業(yè)務(wù)指示牌和庫房指示牌，制作并懸掛了“檔案業(yè)務(wù)和檔案分庫指南”，在檔案各個(gè)庫房制作并懸掛了“分庫管理辦法”和“分庫安全防火管理辦法”，進(jìn)一步明確了責(zé)任人。做到了檔案業(yè)務(wù)和檔案庫房的規(guī)范化管理，為下一步規(guī)范檔案架柜和建立檔案案卷目錄奠定了基礎(chǔ)。
5、推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)
與軟件公司簽訂合同，正式購買了“華北電力大學(xué)檔案管理系統(tǒng)”，目前已完成需求設(shè)計(jì)，軟件正在改制中爭取2011年投入使用;完成了檔案館的新網(wǎng)站建設(shè)并開通，目前檔案館的網(wǎng)站是北京高校檔案網(wǎng)站欄目最齊全和內(nèi)容最豐富的;完成了“華北電力大學(xué)學(xué)生組織社團(tuán)檔案信息網(wǎng)”為下一步啟動(dòng)學(xué)生組織社團(tuán)檔案工作打下基礎(chǔ);
6、推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
已擬定了《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)電子檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)人物檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)專題檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)學(xué)生組織社團(tuán)檔案管理辦法》等一系列檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的規(guī)章制度，因?yàn)闄n案工作涉及面廣內(nèi)容繁雜，所以所有制度的內(nèi)容正在廣泛征求意見。爭取2011年頒布實(shí)施。
7、規(guī)范了檔案服務(wù)工作
一是制定了《華北電力大學(xué)查檔管理辦法》和《查檔流程圖》，制定專人專管，以做好查檔服務(wù)為宗旨，查檔服務(wù)實(shí)現(xiàn)了高質(zhì)量服務(wù);二是設(shè)立“照片采集室”并開始為廣大師生提供照片的免費(fèi)采集和免費(fèi)使用服務(wù)，既解決了照片的完整歸檔問題，也解決了信息照片的不共享和重復(fù)采集和浪費(fèi)問題;三是以檔案為信息中心工作服務(wù)為目標(biāo)啟動(dòng)檔案編研工作，今年已完成檔案編研3期、分別為黨委組織部的黨史材料編研、學(xué)校信息化工作與信息工作編研、我校黨組織歷史檔案資料的摘編。
8、推進(jìn)檔案科研和檔案編研工作
科研方面：一是檔案館擔(dān)負(fù)這北京高校檔案研究會(huì)的科研課題1項(xiàng)，完成中期檢查并結(jié)題，科研成果已發(fā)表《檔案雜志》;二是發(fā)表了論文《高校學(xué)校年鑒編撰規(guī)范性初探》;
編研方面：2010年完成編研報(bào)告3期。一是完成了黨委組織部關(guān)于校領(lǐng)導(dǎo)材料的編研;二是完成了關(guān)于學(xué)校信息化工作和信息工作的調(diào)研報(bào)告;三是圍繞黨代會(huì)完成了《華北電力大學(xué)黨史材料的摘編》。
9、進(jìn)一步改進(jìn)年鑒的編撰工作
一是完成了2010卷《華北電力大學(xué)年鑒》的編印工作，對年鑒的欄目進(jìn)行了調(diào)整，新增了一些實(shí)用性內(nèi)容;二是設(shè)計(jì)開發(fā)了“華北電力大學(xué)年鑒編撰系統(tǒng)”，今后將采用編撰系統(tǒng)規(guī)范并指導(dǎo)各單位從事年鑒的編撰工作，以實(shí)現(xiàn)年鑒編撰的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。
二、檔案工作存在的問題及對策
首先，談?wù)勡洯h(huán)境方面的。
1、檔案館缺乏專業(yè)人才。面對大量要開展的檔案業(yè)務(wù)，檔案館的人員明顯偏少(現(xiàn)有編制6人，其中北京和保定各3人)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后北京同類行業(yè)高校檔案館(平均配置為10人)，由于現(xiàn)有人員的計(jì)算機(jī)水平較差，面對檔案信息化數(shù)字化的新要求，無法適應(yīng)更很難開展有關(guān)的檔案工作;
●建議對策：建議學(xué)校適當(dāng)增加編制，及時(shí)補(bǔ)充人手，確保檔案業(yè)務(wù)開展。
2、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄。領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄是我校檔案工作的最大障礙和瓶頸，這也是檔案工作最大的難點(diǎn)。
●建議對策：建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化制度;與學(xué)校二級單位領(lǐng)導(dǎo)簽訂檔案責(zé)任書;建立檔案培訓(xùn)交流制度;加大檔案法規(guī)的宣傳;建議學(xué)校將檔案納入考核。
3、缺乏專業(yè)的檔案工作隊(duì)伍。由于以前的檔案工作隊(duì)伍都是由兼職檔案員組成的，人員流動(dòng)性大，加之缺乏必要的培訓(xùn)，這個(gè)工作隊(duì)伍既不穩(wěn)定也不專業(yè)。
●建議對策：建立健全規(guī)章制度，改革檔案現(xiàn)有工作機(jī)制，改兼職檔案員制度為“三位一體”管理模式，即在二級單位建立“單位檔案主管領(lǐng)導(dǎo)—單位檔案管理員—每個(gè)工作人員”的工作模式;實(shí)行檔案管理員聘任制度;實(shí)行檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度和持證上崗制度等。
其次，談?wù)動(dòng)箔h(huán)境方面的。
1、檔案庫房目前是北京高校面積最大的，但是檔案柜的經(jīng)費(fèi)遲遲不能到位，影響當(dāng)前的檔案工作正常開展(如會(huì)計(jì)檔案的憑證堆放在庫房地上、電子檔案因無防磁柜存放而不能開展等)。
●建議對策：近期建議學(xué)校加大經(jīng)費(fèi)投入，及時(shí)解決檔案柜問題;長遠(yuǎn)建議學(xué)校將檔案建設(shè)納入學(xué)校“教育部修購專項(xiàng)”,一次性解決。
2、檔案庫房不符合安全防火要求。一是檔案庫房的門不是檔案庫房的安全防火門;二是檔案庫房無消防系統(tǒng);三是現(xiàn)有溫度控制系統(tǒng)不符合檔案庫房的法定要求(一個(gè)開關(guān)控制所有庫房，且不能正常運(yùn)行);四是檔案庫房的推拉窗戶可容人進(jìn)出，既不符合檔案庫房安全基本需求，也起不到防塵作用。
●建議對策：希望后勤與資產(chǎn)處、基建處等有關(guān)單位按照檔案法規(guī)的要求，切實(shí)進(jìn)行整改，消除安全及防火隱患。
我校的檔案工作與學(xué)校的大發(fā)展是不相適應(yīng)的，基礎(chǔ)差、底子薄、人手少等情況是我校檔案工作的現(xiàn)狀，如何將黨的十七屆五中全會(huì)精神落實(shí)好，把我校的檔案館建設(shè)規(guī)劃好，尤其是把檔案館的十二五規(guī)劃好是首要任務(wù)。目前主要集中精力做基礎(chǔ)工作，等制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)配套后，逐步拓寬檔案業(yè)務(wù)，努力打造檔案信息中心，為學(xué)校教科研服好務(wù)。
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