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工程檔案歸檔

時(shí)間:2022-07-19 14:26:20 檔案 我要投稿
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工程檔案歸檔

  工程檔案歸檔要求

  一、組織案卷

  1、組卷原則

  組卷要遵循工程文件材料的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)工程文件材料的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。

  2、組卷要求

  案卷內(nèi)工程文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映工程建設(shè)及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。案卷內(nèi)工程文件材料要齊全、完整。存檔工程文件材料要求為原件,特殊情況下可用復(fù)印件代替。案卷內(nèi)工程文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求,如用傳真熱敏紙等非耐久性材料記錄的工程文件資料和用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的文件材料需復(fù)印后用復(fù)印件存檔。

  3、組卷方法

  直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性工程文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。要求按照招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、來往函件、進(jìn)度控制、安全質(zhì)量控制、造價(jià)控制、分包資質(zhì)、信息管理、施工管理、工程評(píng)優(yōu)、啟動(dòng)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、聲像資料共13 個(gè)類目組卷;每個(gè)類目下可有多個(gè)案卷,每個(gè)卷由若干文件組成,具體詳細(xì)組卷參照公司下發(fā)的工程檔案歸檔范圍執(zhí)行。

  4、案卷的編目(編號(hào)原則按照南充公司文件要求)

  (1)卷內(nèi)工程文件材料頁號(hào)的編寫案卷內(nèi)工程文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。單面書寫的工程文件材料在其右下角編寫頁號(hào);雙面書寫的工程文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角編寫頁號(hào)。印刷成冊(cè)的工程文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。工程檔案歸檔(2)案卷封面的編制

  案卷封面可在卷盒的正表面,也可采用內(nèi)封面形式。(案卷封面式樣見圖A1)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)工程文件材料的內(nèi)容,案卷題名由立卷人擬寫。立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)本工程文件材料組卷的項(xiàng)目監(jiān)理部。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)工程文件材料形成的起止日期。保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限,一般情況為長(zhǎng)期。密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫,一般為普通。檔號(hào)應(yīng)填寫項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)。項(xiàng)目代號(hào)由業(yè)主檔案室設(shè)定,組卷時(shí)責(zé)任立卷人向業(yè)主檔案室詢問本工程項(xiàng)目序號(hào);

  (3)案卷背脊的編制案卷背脊項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。(背脊式樣見圖A2)保管期限填寫方法應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限,一般情況下為長(zhǎng)期;案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填寫,要求填寫完整、準(zhǔn)確。

  (4)卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄式樣(見圖A3)。序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 起依次標(biāo)注卷內(nèi)工程文件材料數(shù)的順序。文件編

  號(hào)應(yīng)填寫工程文件材料的文號(hào)等。責(zé)任者應(yīng)填寫工程文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。文件材料題名應(yīng)填寫工程文件材料的全稱。日期應(yīng)填寫工程文件材料的形成日期。頁號(hào)應(yīng)填寫每件工程文件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)工程文件材料首頁之前。

  (5)卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表(式樣見圖A4)。

  說明包括:案卷內(nèi)工程文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人(信息管理人員)簽名。立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。 檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者(項(xiàng)目總結(jié))簽名。檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。

  5、案卷的裝訂案卷裝訂幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(297mm×210mm);裝訂時(shí),正文在前,附件在后。案卷內(nèi)不允許有金屬物。如普通訂書釘?shù)龋栌貌讳P鋼訂書釘。不裝訂的案卷,應(yīng)在每份工程文件材料的右下角加蓋檔號(hào)章(式樣見圖A5)

  6、卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料

  (1)工程檔案案卷卷皮采用卷盒形式。

  (2)卷皮規(guī)格和制成材料

  卷盒的外表面規(guī)格為:305mm×220mm,厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六種。卷皮宜采用牛皮紙檔案盒,外裱牛皮紙。

  (3)卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考

  表規(guī)格為:國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(297mm×210mm)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考宜采用70ɡ以上白紙打印。

  (4)案卷背脊標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量案卷背脊標(biāo)簽與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同,即305mm×10(20,30,40,50,60)mm。 案卷背脊標(biāo)簽宜采用70ɡ牛皮紙制作。卷皮上和卷內(nèi)表格中內(nèi)容采用打印方式填寫。

  二、電子檔案

  移交工程檔案時(shí)需提交全套分類清晰、過程完整的監(jiān)理文件檔案電子版,F(xiàn)場(chǎng)發(fā)出的監(jiān)理文件資料必須有完整的電子文檔,如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工程通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程開工令、工程暫停令、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要、旁站監(jiān)理記錄、工程整改通知單、費(fèi)用索賠審批表、工程臨時(shí)延期審批表、工程最終延期審批表、工程項(xiàng)目驗(yàn)收匯總表,監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)、監(jiān)理總結(jié)等。監(jiān)理文件電子版要求分類清晰完整,保存格式為word 格式。 電子檔案中的工程照片按各階段形象進(jìn)度、重要會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作照、檢查驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)視察以及竣工后的工程全貌共6 類分夾存放,并且每張照片需在文件名進(jìn)行標(biāo)識(shí)說明。存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)使用不可擦除型光盤,文檔資料用word 格式,圖片用JPG 格式,視頻資料用MPEG 格式保存。

  三、歸檔審查

  歸檔文件審查分二級(jí)進(jìn)行,即項(xiàng)目責(zé)任立卷人自查,監(jiān)理復(fù)

  查。復(fù)查通過后,到業(yè)主檔案室填寫移交目錄,簽字移交。(式樣見圖A6)

  四、歸檔時(shí)間

  要求工程竣工投運(yùn)后二個(gè)月內(nèi),及時(shí)移交工程檔案。

  五、檔案歸檔范圍(暫定)

  1招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同等

  2監(jiān)理文件:監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工程師通知單、工程整改通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)

  3來往函件:工程建設(shè)管理單位與參建單位有關(guān)工程項(xiàng)目的重要來往文件及電傳、函件

  4進(jìn)度控制:、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程開工/復(fù)工報(bào)審表、工程暫停/返工令、工程延期報(bào)告及審批

  5安全質(zhì)量控制:原材料、設(shè)備等進(jìn)場(chǎng)報(bào)審表、安全、文明施工大檢查紀(jì)要、旁站監(jiān)理記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄:⑴檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄⑵分部\分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄⑶單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄⑷隱蔽工程驗(yàn)收資料 (以上均為匯總表)、關(guān)鍵工序監(jiān)督、檢測(cè)、抽樣檢驗(yàn)、檢查評(píng)定報(bào)告、工程項(xiàng)目驗(yàn)收匯總表、質(zhì)量事故報(bào)告、處理意見及會(huì)議紀(jì)要

  6造價(jià)控制:變更價(jià)格審查、索賠處理文件、工程計(jì)量單和工程款支付簽證

  7分包資質(zhì):、分包單位資格報(bào)審表、試驗(yàn)單位資格報(bào)審表、

  供貨單位資格報(bào)審表

  8監(jiān)理總結(jié):專題總結(jié)、監(jiān)理工作總結(jié)、工程總體質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告

  9施工管理:施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及技術(shù)措施報(bào)審表、設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、設(shè)備、材料、零部件代用審批、調(diào)試方案審查、施工過程資料

  10啟動(dòng)驗(yàn)收:調(diào)試記錄、啟動(dòng)驗(yàn)收、啟動(dòng)驗(yàn)收交接書 11竣工資料:、驗(yàn)收通知、方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(附整改記錄)、調(diào)試方案審查、竣工藍(lán)圖、設(shè)備圖紙、竣工資料移交清冊(cè) 12聲像資料:照片、錄像、錄音等

  六、歸檔數(shù)量

  1圖紙類(含變更):4套(南充公司1套、市檔案館1套、總包1套)

  2記錄、通知、審批類文件:2套

  3驗(yàn)收性文件:4套

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