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會(huì)計(jì)檔案將實(shí)行電子化
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結(jié)果最直觀的數(shù)據(jù)記錄，記錄了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。如平時(shí)最常用的費(fèi)用報(bào)銷單、支出憑證、借款單等財(cái)務(wù)單據(jù)，都需要按照原始憑證所要求填列的項(xiàng)目逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏和省略，而會(huì)計(jì)電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)下面是小編精心整理的會(huì)計(jì)檔案將實(shí)行電子化，歡迎大家分享。
會(huì)計(jì)檔案將實(shí)行電子化
據(jù)悉，按照現(xiàn)行的1998年制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”。而在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)較為成熟，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì)計(jì)檔案的意義不大，且會(huì)大大增加檔案的管理成本。權(quán)衡利弊之后，今年12月11日，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò),修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》將于2016年1月1日起正式施行。
金蝶EAS會(huì)計(jì)檔案電子化解決方案
若要符合辦法要求，企業(yè)信息化管理平臺(tái)的建設(shè)與嵌入尤為關(guān)鍵，金蝶EAS系統(tǒng)對(duì)企業(yè)推行會(huì)計(jì)檔案電子化優(yōu)勢(shì)明顯。
其一，金蝶EAS系統(tǒng)是業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化高度集成整合的系統(tǒng)，系統(tǒng)能夠固化公司每項(xiàng)業(yè)務(wù)處理流程，并完整地記錄了公司自業(yè)務(wù)前端傳遞而來(lái)的營(yíng)收、采購(gòu)、工程、運(yùn)營(yíng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類信息，這些信息中有關(guān)會(huì)計(jì)核算的部分則會(huì)根據(jù)既定的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及標(biāo)準(zhǔn)化程序自動(dòng)形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，從而自動(dòng)成為會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容。并且系統(tǒng)可以對(duì)接相關(guān)影像系統(tǒng)，對(duì)EAS憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行影像化處理，真正實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化和自動(dòng)化管理。
其二，EAS會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)解決方案能夠確保電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由相應(yīng)的信息系統(tǒng)生成和傳輸;使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)，能夠輸出符合歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。
會(huì)計(jì)檔案電子化節(jié)省企業(yè)成本
會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起，依據(jù)會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生重要影響。
此外，電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過(guò)電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。
多措并舉推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理電子化
一、完善電子憑證集中存儲(chǔ)系統(tǒng)，保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全性和完整性�！肮珓�(wù)之家”平臺(tái)上線運(yùn)行以來(lái)，以公務(wù)卡差旅電子憑證報(bào)銷為切入點(diǎn)，率先實(shí)現(xiàn)了全流程電子化管理，徹底告別了傳統(tǒng)“貼票”報(bào)銷模式，進(jìn)一步規(guī)范了各預(yù)算單位公務(wù)人員差旅行為管理，有效降低了黨政機(jī)關(guān)行政運(yùn)行成本。同時(shí)，市財(cái)政局國(guó)庫(kù)支付中心積極溝通對(duì)接，建立完善電子憑證集中存儲(chǔ)系統(tǒng)，預(yù)算單位報(bào)賬員可將報(bào)銷數(shù)據(jù)通過(guò)擺渡盤上傳到會(huì)計(jì)電子原始憑證管理客戶端，上傳成功后支付中心工作人員遠(yuǎn)程審核，既可對(duì)電子憑證進(jìn)行跨部門高效溯源查詢，也可對(duì)電子憑證實(shí)施加密備份存儲(chǔ)，防范數(shù)據(jù)丟失，保障電子原始憑證安全，查閱便捷，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)久。
二、建立健全遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。日前，報(bào)賬管理系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，預(yù)算單位財(cái)務(wù)報(bào)銷審核無(wú)需親自到場(chǎng)，可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行線上審批報(bào)銷賬務(wù)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作流程的網(wǎng)上申請(qǐng)、審批、核銷和付款，做到全線上應(yīng)用、全流程管控、全過(guò)程留痕，所有原始憑證都以電子形式在云端存儲(chǔ)，電子會(huì)計(jì)憑證保存、傳輸、調(diào)閱等都更加便捷高效，會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存功能得到加強(qiáng)，進(jìn)一步規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案管理，為財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查提供便利。
三、推進(jìn)預(yù)算管理一體化，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的有效銜接。麗江市預(yù)算管理一體化系統(tǒng)通過(guò)一系列安全認(rèn)證技術(shù)，確保了電子憑證的有效性、安全性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)從電子憑證源頭生成、財(cái)政加簽認(rèn)證到會(huì)計(jì)核算全流程兼容，強(qiáng)化對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的有效管理。另一方面也使得支付中心的會(huì)計(jì)檔案更加直觀，提供便利的查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)為電子檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并重，為實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化辦公”奠定了良好的基礎(chǔ)。
會(huì)計(jì)檔案電子化
會(huì)計(jì)檔案電子化即電子會(huì)計(jì)檔案是與當(dāng)今企業(yè)數(shù)字化、智能化、網(wǎng)聯(lián)化同步的財(cái)務(wù)管理新趨勢(shì)，其重要意義不僅在于利用電子化技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案起到方便檢索、保障安全、提升效率作用，亦使會(huì)計(jì)檔案電子化管理日益科學(xué)、合理、高效。
一、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的意義：
財(cái)政部力推的會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)看起來(lái)是會(huì)計(jì)檔案管理形式上的變化，其實(shí)質(zhì)是促進(jìn)財(cái)務(wù)智能化實(shí)質(zhì)性的變革。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理推動(dòng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全高效采集，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將直接轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)、檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案一體化流程打通，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的業(yè)財(cái)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其實(shí)這就是一條業(yè)財(cái)一體化路徑。
同時(shí)，業(yè)財(cái)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)于新環(huán)境下的財(cái)務(wù)及檔案管理提供了最新的智能計(jì)算，從而杜絕數(shù)據(jù)誤差，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)真正實(shí)現(xiàn)一個(gè)平臺(tái)對(duì)話，基于同一數(shù)據(jù)的分析、判斷與決策，即時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)行為，達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)。
當(dāng)然，會(huì)計(jì)檔案電子化對(duì)于財(cái)務(wù)部門本身來(lái)說(shuō)，其作用不可小覷，首先，會(huì)計(jì)檔案電子的智能組裝、自動(dòng)歸檔功能使得企業(yè)的報(bào)銷業(yè)務(wù)流程得到大大優(yōu)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的多維檢索，并且通過(guò)設(shè)置借閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)可視化監(jiān)督。
其次，由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案電子化，從而改變了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔傳統(tǒng)工作方法。再次，會(huì)計(jì)檔案電子化，通過(guò)組織數(shù)據(jù)分離與分布存儲(chǔ)，加密技術(shù)以及防篡改預(yù)警功能，更好地保證了電子檔案的合規(guī)性與安全性。
二、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的途徑：
�。ㄒ唬┙⒐芾碇贫取Ｃ鞔_管理職責(zé)和要求，規(guī)范管理流程。制度應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務(wù)方面的內(nèi)容，還包括電子數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)防篡改管控、信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)安全等內(nèi)容。需要信息化部門或第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)、檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門的專業(yè)人員共同參與，以使制度得以執(zhí)行。
�。ǘ╅_發(fā)管理系統(tǒng)。對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)相結(jié)合，根據(jù)本企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作特點(diǎn)，開發(fā)完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)。
（三）培養(yǎng)管理人才。從紙質(zhì)文件的看護(hù)保管，變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護(hù)，要求引進(jìn)或招聘具備財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等復(fù)合性人才，一專多能，要求財(cái)務(wù)人員既能做財(cái)務(wù)管理，也能維護(hù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)。
�。ㄋ模┍Ｕ线\(yùn)行環(huán)境。會(huì)計(jì)檔案電子化，安全的運(yùn)行環(huán)境至關(guān)重要。一要保障存儲(chǔ)介質(zhì)安全，以標(biāo)準(zhǔn)格式定期備份，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要放在指定場(chǎng)所，避免外界因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。
二要保證信息系統(tǒng)安全，系統(tǒng)維護(hù)商應(yīng)當(dāng)定期完善、維護(hù)信息安全管理體系、保密體系、技術(shù)體系，以保證會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全。提升檔案管理人員的電子化管理意識(shí)和安全防護(hù)能力，意識(shí)到位、能力到位、執(zhí)行到位。
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