關(guān)于煙汽應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理的優(yōu)調(diào)查報(bào)告
企業(yè)管理是一個(gè)老話題，但管理如何細(xì)化，制度如何硬化，手段如何強(qiáng)化，長(zhǎng)期以來卻沒有解決好。煙臺(tái)汽車制造廠幾年來通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件，積極探索企業(yè)內(nèi)部資金流、物流和信息流的一體化管理，活化了資金，加強(qiáng)了監(jiān)控，促進(jìn)了企業(yè)管理的深化、細(xì)化和硬化，其經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。一、一個(gè)困難的企業(yè)為什么花錢運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來加強(qiáng)管理
煙臺(tái)汽車制造廠是一個(gè)擁有2600名職工、3．2億元資產(chǎn)的中型企業(yè)，主要生產(chǎn)輕型汽車、農(nóng)用運(yùn)輸車和拖拉機(jī)。1993年以來，該廠產(chǎn)品銷售收入雖然逐年增加，但經(jīng)濟(jì)效益卻大幅下滑，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)日趨困難。面對(duì)日益激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)感到原有經(jīng)驗(yàn)式的管理模式、落后的管理手段和不透明的信息反饋機(jī)制已非常不適應(yīng)新的形勢(shì)，迫切需要應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行管理創(chuàng)新。
一是成本的核算與控制迫切要求企業(yè)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。由于汽車產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜、零部件繁多，在產(chǎn)品開發(fā)過程中，以往靠會(huì)計(jì)人員手工勞動(dòng)，連續(xù)幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合成本，難以及時(shí)準(zhǔn)確地制定出有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品價(jià)格。企業(yè)曾多次出現(xiàn)新產(chǎn)品投產(chǎn)后，才發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)成本過高，價(jià)格無法為市場(chǎng)接受而被迫停產(chǎn)的情況。
二是資金的核算與管理迫切要求企業(yè)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行控制。該廠銷售環(huán)節(jié)占用的資金余額上億元，大多以發(fā)出商品的形態(tài)存放在全國(guó)各地的430多個(gè)經(jīng)銷商處，企業(yè)難以及時(shí)、準(zhǔn)確掌握各銷售點(diǎn)上的存貨變動(dòng)情況，賬物不符、賬賬不符的問題時(shí)有發(fā)生，應(yīng)收賬款居高不下，壞賬風(fēng)險(xiǎn)難以防范。1995年該廠曾組織十多名會(huì)計(jì)人員歷時(shí)一年，與各經(jīng)銷商核對(duì)發(fā)出商品和應(yīng)收賬款，發(fā)現(xiàn)企業(yè)本身的賬簿記錄差錯(cuò)1100多筆，僅發(fā)出商品的潛虧損失即達(dá)數(shù)百萬(wàn)元之多。在儲(chǔ)備資金的管理中，傳統(tǒng)的手工操作只能提供庫(kù)存材料、備件的賬面價(jià)值總量，但具體材料、備件的.存放時(shí)間、庫(kù)存數(shù)量卻不掌握，致使存貨超儲(chǔ)、積壓、損壞等情況非常嚴(yán)重。企業(yè)盤點(diǎn)時(shí)曾發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)中的三角帶可滿足企業(yè)10余年的生產(chǎn)需要。
三是薄弱的基礎(chǔ)管理迫切要求企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來強(qiáng)化。從企業(yè)內(nèi)部看，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏，材料消耗定額、工時(shí)消耗定額不準(zhǔn)，談不上實(shí)施精細(xì)生產(chǎn)，挖潛降耗，也無法對(duì)生產(chǎn)車間、銷售部門、采購(gòu)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門實(shí)施科學(xué)的考核。特別是財(cái)務(wù)信息滯后于物流信息和市場(chǎng)變化信息，再加上數(shù)據(jù)常常失真，決策者難以及時(shí)了解掌握企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的變動(dòng)情況和內(nèi)部各種資源的配置情況迅速對(duì)市場(chǎng)變化做出反應(yīng)。
四是企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度迫切需要利用計(jì)算機(jī)手段進(jìn)行硬化。過去規(guī)章制度只是掛在墻上，寫在本中，缺乏強(qiáng)有力的手段來保證制度的有效執(zhí)行，有章不循、有章難循的弊端難以克服，道德風(fēng)險(xiǎn)無法控制，科學(xué)規(guī)范的管理程序難以硬化。
二、如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行深化、細(xì)化
1996年以來，該廠針對(duì)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)信息不明、賬目不清等突出問題，以財(cái)務(wù)管理為中心，以成本控制為重點(diǎn)，聯(lián)合山東浪潮國(guó)強(qiáng)軟件公司，本著先易后難的原則，先后投資兩百余萬(wàn)元開發(fā)了“煙臺(tái)汽車制造廠現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)”。該系統(tǒng)基于一臺(tái)主服務(wù)器，在各個(gè)車間、倉(cāng)庫(kù)及生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、財(cái)務(wù)等各有關(guān)處室設(shè)立了46個(gè)工作站，將各子系統(tǒng)通過財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，做到了“信息集成、過程集成、功能集成”，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)提高財(cái)務(wù)資金管理水平提供了強(qiáng)有力的手段。
財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)平臺(tái)，變多級(jí)核算為一級(jí)核算，一張?jiān)紤{證（銷貨發(fā)票、購(gòu)貨發(fā)票、入庫(kù)單、領(lǐng)料單等）一次錄入，倉(cāng)庫(kù)、車間、廠部的業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)核算、會(huì)計(jì)核算、憑證的制作、打印、各明細(xì)賬、總賬的登記全部由計(jì)算機(jī)一次自動(dòng)完成，可以靈活地查詢、統(tǒng)計(jì)和打印賬表。
銷售管理子系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)連接，利用金稅系統(tǒng)錄入和打印銷售發(fā)票后，自動(dòng)轉(zhuǎn)入銷售管理子系統(tǒng)，自動(dòng)編制銷售憑證，自動(dòng)登記財(cái)務(wù)的產(chǎn)品銷售、發(fā)出商品、應(yīng)收賬款、應(yīng)交稅金等賬簿。同時(shí)可進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計(jì)，實(shí)現(xiàn)了銷售業(yè)務(wù)管理與核算一體化。
采購(gòu)管理子系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨以及入庫(kù)狀況進(jìn)行全過程管理，為采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息；自動(dòng)完成對(duì)各種應(yīng)付賬款的登記、沖銷以及應(yīng)付賬款動(dòng)態(tài)變化狀況。另外，該子系統(tǒng)還可以進(jìn)行材料采購(gòu)成本的考核與監(jiān)督，非合同供應(yīng)商、超過合同的采購(gòu)價(jià)，軟件系統(tǒng)可以自動(dòng)警告，要求審核。
倉(cāng)儲(chǔ)管理子系統(tǒng)通過對(duì)各種存貨的收、發(fā)、存業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類存貨成本歸集到各成本項(xiàng)目和成本對(duì)象上，為企業(yè)的成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并動(dòng)態(tài)反映存貨資金的增減變動(dòng)情況。
生產(chǎn)計(jì)劃子系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和上月末實(shí)際庫(kù)存情況，軟件系統(tǒng)能按照裝配物料清單計(jì)算物料的毛需求和凈需求，自動(dòng)運(yùn)算出零部件采購(gòu)計(jì)劃、自制件的生產(chǎn)計(jì)劃，將設(shè)計(jì)、工藝、生產(chǎn)制造并行交叉進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了各種物流、業(yè)務(wù)流自始至終連貫起來的全過程管理。
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