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寫商務(wù)英語郵件需要注意的一些問題
商務(wù)英語的郵件寫作們?cè)撟⒁庑┦裁茨?下面是小編整理的一些商務(wù)英語郵件寫作中需要注意的事項(xiàng)，希望能幫到大家!
1.Start With an Appropriate Salutation
郵件開頭稱呼要恰當(dāng)：
Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:
有些人寫郵件不喜歡加稱呼，甚至連簡單的“你好”都忽略，直接開始正文內(nèi)容。孰不知就像在傳統(tǒng)的信件上一樣，寫上稱呼是一種禮貌的象征。稱呼可以這樣寫：
Dear Sir/Madam 親愛的先生/女士
Dear Mr. Johnson 親愛的約翰遜先生
Hi Sue 蘇，你好
Hello Fred 你好，福瑞德
Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。
稱呼必須恰當(dāng)。若郵件對(duì)象是你未來的上司，“親愛的約翰先生”這樣的稱呼應(yīng)該為最得體的。像“你好，鮑勃”更適用于隨意的場(chǎng)合。
But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。
那么，是不是正式的用語就萬能呢?絕對(duì)不是。若你給你朋友的朋友寫郵件，那用“親愛的+姓”就顯得異常別扭。
If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。
當(dāng)你判斷不出哪種場(chǎng)合該用什么稱呼合適，你可以使用“親愛的+名”來應(yīng)付所有情況。
2. Write a meaningful subject line “主題”要有意義
在把你的郵件發(fā)送出去之前，你要檢查一下郵件主題是否能夠準(zhǔn)確概括郵件的正文內(nèi)容。如果你的主題寫得很模糊，或者主題欄是空的話，那么很有可能對(duì)方壓根就不會(huì)打開你的郵件。
我們來看一個(gè)例子：
Subject: Important! Read Immediately!!!
簡評(píng)：你認(rèn)為很重要的事情在別人看來卻未必如此，你在郵件主題欄里大喊大叫只會(huì)讓對(duì)方覺得你很傲慢，且不專業(yè)。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息)，讓對(duì)方在沒打開你郵件之前就知道你大概要說什么。上面這個(gè)主題可以這樣改：
Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour
簡評(píng)：如果你的郵件內(nèi)容真的很重要且緊急，那么不妨把主題寫得具體些，同時(shí)，嘗試主題首字母大寫，這樣可以引起對(duì)方的重視。
3. Identify yourself clearly 選擇一個(gè)專業(yè)的郵箱地址
試想一下，假設(shè)你是會(huì)議的主辦方，在會(huì)議開始的前一天，你收到這樣一封郵件：
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: [Blank]
Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?
簡評(píng)：收到這樣一封郵件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改：
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: Conference absence, Sept. 10
Dear Mr. Bruce,
This is Morris Ponsybil from…
簡評(píng)：這封郵件的郵箱地址更專業(yè)，收信人可以把郵箱地址和寫信人的真實(shí)身份聯(lián)系起來。
4. Distinguish between formal and informal situations 語言風(fēng)格得當(dāng)
郵件有正式和非正式之分。如果你是寫給和自己比較熟的同事，那么在郵件里用一些表情符號(hào)(smilies 如 ：P 等)，縮寫(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和網(wǎng)絡(luò)語言可以使你的郵件充滿個(gè)性，增進(jìn)你與對(duì)方的感情。但是如果你是寫給你的上司，或者不太熟的客戶，那么在語言風(fēng)格的拿捏上就要謹(jǐn)慎了。
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