注意幾個(gè)細(xì)節(jié)教你寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件

時(shí)間：2024-10-16 23:30:05 商務(wù)英語(yǔ) 我要投稿

相關(guān)推薦

　　商務(wù)英文電子郵件作為對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)中企業(yè)和客戶之間最為普遍的溝通方式,在寫(xiě)作時(shí)需要注意些什么呢?下面是小編整理的一些寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的幾個(gè)細(xì)節(jié)，希望能幫到大家!

注意幾個(gè)細(xì)節(jié)教你寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)電子郵件

　　1.　Start With an Appropriate Salutation

　　郵件開(kāi)頭稱呼要恰當(dāng)：

　　Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

　　有些人寫(xiě)郵件不喜歡加稱呼，甚至連簡(jiǎn)單的“你好”都忽略，直接開(kāi)始正文內(nèi)容。孰不知就像在傳統(tǒng)的信件上一樣，寫(xiě)上稱呼是一種禮貌的象征。稱呼可以這樣寫(xiě)：

　　Dear Sir/Madam 親愛(ài)的先生/女士

　　Dear Mr. Johnson 親愛(ài)的約翰遜先生

　　Hi Sue 蘇，你好

　　Hello Fred 你好，福瑞德

　　Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。

　　稱呼必須恰當(dāng)。若郵件對(duì)象是你未來(lái)的上司，“親愛(ài)的約翰先生”這樣的稱呼應(yīng)該為最得體的。像“你好，鮑勃”更適用于隨意的場(chǎng)合。

　　But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。

　　那么，是不是正式的用語(yǔ)就萬(wàn)能呢?絕對(duì)不是。若你給你朋友的朋友寫(xiě)郵件，那用“親愛(ài)的+姓”就顯得異常別扭。

　　If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。

　　當(dāng)你判斷不出哪種場(chǎng)合該用什么稱呼合適，你可以使用“親愛(ài)的+名”來(lái)應(yīng)付所有情況。

　　2.Get Straight to the Point

　　直奔主題

　　Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle– so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request。

　　相信閱讀你郵件的人不會(huì)愿意仔細(xì)瀏覽你那空洞無(wú)聊的長(zhǎng)篇大論，所以你需要直奔主題。如果你想寫(xiě)封郵件安慰某個(gè)心靈受傷的朋友，開(kāi)頭先把你的建議亮出來(lái)，然后再用你的親身經(jīng)歷來(lái)輔助說(shuō)明。

　　Getting straight to the point might mean that the first line of your email (after the salutation) looks something like this:

　　直奔主題意味著郵件內(nèi)容的第一行應(yīng)該是這樣：

　　I’m working on an article about Acme Widgets for XYZ publication, and wondered if you had a few minutes to answer the following three questions。

　　我現(xiàn)在正在寫(xiě)一篇要交給某某出版社關(guān)于極致控件的文章，不知道您有沒(méi)有時(shí)間回答3個(gè)問(wèn)題呢?

　　Could you supply me with a quote for the following project?

　　可否對(duì)下面的設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行引證?

　　I’d like to discuss the revisions with you. Would Tuesday at 2pm be a good time?

　　我想和你談?wù)勑抻喌氖隆＿@周二下午兩點(diǎn)您有空嗎?

　　I’ve attached the documents you requested at our meeting yesterday。

　　昨天會(huì)議上您要求的文件已附上，請(qǐng)查收。

　　You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply。

　　當(dāng)然，你需要再增加更多的細(xì)節(jié)內(nèi)容。若將郵件重點(diǎn)放到內(nèi)容的開(kāi)頭，你將收到更加及時(shí)的回復(fù)信息。如果你的問(wèn)題在郵件后頭，收信人可能都不會(huì)意識(shí)到你在等他回復(fù)。

　　3.Keep it Short

　　內(nèi)容言簡(jiǎn)意賅

　　Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in。

　　盡可能將你的郵件內(nèi)容寫(xiě)得簡(jiǎn)單明了。文章太長(zhǎng)不易閱讀和吸收。

　　Do make sure you give enough information for your correspondent to be able to make a decision, if that’s required. You might find that it’s best to offer this as an attachment – you’ll have more flexibility over formatting, and your correspondent can print out the attachment easily。

　　4.Write a meaningful subject line “主題”要有意義

　　在把你的郵件發(fā)送出去之前，你要檢查一下郵件主題是否能夠準(zhǔn)確概括郵件的正文內(nèi)容。如果你的主題寫(xiě)得很模糊，或者主題欄是空的話，那么很有可能對(duì)方壓根就不會(huì)打開(kāi)你的郵件。

　　我們來(lái)看一個(gè)例子：

　　Subject: Important! Read Immediately!!!

　　簡(jiǎn)評(píng)：你認(rèn)為很重要的事情在別人看來(lái)卻未必如此，你在郵件主題欄里大喊大叫只會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你很傲慢，且不專業(yè)。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息)，讓對(duì)方在沒(méi)打開(kāi)你郵件之前就知道你大概要說(shuō)什么。上面這個(gè)主題可以這樣改：

　　Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

　　簡(jiǎn)評(píng)：如果你的郵件內(nèi)容真的很重要且緊急，那么不妨把主題寫(xiě)得具體些，同時(shí)，嘗試主題首字母大寫(xiě)，這樣可以引起對(duì)方的重視。

　　5.Identify yourself clearly 選擇一個(gè)專業(yè)的郵箱地址

　　試想一下，假設(shè)你是會(huì)議的主辦方，在會(huì)議開(kāi)始的前一天，你收到這樣一封郵件：

　　To: Bruce Blinderson

　　From:

　　Subject: [Blank]

　　Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

　　簡(jiǎn)評(píng)：收到這樣一封郵件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改：

　　To: Bruce Blinderson

　　From:

　　Subject: Conference absence, Sept. 10