采購的主要流程

　　采購流程主要包括收集信息，詢價(jià)，比價(jià)，議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨驗(yàn)收，整理付款。

　　1詢價(jià)

　　詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

　　招標(biāo)文件的詢價(jià)方式是最為通用和可靠的，本文項(xiàng)目采購就是采用該詢價(jià)方式。招標(biāo)文件的編寫是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。

　　故招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評(píng)標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。招標(biāo)文件通常由下列文件組成：

　�、偌夹g(shù)文件：設(shè)備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;

　�、谏虅�(wù)文件：包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>

　　招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對(duì)于關(guān)鍵件的選用，應(yīng)在廣泛了解市場(chǎng)及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號(hào)及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過大，從而減少評(píng)標(biāo)工作量。

　　本次項(xiàng)目采購的招標(biāo)文件就是完全按照上述要求進(jìn)行編寫的，注明了每一臺(tái)采購設(shè)備的具體配置和詳細(xì)技術(shù)要求，并且對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、供貨、合同基本條件等作了詳細(xì)說明。這項(xiàng)工作耗費(fèi)了項(xiàng)目組采購階段最多的時(shí)間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購設(shè)備能夠滿足項(xiàng)目實(shí)施的所有需求。

　　2供方選擇

　　這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

　　①合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”;

　�、诩訖�(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

　　綜合評(píng)標(biāo)價(jià)法是指以投標(biāo)價(jià)為基礎(chǔ)，將評(píng)定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價(jià)格，在原投標(biāo)價(jià)上增加或扣減該值而形成的評(píng)標(biāo)價(jià)格。評(píng)標(biāo)價(jià)格最低的投標(biāo)書為最優(yōu)。采購機(jī)組、車輛等大型設(shè)備時(shí)，較多采用這種方法。

　　評(píng)標(biāo)時(shí)，投標(biāo)價(jià)格以外還需考慮的因素和折算為價(jià)格的方法，一般包括以下幾個(gè)方面。

　　(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和其他費(fèi)用，如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對(duì)道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評(píng)標(biāo)價(jià)格時(shí)，可按照運(yùn)輸部門(鐵路、公路、水運(yùn))、保險(xiǎn)公司，以及其他有關(guān)部門公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算貨物運(yùn)抵最終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。

　　(2)交貨期。以招標(biāo)文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書中提出的交貨期早于規(guī)定時(shí)間，一般不給予評(píng)標(biāo)優(yōu)惠，因?yàn)槭┕み�不需要時(shí)的提前到貨，不會(huì)使項(xiàng)目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲(chǔ)管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。

　　如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時(shí)間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個(gè)月，按投標(biāo)價(jià)的某一百分比(一般為2%)計(jì)算折算價(jià)，將其加到投標(biāo)價(jià)上去。

　　(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來報(bào)價(jià)，對(duì)不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購大型設(shè)備的招標(biāo)中，如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報(bào)價(jià)的方案供招標(biāo)單位選擇時(shí)，這一付款要求在評(píng)標(biāo)時(shí)也應(yīng)予以考慮。

　　當(dāng)支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下，應(yīng)將偏離要求而給項(xiàng)目法人增加的費(fèi)用(資金利息等)，按招標(biāo)文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評(píng)標(biāo)時(shí)的凈現(xiàn)值，加到投標(biāo)致函中提出的更改報(bào)價(jià)上后作為評(píng)標(biāo)價(jià)格。

　　(4)零配件和售后服務(wù)。零配件以設(shè)備運(yùn)行兩年內(nèi)各類易損備件的獲取途徑和價(jià)格作為評(píng)標(biāo)要素。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設(shè)備調(diào)試、提供備件、負(fù)責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作，評(píng)價(jià)提供這些服務(wù)的可能性價(jià)格。評(píng)標(biāo)時(shí)如何對(duì)待這兩筆費(fèi)用，要視招標(biāo)文件的規(guī)定區(qū)別對(duì)待。

　　當(dāng)這些費(fèi)用已要求投標(biāo)單位包括在投標(biāo)價(jià)之內(nèi)，則評(píng)標(biāo)時(shí)不再考慮這些因素;若要求投標(biāo)單位在投標(biāo)價(jià)之外單報(bào)這些費(fèi)用，則應(yīng)將其加到報(bào)價(jià)上。如果招標(biāo)文件中沒有做出上述任何一種規(guī)定，評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)按投標(biāo)書技術(shù)規(guī)范附件中由投標(biāo)單位填報(bào)的備件名稱、數(shù)量，計(jì)算可能需購置的總價(jià)格，以及由招標(biāo)單位自行安排的售后服務(wù)價(jià)格，然后將其加到投標(biāo)價(jià)上。

　　(5)設(shè)備性能和生產(chǎn)能力。投標(biāo)設(shè)備應(yīng)具有招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設(shè)備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標(biāo)沒有達(dá)到技術(shù)規(guī)范要求的基準(zhǔn)參數(shù)，則每種參數(shù)比基準(zhǔn)參數(shù)降低1%時(shí)，應(yīng)以投標(biāo)設(shè)備實(shí)際生產(chǎn)效率單位成本為基礎(chǔ)計(jì)算，在投標(biāo)價(jià)上增加若干金額。

　　3采購合同簽署

　　選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)在于制定采購的測(cè)試、驗(yàn)收及售后服務(wù)的細(xì)節(jié)。詳細(xì)的采購合同是今后作為項(xiàng)目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就無法控制各個(gè)供應(yīng)商。

　　從法律之外，也許可以通過人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但筆者認(rèn)為最直接有效的還是采購合同。在此筆者想多提一些見解。在我國的信息項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來，對(duì)市場(chǎng)、合同知識(shí)了解不多，我特別提醒的是，作為項(xiàng)目經(jīng)理，這方面知識(shí)十分重要。

　　項(xiàng)目管理知識(shí)體系中，也單獨(dú)分出一章合同知識(shí)。對(duì)于信息項(xiàng)目采購，其又添加很多專業(yè)知識(shí)在其中。對(duì)于采購的產(chǎn)品及服務(wù)，其功能、性能、質(zhì)量、實(shí)施、部署、測(cè)試、驗(yàn)證、驗(yàn)收，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿，那么合同就采購計(jì)劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購合同。

　　在提及項(xiàng)目采購過程中，詳細(xì)做了合同制定。事后證明，這個(gè)工作十分重要。有的供應(yīng)商推委責(zé)任，或者相互推委，這時(shí)就拿出合同，讓他們老老實(shí)實(shí)地做事，項(xiàng)目才得以順利進(jìn)行。4合同管理

　　合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)：

　�、偈跈�(quán)供應(yīng)商一直以來，環(huán)境、房型、價(jià)格這些正是購房者買房時(shí)關(guān)注的重點(diǎn)，如今人們買房已不是只注重這些，一項(xiàng)新的參考指標(biāo)也逐漸為購房者所接受，那就是小區(qū)的物業(yè)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作;

　�、诒O(jiān)控供應(yīng)商成本、進(jìn)度計(jì)劃　房地產(chǎn)物業(yè)管理價(jià)值分析和技術(shù)績效;

　�、蹤z查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量;

　　④變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更;

　　⑤根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系;

　�、薏少弻徲�(jì);

　　⑦正式驗(yàn)收和合同歸檔。

　　這一部分相對(duì)比較輕松了，只要根據(jù)合同要求，監(jiān)督供應(yīng)商的到貨時(shí)間和質(zhì)量就可以了。設(shè)備到貨并通過到貨驗(yàn)收后，整個(gè)項(xiàng)目的采購過程就算是大功告成了。

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