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采購(gòu)管理的主要程序
建立和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序， 這是采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證。 有法必依， 違法必究， 這是制度能切實(shí)貫徹執(zhí)行的保證。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于采購(gòu)管理的主要程序，提供給大家參考!
① 規(guī)定采購(gòu)條件。
明確采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)物品的質(zhì)量、需求的滿(mǎn)足保證等負(fù)完全責(zé)任， 并明確采購(gòu)主管人對(duì)下屬的工作過(guò)程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購(gòu)物品必須是必需的不可或缺的， 而且經(jīng)查對(duì)無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存不足以滿(mǎn)足需要者。 采購(gòu)物品必須適量， 不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購(gòu)物品的單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià)， 而且力求是最低的單價(jià)。 執(zhí)行價(jià)格不得高于公司核定價(jià)格或掌握的現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格。大數(shù)量或高單價(jià)的物品采購(gòu)必須有三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)選擇， 并在采購(gòu)事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)， 即不適宜隨意變更供應(yīng)商。 已有之供應(yīng)商處沒(méi)有所需采購(gòu)之物品， 或因單價(jià)及質(zhì)量或因其他原因等因素， 可變更或選擇新的供應(yīng)商， 但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可， 同時(shí)向財(cái)務(wù)部提供[新增供應(yīng)商資料卡片]、采購(gòu)物品必須保證物有所值且物有所用， 即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購(gòu)的前提。
② 明確分工。
公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門(mén)、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購(gòu)部門(mén)， 為明確采購(gòu)員的權(quán)利和責(zé)任， 使各采購(gòu)活動(dòng)有條不紊并將責(zé)任歸落到人， 必須對(duì)公司的所有采購(gòu)活動(dòng)按類(lèi)別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購(gòu)人員。 采購(gòu)人員必須是該種采購(gòu)的內(nèi)行者， 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購(gòu)部負(fù)責(zé)， 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé)， 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé)， 工模材料由工模部負(fù)責(zé)， 電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門(mén)或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)。
�、� 采購(gòu)審批權(quán)限。
所有采購(gòu)報(bào)價(jià)、采購(gòu)合同、采購(gòu)辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行， 有效批準(zhǔn)者是總經(jīng)理。禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)事宜， 但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品(如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等)可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采購(gòu)負(fù)責(zé)部門(mén)采購(gòu)， 但請(qǐng)購(gòu)單上須注明急購(gòu)字樣并說(shuō)明理由， 請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理補(bǔ)批。
�、� 驗(yàn)收職能。
任何物品購(gòu)入后須經(jīng)非采購(gòu)者本人驗(yàn)收并在送貨單、**上簽名作實(shí)。 驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn)。 驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符， 對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)**或采購(gòu)約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé)。 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門(mén)批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù)。 驗(yàn)收無(wú)誤后， 填制材料入庫(kù)單， 連同供應(yīng)商送貨單分送財(cái)務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù)。為明確責(zé)任， 結(jié)算憑據(jù)必須由采購(gòu)員簽名作實(shí)。
�、� 退貨與索賠。
為避免損失，采購(gòu)回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符， 采購(gòu)部門(mén)須立即辦理退貨， 無(wú)論貨品是否退還給了供應(yīng)商， 均須立即書(shū)面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng)。 凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告， 品管部應(yīng)分發(fā)至采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部， 以有效追蹤， 不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生。 采購(gòu)約定中必須明確索賠條款， 對(duì)因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失， 應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)實(shí)際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款。 采購(gòu)部門(mén)不能解決的， 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施， 以及時(shí)保護(hù)公司的利益。
�、� 貨款結(jié)付政策。
所有采購(gòu)除零散性或不常用無(wú)法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外， 均為月結(jié)付款方式。 不能使用月結(jié)的， 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來(lái)公司收款而由采購(gòu)人員購(gòu)買(mǎi)時(shí)直接付款外， 均由供應(yīng)商直接到公司財(cái)務(wù)部收款。 禁止采購(gòu)人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜。 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)(每月5日前)提供對(duì)帳單至財(cái)務(wù)部對(duì)帳， 此政策采購(gòu)部門(mén)須明確知會(huì)供應(yīng)商。 貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付。 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失， 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金， 即對(duì)非月結(jié)的大金額的采購(gòu)保留一周或半月等一定的付款期間。 在不影響公司商譽(yù)的前提下， 適度延長(zhǎng)付款時(shí)間是公司進(jìn)行信用融資的財(cái)務(wù)政策。
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