材料物資采購管理辦法

時(shí)間：2024-10-25 14:54:24 采購管理我要投稿

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材料物資采購管理辦法

　　第一條為了加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制，規(guī)范采購行為，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行，以最大限度地降低采購成本，特制定本辦法。

　　第二條本辦法對(duì)本公司所有材料物資的采購均適用，公司控股子公司參照?qǐng)?zhí)行。

　　第三條采購流程及職責(zé)分工

　　一、采購流程：

　　1、生產(chǎn)部根據(jù)設(shè)備狀況滾動(dòng)編制月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃包括主要材料(玻璃、鋁框、接線盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原輔材料安全庫存量，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

　　2、采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、單位消耗量、安全庫存量、實(shí)時(shí)庫存量、采購周期及供求狀況定期編制原輔材料采購計(jì)劃，經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長核準(zhǔn)后進(jìn)行詢價(jià);辦公用品由需求部門申請(qǐng)，綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購，其余物資采購包括修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等由需求部門申請(qǐng)，采購部門負(fù)責(zé)采購。

　　3、采購審批權(quán)限：公司原輔材料采購計(jì)劃，由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長核準(zhǔn);其余物品采購計(jì)劃或采購申請(qǐng)由需求部門申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批、董事長核準(zhǔn)后執(zhí)行;大宗機(jī)器設(shè)備等巨額采購還需呈報(bào)公司董事會(huì)決議通過后執(zhí)行。

　　4、采購人員進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)、比較分析報(bào)審，原輔材料、修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等定價(jià)須經(jīng)公司物資價(jià)格監(jiān)查組審議通過后執(zhí)行采購。

　　5、成立物資采購監(jiān)查組。物資監(jiān)查組的工作職責(zé)：參與公司供應(yīng)商的選擇;負(fù)責(zé)公司采購物資價(jià)格的審定等，監(jiān)查組由董事長任組長，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。供應(yīng)商評(píng)價(jià)采用現(xiàn)場考察和資質(zhì)審查相結(jié)合，但參與現(xiàn)場考察人員和參與其資質(zhì)審查人員不得重復(fù);供應(yīng)商評(píng)審采用比較記名投票方式，董事長一人兩票制，其余人員一人一票制，全數(shù)為五票，少數(shù)服從多數(shù)。經(jīng)監(jiān)查組審查通過的采購價(jià)格才能執(zhí)行。

　　6、定期或即時(shí)簽訂購銷合同，日常由采購人員聯(lián)系發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點(diǎn)等事項(xiàng)。

　　7、倉庫收貨、品管人員現(xiàn)場驗(yàn)貨。

　　二、職責(zé)分工：

　　1、銷售部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度銷售計(jì)劃的制定和修正;

　　2、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃的制定和修正;

　　3、采購部門負(fù)責(zé)公司所有材料物資的采購，同時(shí)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、交貨期限、實(shí)際庫存數(shù)量及安全庫存量定期或適時(shí)進(jìn)行采購申請(qǐng);

　　4、品管部門負(fù)責(zé)采購貨物的質(zhì)量參數(shù)以及進(jìn)倉貨物的品質(zhì)檢驗(yàn);

　　5、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購流程及購銷合同、單據(jù)的審核，同時(shí)負(fù)責(zé)相關(guān)資金的落實(shí)安排;

　　6、倉庫負(fù)責(zé)貨物的數(shù)量驗(yàn)收、發(fā)放及實(shí)時(shí)庫存數(shù)量反饋等;

　　7、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購申請(qǐng)及其購銷合同的簽批，包括主要材料、修理備用件、辦公設(shè)備、低值易耗品等貨物采購供應(yīng)商的選擇及其接洽;

　　8、董事長負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備、不動(dòng)產(chǎn)購置、無形資產(chǎn)受讓等非經(jīng)常性物資采購的接洽、合同簽批等。

　　第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過3個(gè)月的用量。

　　第五條供應(yīng)商評(píng)定控制程序

　　1、主要材料的含義

　　主要材料是指構(gòu)成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料，主要包括玻

　　璃、鋁框、接線盒、EVA等，輔助材料就是主要材料以外的材料;

　　2、對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)

　　2.1、采購部根據(jù)同類材料的無差異控制要求，結(jié)合物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等比較，選擇合格的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商選擇評(píng)定記錄表》。在無差異或差異可控的基礎(chǔ)上，對(duì)同類材料供應(yīng)，應(yīng)盡量選擇幾家合格的供應(yīng)商。經(jīng)采購部、監(jiān)查組等相關(guān)機(jī)構(gòu)審查通過后，錄入《合格供應(yīng)商名單》中。

　　2.2、評(píng)價(jià)供應(yīng)商時(shí)一般可考慮以下因素：

　　a、供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格及付款條件、售后服務(wù)、歷史業(yè)績等;

　　b、質(zhì)量保證能力，即質(zhì)量控制體系;

　　c、業(yè)內(nèi)評(píng)價(jià)、第三方認(rèn)證等;

　　d、滿足法規(guī)的要求，采購產(chǎn)品涉及強(qiáng)制性認(rèn)證的，應(yīng)具有相關(guān)認(rèn)證的證書和質(zhì)量證明等

　　2.3、對(duì)第一次供應(yīng)材料的供應(yīng)商，除提供充分的背景證明材料外，還需經(jīng)樣品測(cè)試及小

　　批量試用，經(jīng)測(cè)試合格后才能供貨：

　　a、新供應(yīng)商根據(jù)相關(guān)要求提供少量材料;

　　b、交生產(chǎn)車間試用，并填寫《供應(yīng)商評(píng)定記錄表》中相關(guān)欄目，結(jié)果反饋給采購部;

　　c、小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。小批量試用合格的，必要時(shí)再經(jīng)試用，均合格的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入《合格供應(yīng)商名錄》。

　　3、供應(yīng)商的日常管理

　　3.1、采購部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的供貨業(yè)績進(jìn)行跟蹤，及時(shí)與品管部進(jìn)行溝通。供應(yīng)商產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，采購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《限期整改通知單》限期整改，如兩次發(fā)出“通知單”但質(zhì)量仍沒有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供貨資格。

　　3.2、采購部每年對(duì)合格供應(yīng)商至少進(jìn)行兩次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫《供應(yīng)商業(yè)績?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占50%，交貨期評(píng)分占10%，價(jià)格及售后服務(wù)占40%。評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)為：一年中平均質(zhì)量合格率達(dá)到98%以上的給予滿分，每降一個(gè)百分點(diǎn)扣5分，但質(zhì)量評(píng)分不能低于35分;交貨期都準(zhǔn)時(shí)交貨的給滿分，經(jīng)常送貨不及時(shí)的，給5分以下;在同等質(zhì)量的基礎(chǔ)上價(jià)格在業(yè)內(nèi)最低的，給35分以上�？傇u(píng)分不能低于80分，若低于80分或質(zhì)量評(píng)分低于35分，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格;如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的檢驗(yàn)或驗(yàn)證工作。

　　3.3、采購人員保持與供應(yīng)商及時(shí)溝通，當(dāng)供應(yīng)商的供貨變化會(huì)影響獲證產(chǎn)品一致性時(shí)，采購部應(yīng)采取相關(guān)措施，以確保該變化符合認(rèn)證規(guī)定的要求。

　　第六條供應(yīng)商的選擇所有物品采購供應(yīng)商采購部門必須建立其背景資料檔案庫，同類

　　物品采購至少準(zhǔn)備兩家或以上數(shù)量供應(yīng)商，以確保供應(yīng)渠道的順暢，供應(yīng)商的選擇從《合格供應(yīng)商名錄》中擇優(yōu)錄用;

　　第七條價(jià)格確認(rèn)

　　1、已經(jīng)核定的物料，采購人員應(yīng)注重分析，收集信息資料以盡可能降低采購成本，其他部門人員若有相關(guān)信息應(yīng)盡可能提供采購人員，以供參考;

　　2、最新采購物品或最新供貨的供應(yīng)商其供貨價(jià)格須報(bào)請(qǐng)物資采購監(jiān)查組進(jìn)行審議，經(jīng)審議通過后方可執(zhí)行，已經(jīng)核定物料采購價(jià)格通知上調(diào)時(shí)，須附價(jià)格上調(diào)原因，采購部報(bào)請(qǐng)物資采購監(jiān)查組進(jìn)行審議，審議通過后方可執(zhí)行;

　　第八條詢價(jià)、比價(jià)、競價(jià)

　　1、根據(jù)物料采購的需求，采購人員應(yīng)至少選擇三家適合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)的內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、報(bào)價(jià)的有效期限、交貨日期、結(jié)算方式、合同形式(長期合同或即時(shí)合同)等;

　　2、采購部在收到供應(yīng)商反饋信息后，采購人員據(jù)此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行比較分析，選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)，公開競價(jià);

　　3、物資采購監(jiān)查組審議價(jià)格的過程嚴(yán)肅認(rèn)真，審議的方法是評(píng)定計(jì)分制，審議的地點(diǎn)必須是公司注冊(cè)地，審議的依據(jù)是供應(yīng)商提交的投標(biāo)書或報(bào)價(jià)單等。

　　第九條執(zhí)行采購

　　1、采購人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的“請(qǐng)購單”后，應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸，進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。對(duì)金額較大的或批量采購，應(yīng)到供方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察，以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)等，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向。

　　2、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購人員應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)買賣合同四份，經(jīng)授權(quán)簽字蓋章后生效，供方留存兩份，需方留存兩份，其中一份采購部、一份財(cái)務(wù)部，合同需要列明至少下列條款：

　　2.1、供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

　　2.2、采購物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明;

　　2.3、訂單所采購的數(shù)量/重量：單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);

　　2.4、價(jià)格：單價(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款

　　2.5、交貨日期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量。

　　2.6、付款方式

　　2.7、所需的質(zhì)量證明資料(檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等)。

　　2.8、質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。

　　2.9、運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。

　　3、屬于分批交貨的貨物，采購人員根據(jù)實(shí)際需求，出具交貨通知單經(jīng)采購部門經(jīng)理審核，加蓋公章后由采購人員通知供方發(fā)貨，

　　采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

　　4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在其“送貨單”上注明“訂購單編號(hào)”及“包裝方式”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、采購部門接到生產(chǎn)部門緊急采購案件，應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，按采購程序指明專人迅速辦理。

　　6、階段控制及溝通

　　6.1、采購過程分為請(qǐng)購、詢價(jià)、訂購、交貨四個(gè)階段，采購部應(yīng)協(xié)調(diào)控制采購作業(yè)每個(gè)階段的進(jìn)度。

　　6.2、采購人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)將異常情況反饋給主管上級(jí)，說明異常原因及預(yù)定完成日期，以便擬訂對(duì)策處理。

　　7、采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依據(jù)材料物資使用情況和采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：

　　7.1、集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料物資，可以集中采購計(jì)劃交貨的，可核定材料項(xiàng)目，通知生產(chǎn)等部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購，采購部門定期集中辦理采購。

　　7.2、長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的大宗材料物資，應(yīng)事先選定廠商，議定長期供貨價(jià)格，報(bào)批準(zhǔn)后通知各部門依需要提出請(qǐng)購計(jì)劃。

　　8、退貨

　　經(jīng)檢驗(yàn)不合格的材料物資需要退貨時(shí)，倉庫應(yīng)出具紅字“材料入庫單”或拒絕入庫，同時(shí)書面通知采購人員并附有關(guān)“材料檢驗(yàn)報(bào)告”，采購應(yīng)及時(shí)同供應(yīng)商溝通進(jìn)行后續(xù)處理。

　　第十條貨物驗(yàn)收及付款

　　1、供應(yīng)商交貨時(shí)采購部應(yīng)通知倉庫，對(duì)實(shí)物清點(diǎn)件數(shù)或稱重，隨貨同行的有關(guān)證件進(jìn)行核對(duì)，實(shí)物與請(qǐng)購單或采購合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收，倉庫出具入庫單，庫管員簽字確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知采購部會(huì)同處理。

　　2、對(duì)有質(zhì)量參數(shù)要求的材料物資，品管部派員驗(yàn)收，經(jīng)驗(yàn)收合格后倉庫出具入庫單，同時(shí)品管人員和庫管員必須簽字確認(rèn)。

　　第十一條付款結(jié)算

　　1、采購款項(xiàng)必須按采購合同所約定的時(shí)間和方式由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一安排支付。

　　2、付款申請(qǐng)由采購人員提交，提交的內(nèi)容包括：送貨單、入庫單、對(duì)方開具的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)合同要求進(jìn)行，分清輕重緩急。申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明交貨日、開票日、預(yù)付款、已付款、余款等。按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)。

　　3、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：

　　3.1、緊急采購且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)付款手續(xù);

　　3.2、外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時(shí);

　　3.3、現(xiàn)場調(diào)試期間臨時(shí)急需材料采購;

　　3.4、1000元以下的零星采購。

　　第十二條進(jìn)度控制及異常反饋

　　1、采購部應(yīng)注重合同或協(xié)議的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度。

　　2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方交貨日期有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系催貨，對(duì)異常原因及處理對(duì)策，通知生產(chǎn)部協(xié)調(diào)處理。

　　第十三條質(zhì)量評(píng)價(jià)

　　就公司所耗用的材料物資質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果分別材料、分別供應(yīng)商作出質(zhì)量評(píng)價(jià)，以利于供應(yīng)商的優(yōu)選。

　　第十四條參與采購過程的各相關(guān)部門，明確分工、明確責(zé)任、互相配合，發(fā)揮互相督促的作用，確保公司利益不受損害。

　　第十五條參加采購的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或傭金，虛心接受群眾監(jiān)督。