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恒大招標(biāo)采購管理辦法
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總 則
一、采購管理范圍
本規(guī)程是公司購買原材料、物資、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞動保護(hù)用品以及其他物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗等行為的基本規(guī)范。
二、采購管理原則
按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。
采購管理機(jī)構(gòu)和采購管理體制
一、采購管理機(jī)構(gòu)
負(fù)責(zé)使用部門及工程方面日常物資、材料、設(shè)備采購;
負(fù)責(zé)物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價及招標(biāo);
負(fù)責(zé)采購合同的擬訂、簽訂;
負(fù)責(zé)按時、按質(zhì)、按量地采購使用部門所需各種物資;
負(fù)責(zé)物資采購管理制度和各崗位職責(zé)的制定;
負(fù)責(zé)物資采購員的監(jiān)督與管理;
負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的開發(fā)與管理;
負(fù)責(zé)與使用部門、倉管部門的溝通與協(xié)調(diào);
采購工作的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，專司采購監(jiān)督管理職能;
配合采購部制定和完善各項采購工作制度、流程;
會同采購部定期參與大宗物資、材料的招標(biāo)、評審以及供應(yīng)商的甄選;
定期收集采購信息需求，嚴(yán)把采購價格關(guān)、質(zhì)量關(guān)、實用關(guān)，及時向管理層反饋意見;
嚴(yán)格執(zhí)行各項采購工作紀(jì)律。
采購監(jiān)督機(jī)構(gòu)
1、工程部
2、綜合部
3、財務(wù)部
4、經(jīng)營部
事前價格審核;
參與大宗物資材料的采購;
監(jiān)督采購價格，控制采購成本;
采購紀(jì)律檢查。
驗收機(jī)構(gòu)
1、庫管員
2、使用部門
3、項目經(jīng)理
各類物資、材料的驗收、管理，建立臺帳和材料數(shù)據(jù)庫;
及時反饋物資使用信息，按月統(tǒng)計物資使用情況。
二、采購管理體制
(一)采購決策管理
1、建立健全物資采購決策程序，根據(jù)采購物資類別和金額的大小，實行分級分權(quán)管理，明確各級管理者、各有關(guān)部門及人員的權(quán)限。
2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購的重大事項，由公司決策層和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過會議或其他的形式實行決策。
3、加強(qiáng)對采購物資的價格、質(zhì)量、數(shù)量的監(jiān)督，設(shè)立物資采購監(jiān)管委員會。
4、使用部門、項目經(jīng)理、庫管員對其審批的物資采購負(fù)有審查、監(jiān)督責(zé)任。
(二)比質(zhì)比價采購
1、采購部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資信息變化，并根據(jù)市場做到比質(zhì)、比價采購。
2、除僅有唯一供貨商或公司生產(chǎn)經(jīng)營有特殊要求外，公司大宗物資的采購應(yīng)當(dāng)選擇三個以上的供貨商，從質(zhì)量、價格、信譽(yù)等方面擇優(yōu)進(jìn)貨。
3、采購部大宗物資采購及有特殊要求的物資采購，應(yīng)當(dāng)審查供貨商資格;對已確定的供貨商，應(yīng)當(dāng)及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽(yù)、服務(wù)變化情況。
4、采購中心大宗物資的采購以及其他較大金額的物資采購，具備招標(biāo)采購條件的，應(yīng)實行招標(biāo)采購。
(三)價格監(jiān)督
1、采購監(jiān)管委員會人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé)，監(jiān)督采購價格，控制采購成本。
2、大宗物資應(yīng)當(dāng)經(jīng)價格監(jiān)督部門事前進(jìn)行價格審核，采購部應(yīng)當(dāng)在價格監(jiān)督部門審核的價格內(nèi)進(jìn)行采購，特殊情況除外。
3、采購監(jiān)管委員會應(yīng)當(dāng)對所采購的物資的價格單據(jù)進(jìn)行審核，對未在審核的價格內(nèi)或高于市場價格進(jìn)行采購而損害公司利益的，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)反映并提出處理意見。
4、物資采購監(jiān)管委員會等價格監(jiān)督職能的部門或人員應(yīng)當(dāng)及時了解、掌握大宗采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
(四)質(zhì)量檢驗監(jiān)督
1、庫管員及各使用部門應(yīng)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗證，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督與使用信息反饋，采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗或驗證不予辦理正式入庫和結(jié)算手續(xù)，特殊情況除外。
2、采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要完善必要的質(zhì)量、計量檢測條件。不具備檢測條件的需要對采購物資進(jìn)行檢驗的，可以委托檢驗或要求供貨商出具國家認(rèn)定的檢測機(jī)構(gòu)的質(zhì)量檢驗報告。
3、質(zhì)量檢驗或驗證人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗和驗證，并對檢驗、驗證結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。
4、對大宗采購物資，采購中心可以根據(jù)需要留樣存檔，并進(jìn)行復(fù)檢。
采購管理信息庫建設(shè)
一、建立物資材料價格數(shù)據(jù)庫
在工程部電腦上建立一套統(tǒng)一的物資價格數(shù)據(jù)庫，增加各類物資價格透明度，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時準(zhǔn)確掌握各類物資的最新信息和動態(tài)，最大限度的降低企業(yè)物資采購成本。
二、建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫
健全供應(yīng)商管理制度，建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，及時更新合格供應(yīng)商信息，通報對違反規(guī)定的供應(yīng)商的處罰。方便查詢供應(yīng)商的最新物資價格、交易記錄、信譽(yù)等級、售后服務(wù)水平，以利于各公司做出相應(yīng)調(diào)整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。
三、采購信息數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計分析
工程部每月定期向公司提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況，由采購部根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及供應(yīng)商最新動態(tài)，對當(dāng)月采購信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計分析，按照物資材料的采購價格進(jìn)行由高到低排序，生成物資采購匯總數(shù)據(jù)庫。
四、財務(wù)審計部門的有效監(jiān)督
為保證采購信息數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、有效，物資采購監(jiān)管委員會應(yīng)加大監(jiān)督力度，管理部門可以根據(jù)采購信息數(shù)據(jù)庫保留對采購人員責(zé)任的追溯權(quán)。
通過采購信息數(shù)據(jù)庫的公布和統(tǒng)計分析，加上采購監(jiān)管委員會的有效監(jiān)督，保證了采購數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、有效，有利于采購成本的降低，使公司實現(xiàn)了材料核算、成本分析、材料管理和財務(wù)管理的一體化，由此實現(xiàn) “陽光采購”平穩(wěn)運(yùn)行。
采購管理規(guī)定
一、采購工作基本要求
1、未經(jīng)審核批準(zhǔn)的申購物資一律不得采購;
2、在同等質(zhì)量，同等價格的情況下，應(yīng)選擇就近采購;
3、對長期訂貨和大額款項的采購，應(yīng)通過簽訂合同和實行銀行結(jié)算;
4、在比價過程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類企業(yè)比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽(yù)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商;
5、對于先試用后采購的物資，不得在試用鑒定前采購。
6、大宗物資實行集中采購，以邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源和定點、定向等多種方式采購。
凡進(jìn)行大宗材料物資的采購活動，必須實行三方參與的原則，即在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由采購部、使用部門、采購監(jiān)管委員三方共同參與大宗物資(設(shè)備)的采購。
二、物資采購管理
1、日常辦公用品及大宗物資的采購，實行按月上報采購計劃。各單位編制采購計劃時，要從實際經(jīng)營需要出發(fā)，避免盲目提報，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由申購公司/部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。
2、如臨時需要應(yīng)急采購的，則應(yīng)至少提前3小時并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下使用企業(yè)備用金采購，由相關(guān)采購人員負(fù)責(zé)采買。
3、計劃外急需采購的物資，由使用部門填制《急需物資申購單》，部門負(fù)責(zé)人簽字，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報采購部根據(jù)所需物資的單價及數(shù)量比照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購，采購部應(yīng)向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時間到貨需向使用單位說明原因并積極配合解決。
4、使用部門在填寫相關(guān)申購單時，務(wù)必寫清所購物資的品名、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量等信息，如因申購單填寫不清，而影響采購進(jìn)度的，后果由本部門自負(fù)。
5、 物資采購時必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時準(zhǔn)確做好物資貨源落實工作。
6、采購部備有一定數(shù)額的采購備用金，用于應(yīng)急采購與需現(xiàn)付的零散物資采購。備用金所購應(yīng)急物資，購入后仍需補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，方可予以報銷。
7、簽訂物資采購合同時，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗收方式。
注明保修年限、保修期結(jié)束后的零配件提供及價格、年限等事項，簽訂合同各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項，一般按照先到貨驗收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
8、對短缺物資，采購員應(yīng)及時反饋信息，并征求使用部門意見，經(jīng)使用部門同意后方可采購代用品，并做好存檔備案。否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)責(zé)。
9、采購人員必須按采購作業(yè)期限運(yùn)作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成經(jīng)濟(jì)損失的，均由采購人員承擔(dān)責(zé)任。
10、因特殊原因，采購員未能及時完成采購任務(wù)或無法按周期采購物資的，應(yīng)及時告知采購部門負(fù)責(zé)人并說明異常原因，提出相應(yīng)意見方案。
采購部負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與申購部門反饋和溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對策，特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。
采購監(jiān)管委員會
一、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置
組長：XXX
委員：XXX
二、采購監(jiān)管委員會與采購部的關(guān)系
采購監(jiān)管委員會在公司董事會的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對采購部定期進(jìn)行采購信息反饋和監(jiān)督管理，是服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系。
三、采購監(jiān)管委員會主要職能
詳見第二章“采購管理機(jī)構(gòu)”
四、采購監(jiān)管委員會工作制度
1、會議制度。
2、信息反饋制度。
采購監(jiān)管委員會應(yīng)及時加強(qiáng)采購信息交流溝通，達(dá)到采購信息資源共享，貨比三家，物美價廉之功效。
采購監(jiān)管委員會每月將工作開展情況向采購部通報，并向總經(jīng)理及時匯報。
3、采購物資驗收把關(guān)制度。
采購監(jiān)管委員會負(fù)責(zé)對采購物品價格、質(zhì)量驗收、審核把關(guān)，對供應(yīng)商因質(zhì)量、價格產(chǎn)生的欺詐行為及時向采購部通報，并提出對供應(yīng)商的懲罰意見。
供應(yīng)商管理規(guī)定
為了促進(jìn)供應(yīng)商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關(guān)系，促使供應(yīng)商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時，提高服務(wù)水平，對供應(yīng)商管理做如下規(guī)定：
一、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，并具有與其所承擔(dān)的供應(yīng)物資相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)實力和資信等級的供應(yīng)商都在本規(guī)定的范圍。
二、各相關(guān)部門職責(zé)
(一)使用部門職責(zé)
1、對工程材料、專業(yè)材料和設(shè)備等物資，須由各專業(yè)技術(shù)指定責(zé)任人到場進(jìn)行物資驗收工作，以確保質(zhì)量。
2、負(fù)責(zé)提供物資在使用過程中的實際情況及出現(xiàn)的問題。
(二)庫房職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對供應(yīng)商到貨物資的驗貨、收貨工作，辦理入庫手續(xù)。
2、及時將供應(yīng)商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購部反饋，并提出意見。
3、每月定期向采購部提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況。
(三)采購部職責(zé)
1、做好供應(yīng)商的開發(fā)工作，積極尋找貨源，開辟新的供貨渠道，對于同類產(chǎn)品，應(yīng)至少備有兩家以上供應(yīng)商，以便做到價格互補(bǔ)、貨源互補(bǔ)。
2、做好供應(yīng)商的管理工作，及時對違反合同規(guī)定的供應(yīng)商進(jìn)行處理，不定期抽檢供應(yīng)商送達(dá)的貨物，到收貨現(xiàn)場監(jiān)督驗貨，督促供應(yīng)商貨物配送的及時性，以確保使用部門的正常供應(yīng)。
3、負(fù)責(zé)收集和建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，考察評估供應(yīng)商的資質(zhì)，建立《合格供應(yīng)商名冊》，隨時為開辟新的供貨渠道做好準(zhǔn)備。
4、負(fù)責(zé)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估、考核和甄選工作。每月依據(jù)供應(yīng)商交貨的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品價格及履約能力等方面進(jìn)行評分并通知供應(yīng)商。
5、與常用物資供貨商簽訂相關(guān)的《供貨承諾書》。
三、對供應(yīng)商的獎懲規(guī)定。
1、對于履約能力強(qiáng)，信譽(yù)好、送貨及時、提供高性價比物資的供應(yīng)商，給予及時結(jié)帳，并將其列入次年的合作對象。
2、對于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應(yīng)商，將予以堅決打擊、制止，應(yīng)扣罰其相應(yīng)部分的貨款，并取消供應(yīng)商供貨資格。
3、對于無法與各公司良好配合、出現(xiàn)重大問題無法改善的或經(jīng)評定連續(xù)數(shù)月未達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商將取消供貨資格。因無法找到替代的合格供應(yīng)商，暫時保留其供應(yīng)商資格，但須將評鑒結(jié)果通知供應(yīng)商并責(zé)令其改進(jìn)。
4、貨物配送由供應(yīng)商送貨的，應(yīng)在訂立合同時談定預(yù)交信譽(yù)保證金與質(zhì)量保證金。供應(yīng)商未能在指定時間將所訂物資送抵指定地點的，扣繳一定數(shù)額的信譽(yù)保證金;供應(yīng)商所送物資質(zhì)量因不符合同所約定的，應(yīng)扣繳一定數(shù)額的質(zhì)量保證金。
四、加強(qiáng)物資供應(yīng)商的信息管理工作。
1、加強(qiáng)與供應(yīng)商的信息溝通，及時了解重要物資生產(chǎn)廠家的價格變化趨勢及產(chǎn)品更新動態(tài)。
2、定期開展供應(yīng)商調(diào)查活動，根據(jù)供應(yīng)商返回的《供應(yīng)商調(diào)查表》，建立供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)內(nèi)容的《合格供應(yīng)商名冊》。根據(jù)使用部門反饋的產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)水平等信息，及時做出相應(yīng)的調(diào)整，以便更好地處理在供需中所存在的問題。
3、分管的采購人員應(yīng)詳盡記錄本人經(jīng)辦的采購物資使用部門反饋信息，為評價供應(yīng)商提供相關(guān)信息資料支持。
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