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何為采購(gòu)管理？
引導(dǎo)語：下面小編就來和大家介紹一下什么是采購(gòu)管理，希望能夠幫助到您，謝謝您的閱讀，祝您閱讀愉快。
一、基本介紹
采購(gòu)管理(Procurement Management)是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過程，對(duì)采購(gòu)過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理�，F(xiàn)代管理教育將采購(gòu)管理的職能劃分為三類，即保障供應(yīng)、供應(yīng)鏈及信息管理。
二、采購(gòu)流程
1.采購(gòu)計(jì)劃
采購(gòu)計(jì)劃管理對(duì)企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃和執(zhí)行路線。采購(gòu)計(jì)劃包括定期采購(gòu)計(jì)劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購(gòu)任務(wù)計(jì)劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過對(duì)多對(duì)象多元素的采購(gòu)計(jì)劃的編制、分解，將企業(yè)的采購(gòu)需求變?yōu)橹苯拥牟少?gòu)任務(wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購(gòu)、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購(gòu)的多種采購(gòu)應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購(gòu)單生成流程。
2.采購(gòu)訂單
采購(gòu)訂單管理以采購(gòu)單為源頭，對(duì)從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)等采購(gòu)訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進(jìn)行多種采購(gòu)流程選擇，如訂單直接入庫(kù)，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫(kù)等，在整個(gè)過程中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)存貨的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購(gòu)訂單可以直接通過電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進(jìn)行在線采購(gòu)。
3.發(fā)票校驗(yàn)
發(fā)票管理是采購(gòu)結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購(gòu)貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購(gòu)的處理，非庫(kù)存的消耗性采購(gòu)處理，直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過對(duì)流程進(jìn)行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
4.交易管理
(Transaction)
較初級(jí)的采購(gòu)管理多為對(duì)各個(gè)交易的實(shí)施和監(jiān)督。其特征為：圍繞著采購(gòu)訂單(PO，Purchase Order);
與供應(yīng)商較容易的討價(jià)還價(jià);
僅重視諸如價(jià)格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件;
被動(dòng)地執(zhí)行配方和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
5.采購(gòu)合同
(Procurement)
采購(gòu)對(duì)于供應(yīng)商來說就是他們 的訂單。
隨著對(duì)前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識(shí)到供應(yīng)商管理的重要性;同時(shí)，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析(ABC法)，整個(gè)Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個(gè)專案管理。這個(gè)階段的特征為：
圍繞著一定時(shí)間段的采購(gòu)合同，試圖與供應(yīng)商建立長(zhǎng)久的關(guān)系;
加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商其他條件的重視，如訂單采購(gòu)周期(Lead Time)、送貨、經(jīng)濟(jì)批量、最小訂單量和訂單完成率;
重視供應(yīng)商的成本分析;
開始采用了投標(biāo)手段;
加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。
6.策略采購(gòu)
供應(yīng)鏈管理(Strategic Sourcing-Supply Chain Management)
比較新的概念策略性采購(gòu)，其特征是：
與供應(yīng)商建立策略性伙伴關(guān)系;
更加重視整個(gè)供應(yīng)鏈的成本和效率管理;
與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對(duì)消費(fèi)者的影響;
尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作;
充分利用諸如跨地區(qū)，跨國(guó)家的公司(工廠)的集團(tuán)力量集中采購(gòu);
更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標(biāo)手段。
其中，集中采購(gòu)的手段正被愈來愈多的公司采用。集中的概念事實(shí)上包含兩層含義：集中集團(tuán)內(nèi)各分公司/各工廠的采購(gòu)量;采購(gòu)量集中給少數(shù)的供應(yīng)商，以圖獲取規(guī)模效應(yīng)帶來的節(jié)省。更進(jìn)一步的工作，是盡可能地減少材料的規(guī)格或標(biāo)準(zhǔn)，以圖從供應(yīng)商在原料采購(gòu)和生產(chǎn)加工收益中帶來節(jié)省。
三、三項(xiàng)職能
1.保障供應(yīng)
采購(gòu)管理最首要的職能，就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)的物資供應(yīng)，保障企業(yè)生產(chǎn)和生活的正常進(jìn)行。企業(yè)生產(chǎn)需要原材料、零配件、機(jī)器設(shè)備和工具，生產(chǎn)線一開動(dòng)，這些東西必須樣樣到位，缺少任何一樣，生產(chǎn)線就開動(dòng)不起來。
2.供應(yīng)鏈管理
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上就是供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)為了有效地進(jìn)行生產(chǎn)和銷售，需要一大批供應(yīng)商企業(yè)的鼎力相助和支持，相互之間最好的協(xié)調(diào)配合。一方面，只有把供應(yīng)商組織起來，建立起一個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)，才能夠形成一個(gè)友好的協(xié)調(diào)配合采購(gòu)環(huán)境，保證采購(gòu)供應(yīng)工作的高效順利進(jìn)行;另一方面，在企業(yè)中只有采購(gòu)管理部門具有最多與供應(yīng)商打交道的機(jī)會(huì)，只有他們最有可能通過自己耐心細(xì)致的工作，通過與供應(yīng)商的溝通、協(xié)調(diào)和采購(gòu)供應(yīng)操作，才能建立起友好協(xié)調(diào)的供應(yīng)商關(guān)系，從而建立起供應(yīng)鏈，并進(jìn)行供應(yīng)鏈運(yùn)作和管理。
3.信息管理
在企業(yè)中，只有采購(gòu)管理部門天天和資源市場(chǎng)打交道，除了是企業(yè)和資源市場(chǎng)的物資輸入窗口之外，同時(shí)也是企業(yè)和資源市場(chǎng)的信息接口。所以采購(gòu)管理除了保障物資供應(yīng)、建立起友好的供應(yīng)商關(guān)系之外，還要隨時(shí)掌握資源市場(chǎng)信息，并反饋到企業(yè)管理層，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供及時(shí)有力的支持。
四、采購(gòu)管理制度
采購(gòu)是現(xiàn)代物流鏈中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它的管理狀況關(guān)系著整個(gè)物流鏈的進(jìn)程。因此搞好公司的采購(gòu)管理工作，對(duì)整個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)行至關(guān)重要。
具體做法
1.采購(gòu)工作管理目標(biāo)
2.采購(gòu)管理系統(tǒng)
3.采購(gòu)管理工作內(nèi)容
4.標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)程序
5.標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)細(xì)則
6.公司采購(gòu)規(guī)程
7.采購(gòu)工作實(shí)施辦法
8.采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理規(guī)定
五、產(chǎn)品銷售制度
產(chǎn)品銷售是公司實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)因此產(chǎn)品銷售是現(xiàn)代公司最重要的一項(xiàng)管理制度一家公司缺乏現(xiàn)代的產(chǎn)品銷售管理制度不一定賣不出產(chǎn)品但肯定不能達(dá)到最好的效果現(xiàn)代公司的產(chǎn)品銷售管理制度主要有以下幾個(gè)方面
1.年度銷售計(jì)劃管理制度
2.銷售方針計(jì)劃書
3.銷售管理制度
4.銷售促進(jìn)計(jì)劃
5.產(chǎn)品定價(jià)管理制度
6.產(chǎn)品降價(jià)銷售管理規(guī)定
7.特約銷售組織制度
8.公司特約銷售經(jīng)營(yíng)制度
9.公司經(jīng)銷商年度獎(jiǎng)勵(lì)辦法
10.業(yè)務(wù)員開拓新客戶獎(jiǎng)勵(lì)辦法
11.公司銷售人員管理制度
12.銷售人員考核與獎(jiǎng)懲辦法
13.賣場(chǎng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
14.售后服務(wù)管理制度
15.客戶投訴經(jīng)濟(jì)處罰細(xì)則
16.客戶投訴行政處罰條例
17.客戶投訴管理制度
18.客戶投訴案件處理辦法
19.客戶提案意見處理規(guī)定
六、倉(cāng)儲(chǔ)管理制度
倉(cāng)儲(chǔ)管理與采購(gòu)管理一樣也是現(xiàn)代物流管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)做好倉(cāng)儲(chǔ)管理工作對(duì)于保證及時(shí)供應(yīng)市場(chǎng)需要合理儲(chǔ)備加速周轉(zhuǎn)節(jié)約物資使用降低成本以及提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益都具有重要作用因此倉(cāng)儲(chǔ)管理制度已成為現(xiàn)代公司管理制度中的重要組成部分它主要包括以下幾個(gè)方面
1.公司倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃管理制度
2.庫(kù)存量管理工作細(xì)則
3.公司物資儲(chǔ)存保管條例
4.公司儲(chǔ)存管理辦法
5.公司材料編號(hào)辦法
6.倉(cāng)庫(kù)管理辦法
7.公司產(chǎn)品領(lǐng)用細(xì)則
8.公司發(fā)貨管理規(guī)定
9.退貨管理規(guī)定
10.進(jìn)貨管理規(guī)定
11.調(diào)貨管理規(guī)定
12.出庫(kù)管理規(guī)定
13.商品進(jìn)出庫(kù)管理規(guī)定
14.公司產(chǎn)品保管條例
15.倉(cāng)庫(kù)安全管理辦法
七、管理平臺(tái)
互聯(lián)網(wǎng)第一個(gè)采購(gòu)管理平臺(tái)由原浙江省機(jī)電設(shè)備招標(biāo)局局長(zhǎng)吳樹貴先生和曾任浙江省國(guó)際技術(shù)設(shè)備招標(biāo)有限公司總經(jīng)理助理的羅青先生在2001年共同創(chuàng)建;2002年創(chuàng)建上海必聯(lián);2009年獲十年電子商務(wù)模式創(chuàng)新大獎(jiǎng)。業(yè)內(nèi)的采購(gòu)管理平臺(tái)基本功能包括：
(一)采購(gòu)商采購(gòu)管理平臺(tái)
1.價(jià)格管理：是企業(yè)確定采購(gòu)價(jià)格的過程，建立和管理企業(yè)采購(gòu)物品的統(tǒng)一價(jià)格體系，對(duì)采購(gòu)價(jià)格的執(zhí)行范圍、定價(jià)方式進(jìn)行規(guī)范，必聯(lián)采購(gòu)網(wǎng)為用戶企業(yè)構(gòu)建了一套完善的價(jià)格管理體系。
2.采購(gòu)計(jì)劃：是由企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定并按照不同的計(jì)劃階段導(dǎo)入必聯(lián)采購(gòu)網(wǎng)，支持多種格式文件導(dǎo)入，導(dǎo)入后的生產(chǎn)計(jì)劃可以進(jìn)行查看、修改。系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，通過采購(gòu)網(wǎng)中的采購(gòu)目錄與計(jì)劃中物料的核對(duì)，自動(dòng)將不合格數(shù)據(jù)篩選出來，有效保證了計(jì)劃數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
3.采購(gòu)定價(jià)：企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇多種采購(gòu)模式：招標(biāo)、競(jìng)價(jià)、詢價(jià)。充分發(fā)揮市場(chǎng)杠桿效應(yīng)，降低采購(gòu)品的材料成本和采購(gòu)過程成本，提升采購(gòu)工作效率，從而達(dá)到降低企業(yè)采購(gòu)成本目的。
4.合同、協(xié)議管理：是采購(gòu)定價(jià)結(jié)果的體現(xiàn)，也是采購(gòu)實(shí)施的依據(jù)，包括采購(gòu)品的價(jià)格信息、交貨條件、付款方式等主要信息�？梢允止や浫牒贤部梢愿鶕�(jù)采購(gòu)定價(jià)項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)果直接生成合同。
5.訂單協(xié)同：企業(yè)需要一個(gè)完整的供應(yīng)鏈管理，才能動(dòng)態(tài)快速地響應(yīng)客戶需求。必聯(lián)采購(gòu)網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等的流程。
6.采購(gòu)統(tǒng)計(jì)：主設(shè)定統(tǒng)計(jì)查詢方式，分為按項(xiàng)目采購(gòu)統(tǒng)計(jì)和按采購(gòu)價(jià)格統(tǒng)計(jì)兩種，可以對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的歷史紀(jì)錄、訂單響應(yīng)、送貨及時(shí)率、貨物合格率、交易數(shù)據(jù)等進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，為采購(gòu)決策提供強(qiáng)有力支持。
7.供應(yīng)商管理及評(píng)估：供應(yīng)商通過網(wǎng)上注冊(cè)，申請(qǐng)成為供應(yīng)商企業(yè)，經(jīng)過必聯(lián)采購(gòu)網(wǎng)對(duì)供應(yīng)商注冊(cè)信息校對(duì)、驗(yàn)證通過，供應(yīng)商真正注冊(cè)成為采購(gòu)網(wǎng)供應(yīng)商;采購(gòu)商可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證，使其成為自己的潛在供應(yīng)商;擁有供貨資質(zhì)的供應(yīng)商稱為正式供應(yīng)商;采購(gòu)商可對(duì)正式供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，選出合格供應(yīng)商。
8.采購(gòu)目錄維護(hù)：采購(gòu)品目錄是整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)的基礎(chǔ)和根本，它具有統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編碼的特點(diǎn)，各個(gè)采購(gòu)商根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)和需要進(jìn)行維護(hù)。
(二)供應(yīng)商供應(yīng)管理平臺(tái)
1.客戶管理：是對(duì)當(dāng)前用戶交易場(chǎng)狀態(tài)的管理，可以根據(jù)自己的需求，申請(qǐng)進(jìn)入新的交易場(chǎng);
2.交易管理：查看和操作不同狀態(tài)下的采購(gòu)項(xiàng)目，全程管理采購(gòu)交易;
3.訂單協(xié)同：必聯(lián)采購(gòu)網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等流程。
4.合同管理：合同是采購(gòu)定價(jià)結(jié)果的體現(xiàn)，也可以根據(jù)采購(gòu)定價(jià)項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)果直接網(wǎng)上交互和確定合同。
5.供貨管理：建立供應(yīng)產(chǎn)品與客戶之間的關(guān)聯(lián)，確保擁有供應(yīng)產(chǎn)品的資質(zhì);同時(shí)，與采購(gòu)商雙向查看和管理協(xié)議內(nèi)容。
八、管理原則
1.首先必須建立完善的供應(yīng)商評(píng)審體制:對(duì)具體的供應(yīng)商資格、評(píng)審程序、評(píng)審方法等都要作出明確的規(guī)定。
2.建立采購(gòu)流程、價(jià)格審核流程、驗(yàn)收流程、付款結(jié)算流程。
3.完善采購(gòu)員的培訓(xùn)制度，保證采購(gòu)流程有效實(shí)施。
4.價(jià)格的評(píng)審應(yīng)由相應(yīng)程序規(guī)定由相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗廂操作。
5.規(guī)范樣品的確認(rèn)制度，分散采購(gòu)部的權(quán)力。
6.不定期的監(jiān)督，規(guī)范采購(gòu)行為。
7.建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，下調(diào)價(jià)格后應(yīng)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。
8.加強(qiáng)開發(fā)能力，尋求廉價(jià)代替品。
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