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如何控制采購成本的探究
控制好采購成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。加強(qiáng)采購成本的管理和控制，完善采購管理制度，使總體采購成本下降，再加上對(duì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)成本下降。取為了能夠取得良好的經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合企業(yè)一些具體做法，論述如何對(duì)采購成本進(jìn)行控制。
一、建立和完善企業(yè)的采購制度
由于采購工作的特殊性，采購人員代表企業(yè)同各類供應(yīng)商打交道，操作過程難以完全透明，存在暗箱操作等違規(guī)行為。因此，企業(yè)就必須制定嚴(yán)格的采購制度，制約企業(yè)的采購活動(dòng)，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提條件。
通過建立采購制度，并加以完善，從而達(dá)到規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)，提高工作效率，杜絕采購人員的違規(guī)行為等為目的，使企業(yè)的采購成本得到有效的控制。企業(yè)的采購制度一般包括如下的基本內(nèi)容：采購部門內(nèi)部的分工的職責(zé);采購范圍的劃分;采購選型程序;采購單的批準(zhǔn)權(quán)限和下達(dá)方式;詢價(jià)、確定供應(yīng)商和簽定采購合同的操作程序;以及對(duì)監(jiān)督到貨、質(zhì)檢入庫、采購統(tǒng)計(jì)的規(guī)定等。
采購制度中對(duì)成本起關(guān)鍵作用的是采購物資的價(jià)格以及供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度，同時(shí)，應(yīng)建立采購人員的業(yè)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲制度，以利于調(diào)動(dòng)全體采購人員參與采購成本控制的積極性。
1.價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購部門應(yīng)該對(duì)所有采購材料建立價(jià)格檔案，對(duì)每一批采購物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，確定最新的合理采購價(jià)格，及時(shí)更新歸檔的價(jià)格檔案。
2.建立供應(yīng)商檔案制度。對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，并有專人負(fù)責(zé)管理。企業(yè)的采購必須在歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案內(nèi)容應(yīng)定期核對(duì)，對(duì)于變化的內(nèi)容應(yīng)該及時(shí)更新。同時(shí)，要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，因?yàn)橘|(zhì)量是企業(yè)的生命，保證原材料的質(zhì)量才能進(jìn)一步保證產(chǎn)品質(zhì)量。
3.利用標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格考核采購人員的工作業(yè)績(jī)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本，對(duì)重點(diǎn)監(jiān)控的材料定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷降低采購價(jià)格。根據(jù)采購人員的采購價(jià)格偏離標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格的幅度，確立獎(jiǎng)懲的比例。低于標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格完成企業(yè)采購任務(wù)的采購人員按比例給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)高于標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格采購，而無法完成成本下降任務(wù)的采購人員，若無特殊理由，應(yīng)按比例給予懲罰。
二、降低材料成本的方法和手段
1.通過付款條款的選擇降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價(jià)格折扣。同時(shí)，對(duì)于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢(shì)也是要格外注意的。
2.把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)。價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購人員應(yīng)注意價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，在銷售旺季和淡季的價(jià)格相差比較大的情況下把握好采購時(shí)機(jī)。
3.向制造商直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì)更好。另外，有條件的幾個(gè)同類廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個(gè)廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
4.以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商。對(duì)于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，往往能通過供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線的價(jià)格。此外，對(duì)同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉�(gè)供應(yīng)商，通過對(duì)不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。
5.選擇信譽(yù)佳的供應(yīng)商并與其簽訂長期合同。與誠實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。
6.充分進(jìn)行采購市場(chǎng)的調(diào)查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對(duì)采購市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢(shì)，使自己處于有利地位。
三、影響采購成本策略的因素
首先，所采購產(chǎn)品或服務(wù)的型態(tài)，是屬于一次性的采購，或者是持續(xù)性的采購。這應(yīng)是采購最基本的認(rèn)知，如果采購的型態(tài)有所轉(zhuǎn)變，策略也必須跟著作調(diào)整，持續(xù)性采購對(duì)成本分析的要求遠(yuǎn)高于一次性采購，但一次性采購的金額如果相當(dāng)龐大，也不可忽視其成本節(jié)省的效能。
接下來，年需求量與年采購總金額各為多少，這關(guān)系到在與供應(yīng)商議價(jià)時(shí)，是否能得到較好的議價(jià)優(yōu)勢(shì)。但采購量又與產(chǎn)品所在其生命周期所處的階段有直接的關(guān)系，產(chǎn)品由導(dǎo)入期、成長期到成熟期的過程中，采購量會(huì)逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購量才會(huì)逐漸縮小。以第三產(chǎn)業(yè)為例，非常明顯的，產(chǎn)品生命周期有逐漸縮短的趨勢(shì)。
最后，則是與供應(yīng)商之間的關(guān)系，從賣方、傳統(tǒng)的供應(yīng)商、認(rèn)可的供應(yīng)商，到與供應(yīng)商維持移伴關(guān)系，進(jìn)而結(jié)為策略聯(lián)盟，對(duì)成本資料的分享方式也不同。如果與供應(yīng)商的關(guān)系普通，一般而言，是比較不容易得到詳細(xì)的成本機(jī)構(gòu)資料，只有與供應(yīng)商維持較密切的關(guān)系，彼此互信合作時(shí)，才有辦法做到。
四、采購成本的控制戰(zhàn)略
為了降低采購成本，防止采購成本的流失，企業(yè)還需要一個(gè)整體采購戰(zhàn)略。
1.定期對(duì)產(chǎn)品規(guī)格及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)成本進(jìn)行審核。企業(yè)通過定期對(duì)產(chǎn)品規(guī)格及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)成本進(jìn)行深入審核，尋找由于產(chǎn)品規(guī)格和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)成本不合理所造成的采購成本流失，在保證生產(chǎn)出來的產(chǎn)品仍然與消費(fèi)者的價(jià)值相一致的基礎(chǔ)上，通過變動(dòng)產(chǎn)品規(guī)格和調(diào)整結(jié)構(gòu)成本，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購成本的下降。進(jìn)行審核的時(shí)候，應(yīng)使用一套整合系統(tǒng)將采購、市場(chǎng)、銷售及生產(chǎn)部門的策略聯(lián)系起來，從而確保決策能夠很快得到實(shí)施。
2.對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析的目的是要明確企業(yè)自身與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比的成本態(tài)勢(shì)如何。自身的優(yōu)勢(shì)在哪里，對(duì)手的優(yōu)勢(shì)又在哪里，形成優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)的根源是什么，然后從消除劣勢(shì)，保持優(yōu)勢(shì)入手，制定在競(jìng)爭(zhēng)中戰(zhàn)勝對(duì)手的策略。通過對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的分析，找到努力的方向，在競(jìng)爭(zhēng)中保持先機(jī)。
3.對(duì)供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)及其經(jīng)營業(yè)績(jī)進(jìn)行分析，企業(yè)的采購管理不能只強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，要真正做到對(duì)采購成本的全面控制，僅靠自身內(nèi)部是不夠的。應(yīng)該了解重要供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，并分析造成成本的原因及其經(jīng)營業(yè)績(jī)，只有這樣才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位�？梢酝ㄟ^參觀供應(yīng)商的實(shí)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù);甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商店如實(shí)提供有關(guān)部門資料，以估算供應(yīng)商的成本和收益。
綜上所述我們不難看出，企業(yè)的采購成本占據(jù)企業(yè)成本的重要位置，同時(shí)我們也知道采購成本控制的必要性。另外我們也掌握了企業(yè)制定采購制度工作，同時(shí)我們也知道一些采購成本的手段和方法等等。因此，企業(yè)要達(dá)到真正打控制采購成本的最終目的，是完全可以實(shí)現(xiàn)的。也就是說企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)增加企業(yè)效益，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)的產(chǎn)品，確切的說企業(yè)將會(huì)在市場(chǎng)的不斷競(jìng)爭(zhēng)的今天如日中天。
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