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科研單位采購(gòu)管理分析
文章通過(guò)研究，基本明確了科研單位在采購(gòu)模式、采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等方面的改進(jìn)方法，但考慮到科研單位采購(gòu)管理工作的復(fù)雜性和多變性，以及不同科研單位采購(gòu)管理要求和條件的差異性，要求以上采購(gòu)改進(jìn)方法在實(shí)際采購(gòu)工作中，因地制宜地靈活應(yīng)用，同時(shí)結(jié)合采購(gòu)工作所需，予以進(jìn)一步補(bǔ)充和完善。
一、PI制下科研單位采購(gòu)管理分析
針對(duì)科研單位傳統(tǒng)采購(gòu)“兩套體系”的管理問(wèn)題，PI制下的科研采購(gòu)，正面要求將質(zhì)量管理體系覆蓋于整個(gè)采購(gòu)流程。適時(shí)無(wú)論是非標(biāo)準(zhǔn)件采購(gòu)，還是標(biāo)準(zhǔn)件采購(gòu)，都需要嚴(yán)格參照《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》等規(guī)章制度要求，在質(zhì)量認(rèn)證的范圍內(nèi)，簽訂有質(zhì)量約定條款的采購(gòu)合同。與此同時(shí)，在采購(gòu)過(guò)程中，研究組要做好采購(gòu)驗(yàn)收工作，并于每年固定時(shí)間進(jìn)行采購(gòu)情況的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，方可規(guī)避“兩套體系”問(wèn)題的干擾。3.采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分析科研單位所采購(gòu)工作，常見(jiàn)的有風(fēng)險(xiǎn)有計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、存貸風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)、合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)和意外風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)常穿插在采購(gòu)管理流程當(dāng)中。譬如價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，由于采購(gòu)時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)量少，但采購(gòu)品種多，在短時(shí)間內(nèi)很難在自由市場(chǎng)找到合適供應(yīng)方，不利于價(jià)格的提前把控。這些風(fēng)險(xiǎn)的存在，主要原因在于科研單位在采購(gòu)時(shí)缺乏必要的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管理手段的滯后。
二、PI制下科研單位采購(gòu)管理改進(jìn)對(duì)策
1.采購(gòu)模式改進(jìn)
PI制下采購(gòu)模式，賦予科研單位選擇供應(yīng)商時(shí)更為靈活的能力，具有明顯的個(gè)性化色彩特征。相應(yīng)的采購(gòu)模式，有兩種類型可供參考：第一種是聯(lián)合采購(gòu)模式，以某科研單位為例，該單位在實(shí)施體制改革后，推行“課題組核算制”，由數(shù)十家各種類型的科研單位，組成聯(lián)合采購(gòu)體，目的是降低分散采購(gòu)時(shí)的綜合成本，這種聯(lián)合采購(gòu)模式，對(duì)聯(lián)合類別的細(xì)分要求比較高，必須在達(dá)成內(nèi)部共識(shí)的基礎(chǔ)上，匯總各類采購(gòu)非標(biāo)準(zhǔn)件或者標(biāo)準(zhǔn)件的信息，建立完善的聯(lián)合采購(gòu)信息庫(kù)，同時(shí)借助采購(gòu)技術(shù)平臺(tái)，動(dòng)態(tài)跟蹤供應(yīng)商，以同步兼顧采購(gòu)質(zhì)量、安全和成本，有力彌補(bǔ)了分散采購(gòu)成本過(guò)高的不足之處。第二種是基于聯(lián)合采購(gòu)的第三方JIT采購(gòu)模式，這種采購(gòu)模式是在聯(lián)合采購(gòu)的基礎(chǔ)上，針對(duì)科研單位采購(gòu)數(shù)量少、采購(gòu)時(shí)間緊張、采購(gòu)品種多的特點(diǎn)，要求在指定的時(shí)間內(nèi)，將適當(dāng)數(shù)量的采購(gòu)非標(biāo)準(zhǔn)件和標(biāo)準(zhǔn)件，交付到指定的科研單位。這種采購(gòu)模式要求各家科研單位確定具體的倉(cāng)儲(chǔ)地點(diǎn)、服務(wù)時(shí)間和運(yùn)輸路線，在采購(gòu)協(xié)議書(shū)中，提出長(zhǎng)期提供服務(wù)的意愿，并將全部服務(wù)需求寫(xiě)入采購(gòu)合同當(dāng)中，由第三方執(zhí)行監(jiān)督檢查。
2.采購(gòu)質(zhì)量改進(jìn)
在選擇合適采購(gòu)模式的基礎(chǔ)上，采購(gòu)質(zhì)量的把關(guān)，必須在圍繞《9000標(biāo)準(zhǔn)》的前提下，按照以下步驟強(qiáng)化相關(guān)管理工作：首先是質(zhì)量管理體系的深化認(rèn)識(shí)，研究單位的管理層，組織工作小組，擔(dān)負(fù)采購(gòu)工作質(zhì)量監(jiān)督檢查工作的重責(zé)，將采購(gòu)質(zhì)量管理體系，灌輸?shù)礁骷?jí)員工;其次是設(shè)立基層質(zhì)量工作人員，即質(zhì)量員，結(jié)合科研單位的研究方向、研究進(jìn)展等，理順采購(gòu)的方向，根據(jù)科研需求，明確采購(gòu)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，將質(zhì)量管理制度深入到科研和采購(gòu)工作當(dāng)中;再次是質(zhì)量管理工作的督促檢查，根據(jù)采購(gòu)實(shí)際的質(zhì)量問(wèn)題，深入剖析問(wèn)題的原因，通過(guò)內(nèi)外部的共同致力，全面提高采購(gòu)質(zhì)量管理水平;最后是供應(yīng)商的評(píng)定，包括供應(yīng)商選擇、供應(yīng)業(yè)績(jī)的評(píng)定，通過(guò)評(píng)定，了解采購(gòu)質(zhì)量的狀況，對(duì)于存在質(zhì)量弊端的采購(gòu)環(huán)節(jié)，要及時(shí)責(zé)令排除，否則要重新考慮選擇新的供應(yīng)合作對(duì)象。
3.采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)改進(jìn)
根據(jù)科研單位采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的類型，除了以上提到的采購(gòu)質(zhì)量問(wèn)題，筆者認(rèn)為采購(gòu)交期、價(jià)格、售后服務(wù)，均為采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的主要癥結(jié)點(diǎn)，因此PI制下采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)改進(jìn)，重點(diǎn)仍然需要從供應(yīng)商合作關(guān)系入手。在選擇供應(yīng)商之際，要綜合了解供應(yīng)商的信譽(yù)、規(guī)模、技術(shù)等，科研單位應(yīng)委派專業(yè)人員到供應(yīng)商企業(yè)進(jìn)行調(diào)查了解，在做出供應(yīng)商整體評(píng)估之后，評(píng)選出在質(zhì)量、交貨、價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等方面比較有優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商。在采購(gòu)期間，尤其是在確定能夠加大采購(gòu)力度之后，要進(jìn)一步論證供應(yīng)商的合作態(tài)勢(shì)，為采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制提供明確方向。對(duì)于金額比較大的采購(gòu)合作，在采購(gòu)產(chǎn)品到貨后，科研單位的采購(gòu)審批部門(mén)，要參與驗(yàn)收，全程監(jiān)督采購(gòu)的情況，如果采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法回避，則要圍繞科研單位的利益，判斷采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任所屬，切實(shí)維護(hù)科研單位本身的利益，盡可能保持采購(gòu)工作的正常開(kāi)展，縮短風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)的時(shí)間。
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