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淺論企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制
目前我國采購業(yè)務引發(fā)高犯罪率而且呈現(xiàn)逐步上升的趨勢，引發(fā)犯罪的主要原因是一些企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的處理程序和內(nèi)部控制制度存在很大的問題，企業(yè)想要很好的對采購業(yè)務進行控制，就必須建立和加強以及完善采購業(yè)務的處理程序和內(nèi)部控制制度，落實責任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。
一、采購需求計劃的控制
采購業(yè)務從計劃開始，采購需求計劃是向市場采購各種物資或組織訂貨的依據(jù)，需求計劃規(guī)定著采購的時間、采購的物品、采購的數(shù)量、采購的方式等。
需求計劃分為以下三點進行闡述：1.要強化需求計劃的管理，需求計劃通過項目管理來明確方向、落實計劃、來源資金、安排資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準確性。2.企業(yè)全面預算管理與需求計劃管理共同發(fā)展，需求計劃要與設計、技術、工程、生產(chǎn)等部門及時進行信息交流和溝通，提高需求計劃的準確性。3.要提高計劃審核人員和計劃提報人員的業(yè)務技能，針對計劃審核人員和計劃提報人員開設業(yè)務技能培訓班。主要培訓計劃審核人員和計劃提報人員的物資信息分類管理、計劃管理和物資計劃專業(yè)知識，通過培訓來確保物資信息分類、提報依據(jù)的準確性符合標準要求。
二、采購方式和價格的控制
首先，采購部門應當定期了解、研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成、市場供應形勢、市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。為了避免信息不準確造成采購成本增加，同時確保采購的價格公平合理，采購人員要時刻盯緊市場的變化，適當?shù)恼{(diào)整采購戰(zhàn)略，根據(jù)市場價格的波動情況及時對材料采購價格進行調(diào)整和控制。其次對于報價管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的歷史價格信息、供應商產(chǎn)品報價信息來編制物資采購的價格。最后對于采購方式，采購方式要依據(jù)科學經(jīng)濟情況進行具體分析，要打破傳統(tǒng)的采購思維模式。在采購的過程中認真的分析什么物品可以通過招標方式采購、什么物品可以通過策略協(xié)議方式采購、什么物品可以通過競標方式采購等。
三、采購合同的控制
企業(yè)要建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關人員的權(quán)利和責任。簽訂合同前應嚴格審查對方當事人的主體資格，對于涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。擬訂合同文本時應當準確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務和違約責任，防止出現(xiàn)容易引起岐義的語名。重大合同在簽署前，要經(jīng)相關審查人員進行合法性、可行性審查。以公司名義對外簽訂合同。按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。由專人保管合同及合同專用章，防止出現(xiàn)員工盜竊公司合同進行采購欺詐。
四、供應商管理的控制
供應商的管理是減少庫存的物資積壓、降低采購物資的成本、節(jié)省物資供應費用的物資供應管理職能之一。全面快速有效的整理供應商產(chǎn)品信息和檔案信息，可以確保供應商的開戶銀行、供應商名稱、銀行賬號、經(jīng)營范圍等信息的準確性，也為財務部門的付款結(jié)算提供方便。加強企業(yè)采購渠道的管理可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開，同時對于供應商的準入、選擇、評價機制定期實施量化評價，形成一套科學合理的供應商準入、選擇、評價機制等方面的管理體系。
五、采購驗收入庫的控制
企業(yè)應對采購物資進行檢驗接收，以確保其符合合同相關規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應制定物資驗收管理制度，明確相關檢測、倉管人員的權(quán)限和責任。建立采購驗收程序、方法、標準。采購物資到貨后，采購部門通知質(zhì)檢人員和倉儲人員進行驗收。質(zhì)檢人員對入庫產(chǎn)品進行檢驗，檢驗合格后轉(zhuǎn)由倉管人員對物資數(shù)量進行驗收。倉管人員應當檢查入庫物資規(guī)格、型號、實際驗收數(shù)量是否與訂單相符。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經(jīng)送貨人員簽字確認分別傳給財務部門、采購部門，并記錄倉庫存貨日記賬。
六、采購付款的控制
付款是指企業(yè)在對采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定向供應商辦理款項支付的過程。企業(yè)需要建立采購付款制度，明確審核人的權(quán)力和責任。財務部門收到供貨單位傳來發(fā)票后，應由會計人員對相關付款依據(jù)或憑證審核，審核無誤后辦理結(jié)算付款手續(xù)，付款人員應根據(jù)合同的規(guī)定填制付款單，經(jīng)審批后支付相關款項。會計人員取得采購業(yè)務的原憑證后，對原始憑證的真實性、合法性進行審核，按照國家相關會計準則和法規(guī)編制記賬憑證和過賬，并定期與倉儲部門的存貨日記賬、供應商的對賬單進行核對。企業(yè)應當建立預付賬款和定金的授權(quán)批準制度，加強對大額預付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。
七、采購業(yè)務過程中職務分離的控制
采購企業(yè)要優(yōu)化自己的采購業(yè)務流程，將執(zhí)行、決策和管理三個層次進行劃分，也是根據(jù)權(quán)利和決策科學原則進行分隔的。采購業(yè)務層次分以下三層進行闡述：1.執(zhí)行層，這個層次顧名思義就是管理層下達指派簽訂采購合同的供應商、品牌、價格、數(shù)量、規(guī)格型號、產(chǎn)品名稱進行監(jiān)督交貨流程和催交貨物流程。執(zhí)行層主要是負責簽訂合同、催交貨物、質(zhì)量驗收、驗收入庫、保管倉儲以及貨物配送等執(zhí)行工作。2.決策層，這個層次主要負責批準采購部門的規(guī)章制度的定制、修訂和廢除，同時決策層決定著整體規(guī)劃決策和采購的方針、目標、戰(zhàn)略，以及確定每個部門的權(quán)限和職責，協(xié)調(diào)每個部門的關系。3.管理層，這個層次主要是根據(jù)采購業(yè)務部門提供的收料證明對發(fā)票進行審視、傳遞、記錄和簽訂有效合同，根據(jù)物資的付款能力和入庫情況制定付款的計劃，管理層經(jīng)過審查批準之后就可以辦理結(jié)算付款的手續(xù)了。同時管理層也擔任著市場信息調(diào)研和收集、采購目標和模式的質(zhì)量管理、對供應商的管理等職責。
結(jié)束語
企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制能夠保證企業(yè)經(jīng)營過程中所需要物資的正常使用，同時也可以很好的防范采購業(yè)務帶來的風險，企業(yè)應強化對采購業(yè)務控制，建立健全采購管理控制體系。企業(yè)采購業(yè)務部門的工作績效也直接影響著企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動目標完成的優(yōu)劣，所以要以市場為導向同時建立有效約束激勵的機制制度，從而幫助企業(yè)采購部門很好的完成任務目標，這樣也可以大大的提高企業(yè)效益。
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